Introduktion
En automatisk receptionist är den automatiska menyn som svarar på dina affärssamtal och dirigerar dem utan en direktreceptionist. Missförstås det och uppringare lägger på på en förvirrande meny. Den här guiden tar upp hur det fungerar, hur man ställer in ett och ger dig 15 färdiga skript. Du kommer också att lära dig exakt var en virtuell receptionist passar in.
- Menyn besvarar samtal automatiskt och dirigerar dem efter eget val, ingen receptionist krävs.
- Installationen tar mindre än 20 minuter: spela in en hälsning, bygg menyn och tilldela ruttregler.
- Ett bra hälsningsmanus håller sig under 20 sekunder innan det första alternativet erbjuds.
- En virtuell receptionist lägger till ett mänskligt lager ovanpå, för samtal som systemet inte kan lösa ensamt.
Vad är en bilassistent?
En telefonvakt svarar på inkommande samtal och spelar upp en inspelad meny, så att den som ringer kan välja ett alternativ med rösten eller knappsatsen. Den ersätter en levande person under de första sekunderna av varje samtal. Uppringare hör något i stil med "Tryck på 1 för försäljning, 2 för support" och skickas sedan automatiskt. De flesta företag använder ett system för att hantera varje samtal på samma sätt, även utanför kontorstid.
Återförsäljare, kliniker, advokatbyråer och serviceföretag förlitar sig alla på samma grundläggande inställning, bara med olika menyalternativ som är skräddarsydda efter hur kunderna faktiskt ringer in. En restaurang kan vägleda genom bokningar kontra catering, medan en klinik vägar genom schemaläggning kontra fakturering.
Själva installationen lever i molnet för de flesta moderna leverantörer, så det finns ingen fysisk hårdvara att installera eller underhålla.
Små team behöver ofta inget mer än ett enda lager med tre eller fyra alternativ som dirigeras till en delad linje. Större team lägger till avdelningsspecifika menyer, så att en uppringare som når försäljningen aldrig går igenom alternativ som är avsedda för support eller fakturering. Hur som helst, målet förblir detsamma: få den som ringer till rätt plats med så få steg som möjligt.
Snabb skillnad: Meny vs. IVR
Människor använder ofta dessa termer omväxlande, men en enkel meny hanterar vanligtvis bara grundläggande samtalsdirigering till personer eller avdelningar. En IVR, eller interaktiv röstsvar, kan gå längre, låta uppringare betala en räkning eller kontrollera en orderstatus utan att någonsin nå en person.
Hur fungerar en bilassistent?
När ett samtal kommer in svarar systemet först, innan någon person gör det. Den spelar en hälsning, sedan en meny med alternativ knutna till knappsatsnummer eller talade ord. Baserat på uppringarens val vidarekopplar den samtalet till en anknytning, en avdelning, en kö eller röstbrevlåda. Regler för öppettider kan skicka samtal till en annan meny på natten eller på helgdagar automatiskt.
De flesta inställningar stöder även kapslade menyer, så att trycka på 2 kan öppna en andra meny som är specifik för den avdelningen.
Samtalsköer fungerar tillsammans med den här inställningen för mer trafikerade linjer, för att hålla uppringare med musik eller en statusuppdatering istället för att skicka dem direkt till röstbrevlådan när alla anknytningar redan används. Ringgrupper tar ett liknande tillvägagångssätt och ringer flera anknytningar samtidigt så att den första tillgängliga personen tar upp.
Virtuell receptionist vs Auto Attendant: Vad är skillnaden?
Det är frågan som de flesta guider hoppar över eller svarar dåligt på. Ett alternativ är helt automatiserat: en meny, en inspelning och routingregler. En virtuell receptionist lägger till en riktig person, ofta avlägsen, som svarar på samtal som menyn inte kan lösa eller hanterar de som behöver en mänsklig beröring.
Många småföretag börjar med bara en grundläggande meny och lägger sedan till en virtuell receptionist när samtalsvolymen eller komplexiteten ökar. Ringflow stöder båda på en plattform, så ett team kan lägga till det mänskliga lagret senare utan att byta leverantör. Det ärliga svaret på frågan om virtuell receptionist vs bilassistent är att de flesta växande företag så småningom vill ha båda, inte det ena istället för det andra.
En butik på en plats kanske bara behöver det automatiserade lagret, eftersom samtalsvolymen förblir låg och förutsägbar. En snabbväxande klinik eller advokatbyrå når ofta den punkt där en riktig person behöver triage samtal som menyn inte kan hantera bra, som en schemaläggningskonflikt eller en brådskande ärendeuppdatering. Kostnaden spelar också en roll i beslutet, eftersom en grundläggande meny kostar lite utöver din befintliga telefonplan, medan att lägga till en levande person innebär en riktig löpande lön eller entreprenörsavgift utöver det.
Så här ställer du in en automatisk receptionist: steg-för-steg
- 1Välj en leverantör som stöder menybaserad routing på ditt befintliga nummer.
- 2Spela in eller ladda upp en hälsning, eller använd text-till-tal om du hellre vill hoppa över inspelningen.
- 3Bygg dina menyalternativ och tilldela var och en till en anknytning, ett team eller röstbrevlåda.
- 4Ställ in öppettidersregler för dagtid, efter öppettider och semesterdirigering.
- 5Testa själv menyn genom att ringa in innan du publicerar numret.
De flesta leverantörer låter dig slutföra detta på under 20 minuter, utan att något teknikerbesök krävs. Ringflows installationsguide går igenom varje steg och låter dig förhandsgranska hälsningen innan den går live.
Ett text-till-tal-hälsningsmeddelande fungerar bra för en snabb lansering, men en kort professionell inspelning låter vanligtvis varmare för den som ringer och är värd de extra tio minuter det tar. Båda alternativen kan bytas ut senare utan att bygga om resten av menyn, så valet är inte permanent.
Om ditt lag redan förlitar sig på en VoIP-telefontjänst, menyn ansluts vanligtvis direkt till ditt befintliga nummer utan någon extra inställning.
Att testa är enklast genom en softphone-app, eftersom du kan ringa menyn från din bärbara dator innan du publicerar numret någonstans offentligt.
Ring numret från en annan telefon än den som användes för att spela in hälsningen, eftersom testning från samma enhet kan dölja routingfel som en riktig uppringare skulle träffa omedelbart. Gå igenom alla alternativ minst en gång innan du publicerar numret någonstans offentligt.
Uppdatera routing när en avdelning ändras, eftersom ett föråldrat alternativ skickar uppringare till fel plats.
15 Auto Attendant-skriptexempel för alla företag
Håll varje hälsning kort. Uppringare bör höra det första menyalternativet inom 15 till 20 sekunder efter att ha svarat. De automatiserad receptionist mönstret är decennier gammalt och de som ringer har vältränade förväntningar på hur snabbt en meny ska röra sig.
Allmänna affärshälsningar
- 1"Tack för att du ringde [Företag]. Tryck 1 för försäljning, 2 för support eller 3 för fakturering."
- 2"Du har nått [Business]. För engelska, tryck 1. Para español, oprima el 2."
- 3"Välkommen till [Business]. Tryck på 0 när som helst för att nå operatören."
- 4"Tack för att du ringde [Business], där [value statement]. Tryck på 1 för att fortsätta."
- 5"Du har nått [Business] kundtjänst. Tryck 1 för befintliga kunder, 2 för nya förfrågningar."
Efter- och semestermanus
- 1"Tack för att du ringde [Business]. Vårt kontor är för närvarande stängt. Lämna ett meddelande så ringer vi tillbaka."
- 2"Du har nått oss utanför öppettiderna. Vid brådskande ärenden, tryck 1 för att nå jourpersonal."
- 3"[Företaget] är stängt på grund av semestern. Vi återkommer till dig nästa arbetsdag."
- 4"Vårt team är för närvarande inte tillgängligt. Tryck på 1 för att lämna ett röstmeddelande, eller besök vår hemsida."
- 5"Tack för att du ringde. Våra öppettider är 9 till 5, måndag till fredag. Ring gärna tillbaka då."
Branschspecifika skript
- 1"Tack för att du ringde [kliniken]. Tryck 1 för att schemalägga, 2 för fakturering eller 3 för apoteket."
- 2"Du har nått [advokatbyrå]. Tryck 1 för nya klienter, 2 för befintliga ärendeuppdateringar."
- 3"Välkommen till [fastighetskontoret]. Tryck 1 för listor, 2 för att nå din agent direkt."
- 4"Tack för att du ringde [restaurangen]. Tryck 1 för bokningar, 2 för cateringförfrågningar."
- 5"Du har nått [Auto Shop]. Tryck 1 för serviceschemaläggning, 2 för reservdelsfrågor."
Dessa skript fungerar som startmallar, inte skript för att läsa ord för ord. Byt in ditt faktiska företagsnamn, justera tonen för att matcha ditt varumärke och släpp alla alternativ som inte gäller hur ditt team faktiskt fungerar.
Vanliga misstag att undvika
Några få återkommande misstag står för det mesta av den frustration som uppringare rapporterar med automatiserade menyer. De flesta är lätta att fixa när du vet vad du ska leta efter. Testning från en softphone-app samt en mobiltelefon fångar routingproblem på båda vägarna.
- För många menyalternativ: fler än 5 val gör att de som ringer lägger på innan de bestämmer sig.
- Inget alternativ att nå en person: inkludera alltid ett sätt att kringgå menyn helt.
- Föråldrad routing: granska menyn varje gång personal eller avdelningar byter.
- Robotiskt eller oklart ljud: spela in alla hälsningar som låter förhastade eller svåra att förstå.
En automatiserad assistent var alltid tänkt att hantera rutinmässig routing, inte ersätta varje väg till en riktig person. Att tappa det ur sikte är det som gör en användbar meny till en frustrerande.
Slutsats
En bilvakt hanterar de första sekunderna av varje samtal och dirigerar personer utan en direktreceptionist. Håll manuset kort, menyn enkel och inkludera alltid ett sätt att nå en person. Använd skripten ovan som utgångspunkt och justera dem sedan för att matcha ditt företag. Med rätt inställning märker de flesta uppringare aldrig att de började med en maskin.
Ställ in din meny idag och testa den med ett riktigt samtal innan du publicerar numret. Uppdatera ditt hälsningsmanus när ditt team eller din avdelning ändras. Ringflow gör det enkelt att bygga, förhandsgranska och justera din meny utan att röra en telefonsystemtekniker. Starta en gratis provperiod och ha din första fungerande meny redo inom en timme.
Klar när du är
Är du redo att sluta tappa uppringare till en förvirrande telefonmeny?
Se hur Ringflow gör det enkelt att bygga en samtalsmeny som faktiskt dirigerar samtal korrekt.
Vanliga frågor
En automatisk telefonist är ett automatiserat system som besvarar samtal och dirigerar dem baserat på uppringarens menyval. Den ersätter en livereceptionist under den första delen av samtalet.
De flesta molntelefonleverantörer, inklusive Ringflow, låter dig bygga en direkt från en online-instrumentpanel. Ingen speciell hårdvara eller teknikerbesök krävs, och de flesta team avslutar installationen samma dag som de registrerar sig.
Lägg till ett när samtalsvolymen växer förbi vad automatisering ensam kan hantera, eller så kräver samtal en mänsklig beröring. Många företag driver båda tillsammans istället för att bara välja en.
Håll det under 20 sekunder, lista dina topp 3 till 5 alternativ och inkludera alltid ett sätt att nå en person. Använd de 15 exemplen ovan som en startmall för ditt eget företag.
Ja, välrenommerade leverantörer krypterar samtal och låter dig dirigera känsliga ämnen direkt till en verifierad gruppmedlem. Undvik att samla in betalningsuppgifter via själva menyn såvida inte leverantören uttryckligen stödjer det på ett säkert sätt.
Ja, de flesta inställningar låter dig ställa in öppettider per tidszon, så menyn efter öppettider spelas vid rätt lokal tid. Detta hindrar uppringare från att nå en hälsning dagtid klockan 02.00 deras tid.
De flesta molntelefonabonnemang inkluderar en som börjar runt $15 till $25 per användare varje månad. Avancerad routing eller flera menyer kan kosta extra, beroende på leverantör och hur många avdelningar du behöver täcka.
Ett alternativ är en helt automatiserad meny, medan en virtuell receptionist är en riktig person som hanterar samtal på distans. De flesta växande företag använder så småningom båda tillsammans, inte den ena som en permanent ersättning för den andra.
