介绍
远程和混合工作不仅将办公室搬到了网上，而且还实现了在线办公。它改变了员工对沟通的期望。曾经依赖走廊聊天的团队现在依赖于通话、聊天、视频和共享文件，这些内容通常分布在四五个独立的应用程序中。
当这些工具不能协同工作时，消息会丢失，会议会延迟，远程同事会感到被忽视。统一通信旨在通过将所有内容放在一个地方来解决这个问题。
本指南解释了统一通信对远程工作意味着什么、哪些工具最重要，以及如何解决混合会议差距。它涵盖了异步习惯、文档、倦怠和安全性，然后展示了如何选择适合分布式团队的平台。
无论您的员工在家、在联合办公空间还是两者混合工作，都适用相同的原则。所有这些都不需要彻底改革，只需要明确选择工具和习惯即可。
什么是远程工作统一通信？
统一通信（通常缩写为 UC）将语音通话、视频会议、团队聊天、消息传递和文件共享集成到一个互联系统中。员工无需在单独的应用程序之间切换，而是可以看到一个目录、一组联系人以及一个查找过去对话的位置。
对于远程工作，这意味着一个人可以开始聊天、升级为通话并共享屏幕，而无需离开对话。
大多数现代统一通信都在云端运行，因此它在餐桌上的工作方式与在总部的工作方式相同。状态指示器显示谁有空，呼叫跟随人们到他们的笔记本电脑或电话，一切都记录在一个地方。
目标很简单：让分布式团队感觉像一个团队，而不要求任何人全天候在线。
- 您的团队使用的每台设备和位置上的一个目录和一组联系人
- 为每个用户提供单一连接体验中的语音、视频、聊天和文件共享
- 在您联系或打断之前显示谁有空的在线状态
- 在笔记本电脑、台式机和电话之间跟踪员工的呼叫和消息，不会错过任何内容
- 可搜索的历史记录，以便以后可以轻松找到过去的决定和文件
- 可在家中、联合办公空间或办公室进行云交付
- 管理员控制功能让 IT 人员可以从一处管理用户和设置
- 移动应用程序让旅行者和现场工作人员保持同一对话
远程团队依赖的核心 UC 工具
远程团队中的大部分工作由少数工具完成。视频会议取代了会议室，团队聊天取代了快速的桌面问题，共享文件取代了打印的讲义。
商务电话仍然很重要，尤其是对于销售和支持而言，因为客户拨打的是电话号码，而不是聊天渠道。良好的统一通信设置可以使所有这些保持连接。价值来自于他们的联系程度。
呼叫是远程设置经常失败的地方。没有座机的员工可以使用 商务软件电话，一款应用程序，可将笔记本电脑或手机变成一条完整的办公线路，包含公司号码、语音邮件和呼叫路由。
无论员工坐在哪里，这都能使客户对话保持专业。与耳机配对并保持稳定的连接，体验可与桌面电话相媲美。
- 具有屏幕共享、录音和内置问题聊天功能的视频会议
- 通过频道、线程和团队成员之间的快速文件共享进行团队消息传递
- 使用公司号码、语音信箱和呼叫路由进行商务呼叫
- 一款软件电话应用程序，可将任何笔记本电脑或手机变成办公线路
- 尊重不同时区和工作时间的共享日历和日程安排
- 适用于远程处理客户呼叫的团队的联络中心工具
- 与 CRM 和帮助台软件集成，以便上下文跟随呼叫
- 具有版本历史记录和明确的共享权限的安全文件存储
解决混合会议差距
混合会议通常对房间里的人有利。镜头前的人们很难听到旁白，错过白板上的涂鸦，并等待永远不会出现的停顿。
随着时间的推移，远程员工的发言越来越少，团队最终会形成两层：在场的人和只参加的人。这种差距是沟通问题，习惯和设备可以解决它。这些小的改变花费很少。
从一个简单的规则开始：每个人都从自己的设备加入，即使几个同事共享一个房间。这使得每张脸的大小都相同，每个声音都在同一个音频通道上。
添加一个好的房间麦克风、一个观看聊天的主持人以及一个共享的笔记文档，远程参与者可以像其他人一样轻松地做出贡献。
- 让每个人都在自己的设备上加入，即使是在同一个房间，以平整场地
- 使用高质量的室内麦克风和摄像头，这样远程语音就不会丢失
- 指定主持人观看聊天并首先呼叫远程参与者
- 在会议前分享议程，以便人们可以提前做好准备
- 记录会议并向其他时区或休假的队友发送摘要
- 将决策保存在共享文档中，而不仅仅是在房间中
- 轮换会议时间，这样同一时区就不会总是失败
- 在重要会议之前测试音频和视频，确保一切顺利开始
书面更新和文档
并非所有对话都需要现场会议。异步通信让人们可以在适合他们的日程安排时做出响应，从而尊重时区并保护专注时间。
一个好的规则是，问题和更新首先以书面形式提出，并且为需要实时讨论的任何事情保留电话。大多数决策都需要等待几个小时才能得到合适人选的深思熟虑的意见。
文档可以防止异步工作变成信息迷宫。会议记录、决策日志和简短的操作页面为新员工和远方的队友提供了与其他人相同的背景信息。
这是团队在忙碌时首先跳过的部分，因此请通过命名所有者和每种类型文档所在的位置来养成习惯。一个可搜索的家让这个习惯变得很容易。
- 首先以书面形式发送更新，并保存实时通话以进行真正的讨论
- 设置预期响应时间，这样沉默就不会被误认为是忽略消息
- 将会议记录和决策日志保存在一个共享、可搜索的位置
- 为难以用文字解释的任务录制简短的演练视频
- 当工作跨越时区或队友时，写下清晰的交接记录
- 为每个文档指定一个所有者，这样就不会过时
- 定期查看和存档旧页面，以便搜索保持有用
- 使用线程和通道将每个主题保持在一个地方，而不是分散
防止倦怠和永远在线的文化
当工作和家庭共用同一台笔记本电脑时，这一天永远不会结束。通知在晚上到达，人们感到有压力要快速回复以证明他们正在工作。
如果每个通道都在所有时间执行 ping 操作，统一通信可能会使情况变得更糟，如果工具帮助团队设定边界，则情况会更好。区别在于平台的配置和使用方式。
状态、预定的安静时间和请勿打扰设置会有所帮助，但只有当领导者尊重它们时，它们才会发挥作用。审阅 UCaaS 分析报告 显示消息和通话实际发生的时间，这使得下班后的模式可见。然后，管理者可以在过度工作变成倦怠或辞职之前调整规范。
这些数据将一种模糊的过度劳累感转变为团队可以共同讨论和解决的问题。
- 在日历和状态中设置工作时间，以便同事可以看到它们
- 使用预定的安静时间，以便通知在工作日之外暂停
- 将请勿打扰视为真正的界限，而不是建议
- 避免在深夜发送暗示需要立即回复的消息
- 每个季度跟踪下班后的活动并与团队讨论模式
- 鼓励连续视频会议之间的休息时间以休息和重置
- 在领导层树立健康习惯，以便团队遵循
- 定期询问团队沟通工具如何影响他们的一天
如何为分布式团队选择统一通信平台
根据您的团队实际工作方式选择平台，而不是根据长长的功能列表。寻找不需要现场电话硬件、在移动和桌面上运行良好并连接到您已使用的工具的云服务。
例如，Ringflow 是一个为分布式销售和支持团队构建的云平台，具有可在任何地方工作的呼叫、联络中心工具和人工智能辅导。
安全性值得单独检查，因为远程工作将公司数据转移到家庭网络和个人设备上。询问加密、多因素登录、访问控制和设备策略。
这 NIST 远程办公安全指南 提供了一个用于保护远程访问和个人设备的实用框架，并且它可以作为供应商对话的清单。将该清单交给每个供应商并要求书面答复。
- 云交付，无需购买或长期维护现场 PBX 硬件
- 适用于桌面和移动设备的应用程序在每台设备上具有一致的功能
- 强大的安全性：加密、多因素登录和基于角色的访问
- 可靠的通话质量以及清晰的网络和音频设置控制
- 与您的 CRM、帮助台、日历和电子邮件工具集成
- 显示团队的使用情况、响应时间和下班后活动的报告
- 免费试用，以便真正的团队成员可以在您承诺计划之前对其进行测试
结论
统一通信不会取代良好的习惯，但它为分布式团队提供了建立良好习惯的基础。当通话、聊天、视频和文件集中在一个互联的地方时，远程同事仍可参与其中，决策仍可查找，并且无论团队位于何处，客户都可以获得答复。
混合间隙、异步迷宫和始终存在的压力都在专为它们设计的平台上更容易管理。这是尽早投资的一个强有力的理由。
从小事做起：选择一个问题，例如混合会议或下班后消息，并通过明确的规范和正确的设置来解决它。衡量变化，然后扩展。
Ringflow 可以帮助分布式销售和支持团队从任何地方处理呼叫、路由和指导，因此位置不再成为优质服务的障碍。做得好的团队将沟通视为一个系统，而不是事后的想法。
常见问题解答
它将通话、视频、聊天和文件放在一个连接的系统中，以便远程和混合团队可以一起工作，而无需在单独的应用程序之间切换。
它为远程和办公室员工提供相同的工具、状态和会议体验，从而缩小了房间内人员与在线人员之间的差距。
默认为书面异步更新，并使用实时通话进行真正需要实时来回的讨论。
当您使用安静的时间、在线状态和明确的规范时，它会有所帮助，但没有任何平台可以自行修复始终在线的习惯。
它可以通过加密、多因素登录和访问控制来实现。购买前请检查供应商的安全措施。
