介绍
视频会议软件允许个人相互联系并通过屏幕共享进行协作。许多团队使用视频会议作为销售电话、访谈、培训和每周更新的主要方法。选择错误的软件将会影响任何会议。
挑战在于确定哪些功能是必要的，哪些功能是最好的。本指南将介绍视频会议平台提供的功能、要比较的关键功能，以及选择独立或集成解决方案以避免为不需要的功能付费。
什么是视频会议软件？
视频会议软件允许个人（2 岁以上）通过互联网通过实时音频和视频进行交流。他们可以通过链接、应用程序或浏览器加入。该软件将管理个人的连接，显示他们的头像和共享内容。
它还将提供简单的控件来管理会议，例如静音、踢球。
大多数现代解决方案将允许您保存会议、通过日历安排时间并添加通话后备注。有些将与您更广泛的通信系统集成。
一个例子是 Ringflow 视频会议 这是与您的商务通话相同的云电话平台的一部分。您的会议和通话都将在同一个平台上进行。
使用视频会议时，您的会议将遵循一个简单的流程。您在日历中安排会议，平台将创建一个链接，您将其发送给您的客人。他们将点击链接并使用他们拥有的任何设备加入。
主持人将管理谁可以发言以及显示什么内容。一个好的平台会为您提供会议的录音、文字记录和摘要，以便那些未参与的人可以快速跟上。
团队通常希望实施特定的解决方案来克服以下问题：
- 脱节： 使用具有不同链接和规则的多个应用程序。
- 客人的不满： 客户和候选人不想下载。
- 缺乏决策： 没有人记录下决定以及谁负责。
- 控制不良： 管理员无法控制谁可以录制、共享和邀请。
- 无后续： 不会向客户添加任何注释或录音。
比较的核心视频会议功能
有许多功能需要考虑，但大多数功能在不同供应商之间都是相似的。这些功能将使您的体验变得无缝或令人沮丧。
- 最大参加人数： 一次会议可以有多少人参加。您可以分成分组讨论室吗？
- 浏览器加入： 访客可以通过浏览器加入吗？
- 屏幕共享： 您可以轻松地共享窗口或全屏而没有延迟吗？
- 记录： 可以保存到云端吗？他们能保存多久？谁可以查看？
- 转录和摘要： 实时转录、行动项目和最后发送的摘要电子邮件。
- 日历集成： 一键点击即可通过 Google 日历、Outlook 或 iCal 加入会议。
- 电话拨入： 如果网络条件不好，用户可以拨入吗？
- 多平台： 网络、桌面和移动应用程序。一切都会以同样的方式进行。
- 定时： 有时间限制吗？
- CRM 和工具集成： 您可以添加注释并跟进您现有的系统吗？
不要被功能的数量所困扰。列出几个平台并召开一次快速会议，看看哪个平台能为从未使用过的人提供轻松的体验。
记录谁将使用这些功能也很有用。主持人会关心日程安排、控制和记录。客人会关心加入的便捷性和清晰的音频。管理员将关心安全设置、报告和成本。
选择适合每个人的解决方案意味着它将更快地被采用。
音频质量常常被忽视。虽然稍微模糊的图像可以原谅，但糟糕的音频会令人沮丧。在任何试验期间，请尝试在笔记本电脑、电话和会议室上加入会议，以确保音频清晰。
视频会议解决方案的类型
视频会议通常有两种形式。一个仅提供会议的独立应用程序。或者是一个集成解决方案，该解决方案将成为提供呼叫、消息传递和客户记录的更广泛平台的一部分。
这实际上取决于您的工作流程有多少在一个系统中。
| 选项 | 最适合 | 优点 | 缺点 |
|---|---|---|---|
| 独立应用程序 | 只需要开会 | 简单的功能。很多客人都会知道如何使用。 | 不同的登录、联系方式和计费。 |
| 与电话/UCaaS 集成 | 打电话给客户然后见面 | 一次登录和联系人列表。 | 具体功能较少。 |
| 免费计划 | 个人使用或小型非正式通话 | 无成本 | 时间、参加者和管理人员的限制。 |
免费计划对于非正式通话很有用。然而，大多数都会限制通话时间、与会者和管理员。指南 最好的免费视频通话应用程序 会告诉你你真正能做什么。
如何选择视频会议软件
选择合适的软件首先要考虑您举行的会议类型。
- 1列出您举行的会议的类型。分为内部更新、客户电话、访谈和大型会议。
- 2您最大的会议有多大？您将接待多少人？您需要分组讨论室吗？
- 3您的客人如何加入？如果您有很多客户和候选人加入，那么浏览器选项就变得更加重要。
- 4确保它与您的工具集成。检查它是否与您的日历、CRM 和电话系统集成。
- 5可以保存录音和笔记吗？他们在哪里得救？他们能保存多久？摘要是否发送给您的客户？
- 6检查是否有限制。会议时间有限制吗？参加者？贮存？较低的计划是否缺少某些功能？
- 7进行试验。让一小群人使用该平台几周。询问他们是什么原因导致延误。
Ringflow 提供 14 天免费试用，所有计划均提供高清视频。这意味着您的团队可以尝试使用它来进行商务通话会议。确保无论您选择哪个供应商，他们都会通过您的会议提供试用。
安全、隐私和可访问性
由于您的会议通常包含客户数据、定价和个人信息，因此值得直接询问每个供应商。您的通话是否加密？谁可以加入？谁可以录音？它们存储在哪里？确保您的解决方案易于访问也很重要。
添加字幕和文字记录将有助于聋哑或听力障碍人士。任何处于嘈杂环境中的人都会受益。 W3C 解释了如何制作 可访问的音频和视频媒体.
向所有供应商询问以下问题：
- 您的会议是否加密？是否有端到端加密？
- 主持人可以锁定会议吗？需要批准才能加入吗？踢客人？
- 谁可以录音？看法？删除？
- 您的录音和文字记录存储在哪里？它们会保存多长时间？
- 有字幕吗？您要购买的计划是？
- 正常运行时间保证是什么？积分将如何运作？
确保您以书面形式获得此信息。不要误以为他们可以，因为他们在销售电话中会很自信。除非您团队中的某个人拥有安全设置，否则安全设置不会有任何帮助。
结论
选择正确的视频会议软件将使参加会议变得容易，并且您将拥有清晰的决策记录。首先考虑您最常参加什么类型的会议。决定您需要独立应用程序还是集成解决方案。
考虑这些功能以及是否会使用它们。
尝试一下！进行短暂的试用将使您深入了解音频质量、客户体验和后续行动。 Ringflow 提供免费试用版，以便您可以毫无风险地了解它如何与您的业务线配合使用。
常见问题解答
它是两个或更多人通过互联网进行的实时音频和视频。您可以通过链接、应用程序或浏览器加入，主持人会管理谁可以发言以及显示什么内容。
从最大与会者人数、浏览器加入、屏幕共享、录制、文字记录、日历集成和时间限制开始。然后检查您想要的计划中缺少哪些内容。
是的。大多数免费计划都会限制通话时长、与会者数量和管理控制，因此它们最适合非正式通话。
许多平台允许访客通过浏览器加入。检查您购买的计划是否包含它。
这取决于供应商。询问加密、谁可以加入和录音以及录音存储在哪里，并在购买前获得书面答案。
