giriiş
İş telefonu sistemi, şirketinizin yaptığı veya aldığı her aramayı yanıtlayan, yönlendiren ve kaydeden kurulumdur. Çalışırken kimse bunu fark etmiyor.
Aksi takdirde müşteriler sesli mesaja ulaşır, yöneticinin cep telefonu numarası ana hat haline gelir ve cevapsız çağrı, satış kaybına neden olur.
Çoğu ekip, bir şeyler bozulduğunda yeni bir düzen düşünmeye başlar: ikinci bir ofise taşınmak, evden çalışan bir işe alım ya da kimsenin düzeltemeyeceği bir masa telefonu.
Bu kılavuz, bu sistemlerin ne yaptığını, ana türlerin nasıl farklılaştığını, hangi özelliklerin ödemeye değer olduğunu ve fazla satın almadan nasıl seçim yapılacağını açıklamaktadır.
İş Telefonu Sistemi Nedir?
Şirketinizin telefon numaralarını onlara cevap veren kişilere bağlar. Doğru masanın aranması, arayanların sesli mesaja gönderilmesi ve iş arkadaşları arasında bir çağrının aktarılması gibi temel işlemleri gerçekleştirir.
Aynı zamanda kişisel bir cep telefonu planının yapamayacağı şeyleri de halleder: birden fazla kişiyi arayan bir ana numara, arayanları sıralayan menüler ve her takım arkadaşına doğrudan ulaşan dahili numaralar.
Daha eski kurulumlar bunu bir dolaptaki donanım ve her masaya bir kablo ile yapıyordu. Modern olanlar bulutta çalışır, dolayısıyla çağrılar internet üzerinden taşınır ve sağlayıcı ekipmanın çalışır durumda kalmasını sağlar.
Personel masa telefonundan, dizüstü bilgisayardan veya mobil uygulamadan oturum açıyor ve hepsinde tek bir iş numarası çalışıyor.
Gibi bir bulut hizmeti Ringflow İş Telefonu şu modeli izler: bir numarayı taşır veya seçersiniz, bir düzenleyicide arama menüleri oluşturursunuz, dahili numaralar atarsınız ve desteklenen herhangi bir cihazda oturum açarsınız.
Tipik bir kurulum, bir avuç günlük işi kapsar:
- Bir iş numarası: Müşteriler kim cevap verirse versin bir numarayı çevirir
- Bağlı cihazlar: masa telefonları, dizüstü bilgisayarlar ve mobil uygulamalar hep birlikte çalıyor
- Ekip iletişimi: dahili hatlar, aktarımlar ve interkom meslektaşlarınızın bağlantıda kalmasını sağlar
- Çağrı yönetimi: menüler, sıralar ve sesli posta hiçbir çağrının kesilmemesini sağlar
- Kayıtlar: çağrı kayıtları ve kayıtları her çağrıda ne olduğunu gösterir
İş Telefonu Sistemleri Türleri
Bu kurulumlar üç gruba ayrılır. Doğru grup, büyüklüğünüze, bütçenize ve ekibinizin ne kadarının tek bir ofisten uzakta çalıştığına bağlıdır.
| Tip | Nerede çalışıyor | Şunun için en iyisi: | Ana takas |
|---|---|---|---|
| Şirket İçi | Binanızdaki donanım | Tam yerel kontrole ihtiyaç duyan siteler | Yüksek ön maliyet ve daha yavaş yükseltmeler |
| Bulut Tabanlı | Uygulamalar ve masa telefonları içeren sağlayıcı bulutu | Büyüyen, hibrit veya çok lokasyonlu ekipler | Çağrı kalitesi internet bağlantınıza bağlıdır |
| Hibrit | Bir kısmı sunucularınızda, bir kısmı bulutta | Ekipler aşamalı olarak buluta taşınıyor | Bir süreliğine yönetilecek iki ortam |
Şirket içi kurulum size en doğrudan kontrolü sağlar ve internet kesintisi sırasında çalışmaya devam eder, ancak bakım sorumluluğu size aittir ve her değişiklik bir yükleyiciden geçer.
Bulut kurulumu telefonu bir uygulama olarak ele alır, böylece yeni işe alınan kişi uygulamayı yükleyerek ve oturum açarak canlı yayında olabilir. Hibrit kurulum, yeni kullanıcılar veya konumlar bulutta başlarken mevcut donanımın çalışmasını sağlar.
Birinci ve ikinci seçenekleri tartıyorsanız, PBX ve VoIP maliyetleri, mobiliteyi ve güvenilirliği yan yana inceliyor.
Yerini Kazanan İş Telefonu Sistemi Özellikleri
Özellik listeleri uzundur ve çoğu ekip yalnızca birkaçını kullanır. Müşterilerin aramalarınızı deneyimleme biçimini değiştiren özelliklerle başlayın, ardından ekip büyüdükçe geri kalanını ekleyin.
- Çağrı yönlendirme: her çağrıyı belirlediğiniz kurallara göre bir kişiye, bir gruba veya bir kuyruğa gönderir, böylece hiçbir çağrı tek bir masaya bağlı olmaz
- Otomatik görevli: Arayanları bir menüyle karşılıyor, böylece bir kişinin önce cevap vermesine gerek kalmadan satış, destek veya faturalandırmayı seçebiliyorlar
- Sesli mesaj: kimse cevaplamadığında mesajları yakalar ve çoğunlukla transkript e-postaya gönderilir
- Mobil arama: Personelin, farklı cihazlarda tek bir oturum açma işlemiyle işletme numarasını bir telefon uygulamasından kullanmasına olanak tanır
- CRM entegrasyonu: Hangi entegrasyonların dahil edileceğine satın aldığınız plan karar verse de çağrıları müşteri kaydına kaydeder
- Çağrı analizi: çağrı hacmini, cevapsız çağrıları ve yoğun saatleri gösterir, böylece personelinizi eşleştirebilirsiniz
Belirli takımlar için birkaç ekstra göz atmaya değer. Aramayla çağrı kaydetme, satışlara yardımcı olur ve inceleme konuşmalarını destekler. Çağrı çevirme, canlı bir çağrıyı masa telefonundan cep telefonuna düşürmeden taşır.
Bir AI resepsiyon görevlisi mesai saatleri dışında gelen çağrıları yanıtlayabilir ve olası müşteri ayrıntılarını yakalayabilir. Her plan her özelliği içermez; bu nedenle fiyatları karşılaştırmadan önce hangi katmanın ihtiyacınız olan özellikleri taşıdığını kontrol edin.
İş Telefonu Sistemi Nasıl Seçilir
En iyi seçim, ekibinizin eğitim kursu olmadan kullanacağı seçimdir. Bu adımları sırayla uygulayın.
- 1İş ihtiyaçlarını tanımlayın. Bugünkü ve bir yıl içindeki kullanıcılarınızı ve konumlarınızı sayın ve insanların nerede çalıştığını not edin. Ekibin yarısı mobil ise uygulama öncelikli bulut kurulumu, tek bir binaya bağlı masa telefonlarından daha iyi uyum sağlar.
- 2Özellikleri işlerle eşleştirin. Departmanlara göre yönlendirme, çağrıları kaydetme veya CRM'nize bağlantı verme gibi sistemin yapması gerekenleri yazın ve gerisini göz ardı edin.
- 3İnternetinizi kontrol edin. Bulut çağrısı sabit bir bağlantıya bağlıdır; bu nedenle, geçiş yapmadan önce en yoğun saatinizde bant genişliğinizi test edin.
- 4Bir bütçe belirleyin. Yalnızca aylık manşet fiyatına değil, minimum koltuk sayılarına, dakika veya sayılara ilişkin ek ücretlere ve ayrılırsanız ne olacağına bakın.
- 5Ölçeklenebilirlik planlayın. Yeni donanım veya yeni bir sözleşme olmadan kullanıcıları ve konumları ekleyebileceğinizi doğrulayın.
- 6Numaranı sakla. Mevcut numaranızın hiçbir ek ücret ödemeden taşınabileceğini onaylayın ve bunun ne kadar süreceğini sorun.
- 7Bir deneme çalıştırın. Birkaç haftalığına sisteme küçük bir grup ekleyin ve cevapsız çağrıları ve çağrı kalitesini ölçün.
Ringflow, kredi kartı gerekmeden 14 günlük ücretsiz deneme sunuyor; bu, küçük bir ekibe taahhütte bulunmadan önce yönlendirmeyi, uygulamaları ve çağrı kalitesini test etme zamanı veriyor. Hangi sağlayıcıyı değerlendirirseniz değerlendirin, demoya güvenmek yerine deneme veya pilot uygulama isteyin.
Güvenlik, Uyumluluk ve Güvenilirlik
Telefon kurulumu müşteri ayrıntılarını, ödeme bilgilerini ve özel görüşmeleri taşır, dolayısıyla diğer şirket sistemleriyle aynı özeni hak eder. İnternet tabanlı arama, ücret sahtekarlığı, gizlice dinleme ve sahte arayan kimliği gibi kendi risklerini de beraberinde getirir.
The VoIP güvenliğine ilişkin NIST rehberliği daha eski bir belgedir ancak yine de riskler ve bunları azaltan kontroller için tehdit bazlı yararlı bir kontrol listesi sunmaktadır.
İmzalamadan önce her sağlayıcıya şunları sorun:
- Çağrı kimlik doğrulaması: Giden çağrıların STIR/SHAKEN onayı taşıyıp taşımadığı, dolayısıyla spam olarak etiketlenme olasılıklarının düşük olup olmadığı
- Kayıt onayı: İzin istemlerini faaliyet gösterdiğiniz eyaletlerdeki kurallarla eşleşecek şekilde yapılandırıp yapılandıramayacağınız
- Erişim kontrolü: Kayıtları kimlerin dinleyebileceği ve oynatmanın günlüğe kaydedilip kaydedilmediği
- Ödeme verileri: hassas kart ayrıntılarının kayıtlardan çıkarılıp çıkarılamayacağı
- Yük devretme: internetinizde veya sağlayıcı ağınızda bir sorun varsa aramalara ne olur?
- Destek: bir kişiye nasıl ulaşıyorsunuz ve hangi saatleri kapsıyor
Güvenilirlik, sağlayıcı kadar kendi ağınızla da ilgilidir. Mümkün olduğu ölçüde masa telefonları için kablolu bağlantı kullanın ve acil durumlar için bir mobil iletim kuralını hazır bulundurun.
Çözüm
Telefon kurulumu, şirketinizin daha kolay erişilmesini ve daha kolay yönetilmesini sağlamalıdır. Fiyatlandırma sayfasındaki en uzun listeyi değil, ekibinizin nasıl çalıştığından başlayın, uygun türü seçin ve her gün aldığınız aramaların özelliklerini seçin.
Taahhüt etmeden önce test edin. Gerçek aramalarla yapılan kısa bir deneme size arama kalitesi, kurulum çabası ve destek hakkında herhangi bir broşürden daha fazla bilgi verecektir. Seçenekleri karşılaştırmaya hazır olduğunuzda, Ringflow'in ücretsiz deneme sürümü düşük riskli bir başlangıç noktasıdır.
Hazır olduğunuzda hazır
Ekibinizin yaptığı gibi çalışan bir telefon kurulumunu görmeye hazır mısınız?
Numaraları, menüleri ve uzantıları tek bir yerde ayarlayın ve ilk aramanızı aynı gün yapın.
Sıkça Sorulan Sorular
Şirket çağrılarınızı yöneten kurulumdur: iş numaralarınızı ekibinize bağlar, arayanları doğru kişiye yönlendirir ve sesli postayı, menüleri ve kaydı yönetir. Modern sistemler internet üzerinden çalışır ve masa telefonları, bilgisayarlar ve mobil uygulamalar üzerinde çalışır.
Normal bir hat, bir telefonu bir numaraya bağlar. Bir şirket kurulumu, birçok kişinin numaraları paylaşmasına, dahili numaralar kullanmasına, aramaları aktarmasına, kuyrukları bekletmesine ve konuşmaları kaydetmesine olanak tanır; böylece tek bir kişi için değil, bir ekip için çalışır.
Bulut kurulumuyla değil. Ekibiniz tercih ederse bir bilgisayar veya mobil uygulama kullanabilir veya IP masa telefonları ekleyebilirsiniz. Yalnızca geleneksel şirket içi sistemler bir sunucuya ve özel kablolamaya ihtiyaç duyar.
Çoğu durumda evet. Sağlayıcılar genellikle mevcut numaranızı yeni kuruluma taşıyabilir. Taşıma işleminin ücretsiz olup olmadığını ve ne kadar süreceğini sorun ve yeni hizmet yayınlanıncaya kadar eski hizmeti çalışır durumda tutun.
Kullanıcılarınızı ve konumlarınızı sayın, insanların nerede çalıştığını not edin ve günlük aramalar için ihtiyacınız olan özellikleri listeleyin. Daha sonra iki veya üç seçeneği bir denemeyle test edin ve cevapsız çağrıları, çağrı kalitesini ve kullanım kolaylığını karşılaştırın.
