Hva er en bilbetjent? Installasjonsveiledning + 15 eksempler på hilsenskript

Introduksjon

En automottaker er den automatiserte menyen som besvarer forretningsanropene dine og ruter dem uten en direkte resepsjonist. Ta feil, og innringere legger på på en forvirrende meny.

Denne veiledningen dekker hvordan det fungerer, hvordan du setter opp en, og gir deg 15 klare skript. Du vil også lære nøyaktig hvor en virtuell resepsjonist passer inn.

Hva er en bilbetjent?

En automottaker svarer på innkommende anrop og spiller av en innspilt meny, slik at innringere kan velge et alternativ med stemmen eller tastaturet. Den erstatter en levende person de første sekundene av hver samtale.

Innringere hører noe sånt som «Trykk 1 for salg, 2 for støtte», og blir deretter rutet automatisk. De fleste bedrifter bruker ett system for å håndtere alle samtaler på samme måte, også utenfor kontortiden.

Detaljbutikker, klinikker, advokatfirmaer og servicebedrifter er alle avhengige av det samme grunnleggende oppsettet, bare med forskjellige menyalternativer skreddersydd for hvordan kundene faktisk ringer inn. En restaurant kan rute etter reservasjoner kontra catering, mens en klinikk ruter etter planlegging kontra fakturering.

Selve oppsettet lever i skyen for de fleste moderne leverandører, så det er ingen fysisk maskinvare å installere eller vedlikeholde.

Små team trenger ofte ikke mer enn et enkelt lag med tre eller fire alternativer rutet til én delt linje. Større team legger til avdelingsspesifikke menyer, slik at en innringer som når salg aldri sitter gjennom alternativer ment for støtte eller fakturering.

Uansett forblir målet det samme: få den som ringer til rett sted med så få trinn som mulig.

Rask skille: Meny vs. IVR

Folk bruker ofte disse begrepene om hverandre, men en enkel meny håndterer vanligvis bare grunnleggende anropsruting til personer eller avdelinger. En IVR, eller interaktiv stemmerespons, kan gå lenger, la innringere betale en regning eller sjekke en ordrestatus uten å nå en person.

Hvordan fungerer en bilbetjent?

Når et anrop kommer inn, svarer systemet først, før noen gjør det. Den spiller av en hilsen, deretter en meny med alternativer knyttet til tastaturnumre eller talte ord.

Basert på innringerens valg viderekobler den anropet til et internnummer, en avdeling, en kø eller talepost. Regler for åpningstider kan automatisk sende anrop til en annen meny om natten eller på helligdager.

De fleste oppsett støtter også nestede menyer, så å trykke på 2 kan åpne en annen meny som er spesifikk for den avdelingen.

Samtalekøer fungerer sammen med dette oppsettet for travlere linjer, som holder oppringere med musikk eller en statusoppdatering i stedet for å sende dem rett til telefonsvarer når hver internlinje allerede er i bruk.

Ringegrupper bruker en lignende tilnærming, og ringer flere utvidelser samtidig slik at den første tilgjengelige personen tar opp.

Virtuell resepsjonist vs Auto Attendant: Hva er forskjellen?

Dette er spørsmålet de fleste guider hopper over eller svarer dårlig på. Ett alternativ er helautomatisert: en meny, et opptak og rutingsregler. En virtuell resepsjonist legger til en ekte person, ofte ekstern, som svarer på anrop som menyen ikke kan løse eller håndterer de som trenger en menneskelig berøring.

Mange små bedrifter starter med bare en grunnleggende meny, og legger deretter til en virtuell resepsjonist når samtalevolumet eller kompleksiteten øker. Ringflow støtter begge på én plattform, slik at et team kan legge til det menneskelige laget senere uten å bytte leverandør.

Det ærlige svaret på spørsmålet om virtuell resepsjonist vs bilassistent er at de fleste voksende bedrifter vil ha begge deler, ikke den ene i stedet for den andre.

En butikk med én beliggenhet trenger kanskje bare det automatiserte laget, siden samtalevolumet forblir lavt og forutsigbart.

En raskt voksende klinikk eller advokatfirma når ofte det punktet hvor en virkelig person trenger å triage samtaler menyen ikke kan håndtere godt, som en planleggingskonflikt eller en presserende saksoppdatering.

Kostnader spiller også en rolle i avgjørelsen, siden en grunnleggende meny koster lite utover din eksisterende telefonplan, mens å legge til en levende person betyr en reell løpende lønn eller entreprenøravgift på toppen av det.

Slik setter du opp en automatisk attendant: Trinn-for-trinn

1. 1Velg en leverandør som støtter menybasert ruting på ditt eksisterende nummer.
2. 2Ta opp eller last opp en hilsen, eller bruk tekst-til-tale hvis du heller vil hoppe over opptaket.
3. 3Bygg menyalternativene dine og tilordne hver enkelt til en utvidelse, et team eller en talepost.
4. 4Angi regler for åpningstid for dagtid, etter arbeidstid og helligdageruting.
5. 5Test menyen selv ved å ringe inn før du publiserer nummeret.

De fleste tilbydere lar deg fullføre dette på under 20 minutter, uten at det er nødvendig med et teknikerbesøk. Ringflows oppsettsveiviser går gjennom hvert trinn og lar deg forhåndsvise hilsenen før den går live.

En tekst-til-tale-hilsen fungerer fint for en rask lansering, men et kort profesjonelt opptak høres vanligvis varmere ut for innringere og er verdt de ti ekstra minuttene det tar.

Begge alternativene kan byttes ut senere uten å gjenoppbygge resten av menyen, så valget er ikke permanent.

Hvis laget ditt allerede er avhengig av en VoIP-telefontjeneste, kobles menyen vanligvis rett inn i ditt eksisterende nummer uten ekstra oppsett.

Testing er enklest gjennom en softphone-app, siden du kan ringe menyen fra den bærbare datamaskinen før du publiserer nummeret offentlig hvor som helst.

Ring nummeret fra en annen telefon enn den som ble brukt til å ta opp hilsenen, siden testing fra samme enhet kan skjule rutefeil som en ekte innringer vil treffe umiddelbart. Gå gjennom hvert alternativ minst én gang før du publiserer nummeret hvor som helst offentlig.

Oppdater rutingen hver gang en avdeling endres, siden et utdatert alternativ sender innringere til feil sted.

15 Auto Attendant-skripteksempler for enhver bedrift

Hold hver hilsen kort. Innringere bør høre det første menyvalget innen 15 til 20 sekunder etter at de har svart. Det automatiserte betjeningsmønsteret er flere tiår gammelt, og innringere har veltrente forventninger til hvor raskt en meny skal bevege seg.

Generelle forretningshilsener

1. 1"Takk for at du ringte [Bedrift]. Trykk 1 for salg, 2 for støtte eller 3 for fakturering."
2. 2"Du har nådd [Business]. For engelsk, trykk 1. Para español, oprima el 2."
3. 3"Velkommen til [Bedrift]. Trykk 0 når som helst for å nå operatøren."
4. 4"Takk for at du ringte [Bedrift], hvor [verdierklæring]. Trykk 1 for å fortsette."
5. 5"Du har nådd [Business] kundeservice. Trykk 1 for eksisterende kunder, 2 for nye henvendelser."

Manus etter arbeidstid og ferie

1. 1"Takk for at du ringte [Business]. Kontoret vårt er stengt for øyeblikket. Legg igjen en melding, så ringer vi tilbake."
2. 2"Du har nådd oss ​​utenom åpningstidene. For hastesaker, trykk 1 for å nå vaktpersonell."
3. 3"[Bedriften] er stengt på grunn av høytiden. Vi ringer deg tilbake neste virkedag."
4. 4"Teamet vårt er for øyeblikket utilgjengelig. Trykk 1 for å legge igjen en talemelding, eller besøk nettsiden vår."
5. 5"Takk for at du ringte. Våre åpningstider er 9 til 5, mandag til fredag. Ring tilbake da."

Bransjespesifikke skript

1. 1"Takk for at du ringte [klinikken]. Trykk 1 for å planlegge, 2 for fakturering eller 3 for apoteket."
2. 2"Du har nådd [advokatfirmaet]. Trykk 1 for nye klienter, 2 for eksisterende saksoppdateringer."
3. 3"Velkommen til [Eiendomskontoret]. Trykk 1 for oppføringer, 2 for å nå agenten din direkte."
4. 4"Takk for at du ringte [Restaurant]. Trykk 1 for reservasjoner, 2 for cateringforespørsler."
5. 5"Du har nådd [Auto Shop]. Trykk 1 for serviceplanlegging, 2 for delespørsmål."

Disse skriptene fungerer som startmaler, ikke skript for å lese ord for ord. Bytt inn det faktiske firmanavnet ditt, juster tonen for å matche merkevaren din, og slipp alle alternativer som ikke gjelder hvordan teamet ditt faktisk fungerer.

Vanlige feil å unngå

Noen få tilbakevendende feil står for det meste av frustrasjonen innringere rapporterer med automatiserte menyer. De fleste er enkle å fikse når du vet hva du skal se etter. Testing fra en softphone-app så vel som en mobiltelefon fanger opp rutingproblemer på begge veier.

• For mange menyalternativer: mer enn 5 valg gjør at innringere legger på før de bestemmer seg.
• Ingen mulighet for å nå en person: alltid inkludere en måte å omgå menyen helt.
• Utdatert ruting: gå gjennom menyen hver gang ansatte eller avdelinger endres.
• Robotisk eller uklar lyd: spille inn en hilsen som høres forhastet ut eller vanskelig å forstå.

En automatisert ledsager var alltid ment å håndtere rutinemessig ruting, ikke erstatte hver vei til en ekte person. Å miste det av syne er det som gjør en nyttig meny til en frustrerende.

Konklusjon

En automottaker håndterer de første sekundene av hver samtale, og dirigerer folk uten en direkte resepsjonist. Hold manuset kort, menyen enkel, og inkluder alltid en måte å nå en person på.

Bruk skriptene ovenfor som utgangspunkt, og juster dem deretter for å matche virksomheten din. Med riktig oppsett legger de fleste innringere aldri merke til at de startet med en maskin.

Sett opp menyen din i dag og test den med en ekte samtale før du publiserer nummeret. Oppdater hilsen scriptet når teamet eller avdelingene endres. Ringflow gjør det enkelt å bygge, forhåndsvise og justere menyen uten å berøre en telefonsystemtekniker.

Start en gratis prøveperiode og ha din første fungerende meny klar innen en time.

Ofte stilte spørsmål