Hva er en softphone? Hvordan programvaretelefoner fungerer (+ installasjonsveiledning)

Introduksjon

En softphone er en app som gjør en bærbar datamaskin, nettbrett eller smarttelefon til en fungerende forretningstelefon. Du foretar og besvarer anrop på en skjerm i stedet for et bordtelefon, ved å bruke internettforbindelsen og firmanummeret ditt.

Fordi det ikke er noen maskinvare å kjøpe eller installere, er en softphone ofte den raskeste måten å gi en nyansatt, en ekstern medarbeider eller et helt team en ordentlig linje.

Denne guiden fra Ringflow forklarer hva en softphone er, hvordan en samtale går gjennom en, og hvordan den kan sammenlignes med en bordtelefon.

Du vil også få en sjekkliste for forhåndsinstallasjon, oppsettstrinn, funksjonene det er verdt å betale for, og hva som endres når et helt team deler en. Les den før du velger en app, slik at du unngår problemene de fleste team først oppdager etter utrulling.

Hva er en softphone og hvordan fungerer den?

En softphone er programvare som gjør jobben til en bordtelefon. Den gir deg en talltastatur, en anropsliste, talepost og kontakter på en skjerm, og den kobles til en ringetjeneste over internett. Navnet blander programvare og telefon.

Enhver bærbar PC, nettbrett eller smarttelefon med mikrofon og høyttaler kan kjøre en, så de fleste eier allerede alt de trenger.

Når du ringer, gjør appen stemmen din om til små digitale pakker og sender dem til leverandøren din over internett. Leverandøren kobler deg deretter til den andre personen, enten de bruker en mobil, en fasttelefon eller en annen app.

Samtalekvaliteten avhenger stort sett av nettverket ditt i stedet for programvaren, så en jevn tilkobling betyr mer enn et fancy grensesnitt.

• Ring: du trykker på et nummer eller en kontakt, og appen sender en ringeforespørsel til leverandøren din.
• Digitaliser: stemmen din komprimeres til små pakker mens du snakker, klar til å reise over internett.
• Rute: leverandørens servere kobler anropet til riktig nummer, enten det er nabo eller utenlands.
• Svar: den andre personens stemme kommer tilbake på samme måte, vanligvis innen en brøkdel av et sekund.
• Identifiser: anropet viser bedriftsnummeret ditt i stedet for din personlige mobil, som holder jobb og hjem fra hverandre.
• Synkronisering: anropslogg, talepost og kontakter følger deg mellom den bærbare datamaskinen og telefonen.
• Standarder: de fleste softphones bruker SIP-protokollen, som lar én app fungere med mange forskjellige telefonleverandører.

Softphone vs bordtelefon og mobilsamtaler

En bordtelefon kobles til en veggkontakt eller nettverksport og forblir på ett skrivebord. Det er enkelt og kjent, men hver nyansatte trenger et håndsett, en kabel og ofte et besøk fra en tekniker. Å flytte kontor betyr å flytte maskinvare.

En softphone fjerner disse trinnene, fordi telefonen er en app du installerer på en enhet den ansatte allerede har, noe som sparer tid ved hver ansettelse.

Mobilringing er et annet valg igjen. Å ringe fra et personlig mobilnummer blander jobb og privatliv og etterlater ingen felles rekord for virksomheten. En softphone holder samtaler på bedriftslinjen i stedet, med en delt post som autorisert personale kan gjennomgå.

Hvis du sammenligner eldre telefonsystemer med skysystemer, kan vår PBX vs VoIP guide forklarer hvordan de to skiller seg på kostnader, fleksibilitet og daglig ledelse.

• Maskinvare: en softphone trenger bare et headset, mens en bordtelefon trenger et håndsett, kabler og en strøm- eller nettverksport.
• Kostnad: et appsete koster vanligvis mindre over tid enn å kjøpe, sende og reparere fysiske telefoner.
• Mobilitet: en softphone fungerer hjemmefra, et hotell eller en arbeidsplass, mens en bordtelefon blir stående.
• Oppdateringer: nye funksjoner når alle brukere samtidig, uten teknikerbesøk eller nedlasting av fastvare.
• Sikkerhet: de fleste softphones for bedrifter krypterer samtaler under overføring og krever sikker pålogging, noe en personlig mobil sjelden tilbyr.
• Pålitelighet: en bordtelefon kan overleve en bærbar PC-krasj, mens en softphone er avhengig av enheten og internett.

Slik setter du opp en Softphone-app trinn for trinn

Sjekk tre ting før du installerer noe. Du trenger en stabil forbindelse, med minst 100 kbps ledig for hver aktiv samtale. Du trenger et headset eller en mikrofon som filtrerer bakgrunnsstøy. Og du trenger tillatelse til å installere apper på jobbenheten din.

Å hoppe over denne sjekklisten er grunnen til at en softphone ofte får skylden for det som egentlig er en svak ruter eller et støyende rom. Hver sjekk tar bare ett minutt.

Test nettverket ditt først ved å kjøre en hastighetstest ved skrivebordet og igjen på en delt plass, fordi et stort gap forutsier ujevne anrop. Hvis lyden fortsatt kuttes ut senere, vår VoIP-samtalekvalitetsguide går gjennom de vanlige årsakene.

Når det grunnleggende er i orden, fullfører de fleste trinnene nedenfor på under ti minutter, uten noe å sende eller koble til.

• Last ned: installer appen for enheten din, enten det er Windows, Mac, iOS eller Android.
• Logg på: bruk påloggingen leverandøren din sendte etter registreringen, som også laster inn nummeret og innstillingene.
• Tillat tilgang: si ja når appen ber om å bruke mikrofonen din, ellers vil anrop kobles til uten lyd.
• Test: ring en kollega og bekreft at lyden fungerer tydelig i begge retninger.
• Tilpass: angi anrops-ID, taleposthilsen og åpningstider før ditt første kundeanrop.
• Sikkert: Slå på totrinns pålogging hvis leverandøren tilbyr det, slik at en tapt bærbar datamaskin ikke kan avsløre virksomheten din.

Viktige funksjoner å se etter i en softphone

Ikke alle softphone er bygget like, og hullene dukker opp raskt når et team er avhengig av en hver dag. En gratis app kan ringe, men den kan mangle ruting, delte numre eller noen oversikt over hva som skjedde.

Vurder et alternativ etter hvor godt det takler de travle øyeblikkene, ikke etter lengden på funksjonslisten eller prisen på inngangsplanen.

Ringflow inkluderer hver funksjon nedenfor i sin egen softphone og legger til AI-samtaler, som de fleste frittstående apper hopper over. Det betyr noe på travle dager, når ingen har tid til å spille av et opptak for å huske hva som ble avtalt.

Uansett hvilken leverandør du velger, sørg for at funksjonene du stoler på er inkludert i planprisen, ikke selges som tillegg. Ekstra kan stille doble den månedlige kostnaden, så be om en prøveperiode før du forplikter deg.

• Anropsruting: en automottaker eller ringegruppe sender hvert innkommende anrop til den personen som er best egnet til å svare.
• Transkripsjon av talepost: meldinger kommer som tekst, så ingen spiller av et opptak bare for å kopiere et nummer.
• CRM-integrasjon: samtaler logger seg på verktøy som HubSpot eller Zoho uten manuell inntasting.
• HD-lyd: bredbåndslyd med lav båndbredde-backup holder samtalene klare på en svak forbindelse.
• Tilstedeværelsesstatus: du kan se hvem som allerede er i en samtale før du prøver å overføre en.
• Mobil- og skrivebordsapper: samme linje og historikk følger hver person på tvers av hver enhet de bruker.
• Samtaleopptak: Samtaler kan lagres for opplæring, kvalitetskontroller og tvister, underlagt lokale lover om samtykke.

Softphone for Business: Hva endres for team

En personlig softphone håndterer samtaler for én person på én enhet. En softphone for bedrifter må betjene et helt team på en gang, og det endrer kravene.

Delte numre, overføringer mellom representanter og ledersynlighet blir avgjørende når flere personer deler en linje, og lyden må forbli klar enten fem personer ringer på en gang eller femti. Rapportering er også viktig, fordi ledere må se anropsvolumer og tapte anrop.

Nødoppringing trenger ekstra omsorg, fordi en softphone kan kjøre fra hvor som helst, inkludert et hotellrom.

De FCC VoIP 911 guide sier sammenkoblede leverandører må samle inn din fysiske adresse før aktivering, at du bør oppdatere den når du flytter, og at tjenesten kan svikte under strøm- eller internettbrudd.

Behold en reservetelefon for nødsituasjoner, og be eksterne ansatte om å oppdatere adressen sin når de flytter.

• Helsetjenester: Resepsjonene trenger raske overføringer til riktig leverandør og pålitelige avtalepåminnelser.
• Eiendom: Agenter trenger raske tilbakeringinger til nye potensielle kunder før en konkurrent når dem først.
• Juridisk: kontorer trenger en ren samtalelogg knyttet til hver klientfil for fakturering og registrering.
• Hakkete lyd: Dette er vanligvis et båndbredde- eller Wi-Fi-problem, så bytt til en kablet tilkobling.
• Enveislyd: Dette betyr ofte at en brannmur blokkerer samtalen, ikke at programvaren er ødelagt.
• Ekko: to enheter som står åpne på samme samtale forårsaker det, så lukk den ekstra appen eller fanen.
• Rapportering: dashbord viser samtalevolum, ventetider og tapte anrop, slik at ledere kan bemanne de travle timene riktig.

Konklusjon

En softphone gjør hvilken som helst enhet til en ekte forretningstelefonlinje. Den trenger bare en app, en stabil tilkobling og et anstendig hodesett, og det er grunnen til at så mange team beveger seg bort fra skrivebordsmaskinvare.

Du vet nå hvordan en fungerer, hvordan den er sammenlignet med andre alternativer, og hva du bør sjekke før du ruller den ut. De fleste lag er overrasket over hvor raskt endringen gir resultater.

Begynn i det små ved å teste én softphone på en enkelt ekte samtale denne uken. Sjekk båndbredden din, bekreft nødadressen din og inviter en kollega til å prøve det sammen med deg.

Ringflow tilbyr en gratis prøveversjon, slik at du kan høre samtalekvaliteten og teste ruting selv før du forplikter hele teamet ditt til et nytt telefonoppsett. Små prøvelser slår store løfter hver gang.

Hvis du leder et team, planlegg utrullingen i to trinn. Start med en liten pilotgruppe, samle tilbakemeldinger om lyd og ruting i to uker, og fiks eventuelle nettverkshull du finner.

Flytt deretter alle andre over i grupper, og behold bordtelefoner som en reserve til det nye oppsettet har vist seg pålitelig. Nevn én person til å eie kontoer og adresseoppdateringer.

Ofte stilte spørsmål