Hva er et virtuelt telefonnummer og hvordan fungerer det?

Introduksjon

Et virtuelt telefonnummer er et skybasert nummer som ikke er knyttet til noen enkelt telefon, SIM-kort eller kontorsted.

Det betyr mer hvert år, siden flere team nå jobber eksternt, på tvers av byer eller på tvers av landegrenser, og et nummer som er koblet til én bordtelefon, kan ikke holde tritt med det.

Denne veiledningen dekker hvordan et virtuelt telefonnummer faktisk fungerer, hvilke typer som er tilgjengelige, og hvordan du velger det rette for teamet ditt. På slutten vil du vite nøyaktig hvilken type som passer din virksomhet, pluss konfigurasjonsdetaljene de fleste guider hopper over.

• Et virtuelt telefonnummer ruter anrop over internett i stedet for en fysisk linje, så det fungerer på alle tilkoblede enheter.
• De vanligste typene er lokale, avgiftsfrie, forfengelighetsnumre og internasjonale numre, som hver passer til forskjellige forretningsmål.
• Å sette opp en tar vanligvis minutter, ikke uker, og krever ikke ny maskinvare eller et teknikerbesøk.
• Overholdelsesdetaljer som nummerregistrering og nødstedsnøyaktighet er verdt å sjekke før du forplikter deg til en leverandør.

Hva er et virtuelt telefonnummer?

Et virtuelt telefonnummer er i sin kjerne et telefonnummer som finnes i skyen i stedet for å være koblet til en fysisk linje eller en enkelt enhet.

Du kan motta anrop og tekstmeldinger på den fra hvilken som helst app, bordtelefon eller smarttelefon med internettforbindelse. I motsetning til et tradisjonelt fasttelefonnummer, er det ikke knyttet til et sted, et SIM-kort eller ett fysisk håndsett.

Det er det som gjør det nyttig for eksterne team, bedrifter med flere lokasjoner og alle som ønsker å holde et personlig nummer privat. Det fungerer på samme måte enten det er en grunnlegger som svarer på supportanrop fra en telefon eller et salgsteam på ti personer spredt over tre byer.

Hvordan virtuelle numre ruter anropene dine

Hvert virtuelle telefonnummer kjører på VoIP, den samme teknologien bak de fleste moderne forretningstelefonsystemer. Når noen ringer nummeret ditt, går samtalen over internett som data i stedet for via en kobbertelefonlinje.

Leverandørens skyservere dirigerer deretter anropet dit du har bedt den om å gå: en mobilapp, en stasjonær PC-telefon, en VoIP-bordtelefon eller flere enheter som ringer samtidig.

Du kan endre den destinasjonen når som helst fra et dashbord, uten å bytte SIM-kort eller vente på en tekniker. For en dypere titt på hvordan den underliggende teknologien håndterer samtaler ende til ende, se denne VoIP-telefontjeneste sammenbrudd.

Typer virtuelle tall du kan velge mellom

Ikke alle virtuelle telefonnummer tjener samme formål. Å velge riktig type betyr like mye som å velge en leverandør, siden hver enkelt løser et annet problem for en annen type oppringer.

• Lokale numre: matche et spesifikt retningsnummer, nyttig for å bygge tillit hos kunder i den regionen
• Gratisnummer: gratis for innringere å ringe, vanlig for kundestøtte og salgslinjer
• Forfengelighetsnummer: stave et ord eller en setning, lett å huske for markedsføring og annonser
• Internasjonale tall: lar deg motta anrop fra et annet land uten å betale internasjonale priser — se vår Guide for virtuelle telefonnumre i Hong Kong for en landsspesifikk oppsettgjennomgang

De fleste bedrifter ender opp med å bruke mer enn én type på tvers av forskjellige kampanjer eller avdelinger. En støttelinje kan kjøre på et gratisnummer mens et salgsteam bruker lokale numre for å øke svarfrekvensen i hver region de selger til,

og et markedsføringsteam kan legge til et forfengelighetsnummer bare for en enkelt annonsekampanje for å se hvor mange anrop den faktisk genererer.

Virtuelle numre vs. tradisjonelle telefonlinjer

En tradisjonell telefonlinje kobles til en fysisk kontakt i en bestemt bygning, knyttet til en operatør og ett sted så lenge leieavtalen løper.

Et virtuelt telefonnummer hopper over alt dette: det lever på en server, ikke en ledning, så det flytter med bedriften din i stedet for å bli igjen på et gammelt kontor når du flytter eller legger til et annet sted.

Tradisjonelle linjer tar også mer betalt for utstyr, installasjon og langdistansesamtaler, mens et skynummer vanligvis kjører på en flat månedsplan uten maskinvare å installere.

Avveiningen er reell: et virtuelt nummer avhenger av en stabil internettforbindelse, mens en fasttelefon fortsetter å fungere gjennom et strømbrudd så lenge den ikke er trådløs.

Hvorfor bedrifter velger et virtuelt nummer for bedrifter

Å velge et virtuelt nummer for bedriften gir eiere en måte å skille personlige og jobbsamtaler uten å bære to telefoner.

Eksterne og hybride team kan svare på anrop fra en bærbar datamaskin eller telefonapp uansett hvor de jobber den dagen, ved å bruke det samme virtuelle telefonnummeret hver gang.

Et selskap med kunder i flere stater kan dele ut lokale numre i hvert område, så anrop føles lokale selv når hele teamet sitter på ett kontor. Markedsføringsteam støtter også dette oppsettet for å spore hvilken kampanje eller annonse som førte til en samtale.

Hvert nummer kan rute til sin egen samtalelogg og sin egen rapport, noe som gjør det enkelt å se hvilken kanal som faktisk er verdt å bruke.

Hvordan velge riktig virtuell nummer for bedriften din

Det er enkelt å velge et tall. Å velge riktig type for hvordan teamet ditt faktisk fungerer krever litt mer omtanke.

Etter teamstruktur og plassering

Et helt eksternt team drar mest nytte av numre som ringer på mobilapper som standard, siden ingen sitter ved en fast bordtelefon. En virksomhet med flere fysiske filialer blander ofte lokale nummer per filial med én delt gratislinje for generelle henvendelser.

Ved kunderekkevidde

Hvis de fleste kunder ringer fra ett byområde, bygger et lokalt nummer kjennskap raskere enn en gratislinje, siden et gjenkjennelig retningsnummer svarer på et lite tillitsspørsmål før samtalen i det hele tatt kobles til.

Bedrifter som selger nasjonalt eller internasjonalt, lener seg vanligvis på gratisnumre eller internasjonale numre i stedet, siden retningsnummer slutter å ha betydning i den skalaen og konsistens på tvers av regioner betyr mer.

Etter budsjett og vekstplaner

Et enkelt nummer koster lite å legge til, men kampanjesporing og dedikerte avdelingslinjer legger seg raskt hvis du ikke er selektiv med hensyn til hvilke du faktisk trenger.

Ringflow kombinerer nummeradministrasjon med samtaleruting og rapportering, så å legge til en linje betyr ikke å legge til en regning fra en separat leverandør. Start med det du trenger dette kvartalet, og legg til flere etter hvert som spesifikke kampanjer eller steder beviser at de trenger sin egen linje.

Sette opp et nytt nummer: Hva du kan forvente

Å få et virtuelt telefonnummer tar vanligvis minutter på nettet, ikke dagene en tradisjonell linjeinstallasjon kan ta. De fleste tilbydere lar deg søke etter tilgjengelige numre etter retningsnummer, gratisprefiks eller nøkkelord, og aktiverer deretter det du velger umiddelbart.

Forvent å bekrefte noen grunnleggende forretningsdetaljer under registreringen, for eksempel ditt juridiske firmanavn og adresse, siden spesielt gratisnumre krever registrering før de kan sende tekstmeldinger.

Hvis du allerede har et bedriftsnummer, tar det vanligvis én til to uker å overføre det til et nytt system, siden både den gamle og den nye operatøren må bekrefte overføringen.

Hold den gamle linjen aktiv til porten fullføres, og test både innkommende og utgående samtaler før du trekker den tilbake for godt.

Når det er live, er rutingsregler, taleposthilsener og åpningstider vanligvis noen få klikk unna i et nettdashbord, ikke et serviceanrop. EN forretningstelefonsystem bygget rundt denne typen fleksibilitet sparer mye oppsettshodepine nedover.

Ringflow legger ruting på kampanjenivå på toppen av numre som disse, slik at et anrop til en hvilken som helst linje lander med det riktige teamet automatisk, ingen manuell videresending er nødvendig.

Pålitelighet og samsvar å sjekke før du får en

Ikke alle tilbydere håndterer nødanrop på samme måte. Bekreft at leverandøren din støtter nøyaktig E911-posisjonsruting, spesielt hvis teamet ditt jobber fra hjemmeadresser som endres ofte.

Amerikanske operatører flagger i økende grad uregistrert bedriftsteksttrafikk som spam, så spør om leverandøren din håndterer 10DLC-registrering for deg eller lar den ligge på tallerkenen din.

En Wikipedia-oppføring om virtuelle numre bemerker at fordi disse numrene ikke er knyttet til en fysisk enhet, må leverandører opprettholde separate systemer for å spore en innringers sanntidsposisjon for nødtjenester. Oppetid og samtalekvalitet avhenger begge av internettforbindelsen din.

Be om en skriftlig oppetidsgaranti i stedet for et krav på en prisside, og test samtalekvaliteten på ditt faktiske kontor eller hjemmenettverk før du forplikter deg.

Konklusjon

Et virtuelt telefonnummer handler om fleksibilitet. Den hopper over ledningsnettet, maskinvaren og grensene for enkeltbord for en tradisjonell linje. Lokal, gratis, forfengelighet eller internasjonal, hver type løser ulike forretningsproblem.

Vet hva som er et virtuelt telefonnummer og hvilken type som passer før du registrerer deg for et.

Ditt neste trekk er enkelt. Match talltypen til hvordan teamet ditt faktisk fungerer og vokser i år. Ringflows skytelefonsystem ruter anrop fra et hvilket som helst nummer til rett person, uansett hvilken enhet de er på.

Velg et virtuelt nummer for virksomheten som passer i dag, og juster det etter hvert som teamet ditt endres.

Ofte stilte spørsmål