什么是软电话？软件电话的工作原理（+ 设置指南）

介绍

软电话是一种将笔记本电脑、平板电脑或智能手机转变为工作商务电话的应用程序。您可以使用互联网连接和公司号码在屏幕上而不是桌面听筒上拨打和接听电话。

由于无需购买或安装硬件，因此软件电话通常是为新员工、远程工作人员或整个团队提供合适线路的最快方式。

Ringflow 的这份指南解释了什么是软件电话、呼叫如何通过软件电话传输以及它与桌面电话的比较。

您还将获得预安装清单、设置步骤、值得付费的功能，以及整个团队共享时会发生什么变化。在选择应用程序之前阅读它，这样您就可以避免大多数团队在推出后才发现的问题。

什么是软件电话及其工作原理？

软电话是完成桌面电话工作的软件。它为您提供拨号盘、通话列表、语音邮件和屏幕上的联系人，并通过互联网连接到呼叫服务。这个名字融合了软件和电话。

任何带有麦克风和扬声器的笔记本电脑、平板电脑或智能手机都可以运行，因此大多数人已经拥有他们需要的一切。

当您拨打电话时，该应用程序会将您的声音转换成小的数字数据包，并通过互联网将其发送给您的提供商。然后，提供商会将您连接到其他人，无论他们使用手机、固定电话还是其他应用程序。

通话质量主要取决于您的网络而不是软件，因此稳定的连接比精美的界面更重要。

• 拨号：您点击号码或联系人，应用程序就会向您的提供商发送呼叫请求。
• 数字化：您说话时的声音被压缩成小数据包，准备通过互联网传输。
• 路由：提供商的服务器将呼叫连接到正确的号码，无论是隔壁还是海外。
• 回复：对方的声音以同样的方式返回，通常在不到一秒钟的时间内。
• 识别：通话中显示的是您的公司号码，而不是您的个人手机号码，这样可以将工作和家庭分开。
• 同步：通话记录、语音邮件和联系人在笔记本电脑和手机之间同步。
• 标准：大多数软件电话使用 SIP 协议，该协议允许一个应用程序与许多不同的呼叫提供商一起使用。

软电话与桌面电话和移动呼叫

桌面电话插入墙壁插孔或网络端口并放在一张桌子上。它简单而熟悉，但每个新员工都需要一部手机、一条电缆，而且通常还需要技术人员的上门。搬迁办公室意味着搬迁硬件。

软电话消除了这些步骤，因为电话是您安装在员工已有设备上的应用程序，这可以节省每次招聘的时间。

移动电话又是一个不同的选择。使用个人手机号码拨打电话将工作和私人生活混合在一起，并且不会为企业留下共享记录。软电话则将呼叫保留在公司线路上，并提供授权员工可以查看的共享记录。

如果您将旧手机系统与云系统进行比较，我们的 PBX 与 VoIP 指南 解释了两者在成本、灵活性和日常管理方面的差异。

• 硬件：软件电话仅需要耳机，而桌面电话则需要听筒、电缆以及电源或网络端口。
• 成本：随着时间的推移，应用程序席位的成本通常低于购买、运输和维修实体手机的成本。
• 移动性：软件电话可以在家中、酒店或联合办公空间工作，而桌面电话则留在原处。
• 更新：新功能立即惠及每位用户，无需技术人员上门或下载固件。
• 安全性：大多数商务软件电话都会对传输中的呼叫进行加密，并需要安全登录，而个人手机很少提供这种功能。
• 可靠性：桌面电话可以在笔记本电脑崩溃时幸存下来，而软件电话则取决于设备及其互联网。

如何逐步设置软件电话应用程序

在安装任何东西之前检查三件事。您需要稳定的连接，每次通话至少有 100 kbps 的免费带宽。您需要一个可以过滤背景噪音的耳机或麦克风。并且您需要获得在工作设备上安装应用程序的权限。

跳过此清单就是为什么软件电话经常被指责为路由器薄弱或房间嘈杂的原因。每次检查只需一分钟。

首先在办公桌上运行速度测试，然后在共享空间中再次运行速度测试来测试您的网络，因为差距过大预示着呼叫不均匀。如果稍后音频仍然中断，我们的 VoIP 通话质量指南 遍历通常的原因。

一旦基础知识完善，大多数人都会在十分钟内完成以下步骤，无需运送或电汇任何内容。

• 下载：为您的设备安装应用程序，无论是 Windows、Mac、iOS 还是 Android。
• 登录：使用您的提供商在注册后发送的登录信息，该登录信息还会加载您的号码和设置。
• 允许访问：当应用程序要求使用您的麦克风时说“是”，否则通话将在没有声音的情况下连接。
• 测试：给同事打电话，并确认两个方向的音频都清晰。
• 自定义：在第一次致电客户之前设置您的来电显示、语音信箱问候语和工作时间。
• 安全：如果您的提供商提供两步登录功能，请打开它，这样丢失的笔记本电脑就不会暴露您的业务线。

软电话的主要功能

并非每一款软件电话的构建都是相同的，一旦团队每天依赖一款软件电话，差距就会很快显现出来。免费的应用程序可以拨打电话，但它可能缺少路由、共享号码或任何发生事件的记录。

判断一个选项的标准是它处理繁忙时刻的能力，而不是其功能列表的长度或入门计划的价格。

Ringflow 在其自己的软件电话中包含以下所有功能，并添加了大多数独立应用程序都会跳过的 AI 呼叫摘要。这在忙碌的日子里很重要，因为没有人有时间重播录音来记住商定的内容。

无论您选择哪个提供商，请确保您所依赖的功能包含在计划价格中，而不是作为额外内容出售。额外费用可能会悄然使每月费用翻倍，因此在购买之前请先进行试用。

• 呼叫路由：自动助理或响铃组将每个来电发送给最适合接听的人员。
• 语音邮件转录：消息以文本形式到达，因此没有人会为了复制号码而重放录音。
• CRM 集成：呼叫自行记录在 HubSpot 或 Zoho 等工具中，无需任何手动输入。
• 高清音频：具有低带宽回退功能的宽带声音可在连接较弱的情况下保持通话清晰。
• 在线状态：在尝试转接呼叫之前，您可以查看谁已经在通话中。
• 移动和桌面应用程序：每个人使用的每台设备上都遵循相同的线路和历史记录。
• 通话录音：根据当地同意法律，可以保存通话以用于培训、质量检查和争议。

商业软件电话：团队的变化

个人软件电话可以在一台设备上处理一个人的呼叫。商务软件电话必须同时为整个团队提供服务，这改变了要求。

一旦多人共用一条线路，共享号码、代表之间的转接以及经理的可视性就变得至关重要，并且无论是五个人还是五十个人同时呼叫，音频都必须保持清晰。报告也很重要，因为经理需要查看呼叫量和未接来电。

紧急呼叫需要格外小心，因为软件电话可以在任何地方运行，包括酒店房间。

这 FCC VoIP 911 指南 表示互连提供商必须在激活之前收集您的物理地址，您应该在搬家时更新它，并且该服务可能会在电源或互联网中断期间失败。

保留一部备用电话以备不时之需，并告诉远程工作人员在搬家时更新他们的地址。

• 医疗保健：前台需要快速转接至合适的提供商以及可​​靠的预约提醒。
• 房地产：代理商需要在竞争对手首先联系新线索之前快速回电。
• 法律：办公室需要与每个客户文件关联的干净通话记录，以进行计费和记录。
• 音频断断续续：这通常是带宽或 Wi-Fi 问题，因此请切换到有线连接。
• 单向音频：这通常意味着防火墙阻止了呼叫，而不是软件已损坏。
• 回声：同一通话中两个设备保持打开状态会导致回声，因此请关闭额外的应用程序或选项卡。
• 报告：仪表板显示呼叫量、等待时间和未接来电，以便管理人员可以在繁忙时间适当安排人员。

结论

软电话可以将任何设备变成真正的商务电话线。它只需要一个应用程序、一个稳定的连接和一个像样的耳机，这就是为什么许多团队正在放弃桌面硬件。

您现在知道其中一种是如何工作的，它与其他选项相比如何，以及在推出它之前要检查什么。大多数团队都对变革见效的速度感到惊讶。

本周，从小事做起，在一次真实的通话中测试一部软件电话。检查您的带宽，确认您的紧急地址，并邀请一位同事与您一起尝试。

Ringflow 提供免费试用，因此您可以在让整个团队使用新电话设置之前亲自聆听通话质量并测试路由。小试验每次都胜过大承诺。

如果您管理一个团队，请分两个阶段计划部署。从一个小型试点小组开始，用两周时间收集有关音频和路由的反馈，并修复您发现的任何网络差距。

然后分批转移其他人，保留桌面电话作为后备，直到新设置被证明是可靠的。指定一个人拥有帐户并更新地址。

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