ما هو الهاتف الرقمي؟ كيف تعمل الهواتف البرمجية (+ دليل الإعداد)

مقدمة

الهاتف الرقمي هو تطبيق يحول الكمبيوتر المحمول أو الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي إلى هاتف عمل فعال. يمكنك إجراء المكالمات والرد عليها على الشاشة بدلاً من الهاتف المكتبي، باستخدام اتصال الإنترنت الخاص بك ورقم شركتك.

نظرًا لعدم وجود أجهزة يمكن شراؤها أو تثبيتها، غالبًا ما يكون الهاتف الرقمي هو أسرع طريقة لمنح موظف جديد، أو عامل عن بعد، أو فريق كامل خطًا مناسبًا.

يشرح هذا الدليل من Ringflow ما هو الهاتف الرقمي، وكيف تنتقل المكالمة عبره، وكيف يمكن مقارنته بالهاتف المكتبي.

ستحصل أيضًا على قائمة مرجعية للتثبيت المسبق، وخطوات الإعداد، والميزات التي تستحق الدفع مقابلها، وما الذي يتغير عندما يشارك فريق كامل واحدة. اقرأها قبل اختيار تطبيق ما، حتى تتجنب المشاكل التي تكتشفها معظم الفرق فقط بعد طرح التطبيق.

ما هو الهاتف الرقمي وكيف يعمل؟

الهاتف الرقمي هو برنامج يقوم بوظيفة الهاتف المكتبي. فهو يوفر لك لوحة اتصال وقائمة مكالمات وبريد صوتي وجهات اتصال على الشاشة، كما أنه يتصل بخدمة الاتصال عبر الإنترنت. يمزج الاسم بين البرنامج والهاتف.

يمكن لأي كمبيوتر محمول أو جهاز لوحي أو هاتف ذكي مزود بميكروفون ومكبر صوت تشغيله، لذلك يمتلك معظم الأشخاص بالفعل كل ما يحتاجون إليه.

عند إجراء مكالمة، يقوم التطبيق بتحويل صوتك إلى حزم رقمية صغيرة ويرسلها إلى مزود الخدمة الخاص بك عبر الإنترنت. يقوم المزود بعد ذلك بتوصيلك بالشخص الآخر، سواء كان يستخدم هاتفًا محمولاً أو خطًا أرضيًا أو تطبيقًا آخر.

تعتمد جودة المكالمة في الغالب على شبكتك بدلاً من البرنامج، لذا فإن الاتصال الثابت مهم أكثر من الواجهة الرائعة.

• الاتصال: تنقر على رقم أو جهة اتصال، ويرسل التطبيق طلب اتصال إلى مزود الخدمة الخاص بك.
• الرقمنة: يتم ضغط صوتك في حزم صغيرة أثناء التحدث، ويكون جاهزًا للسفر عبر الإنترنت.
• المسار: تقوم خوادم المزود بتوصيل المكالمة بالرقم الصحيح، سواء كان ذلك الرقم مجاورًا أو خارجيًا.
• الرد: يعود صوت الشخص الآخر بنفس الطريقة، عادةً خلال جزء من الثانية.
• تحديد الهوية: تعرض المكالمة رقم عملك بدلاً من رقم هاتفك المحمول الشخصي، مما يفصل بين العمل والمنزل.
• المزامنة: سجل المكالمات والبريد الصوتي وجهات الاتصال تتبعك بين الكمبيوتر المحمول والهاتف.
• المعايير: تستخدم معظم الهواتف الإلكترونية بروتوكول SIP، الذي يتيح لتطبيق واحد العمل مع العديد من مقدمي خدمات الاتصال المختلفين.

Softphone مقابل هاتف المكتب والمكالمات المحمولة

يتم توصيل الهاتف المكتبي بمقبس الحائط أو منفذ الشبكة ويبقى على مكتب واحد. إنه أمر بسيط ومألوف، ولكن كل موظف جديد يحتاج إلى هاتف وكابل، وغالبًا ما يحتاج إلى زيارة أحد الفنيين. نقل المكاتب يعني نقل الأجهزة.

يزيل الهاتف الرقمي هذه الخطوات، لأن الهاتف عبارة عن تطبيق تقوم بتثبيته على جهاز يمتلكه الموظف بالفعل، مما يوفر الوقت في كل عملية توظيف.

يعد الاتصال عبر الهاتف المحمول خيارًا مختلفًا مرة أخرى. الاتصال من رقم هاتف محمول شخصي يمزج بين العمل والحياة الخاصة ولا يترك أي سجل مشترك للشركة. يحتفظ الهاتف الإلكتروني بالمكالمات على خط الشركة بدلاً من ذلك، مع سجل مشترك يمكن للموظفين المعتمدين مراجعته.

إذا كنت تقارن أنظمة الهاتف القديمة مع الأنظمة السحابية، فلدينا دليل PBX مقابل VoIP يشرح كيف يختلف الاثنان من حيث التكلفة والمرونة والإدارة اليومية.

• الأجهزة: يحتاج الهاتف الرقمي فقط إلى سماعة رأس، بينما يحتاج الهاتف المكتبي إلى سماعة هاتف وكابلات ومنفذ طاقة أو شبكة.
• التكلفة: عادةً ما تكون تكلفة مقعد التطبيق أقل بمرور الوقت من تكلفة شراء الهواتف الفعلية وشحنها وإصلاحها.
• التنقل: يعمل الهاتف الرقمي من المنزل أو الفندق أو مساحة العمل المشتركة، بينما يبقى الهاتف المكتبي في مكانه.
• التحديثات: تصل الميزات الجديدة إلى كل مستخدم في وقت واحد، دون الحاجة إلى زيارة الفني أو تنزيل البرامج الثابتة.
• الأمان: تقوم معظم الهواتف الإلكترونية المخصصة للأعمال بتشفير المكالمات أثناء النقل وتتطلب تسجيل دخول آمنًا، وهو ما نادرًا ما يوفره الهاتف المحمول الشخصي.
• الموثوقية: يمكن للهاتف المكتبي أن ينجو من تعطل الكمبيوتر المحمول، بينما يعتمد الهاتف الرقمي على الجهاز والإنترنت الخاص به.

كيفية إعداد تطبيق Softphone خطوة بخطوة

تحقق من ثلاثة أشياء قبل تثبيت أي شيء. أنت بحاجة إلى اتصال مستقر، مع ما لا يقل عن 100 كيلوبت في الثانية مجانًا لكل مكالمة نشطة. أنت بحاجة إلى سماعة رأس أو ميكروفون يقوم بتصفية ضوضاء الخلفية. وتحتاج إلى إذن لتثبيت التطبيقات على جهاز عملك.

إن تخطي قائمة التحقق هذه هو السبب وراء إلقاء اللوم على الهاتف الرقمي في كثير من الأحيان بسبب جهاز التوجيه الضعيف أو الغرفة المزعجة. يستغرق كل فحص دقيقة واحدة فقط.

اختبر شبكتك أولاً عن طريق إجراء اختبار السرعة على مكتبك ومرة ​​أخرى في مساحة مشتركة، لأن وجود فجوة كبيرة يتنبأ بمكالمات غير متساوية. إذا استمر انقطاع الصوت لاحقًا، فهذا يعني أن لدينا دليل جودة مكالمات VoIP يمشي من خلال الأسباب المعتادة.

بمجرد أن تصبح الأساسيات جيدة، ينهي معظم الأشخاص الخطوات الموضحة أدناه في أقل من عشر دقائق، دون الحاجة إلى شحن أو توصيل أي شيء.

• التنزيل: قم بتثبيت التطبيق على جهازك، سواء كان Windows أو Mac أو iOS أو Android.
• تسجيل الدخول: استخدم معلومات تسجيل الدخول التي أرسلها مزود الخدمة الخاص بك بعد الاشتراك، والتي تقوم أيضًا بتحميل رقمك وإعداداتك.
• السماح بالوصول: قل نعم عندما يطلب التطبيق استخدام الميكروفون الخاص بك، أو سيتم توصيل المكالمات بدون صوت.
• الاختبار: قم بإجراء مكالمة حقيقية مع أحد زملائك وتأكد من أن الصوت يعمل بوضوح في كلا الاتجاهين.
• التخصيص: قم بتعيين معرف المتصل الخاص بك، وتحية البريد الصوتي، وساعات العمل قبل مكالمة العميل الأولى.
• آمن: قم بتشغيل تسجيل الدخول بخطوتين إذا كان مزود الخدمة الخاص بك يقدم ذلك، لذلك لا يمكن للكمبيوتر المحمول المفقود كشف خط عملك.

الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها في الهاتف الرقمي

لم يتم تصميم كل الهواتف الإلكترونية بنفس الطريقة، وتظهر الفجوات بسرعة عندما يعتمد الفريق على هاتف واحد كل يوم. يمكن لتطبيق مجاني إجراء مكالمة، لكنه قد يفتقر إلى التوجيه أو الأرقام المشتركة أو أي سجل لما حدث.

احكم على الخيار من خلال مدى تعامله مع اللحظات المزدحمة، وليس من خلال طول قائمة الميزات الخاصة به أو سعر خطة الدخول الخاصة به.

يتضمن Ringflow كل الميزات المذكورة أدناه في هاتفه الرقمي الخاص به ويضيف ملخصات مكالمات الذكاء الاصطناعي، والتي تتخطاها معظم التطبيقات المستقلة. وهذا مهم في الأيام المزدحمة، عندما لا يكون لدى أحد الوقت لإعادة تشغيل التسجيل لتذكر ما تم الاتفاق عليه.

أيًا كان المزود الذي تختاره، تأكد من تضمين الميزات التي تعتمد عليها في سعر الخطة، ولا يتم بيعها كإضافات. يمكن للإضافات أن تضاعف التكلفة الشهرية بهدوء، لذا اطلب تجربة قبل الالتزام.

• توجيه المكالمات: يقوم الرد الآلي أو مجموعة الرنين بإرسال كل مكالمة واردة إلى الشخص الأفضل للرد.
• نسخ البريد الصوتي: تصل الرسائل كنص، لذلك لا يقوم أحد بإعادة تشغيل التسجيل فقط لنسخ رقم.
• تكامل CRM: تسجل المكالمات نفسها في أدوات مثل HubSpot أو Zoho دون أي إدخال يدوي.
• صوت عالي الدقة: صوت واسع النطاق مع نطاق ترددي منخفض يبقي المحادثات واضحة عند الاتصال الضعيف.
• حالة التواجد: يمكنك معرفة من المتصل بالفعل قبل أن تحاول تحويله.
• تطبيقات الهاتف المحمول وسطح المكتب: نفس الخط والسجل يتبع كل شخص عبر كل جهاز يستخدمه.
• تسجيل المكالمات: يمكن حفظ المكالمات للتدريب وفحوصات الجودة والنزاعات، وفقًا لقوانين الموافقة المحلية.

الهاتف الرقمي للأعمال: ما هي التغييرات للفرق

يتعامل الهاتف الرقمي الشخصي مع المكالمات لشخص واحد على جهاز واحد. يجب أن يخدم الهاتف الرقمي للأعمال فريقًا كاملاً في وقت واحد، وهذا يغير المتطلبات.

تصبح الأرقام المشتركة والتحويلات بين المندوبين ورؤية المدير أمرًا ضروريًا بمجرد مشاركة العديد من الأشخاص في الخط، ويجب أن يظل الصوت واضحًا سواء اتصل خمسة أشخاص في وقت واحد أو اتصل خمسون شخصًا. يعد إعداد التقارير مهمًا أيضًا، لأن المديرين يحتاجون إلى رؤية حجم المكالمات والمكالمات الفائتة.

تحتاج مكالمات الطوارئ إلى رعاية إضافية، لأن الهاتف الرقمي يمكن تشغيله من أي مكان، بما في ذلك غرفة الفندق.

ال دليل لجنة الاتصالات الفيدرالية VoIP 911 تقول أنه يجب على مقدمي الخدمات المترابطين جمع عنوانك الفعلي قبل التنشيط، وأنه يجب عليك تحديثه عندما تنتقل، وقد تفشل هذه الخدمة أثناء انقطاع التيار الكهربائي أو الإنترنت.

احتفظ بهاتف احتياطي لحالات الطوارئ، وأخبر الموظفين البعيدين بتحديث عناوينهم كلما تحركوا.

• الرعاية الصحية: تحتاج مكاتب الاستقبال إلى تحويلات سريعة إلى مقدم الخدمة المناسب وتذكير موثوق بالمواعيد.
• العقارات: يحتاج الوكلاء إلى معاودة الاتصال بسرعة بالعملاء المحتملين الجدد قبل أن يصل إليهم المنافس أولاً.
• قانوني: تحتاج المكاتب إلى سجل مكالمات نظيف مرتبط بكل ملف عميل لإعداد الفواتير والسجلات.
• الصوت المتقطع: عادة ما يكون ذلك بسبب النطاق الترددي أو مشكلة في شبكة Wi-Fi، لذا قم بالتبديل إلى اتصال سلكي.
• صوت أحادي الاتجاه: هذا يعني غالبًا أن جدار الحماية يحظر المكالمة، وليس أن البرنامج معطل.
• الصدى: تم ترك جهازين مفتوحين في نفس المكالمة، لذا أغلق التطبيق أو علامة التبويب الإضافية.
• إعداد التقارير: تعرض لوحات المعلومات حجم المكالمات وأوقات الانتظار والمكالمات الفائتة، حتى يتمكن المديرون من توظيف الساعات المزدحمة بشكل صحيح.

خاتمة

يقوم الهاتف الرقمي بتحويل أي جهاز إلى خط هاتف حقيقي للأعمال. فهو يحتاج فقط إلى تطبيق، واتصال ثابت، وسماعة رأس مناسبة، ولهذا السبب تبتعد العديد من الفرق عن الأجهزة المكتبية.

أنت تعرف الآن كيف يعمل هذا الخيار، وكيف يتم مقارنته بالخيارات الأخرى، وما الذي يجب التحقق منه قبل طرحه. تتفاجأ معظم الفرق بمدى سرعة نجاح التغيير.

ابدأ صغيرًا باختبار هاتف رقمي واحد في مكالمة حقيقية واحدة هذا الأسبوع. تحقق من النطاق الترددي الخاص بك، وأكد عنوان الطوارئ الخاص بك، وقم بدعوة أحد زملائك لتجربته معك.

يقدم Ringflow نسخة تجريبية مجانية، حتى تتمكن من سماع جودة المكالمة واختبار التوجيه بنفسك قبل إلزام فريقك بأكمله بإعداد هاتف جديد. التجارب الصغيرة تغلب الوعود الكبيرة في كل مرة.

إذا كنت تدير فريقًا، فخطط للطرح على مرحلتين. ابدأ بمجموعة تجريبية صغيرة، واجمع التعليقات حول الصوت والتوجيه لمدة أسبوعين، وقم بإصلاح أي ثغرات تجدها في الشبكة.

ثم قم بنقل الجميع على دفعات، مع الاحتفاظ بالهواتف المكتبية كاحتياطي حتى يثبت الإعداد الجديد موثوقيته. قم بتسمية شخص واحد لامتلاك حسابات وتحديثات العناوين.

الأسئلة المتداولة