Ihre Privatsphäre, unsere Verantwortung.

Ringflow Inc. („Ringflow“, „wir“, „unser“ oder „uns“) betreibt die Website ringflow.com und bietet Cloud-Kommunikationsdienste einschließlich Cloud Phone, AI Contact Center, AI Sales Platform, SMS/MMS-Messaging, HD-Videokonferenzen und zugehörige APIs und Integrationen (zusammen die „Dienste“).

Unsere eingetragene Adresse lautet: Ringflow Inc., 1 World Trade Center, New York, NY 10007, Vereinigte Staaten. Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder unserem Umgang mit Ihren Daten haben, können Sie unser Datenschutzteam unter Privacy@ringflow.com erreichen.

Wir sammeln Informationen auf folgende Weise:

Wir verwenden die von uns erfassten Informationen für folgende Zwecke:

• Servicebereitstellung – um Telefonnummern bereitzustellen, Anrufe weiterzuleiten, Nachrichten zu senden, KI-Agenten auszuführen und alle Funktionen Ihres Abonnements zu erfüllen.
• Abrechnung und Zahlungen – um Abonnementgebühren zu verarbeiten, Rechnungen auszustellen, Rückerstattungen abzuwickeln und Betrug aufzudecken.
• Produktverbesserung – um Nutzungsmuster zu analysieren, Fehler zu diagnostizieren, die Funktionsakzeptanz zu messen und unsere Roadmap zu informieren.
• Sicherheit und Compliance – um Missbrauch zu erkennen und zu verhindern, unsere Richtlinie zur akzeptablen Nutzung durchzusetzen und rechtliche Verpflichtungen einzuhalten, einschließlich STIR/SHAKEN-Anrufauthentifizierung und TCPA-Konformität.
• Kundenkommunikation – um Transaktions-E-Mails (Quittungen, Passwort-Resets, Vorfallwarnungen), Produktankündigungen und – mit Ihrer Zustimmung – Marketing-Updates zu versenden. Sie können den Erhalt von Marketing-E-Mails jederzeit über den Abmeldelink abbestellen.
• Verbesserung des KI-Modells — Aggregierte und anonymisierte Anruf- und Nachrichtendaten können zur Verbesserung unserer KI-Rezeptionisten- und Transkriptionsmodelle verwendet werden. Identifizierbare Kundendaten werden ohne ausdrückliche Opt-in-Einwilligung niemals für Modellschulungen verwendet.

Wenn Sie im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder im Vereinigten Königreich ansässig sind, ist unsere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine der folgenden:

• Vertragliche Notwendigkeit – Verarbeitung, die für die Bereitstellung der von Ihnen abonnierten Dienste erforderlich ist.
• Berechtigte Interessen – Verarbeitung zur Betrugsprävention, Sicherheitsüberwachung und Produktanalyse, sofern diese Interessen nicht durch Ihre Rechte außer Kraft gesetzt werden.
• Gesetzliche Verpflichtung — Verarbeitung, die zur Einhaltung geltender Gesetze erforderlich ist (z. B. Aufbewahrung von Anrufaufzeichnungen für behördliche Prüfungen).
• Zustimmung — für Marketingmitteilungen und optionale Datennutzungen, bei denen wir Sie um Ihre ausdrückliche Zustimmung bitten.

Sie haben das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der vor dem Widerruf erteilten Einwilligung berührt wird.

Ringflow verwendet die folgenden Kategorien von Cookies:

Sie können die Cookie-Einwilligung jederzeit verwalten oder widerrufen, indem Sie in der Fußzeile der Website auf „Cookie-Einstellungen“ klicken. Beachten Sie, dass die Deaktivierung bestimmter Cookies die Funktionalität der Plattform beeinträchtigen kann.

Ringflow verkauft Ihre persönlichen Daten nicht. Wir geben Daten nur unter den folgenden begrenzten Umständen weiter:

Wir bewahren Ihre Daten so lange auf, wie Ihr Konto aktiv ist oder wie es für die Bereitstellung der Dienste erforderlich ist. Spezifische Aufbewahrungsfristen sind:

• Kontoinformationen – werden für die Dauer Ihres Abonnements plus 90 Tage nach der Kontoschließung aufbewahrt und anschließend gelöscht oder anonymisiert.
• Anrufdetaildatensätze — standardmäßig 13 Monate lang aufbewahrt; Unternehmenskunden können zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften benutzerdefinierte Aufbewahrungsfenster von bis zu 7 Jahren konfigurieren.
• Anrufaufzeichnungen – standardmäßig 90 Tage lang aufbewahrt. Sie können Aufzeichnungen jederzeit über das Dashboard verlängern, herunterladen oder löschen.
• KI-Transkripte – standardmäßig 90 Tage lang aufbewahrt; pro Arbeitsbereich konfigurierbar.
• Abrechnungsunterlagen — zur Erfüllung der Finanzberichtspflichten sieben Jahre lang aufbewahrt.
• Unterstützen Sie die Kommunikation — 3 Jahre lang nach der Lösung des betreffenden Tickets aufbewahrt.

Wenn die Daten das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreichen, werden sie innerhalb von 30 Tagen sicher aus allen Produktions- und Backup-Systemen gelöscht.

Abhängig von Ihrem Standort haben Sie folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Zugangsrecht — Fordern Sie eine Kopie der personenbezogenen Daten an, die wir über Sie gespeichert haben.
• Recht auf Berichtigung — Bitten Sie uns, ungenaue oder unvollständige Daten zu korrigieren.
• Recht auf Löschung — die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, vorbehaltlich unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Bitten Sie uns, die Verwendung Ihrer Daten unter bestimmten Umständen einzuschränken.
• Recht auf Datenübertragbarkeit — Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht – Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen oder für Direktmarketing einlegen.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung — Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, senden Sie eine E-Mail an privacy@ringflow.com mit der Betreffzeile „Datenrechtsanfrage“. Wir werden innerhalb von 30 Tagen antworten. Möglicherweise bitten wir Sie, Ihre Identität zu überprüfen, bevor wir einer Anfrage nachkommen.

Wenn Sie sich im EWR oder im Vereinigten Königreich befinden und der Meinung sind, dass wir Ihre Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde einzureichen.

Ringflow implementiert ein mehrschichtiges Sicherheitsprogramm zum Schutz Ihrer Daten:

• Verschlüsselung während der Übertragung — Alle zwischen Ihren Geräten und unserer Plattform übertragenen Daten werden mit TLS 1.2 oder höher verschlüsselt.
• Verschlüsselung im Ruhezustand — Alle gespeicherten Daten, einschließlich Anrufaufzeichnungen und KI-Transkripte, werden mit AES-256 verschlüsselt.
• Zugangskontrollen — Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) stellt sicher, dass Mitarbeiter nur auf Daten zugreifen können, die für ihre berufliche Funktion erforderlich sind. Alle Zugriffe werden protokolliert und regelmäßig überprüft.
• Sicherheitsstandards — Ringflow ist STIR/SHAKEN-zertifiziert für die Anrufauthentifizierung. Business Associate Agreements (BAA) sind für auf das Gesundheitswesen ausgerichtete Pläne verfügbar. Kontaktieren Sie uns für unser komplettes Sicherheitsdokumentationspaket.
• Schwachstellenmanagement — Wir führen regelmäßige Penetrationstests durch und betreiben ein Programm zur verantwortungsvollen Offenlegung unter security@ringflow.com.
• Reaktion auf Vorfälle — Im Falle einer Datenschutzverletzung, die Ihre personenbezogenen Daten betrifft, werden wir Sie gemäß geltendem Recht innerhalb von 72 Stunden benachrichtigen.

Ringflow hat seinen Hauptsitz in den Vereinigten Staaten und betreibt Rechenzentren in den USA (Ost und West), EU-West (Irland) und APAC-SE (Singapur). Wenn wir personenbezogene Daten aus dem EWR, dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz in Länder übermitteln, die kein gleichwertiges Datenschutzniveau bieten, stützen wir uns auf Folgendes:

• Standardvertragsklauseln (SCCs) von der Europäischen Kommission genehmigt.
• Internationale Datenübertragungsabkommen (IDTAs) des Vereinigten Königreichs für betroffene Personen im Vereinigten Königreich.
• Verbindliche Unternehmensregeln ggf.

Sie können eine Kopie unserer Standardvertragsklauseln per E-Mail an Privacy@ringflow.com anfordern.

Die Dienste von Ringflow richten sich an Unternehmen und Berufstätige ab 18 Jahren. Wir erfassen wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren. Wenn Sie glauben, dass ein Minderjähriger uns personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt hat, wenden Sie sich bitte umgehend an Privacy@ringflow.com. Wir werden die relevanten Informationen umgehend löschen.

Unsere Website und Plattform können Links zu Websites Dritter, Seiten von Integrationspartnern oder eingebetteten Inhalten (z. B. YouTube-Videos oder LinkedIn-Beiträge) enthalten. Diese Dritten unterliegen ihren eigenen Datenschutzrichtlinien, auf die wir keinen Einfluss haben. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzrichtlinien aller Websites Dritter zu lesen, die Sie über einen Link auf unserer Plattform besuchen.

Unser Integrationsmarktplatz verbindet Ringflow mit Tools wie HubSpot, Zoho CRM, Salesforce und Slack. Wenn Sie eine Integration aktivieren, kann der entsprechende Drittanbieterdienst gemäß den von Ihnen erteilten Berechtigungen Daten von Ringflow empfangen. Sie können den Integrationszugriff jederzeit im Abschnitt „Integrationen“ Ihres Dashboards widerrufen.

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken, Technologie, rechtlichen Anforderungen oder aus anderen betrieblichen Gründen Rechnung zu tragen. Wenn wir wesentliche Änderungen vornehmen, werden wir:

• Veröffentlichen Sie die aktualisierte Richtlinie unter ringflow.com/privacy-policy mit einem neuen Datum „Letzte Aktualisierung“.
• Senden Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an den Hauptkontoinhaber jedes aktiven Arbeitsbereichs.
• Zeigen Sie nach Inkrafttreten der Änderung 30 Tage lang ein In-App-Banner an.

Durch Ihre fortgesetzte Nutzung der Dienste nach dem Inkrafttreten einer überarbeiteten Richtlinie erklären Sie sich mit den Änderungen einverstanden. Wenn Sie mit der überarbeiteten Richtlinie nicht einverstanden sind, sollten Sie die Nutzung der Dienste einstellen und uns kontaktieren, um Ihr Konto zu schließen.

Wenn Sie Fragen, Bedenken oder Wünsche bezüglich dieser Datenschutzrichtlinie oder unserer Datenpraktiken haben, kontaktieren Sie uns bitte:

Wir sind bestrebt, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um etwaige Datenschutzbedenken fair und zeitnah zu lösen.