Hva er en bilbetjent? Installasjonsveiledning + 15 skripteksempler

Introduksjon

En automottaker er den automatiserte stemmemenyen som besvarer forretningsanropene dine og sender hver oppringer til riktig person eller team.

I stedet for at en resepsjonist sier hei, hører innringere en kort hilsen og noen få alternativer, og trykk deretter på en tast eller si et valg. Godt gjort, det forkorter ventetiden, tar opp samtaler etter arbeidstid og får et lite team til å høres organisert ut.

Denne guiden fra Ringflow forklarer hva en automottaker er, hvordan en samtale går gjennom en, og hvordan den skiller seg fra en IVR eller en resepsjonist.

Du vil også få en oppsett-gjennomgang, 15 hilsen-skript du kan kopiere, og feilene som får innringere til å legge på. Bruk den til å planlegge menyen på papir først, før du bygger noe i et telefondashbord.

Hva er en bilbetjent og hva gjør den?

En automottaker svarer på innkommende anrop med en innspilt hilsen og en meny, og ruter deretter hvert anrop basert på hva den som ringer velger. Den erstatter en levende person de første sekundene av hver samtale.

Innringere hører noe som trykk 1 for salg eller trykk 2 for støtte, og systemet videresender dem til et internnummer, et team eller talepost.

Klinikker, advokatfirmaer, butikker og serviceselskaper bruker alle det samme grunnleggende oppsettet, med menyalternativer som samsvarer med hvordan kundene deres faktisk ringer. Hvis du vil ha programvare som holder en ekte samtale i stedet, kan vår AI resepsjonist guide forklarer hvordan det skiller seg fra en fast meny.

De fleste moderne bilassistenter kjører i skyen, så det er ingen maskinvare å vedlikeholde, og menyen trenger sjelden endringer.

• Auto attendant: en fast meny som ruter anrop til personer, team eller talepost basert på et tastatur eller stemmevalg.
• IVR: et dypere system som kan slå opp data, slik at innringere sjekker en ordre eller betaler en regning uten å snakke med noen.
• Virtuell resepsjonist: en ekte person, som ofte jobber eksternt, som svarer på anrop som en meny ikke kan løse, og Ringflow støtter begge på én plattform.
• AI-resepsjonist: programvare som holder en naturlig samtale i stedet for å lese opp nummererte alternativer.
• Voicemail: en meldingsboks uten ruting, som passer for en enkeltpersonbedrift som kan ringe tilbake senere.
• Ringegruppe: flere telefoner som ringer sammen, som ofte sitter bak et menyvalg i stedet for å erstatte menyen.

Hvordan fungerer en bilbetjent?

Når et anrop kommer, svarer systemet før noen gjør det. Den spiller av en hilsen, deretter en meny knyttet til tastaturnumre eller talte ord. Basert på innringerens valg viderekobler den anropet til et internnummer, en avdeling, en kø eller talepost.

Regler for åpningstid kan bytte hele menyen automatisk, slik at kvelder og helligdager får sin egen hilsen.

Menyer kan nestes, så å trykke på 2 kan åpne en annen meny bare for støtte. Når hvert internnummer er opptatt, holder en kø oppringere med musikk eller en statusoppdatering i stedet for å slippe dem til talepost.

Køer kan også rapportere hvor lenge innringere ventet, noe som hjelper ledere med å justere bemanningen. For kontooppslag og betalinger, vår interaktiv stemmeresponsguide forklarer hvordan dypere automatisering fungerer.

• Svar: Systemet tar opp umiddelbart, så ingen innringer hører en telefon ringe ut uten at noen kan svare.
• Hilsen: En kort innspilt melding eller tekst-til-tale-melding gir bedriften navn og tilbyr det første alternativet.
• Lytt: Systemet godtar et tastaturtrykk eller, på enkelte planer, et talevalg fra den som ringer.
• Rute: den viderekobler anropet til den matchende internlinjen, ringegruppen, køen eller talepostkassen.
• Bytt: tidsplaner flytter anrop til etter- eller feriemenyen uten at noen endrer en innstilling.
• Fall tilbake: Hvis ingen tar opp, går anropet til telefonsvareren eller et reservenummer du har valgt på forhånd.
• Rapport: Antall anrop per alternativ viser hvilke valg innringere bruker mest, slik at du kan omorganisere eller trimme menyen.

Slik setter du opp en automatisk ledsager trinn for trinn

Oppsettet starter på papir, ikke i programvare. List opp årsakene til at folk ringer, grupper dem i tre til fem alternativer, og bestem hvem som svarer hver enkelt.

En meny som gjenspeiler ekte anropsårsaker føles naturlig, mens en som er bygget rundt organisasjonskartet ditt, forvirrer innringere som ikke kjenner avdelingene dine. Skriv hilsenen sist, når ruten er klar.

De fleste skyleverandører, inkludert Ringflow, lar deg bygge menyen fra et dashbord på omtrent tjue minutter, uten å besøke noen tekniker. En tekst-til-tale-hilsen fungerer for en rask lansering, selv om et kort profesjonelt opptak høres varmere ut.

Enten kan byttes senere uten å bygge om menyen, så den første versjonen trenger ikke å være perfekt. Legg merke til hvem som eier hvert alternativ, så endringer avhenger aldri av én persons hukommelse.

• Velg: velg en leverandør som støtter menyruting på ditt eksisterende eller nye bedriftsnummer.
• Ta opp: last opp en hilsen eller bruk tekst-til-tale, forhåndsvis den i Ringflow før lansering, og hold den under tjue sekunder.
• Bygg: tilordne hvert menyalternativ til en utvidelse, et team, en kø eller en talepostboks.
• Planlegg: angi åpningstider, etter åpningstider og ferieruting før du publiserer nummeret.
• Test: ring fra en annen telefon enn den som ble brukt til å ta opp, og prøv hvert alternativ én gang.
• Gjennomgå: oppdater menyen hver gang et lag, nummer eller avdeling endres.
• Dokument: skriv ned hvem som eier hvert alternativ og hvordan du endrer det, slik at et personaleskifte aldri bryter rutingen.

15 Auto Attendant-skripteksempler for enhver bedrift

Hold hver hilsen kort. Innringere bør høre det første alternativet innen femten til tjue sekunder, fordi de fleste bestemmer seg raskt om de vil lytte eller legge på. Si bedriftsnavnet først, gi tre til fem alternativer, og tilby alltid en måte å nå en person på.

Eksemplene nedenfor følger det mønsteret og fungerer godt som maler. Korte menyer er også lettere å huske på en gjentatt samtale.

Bytt inn bedriftsnavnet ditt og juster tonen for å matche merkevaren din. Hvis et skript nevner opptak, sjekk lokale regler først, siden FCC-samtaleopptaksveiledning bemerker at noen statlige lover forbyr opptak av samtaler.

Fjern alle alternativer som ikke gjelder hvordan teamet ditt faktisk fungerer, og les hver linje høyt før du tar opp, siden stive ordlyder skiller seg ut på en telefon.

• Generelt: Takk for at du ringte [Business]. Trykk 1 for salg, 2 for støtte eller 3 for fakturering.
• Tospråklig: Du har nådd [Bedrift]. For engelsk, trykk 1. Para español, oprima el 2.
• Operatør: Velkommen til [Business]. Trykk 0 når som helst for å nå operatøren.
• Merket: Takk for at du ringte [Bedrift], hvor [verdierklæring]. Trykk 1 for å fortsette.
• Kundebehandling: Du har nådd [Business] kundeservice. Trykk 1 for eksisterende kunder, 2 for nye henvendelser.
• Stengt: Takk for at du ringte [Business]. Kontoret vårt er stengt akkurat nå. Legg igjen en melding så ringer vi deg tilbake.
• Haster: Du har nådd oss ​​etter timer. For hastesaker, trykk 1 for å nå vaktpersonell.
• Timer: Våre timer er ni til fem. Ring tilbake da.
• Innspilt linje: Takk for at du ringte [Business]. Denne samtalen kan tas opp for kvalitetsformål. Trykk 1 for å fortsette.
• Klinikk: Takk for at du ringte [klinikken]. Trykk 1 for å planlegge, 2 for fakturering eller 3 for apoteket.
• Advokatfirma: Du har nådd [Advokatfirma]. Trykk 1 for nye klienter, eller 2 for oppdateringer på en eksisterende sak.
• Eiendom: Velkommen til [Eiendomskontoret]. Trykk 1 for oppføringer, eller 2 for å nå agenten din direkte.
• Restaurant: Takk for at du ringte [Restaurant]. Trykk 1 for reservasjoner, eller 2 for cateringforespørsler.
• Bilbutikk: Du har nådd [Autobutikk]. Trykk 1 for serviceplanlegging, eller 2 for delespørsmål.

Vanlige bilassistentfeil å unngå

En håndfull feil forårsaker mesteparten av frustrasjonen innringere rapporterer med automatiserte menyer, og nesten alle er enkle å fikse. Den største er lengden: når menyen leser opp for mange alternativer, glemmer innringere de første før listen slutter.

Korte menyer med enkle etiketter som salg, support og fakturering gir bedre resultater enn smarte ordlyder.

Den andre fellen er en blindvei. Hvis en innringer ikke kan nå en person, eller et alternativ sender vedkommende til feil lag, legger de på og kan ikke ringe tilbake.

Test hver sti regelmessig, og lytt til lyden på en ekte telefon, ikke bare i dashbordet, fordi det er lettere å få øye på raske eller dempete opptak på den måten. Å fikse disse tidlige koster langt mindre enn å miste kunder senere.

• For mange alternativer: Hold hovedmenyen til fem valg eller færre, med ekstra lag bare der de er nødvendige.
• Ingen menneskelig mulighet: alltid tilby en nøkkel, for eksempel 0, som når en person eller en meldingsboks.
• Utdatert ruting: Gå gjennom menyen når ansatte, avdelinger eller antall endres.
• Dårlig lyd: Ta opp en hilsen på nytt som høres forhastet ut, dempet eller vanskelig å følge.
• Lange hilsener: kutt slagord og kampanjer som forsinker det første alternativet.
• Uklare etiketter: bruk enkle ord som salg og support i stedet for interne avdelingsnavn som innringerne ikke kjenner.
• Ingen åpningstider: gi innringere en klar melding og en måte å legge igjen detaljer når du er stengt.

Konklusjon

En automottaker håndterer de første sekundene av hver samtale, og dirigerer folk uten en direkte resepsjonist. Hold menyen kort, hold hilsenen klar, og gi alltid innringere en måte å nå en person på.

Godt brukt, får et lite team til å se større ut og forhindrer at etter-timers samtaler forsvinner inn i stillheten. Innringere bedømmer virksomheten din i løpet av de første sekundene, så hilsenen fortjener omsorg.

Planlegg menyen din på papir denne uken, bygg den og test den med en skikkelig samtale før du publiserer nummeret. Ringflow tilbyr en gratis prøveversjon, slik at du kan bygge en meny, forhåndsvise hilsenen og justere ruting uten en tekniker.

Gå tilbake til manuset når teamet eller timene endres. En kort pilot med noen få kolleger vil avdekke forvirrende alternativer før kundene gjør det.

Ofte stilte spørsmål