Vad är en softphone? Hur mjukvarutelefoner fungerar (+ installationsguide)

Introduktion

En softphone är en app som förvandlar en bärbar dator, surfplatta eller smartphone till en fungerande företagstelefon. Du ringer och besvarar samtal på en skärm istället för en bordslur, med din internetanslutning och ditt företagsnummer.

Eftersom det inte finns någon hårdvara att köpa eller installera är en datortelefon ofta det snabbaste sättet att ge en nyanställd, en distansarbetare eller ett helt team en ordentlig linje.

Den här guiden från Ringflow förklarar vad en datortelefon är, hur ett samtal går genom en och hur det kan jämföras med en bordstelefon.

Du kommer också att få en checklista för förinstallation, installationssteg, funktioner som är värda att betala för och vad som ändras när ett helt team delar en. Läs den innan du väljer en app, så slipper du de problem som de flesta team upptäcker först efter lanseringen.

Vad är en softphone och hur fungerar den?

En softphone är programvara som gör jobbet som en bordstelefon. Den ger dig en knappsats, en samtalslista, röstbrevlåda och kontakter på en skärm, och den ansluter till en samtalstjänst över internet. Namnet blandar mjukvara och telefon.

Vilken bärbar dator, surfplatta eller smartphone som helst med mikrofon och högtalare kan köra en, så de flesta äger redan allt de behöver.

När du ringer ett samtal förvandlar appen din röst till små digitala paket och skickar dem till din leverantör över internet. Leverantören kopplar dig sedan till den andra personen, oavsett om de använder en mobil, en fast telefon eller en annan app.

Samtalskvaliteten beror mest på ditt nätverk snarare än på programvaran, så en stadig anslutning är viktigare än ett snyggt gränssnitt.

• Ring: du trycker på ett nummer eller en kontakt och appen skickar en samtalsförfrågan till din leverantör.
• Digitalisera: din röst komprimeras till små paket medan du talar, redo att resa över internet.
• Rutt: leverantörens servrar kopplar samtalet till rätt nummer, oavsett om det är intill eller utomlands.
• Svar: den andra personens röst kommer tillbaka på samma sätt, vanligtvis inom en bråkdel av en sekund.
• Identifiera: samtalet visar ditt företagsnummer istället för din personliga mobil, vilket håller isär arbete och hem.
• Synkronisera: samtalshistorik, röstbrevlåda och kontakter följer dig mellan din bärbara dator och din telefon.
• Standarder: de flesta softphones använder SIP-protokollet, vilket gör att en app fungerar med många olika leverantörer.

Softphone vs bordstelefon och mobilsamtal

En bordstelefon ansluts till ett vägguttag eller nätverksport och stannar på ett skrivbord. Det är enkelt och bekant, men varje nyanställning behöver en telefon, en kabel och ofta ett besök av en tekniker. Att flytta kontor innebär att flytta hårdvara.

En softphone tar bort dessa steg, eftersom telefonen är en app du installerar på en enhet som medarbetaren redan har, vilket sparar tid vid varje anställning.

Mobilsamtal är ett annat val igen. Att ringa från ett personligt mobilnummer blandar jobb och privatliv och lämnar inga delade rekord för verksamheten. En datortelefon håller samtal på företagslinjen istället, med en delad post som behörig personal kan granska.

Om du jämför äldre telefonsystem med molnsystem, vår PBX vs VoIP guide förklarar hur de två skiljer sig åt vad gäller kostnad, flexibilitet och daglig hantering.

• Hårdvara: en datortelefon behöver bara ett headset, medan en bordstelefon behöver en telefonlur, kablar och en ström- eller nätverksport.
• Kostnad: en appplats kostar vanligtvis mindre över tiden än att köpa, frakta och reparera fysiska telefoner.
• Mobilitet: en datortelefon fungerar hemifrån, ett hotell eller en arbetsplats, medan en bordstelefon står kvar.
• Uppdateringar: nya funktioner når alla användare på en gång, utan besök av tekniker eller nedladdning av fast programvara.
• Säkerhet: de flesta datortelefoner för företag krypterar samtal under överföring och kräver en säker inloggning, vilket en personlig mobil sällan erbjuder.
• Tillförlitlighet: en bordstelefon kan överleva en datorkrasch, medan en datortelefon beror på enheten och dess internet.

Hur man ställer in en Softphone-app steg för steg

Kontrollera tre saker innan du installerar något. Du behöver en stabil anslutning, med minst 100 kbps ledigt för varje aktivt samtal. Du behöver ett headset eller en mikrofon som filtrerar bort bakgrundsljud. Och du behöver tillstånd för att installera appar på din arbetsenhet.

Att hoppa över den här checklistan är anledningen till att en datortelefon ofta får skulden för vad som egentligen är en svag router eller ett bullrigt rum. Varje kontroll tar bara en minut.

Testa ditt nätverk först genom att köra ett hastighetstest vid ditt skrivbord och igen i ett delat utrymme, eftersom en stor lucka förutsäger ojämna samtal. Om ljudet fortfarande avbryts senare, vår Kvalitetsguide för VoIP-samtal går igenom de vanliga orsakerna.

När grunderna är bra slutför de flesta stegen nedan på mindre än tio minuter, utan något att skicka eller koppla.

• Ladda ner: installera appen för din enhet, oavsett om det är Windows, Mac, iOS eller Android.
• Logga in: använd inloggningen som din leverantör skickade efter registreringen, som också laddar ditt nummer och inställningar.
• Tillåt åtkomst: säg ja när appen ber om att få använda din mikrofon, annars kopplas samtalen upp utan ljud.
• Testa: ring ett riktigt samtal till en kollega och bekräfta att ljudet fungerar tydligt i båda riktningarna.
• Anpassa: ställ in ditt nummerpresentation, röstmeddelandehälsning och öppettider innan ditt första kundsamtal.
• Säkert: aktivera tvåstegsinloggning om din leverantör erbjuder det, så att en borttappad bärbar dator inte kan avslöja din affärslinje.

Nyckelfunktioner att leta efter i en softphone

Alla datortelefoner är inte byggda på samma sätt, och luckorna dyker upp snabbt när ett team förlitar sig på en varje dag. En gratis app kan ringa ett samtal, men den kan sakna routing, delade nummer eller någon registrering av vad som hände.

Bedöm ett alternativ efter hur väl det hanterar de hektiska stunderna, inte efter längden på dess funktionslista eller priset på dess inträdesplan.

Ringflow inkluderar alla funktioner nedan i sin egen datortelefon och lägger till sammanfattningar av AI-samtal, som de flesta fristående appar hoppar över. Det spelar roll under hektiska dagar, när ingen har tid att spela upp en inspelning för att komma ihåg vad som avtalats.

Oavsett vilken leverantör du väljer, se till att funktionerna du litar på är inkluderade i planpriset, inte säljs som extra. Extrafunktioner kan lugnt fördubbla månadskostnaden, så be om en provperiod innan du binder dig.

• Samtalsdirigering: en telefonist eller ringgrupp skickar varje inkommande samtal till den person som är bäst lämpad att svara.
• Röstmeddelandetranskription: meddelanden kommer som text, så ingen spelar upp en inspelning bara för att kopiera ett nummer.
• CRM-integration: samtal loggar in själva i verktyg som HubSpot eller Zoho utan manuell inmatning.
• HD-ljud: bredbandsljud med en reserv med låg bandbredd håller konversationer tydliga på en svag anslutning.
• Närvarostatus: du kan se vem som redan har ett samtal innan du försöker överföra ett.
• Mobil- och stationära appar: samma linje och historik följer varje person på alla enheter de använder.
• Samtalsinspelning: samtal kan sparas för utbildning, kvalitetskontroller och tvister, med förbehåll för lokala samtyckeslagar.

Softphone för företag: vad som förändras för team

En personlig datortelefon hanterar samtal för en person på en enhet. En datortelefon för företag måste tjäna ett helt team på en gång, och det förändrar kraven.

Delade nummer, överföringar mellan reps och chefssynlighet blir avgörande när flera personer delar en linje, och ljudet måste vara tydligt oavsett om fem personer ringer på en gång eller femtio. Rapportering är också viktigt, eftersom chefer måste se samtalsvolymer och missade samtal.

Nödsamtal kräver extra försiktighet, eftersom en datortelefon kan köras var som helst, inklusive ett hotellrum.

De FCC VoIP 911 guide säger att sammankopplade leverantörer måste samla in din fysiska adress innan aktivering, att du bör uppdatera den när du flyttar och att tjänsten kan misslyckas under ett ström- eller internetavbrott.

Behåll en reservtelefon för nödsituationer och säg åt fjärrpersonal att uppdatera sin adress när de flyttar.

• Hälsovård: receptioner behöver snabba överföringar till rätt leverantör och pålitliga mötespåminnelser.
• Fastighetsmäklare: mäklare behöver snabba återuppringningar till nya potentiella kunder innan en konkurrent når dem först.
• Juridisk: kontor behöver en ren samtalslogg kopplad till varje klientfil för fakturering och register.
• Hackigt ljud: detta är vanligtvis ett bandbredds- eller Wi-Fi-problem, så byt till en trådbunden anslutning.
• Envägsljud: detta betyder ofta att en brandvägg blockerar samtalet, inte att programvaran är trasig.
• Eko: två enheter som lämnas öppna under samma samtal orsakar det, så stäng den extra appen eller fliken.
• Rapportering: instrumentpaneler visar samtalsvolym, väntetider och missade samtal, så att chefer kan bemanna de hektiska timmarna ordentligt.

Slutsats

En datortelefon förvandlar vilken enhet som helst till en riktig affärstelefonlinje. Den behöver bara en app, en stadig anslutning och ett anständigt headset, vilket är anledningen till att så många team flyttar bort från skrivbordshårdvara.

Du vet nu hur en fungerar, hur den jämför med andra alternativ och vad du ska kontrollera innan du rullar ut den. De flesta lag är förvånade över hur snabbt förändringen lönar sig.

Börja smått genom att testa en datortelefon på ett enda riktigt samtal den här veckan. Kontrollera din bandbredd, bekräfta din nödadress och bjud in en kollega att prova det med dig.

Ringflow erbjuder en gratis provperiod, så att du kan höra samtalskvaliteten och testa routing själv innan du binder hela ditt team till en ny telefonkonfiguration. Små prövningar slår stora löften varje gång.

Om du leder ett team, planera utbyggnaden i två steg. Börja med en liten pilotgrupp, samla feedback om ljud och routing i två veckor och åtgärda eventuella nätverksluckor du hittar.

Flytta sedan över alla andra i omgångar och behåll bordstelefoner som en reserv tills den nya installationen har visat sig tillförlitlig. Namnge en person för egna konton och adressuppdateringar.

Vanliga frågor