介绍
商务电话系统是用于应答、路由和记录您公司拨打或接听的每个电话的设置。当它起作用时，没有人注意到它。
如果没有，客户就会拨打语音信箱，经理的手机号码就会成为主线，错过的电话就会导致销售损失。
当出现问题时，大多数团队都会开始考虑新的设置：搬到第二个办公室、雇用一名在家工作的员工或无人能修理的桌面电话。
本指南解释了这些系统的用途、主要类型有何不同、哪些功能值得付费以及如何在不过度购买的情况下进行选择。
什么是商务电话系统？
它将您公司的电话号码与接听电话的人联系起来。它处理基本操作，例如拨打正确的办公桌、将呼叫者发送到语音信箱以及在同事之间转接呼叫。
它还可以处理个人移动套餐无法处理的问题：可以拨打多个人的主号码、对呼叫者进行分类的菜单以及可以直接联系每个队友的分机。
较旧的设置是通过壁橱中的硬件和连接每张桌子的电线来实现此目的。现代设备在云端运行，因此呼叫通过互联网传输，提供商保持设备运行。
员工通过桌面电话、笔记本电脑或移动应用程序登录，一个企业号码适用于所有这些设备。
云服务，例如 Ringflow 商务电话 遵循此模型：您移植或选择一个号码，在编辑器中构建呼叫菜单，分配分机并在任何支持的设备上登录。
典型的设置涵盖了一些日常工作：
- 一个企业号码： 客户拨打一个号码，无论谁接听
- 连接设备： 座机、笔记本电脑和移动应用程序同时响起
- 团队沟通： 分机、转接和对讲机让同事保持联系
- 来电处理： 菜单、队列和语音信箱确保不会掉线
- 记录： 通话记录和录音显示每次通话发生的情况
商务电话系统的类型
这些设置分为三组。合适的团队取决于您的规模、预算以及团队中有多少人在一个办公室之外工作。
| 类型 | 它运行在哪里 | 最适合 | 主要权衡 |
|---|---|---|---|
| 本地部署 | 您建筑物中的硬件 | 需要完全本地控制的站点 | 前期成本高，升级速度慢 |
| 基于云的 | 提供商云，包含应用程序和桌面电话 | 不断壮大的混合或多地点团队 | 通话质量取决于您的互联网连接 |
| 杂交种 | 一部分在您的服务器上，一部分在云中 | 团队分阶段迁移到云端 | 需要管理一段时间的两个环境 |
本地设置为您提供最直接的控制，并在互联网中断期间继续工作，但您拥有维护权，并且每次更改都通过安装程序进行。
云设置将手机视为应用程序，因此新员工可以通过安装并登录来上线。混合设置使现有硬件保持运行，而新用户或位置在云中启动。
如果您正在权衡第一个和第二个选项，则细分为 PBX 与 VoIP 将成本、移动性和可靠性并列讨论。
赢得一席之地的商务电话系统功能
功能列表很长，大多数团队只使用其中几个。从改变客户通话体验的功能开始，然后随着团队的发展添加其余功能。
- 呼叫路由： 根据您设置的规则将每个呼叫发送给一个人、一个组或一个队列，因此没有呼叫依赖于一个办公桌
- 自动服务员： 用菜单迎接来电者，以便他们可以选择销售、支持或计费，而无需人工接听
- 语音信箱： 当无人接听时捕获消息，通常会将文字记录发送到电子邮件
- 手机通话： 让员工可以通过手机应用程序使用企业号码，只需跨设备一次登录
- 客户关系管理集成： 将呼叫记录到客户记录中，但您购买的计划决定包含哪些集成
- 通话分析： 显示通话量、未接来电和繁忙时间，以便您的工作人员进行匹配
对于特定的团队来说，还有一些额外的内容值得一看。带搜索功能的通话录音有助于销售和支持审核对话。呼叫翻转将实时呼叫从桌面电话转移到移动设备，而不会掉线。
人工智能接待员可以接听下班后的电话并捕获线索详细信息。并非每个计划都包含所有功能，因此在比较价格之前请检查哪个级别包含您需要的功能。
如何选择商务电话系统
最好的选择是您的团队无需培训课程即可使用的选择。按顺序完成这些步骤。
- 1定义业务需求。 计算今天和一年后的用户和位置，并记下人们工作的地点。如果一半的团队是移动的，那么应用程序优先的云设置比绑定到一栋大楼的桌面电话更适合。
- 2将功能与工作相匹配。 写下系统必须执行的操作，例如按部门路由、记录通话或链接到您的 CRM，然后忽略其余的。
- 3检查你的互联网。 云通话取决于稳定的连接，因此在切换之前请在最繁忙的时间测试您的带宽。
- 4设定预算。 查看最低座位数、分钟或数字的附加费用以及如果您离开会发生什么，而不仅仅是每月的总体价格。
- 5规划可扩展性。 确认您无需新硬件或新合同即可添加用户和位置。
- 6保留你的号码。 确认您当前的号码可以免费转网，并询问需要多长时间。
- 7进行试验。 让一小群人在系统上使用几周，并测量未接来电和通话质量。
Ringflow 提供 14 天免费试用，无需信用卡，这让小团队有时间在投入之前测试路由、应用程序和通话质量。无论您评估哪个提供商，都应要求试用或试点，而不是依赖演示。
安全性、合规性和可靠性
电话设置包含客户详细信息、付款信息和私人对话，因此它值得像任何其他公司系统一样受到关注。基于互联网的呼叫有其自身的风险，包括电话欺诈、窃听和欺骗来电显示。
这 NIST 关于 VoIP 安全的指南 是一份较旧的文档，但它仍然提供了一个有用的基于威胁的风险清单以及减少风险的控制措施。
在您签署之前，请询问每个提供商：
- 呼叫验证： 拨出电话是否带有 STIR/SHAKEN 证明，以便不太可能被标记为垃圾邮件
- 录音同意： 您是否可以配置同意提示以符合您经营所在州的规则
- 访问控制： 谁可以收听录音，以及是否记录播放
- 付款数据： 是否可以从录音中删除敏感的卡详细信息
- 故障转移： 如果您的互联网或提供商网络出现问题，呼叫会发生什么情况
- 支持： 您如何联系某人以及他们的工作时间
可靠性与您自己的网络和提供商一样重要。尽可能使用台式电话的有线连接，并准备好移动转发规则以应对紧急情况。
结论
电话设置应该让您的公司更容易联系、更容易运营。从您的团队的工作方式开始，选择适合的类型，并为您每天接听的电话选择功能，而不是定价页面上最长的列表。
在提交之前进行测试。通过实际通话进行简短的试用将比任何宣传册告诉您更多有关通话质量、设置工作和支持的信息。当您准备好比较选项时，免费试用 Ringflow 是一个低风险的起点。
常见问题解答
它是管理公司呼叫的设置：它将您的业务号码连接到您的团队，将呼叫者路由到正确的人，并处理语音邮件、菜单和录音。现代系统通过互联网运行，并在桌面电话、计算机和移动应用程序上运行。
普通线路将一部电话连接到一个号码。公司设置允许许多人共享号码、使用分机、转接电话、保留队列和记录对话，因此它适用于团队而不是单个人。
不适用于云设置。您可以使用计算机或移动应用程序，也可以添加 IP 桌面电话（如果您的团队愿意）。只有传统的本地系统需要服务器和专用布线。
大多数情况下是的。提供商通常可以将您当前的号码转移到新设置。询问移植是否免费以及需要多长时间，并保持旧服务运行直到新服务上线。
计算您的用户和位置，记下人们工作的地点，并列出日常通话所需的功能。然后通过试用来测试两个或三个选项，并比较未接来电、通话质量和易用性。
