Videokonferanseprogramvare: funksjoner, typer og hvordan du velger

Introduksjon

Programvare for videokonferanser lar enkeltpersoner få kontakt med hverandre og samarbeide gjennom skjermdeling. Mange team bruker videokonferanse som sin primære metode for salgssamtaler, intervjuer, opplæring og ukentlige oppdateringer. Å velge feil programvare vil påvirke eventuelle møter.

Utfordringen er å identifisere hvilke funksjoner som er nødvendige og hva som bare er hyggelig å ha. Denne guiden vil se på hva videokonferanseplattformer tilbyr, nøkkelfunksjonene som skal sammenlignes, og velge en frittstående eller integrert løsning for å unngå å betale for uønskede funksjoner.

Hva er videokonferanseprogramvare?

Programvare for videokonferanser lar enkeltpersoner (2+) kommunisere gjennom live lyd og video over internett. De kan bli med via en lenke, app eller nettleser. Programvaren vil administrere tilkobling av enkeltpersoner, vise deres avatarer og det delte innholdet.

Den vil også tilby enkle kontroller for å administrere møtet, for eksempel mute, kick.

De fleste moderne løsninger lar deg lagre møtene dine, planlegge via kalenderen og legge til notater etter anrop. Noen vil bli integrert med ditt bredere kommunikasjonssystem.

Et eksempel vil være Ringflow Videomøter som er en del av den samme skytelefonplattformen som virksomheten din ringer. Møtene og samtalene dine vil alle ligge på samme plattform.

Når du bruker videokonferanse, vil møtene dine følge en enkel prosess. Du planlegger et møte i kalenderen din, plattformen vil opprette en lenke, du sender den til gjestene dine. De vil klikke på koblingen og bli med på den enheten de har.

Verten vil styre hvem som kan snakke og hva som vises. En god plattform vil gi deg et opptak, transkripsjon og oppsummering av møtet, slik at de som ikke er involvert raskt kan fange opp.

Lag vil vanligvis ønske å implementere en spesifikk løsning for å overvinne følgende problemer:

• Usammenhengende: Bruke flere apper med forskjellige lenker og regler.
• Gjestefrustrasjon: Kunder og kandidater ønsker ikke å laste ned.
• Mangel på beslutninger: Ingen noterer beslutninger og hvem som har ansvaret.
• Dårlig kontroll: Administratorer kan ikke kontrollere hvem som kan ta opp, dele og invitere.
• Ingen oppfølging: Ingen notater eller opptak legges til kunden.

Kjernevideomøtefunksjoner å sammenligne

Det vil være mange funksjoner å vurdere, men de fleste vil være like på tvers av leverandører. Dette er funksjonene som vil gjøre opplevelsen sømløs eller frustrerende.

• Maksimalt antall deltakere: Hvor mange personer kan delta på et møte. Kan du dele opp i bryterom?
• Nettleser Bli med: Kan gjester bli med via nettleseren.
• Skjermdeling: Kan du enkelt dele et vindu eller fullskjerm uten etterslep.
• Innspilling: Kan du lagre til skyen? Hvor lenge skal de lagres? Hvem kan se?
• Transkripsjon og sammendrag: Direkte transkripsjon, handlingselementer og en oppsummerende e-post sendt på slutten.
• Kalenderintegrasjon: Ett klikk for å bli med i et møte via Google Kalender, Outlook eller iCal.
• Telefonoppringing: Kan brukere ringe inn hvis de har dårlig internett.
• Multiplattform: Nett-, skrivebords- og mobilapper. Alle vil fungere på samme måte.
• Tidspunkt: Er det tidsbegrensninger?
• CRM og verktøyintegrasjon: Kan du legge til notater og følge opp dine eksisterende systemer.

Ikke bli fanget opp med antall funksjoner. Velg noen plattformer og kjør et raskt møte for å se hvilke som gir en enkel opplevelse for de som aldri har brukt den.

Det er også nyttig å merke seg hvem som skal bruke funksjonene. Verter vil bry seg om planlegging, kontroller og opptak. Gjester vil bry seg om enkelhet å bli med og klar lyd. Administratorer vil bry seg om sikkerhetsinnstillinger, rapportering og kostnader.

Å velge en løsning som fungerer for alle vil bety at den tas i bruk raskere.

Lydkvaliteten blir ofte oversett. Mens et litt uskarpt bilde kan tilgis, vil dårlig lyd forårsake frustrasjon. Prøv å bli med på et møte på den bærbare datamaskinen, telefonen og konferanserommet under prøveperioder for å sikre at lyden er klar.

Typer videokonferanseløsninger

Videokonferanser kommer vanligvis i to varianter. En frittstående app som bare vil tilby møter. Eller en integrert løsning som vil være en del av en bredere plattform som tilbyr anrop, meldinger og kunderegistrering.

Det avhenger virkelig av hvor mye av arbeidsflyten din som er i ett system.

Gratis planer er nyttige for uformelle samtaler. De fleste vil imidlertid begrense lengden på samtaler, deltakere og admin. Guiden til beste gratis apper for videosamtaler vil vise deg hva du virkelig kan.

Hvordan velge programvare for videokonferanser

Å velge riktig programvare starter med å se på typen møter du har.

1. 1List opp hvilke typer møter du har. Del inn i interne oppdateringer, kundesamtaler, intervjuer og store møter.
2. 2Hvor stort er ditt største møte? Hvor mange personer vil du være vert for? Trenger du bryterom?
3. 3Hvordan blir gjestene dine med? Hvis du har mange kunder og kandidater som blir med, blir nettleseralternativet viktigere.
4. 4Sørg for at den integreres med verktøyene dine. Sjekk om den integreres med kalenderen, CRM og telefonsystemet.
5. 5Kan du lagre opptak og notater? Hvor blir de reddet? Hvor lenge skal de lagres? Sendes sammendrag til kunden din?
6. 6Se etter begrensninger. Er det en grense for hvor lange møtene kan være? Deltakere? Lagring? Mangler det funksjoner på lavere planer?
7. 7Kjør en prøveperiode. Få en liten gruppe til å bruke plattformen i et par uker. Spør dem hva som forårsaket forsinkelser.

Ringflow tilbyr en 14 dagers gratis prøveversjon, og alle planer tilbyr HD-video. Dette betyr at teamet ditt kan prøve å bruke det til møter med bedriften din. Sørg for at uansett hvilken leverandør du går med, de tilbyr en prøveversjon med møtene dine.

Sikkerhet, personvern og tilgjengelighet

Siden møtene dine ofte inneholder kundedata, priser og personlig informasjon, er det verdt å spørre hver leverandør direkte. Er samtalene dine kryptert? Hvem kan bli med? Hvem kan ta opp? Hvor er de lagret? Det er også viktig å sikre at løsningen din er tilgjengelig.

Å legge til bildetekster og transkripsjoner vil hjelpe de som er døve eller tunghørte. Alle i et støyende miljø vil dra nytte av det. W3C forklarer hvordan du lager lyd- og videomedier tilgjengelig.

Still følgende spørsmål til alle leverandører:

• Er møtene dine kryptert? Finnes det ende-til-ende-kryptering?
• Kan verter låse møtet? Trenger du godkjenning for å bli med? Sparke gjester?
• Hvem kan ta opp? Utsikt? Vil du slette?
• Hvor er opptakene og transkripsjonene dine lagret? Hvor lenge skal de lagres?
• Er bildetekst tilgjengelig? På planen du skal kjøpe?
• Hva er oppetidsgarantien? Hvordan vil studiepoeng fungere?

Sørg for at du får dette skriftlig. Ikke la deg lure til å tro at de kan, da de vil være trygge under en salgssamtale. Sikkerhetsinnstillingene hjelper ikke med mindre noen i teamet ditt eier dem.

Konklusjon

Å velge riktig programvare for videokonferanser vil gjøre det enkelt å delta i møter, og du vil ha en klar oversikt over beslutninger. Start med å vurdere hvilken type møter du har oftest. Bestem om du vil ha en frittstående app eller integrert løsning.

Vurder funksjonene og om de vil bli brukt.

Prøv det! Å kjøre en kort prøveversjon vil gi deg et innblikk i lydkvaliteten, gjesteopplevelsen og oppfølgingen. Ringflow tilbyr en gratis prøveversjon slik at du kan se hvordan det fungerer med forretningslinjen din uten risiko.

Ofte stilte spørsmål