Programvara för videokonferenser: funktioner, typer och hur man väljer

Introduktion

Programvara för videokonferenser gör det möjligt för individer att ansluta till varandra och samarbeta genom skärmdelning. Många team använder videokonferenser som sin primära metod för säljsamtal, intervjuer, utbildningar och veckouppdateringar. Att välja fel programvara kommer att påverka eventuella möten.

Utmaningen är att identifiera vilka funktioner som är nödvändiga och vad som bara är bra att ha. Den här guiden kommer att titta på vad videokonferensplattformar erbjuder, nyckelfunktionerna att jämföra och välja en fristående eller integrerad lösning för att undvika att betala för oönskade funktioner.

Vad är programvara för videokonferenser?

Programvara för videokonferenser tillåter individer (2+) att kommunicera via liveljud och video över internet. De kan gå med via en länk, app eller webbläsare. Programvaran kommer att hantera att koppla samman individerna, visa deras avatarer och det delade innehållet.

Det kommer också att erbjuda enkla kontroller för att hantera mötet, t.ex. mute, kick.

De flesta moderna lösningar låter dig spara dina möten, schemalägga via din kalender och lägga till anteckningar efter ett samtal. Vissa kommer att integreras med ditt bredare kommunikationssystem.

Ett exempel skulle vara Ringflow Videomöten som är en del av samma molntelefonplattform som ditt företagssamtal. Dina möten och samtal kommer alla att ligga på samma plattform.

När du använder videokonferenser kommer dina möten att följa en enkel process. Du schemalägger ett möte i din kalender, plattformen skapar en länk, du skickar den till dina gäster. De kommer att klicka på länken och gå med med vilken enhet de än har.

Värden bestämmer vem som kan prata och vad som visas. En bra plattform ger dig en inspelning, utskrift och sammanfattning av mötet så att de som inte är inblandade snabbt kan komma ikapp.

Team kommer vanligtvis att vilja implementera en specifik lösning för att övervinna följande problem:

• Osammanhängande: Använda flera appar med olika länkar och regler.
• Gästfrustration: Kunder och kandidater vill inte ladda ner.
• Brist på beslut: Ingen antecknar beslut och vem som är ansvarig.
• Dåliga kontroller: Administratörer kan inte kontrollera vem som kan spela in, dela och bjuda in.
• Ingen uppföljning: Inga anteckningar eller inspelningar läggs till kunden.

Kärnfunktioner för videomöten att jämföra

Det kommer att finnas många funktioner att överväga, men de flesta kommer att vara lika mellan leverantörer. Det här är funktionerna som gör din upplevelse sömlös eller frustrerande.

• Maximalt antal deltagare: Hur många personer kan delta i ett möte. Kan du dela upp i break out-rum?
• Gå med i webbläsaren: Kan gäster gå med via webbläsaren.
• Skärmdelning: Kan du enkelt dela ett fönster eller helskärm utan fördröjning.
• Inspelning: Kan du spara till molnet? Hur länge kommer de att sparas? Vem kan se?
• Transkription och sammanfattning: Livetranskription, åtgärder och ett sammanfattande e-postmeddelande skickas i slutet.
• Kalenderintegration: Ett klick för att gå med i ett möte via Google Kalender, Outlook eller iCal.
• Ring in telefon: Kan användare ringa in om de har dåligt internet.
• Flera plattformar: Webb-, skrivbords- och mobilappar. Alla kommer att fungera på samma sätt.
• Tidpunkt: Finns det tidsgränser?
• CRM och verktygsintegration: Kan du lägga till anteckningar och följa upp dina befintliga system.

Ha inte ikapp med antalet funktioner. Lista några plattformar och kör ett snabbt möte för att se vilka som erbjuder en enkel upplevelse för dem som aldrig har använt det.

Det är också användbart att notera vem som kommer att använda funktionerna. Värdar kommer att bry sig om schemaläggning, kontroller och inspelning. Gästerna kommer att bry sig om enkelhet att gå med och tydligt ljud. Administratörer kommer att bry sig om säkerhetsinställningar, rapportering och kostnader.

Att välja en lösning som fungerar för alla kommer att innebära att den antas snabbare.

Ljudkvaliteten förbises ofta. Även om en lite suddig bild kan förlåtas, kommer dåligt ljud att orsaka frustration. Prova att gå med i ett möte på din bärbara dator, telefon och konferensrum under eventuella försök för att säkerställa att ljudet är tydligt.

Typer av videokonferenslösningar

Videokonferenser finns vanligtvis i två varianter. En fristående app som bara kommer att erbjuda möten. Eller en integrerad lösning som kommer att vara en del av en bredare plattform som erbjuder samtal, meddelanden och kundregister.

Det beror verkligen på hur mycket av ditt arbetsflöde som finns i ett system.

Gratisplaner är användbara för informella samtal. De flesta kommer dock att begränsa längden på samtal, deltagare och admin. Guiden till bästa gratis appar för videosamtal kommer att visa dig vad du verkligen kan.

Hur man väljer programvara för videokonferenser

Att välja rätt programvara börjar med att titta på vilken typ av möten du har.

1. 1Lista vilka typer av möten du har. Dela upp i interna uppdateringar, kundsamtal, intervjuer och stora möten.
2. 2Hur stort är ditt största möte? Hur många personer kommer du att vara värd för? Behöver du utbrottsrum?
3. 3Hur går dina gäster med? Om du har många kunder och kandidater som går med blir webbläsaralternativet viktigare.
4. 4Se till att den integreras med dina verktyg. Kontrollera om den integreras med din kalender, CRM och telefonsystem.
5. 5Kan du spara inspelningar och anteckningar? Var är de sparade? Hur länge kommer de att sparas? Skickas sammanfattningar till din kund?
6. 6Kontrollera om det finns begränsningar. Finns det en gräns för hur långa mötena får vara? Deltagare? Lagring? Saknas det funktioner på lägre planer?
7. 7Kör en rättegång. Få en liten grupp att använda plattformen under ett par veckor. Fråga dem vad som orsakade förseningar.

Ringflow erbjuder en 14 dagars gratis provperiod och alla planer erbjuder HD-video. Det betyder att ditt team kan prova att använda det för möten med ditt företagssamtal. Se till att vilken leverantör du än går med, de erbjuder en provversion med dina möten.

Säkerhet, integritet och tillgänglighet

Eftersom dina möten ofta innehåller kunddata, prissättning och personlig information är det värt att fråga varje leverantör direkt. Är dina samtal krypterade? Vem kan vara med? Vem kan spela in? Var förvaras de? Det är också viktigt att se till att din lösning är tillgänglig.

Att lägga till bildtexter och utskrifter hjälper dem som är döva eller hörselskada. Alla i en bullrig miljö kommer att gynnas. W3C förklarar hur man gör ljud- och videomedier tillgängliga.

Ställ följande frågor till alla leverantörer:

• Är dina möten krypterade? Finns det end-to-end-kryptering?
• Kan värdar låsa mötet? Behöver du godkännande för att gå med? Sparka gäster?
• Vem kan spela in? Se? Radera?
• Var lagras dina inspelningar och utskrifter? Hur länge kommer de att lagras?
• Finns bildtexter tillgängliga? På planen du ska köpa?
• Vad är upptidsgarantin? Hur kommer krediter att fungera?

Se till att du får detta skriftligt. Låt dig inte luras att tro att de kan eftersom de kommer att vara säkra under ett säljsamtal. Säkerhetsinställningarna hjälper inte om inte någon i ditt team äger dem.

Slutsats

Att välja rätt programvara för videokonferenser gör det enkelt att gå med i möten och du kommer att ha en tydlig historik över beslut. Börja med att fundera på vilken typ av möten du har oftast. Bestäm om du vill ha en fristående app eller integrerad lösning.

Tänk på funktionerna och om de kommer att användas.

Prova det! Att köra en kort provperiod ger dig en inblick i ljudkvaliteten, gästupplevelsen och uppföljningen. Ringflow erbjuder en gratis provperiod så att du kan se hur det fungerar med din affärslinje utan risk.

Vanliga frågor