Yazılım Telefonu Nedir? Yazılım Telefonları Nasıl Çalışır (+ Kurulum Kılavuzu)

giriiş

Yazılım telefonu, bir dizüstü bilgisayarı, tableti veya akıllı telefonu çalışan bir iş telefonuna dönüştüren bir uygulamadır. İnternet bağlantınızı ve şirket numaranızı kullanarak aramaları masa ahizesi yerine bir ekran üzerinden yapar ve yanıtlarsınız.

Satın alınacak veya kurulacak bir donanım bulunmadığından, yazılım telefonu genellikle yeni işe alınan birine, uzaktaki bir çalışana veya tüm ekibe uygun bir hat sağlamanın en hızlı yoludur.

Ringflow'in bu kılavuzu yazılım telefonunun ne olduğunu, bir çağrının yazılım telefonu üzerinden nasıl iletildiğini ve masaüstü telefonla nasıl karşılaştırıldığını açıklamaktadır.

Ayrıca bir ön yükleme kontrol listesi, kurulum adımları, ödemeye değer özellikler ve tüm ekip bir tane paylaştığında ne gibi değişiklikler elde edeceksiniz. Bir uygulamayı seçmeden önce okuyun, böylece çoğu ekibin yalnızca kullanıma sunulduktan sonra keşfettiği sorunlardan kaçınırsınız.

Yazılım Telefonu Nedir ve Nasıl Çalışır?

Yazılım telefonu, masa telefonunun işini yapan bir yazılımdır. Size bir ekranda tuş takımı, çağrı listesi, sesli posta ve kişiler sunar ve internet üzerinden bir arama servisine bağlanır. Adı yazılım ve telefonu harmanlıyor.

Mikrofonu ve hoparlörü olan herhangi bir dizüstü bilgisayar, tablet veya akıllı telefon bunları çalıştırabilir; dolayısıyla çoğu insan ihtiyaç duyduğu her şeye zaten sahiptir.

Bir arama yaptığınızda uygulama, sesinizi küçük dijital paketlere dönüştürür ve bunları internet üzerinden sağlayıcınıza gönderir. Sağlayıcı daha sonra sizi cep telefonu, sabit hat veya başka bir uygulama kullanıyor olsa da diğer kişiye bağlar.

Çağrı kalitesi çoğunlukla yazılımdan ziyade ağınıza bağlıdır; bu nedenle istikrarlı bir bağlantı, şık bir arayüzden daha önemlidir.

• Çevir: Bir numaraya veya kişiye dokunduğunuzda uygulama, sağlayıcınıza bir arama isteği gönderir.
• Dijitalleştirin: Konuşurken sesiniz küçük paketlere sıkıştırılır ve internet üzerinden seyahat etmeye hazır hale gelir.
• Rota: sağlayıcının sunucuları çağrıyı ister yan tarafta ister yurt dışında olsun doğru numaraya bağlar.
• Cevap: Diğer kişinin sesi aynı şekilde, genellikle bir saniyeden kısa bir sürede gelir.
• Tanımlayın: Arama, iş ve evinizi ayrı tutan kişisel cep telefonunuz yerine işletme numaranızı gösterir.
• Senkronizasyon: çağrı geçmişi, sesli posta ve kişiler sizi dizüstü bilgisayarınız ve telefonunuz arasında takip eder.
• Standartlar: Çoğu yazılım telefonu, bir uygulamanın birçok farklı arama sağlayıcısıyla çalışmasına olanak tanıyan SIP protokolünü kullanır.

Yazılım Telefonu ve Masa Telefonu ve Mobil Arama Karşılaştırması

Bir masa telefonu duvar prizine veya ağ bağlantı noktasına takılır ve bir masanın üzerinde kalır. Basit ve tanıdıktır, ancak her yeni işe alınan kişinin bir ahizeye, bir kabloya ve sıklıkla bir teknisyenin ziyaretine ihtiyacı vardır. Ofislerin taşınması, donanımların taşınması anlamına gelir.

Yazılım telefonu bu adımları ortadan kaldırır çünkü telefon, çalışanın zaten sahip olduğu bir cihaza yüklediğiniz bir uygulamadır ve bu da her işe alımda zaman kazandırır.

Mobil arama yine farklı bir seçim. Kişisel cep telefonu numarasından arama yapmak, iş ve özel hayatı birbirine karıştırır ve iş için ortak bir kayıt bırakmaz. Yazılım telefonu, çağrıları yetkili personelin inceleyebileceği paylaşılan bir kayıtla birlikte şirket hattında tutar.

Eski telefon sistemlerini bulut sistemleriyle karşılaştırıyorsanız, PBX ve VoIP kılavuzu ikisinin maliyet, esneklik ve günlük yönetim açısından nasıl farklılaştığını açıklıyor.

• Donanım: Bir yazılım telefonu yalnızca kulaklığa ihtiyaç duyarken, masaüstü telefon bir ahizeye, kablolara ve bir güç veya ağ bağlantı noktasına ihtiyaç duyar.
• Maliyet: Bir uygulama koltuğunun zaman içinde maliyeti genellikle fiziksel telefonların satın alınması, nakliyesi ve onarılmasından daha azdır.
• Mobilite: Bir yazılım telefonu evden, otelden veya ortak çalışma alanından çalışır, masa telefonu ise yerinde kalır.
• Güncellemeler: Yeni özellikler, teknisyen ziyaretine veya ürün yazılımı indirmeye gerek kalmadan her kullanıcıya aynı anda ulaşır.
• Güvenlik: Çoğu iş yazılım telefonu, aktarım sırasında çağrıları şifreler ve kişisel bir cep telefonunun nadiren sunduğu güvenli bir oturum açma gerektirir.
• Güvenilirlik: Bir masaüstü telefon, dizüstü bilgisayarın çökmesine dayanabilir, yazılım telefonu ise cihaza ve internete bağlıdır.

Adım Adım Bir Yazılım Telefonu Uygulaması Nasıl Kurulur

Herhangi bir şey kurmadan önce üç şeyi kontrol edin. Her aktif arama için en az 100 kbps ücretsiz olan, istikrarlı bir bağlantıya ihtiyacınız var. Arka plan gürültüsünü filtreleyen bir kulaklığa veya mikrofona ihtiyacınız var. Ayrıca iş cihazınıza uygulama yüklemek için izne ihtiyacınız var.

Bu kontrol listesinin atlanması, yazılım telefonunun genellikle zayıf bir yönlendirici veya gürültülü bir oda olarak suçlanmasının nedenidir. Her kontrol yalnızca bir dakika sürer.

Ağınızı önce masanızda, sonra da ortak bir alanda hız testi yaparak test edin; çünkü büyük bir boşluk, eşit olmayan çağrıları öngörür. Daha sonra ses hala kesiliyorsa, VoIP çağrı kalitesi kılavuzu olağan nedenlerin üzerinden geçiyor.

Temel bilgiler tamamlandığında, çoğu kişi aşağıdaki adımları on dakikadan kısa bir sürede, gönderecek veya telgraf çekecek hiçbir şey olmadan tamamlar.

• İndirin: Windows, Mac, iOS veya Android olsun cihazınız için uygulamayı yükleyin.
• Oturum açın: numaranızı ve ayarlarınızı da yükleyen sağlayıcınızın kaydolduktan sonra gönderdiği oturum açma bilgilerini kullanın.
• Erişime izin ver: Uygulama mikrofonunuzu kullanmak istediğinde evet deyin, aksi takdirde çağrılar sessiz olarak bağlanır.
• Test edin: Bir iş arkadaşınızı gerçek bir şekilde arayın ve sesin her iki yönde de net bir şekilde çalıştığını doğrulayın.
• Özelleştirin: İlk müşteri aramanızdan önce arayan kimliğinizi, sesli mesaj karşılamanızı ve çalışma saatlerinizi ayarlayın.
• Güvenli: Sağlayıcınız teklif ediyorsa iki adımlı oturum açmayı açın, böylece kaybolan bir dizüstü bilgisayar iş kolunuzu ifşa edemez.

Bir Yazılım Telefonunda Aranacak Temel Özellikler

Her yazılım telefonu aynı şekilde tasarlanmamıştır ve bir ekip her gün bir yazılıma güvendiğinde boşluklar hızla ortaya çıkar. Ücretsiz bir uygulama arama yapabilir ancak yönlendirme, paylaşılan numaralar veya ne olduğuna dair herhangi bir kayıt olmayabilir.

Bir seçeneği, özellik listesinin uzunluğuna veya giriş planının fiyatına göre değil, yoğun anları ne kadar iyi idare ettiğine göre değerlendirin.

Ringflow, aşağıdaki tüm özellikleri kendi yazılım telefonunda içerir ve çoğu bağımsız uygulamanın atladığı AI çağrı özetlerini ekler. Bu, kimsenin üzerinde anlaşmaya varılan şeyi hatırlamak için kaydı tekrar oynatmaya vakti olmadığı yoğun günlerde önemlidir.

Hangi sağlayıcıyı seçerseniz seçin, güvendiğiniz özelliklerin ekstra olarak satılmadığından, plan fiyatına dahil olduğundan emin olun. Ekstralar aylık maliyeti sessizce iki katına çıkarabilir; bu nedenle taahhütte bulunmadan önce bir deneme talebinde bulunun.

• Çağrı yönlendirme: Otomatik operatör veya zil grubu, gelen her çağrıyı cevaplaması en iyi olan kişiye gönderir.
• Sesli posta transkripsiyonu: mesajlar metin olarak gelir, böylece hiç kimse bir kaydı yalnızca bir numarayı kopyalamak için yeniden oynatmaz.
• CRM entegrasyonu: çağrılar, herhangi bir manuel girişe gerek kalmadan HubSpot veya Zoho gibi araçlara kaydedilir.
• HD ses: Düşük bant genişliğine sahip geri dönüşlü geniş bant ses, zayıf bir bağlantıda konuşmaların net olmasını sağlar.
• İletişim durumu: Bir çağrıyı aktarmayı denemeden önce kimin zaten görüşmede olduğunu görebilirsiniz.
• Mobil ve masaüstü uygulamalar: Her kişiyi, kullandığı her cihazda aynı hat ve geçmiş takip eder.
• Çağrı kaydı: çağrılar, yerel izin yasalarına tabi olarak eğitim, kalite kontrolleri ve anlaşmazlıklar için kaydedilebilir.

İşletmeler için Softphone: Ekipler İçin Ne Değişiklikler

Kişisel bir yazılım telefonu, bir kişi için yapılan aramaları tek bir cihazda yönetir. Bir iş yazılım telefonunun aynı anda tüm ekibe hizmet vermesi gerekir ve bu da gereksinimleri değiştirir.

Birkaç kişi aynı hattı paylaştığında, paylaşılan numaralar, temsilciler arasındaki transferler ve yönetici görünürlüğü hayati hale gelir ve beş kişi aynı anda mı yoksa elli kişi mi ararsa sesin net kalması gerekir. Raporlama da önemlidir çünkü yöneticilerin çağrı hacimlerini ve cevapsız çağrıları görmesi gerekir.

Acil durum araması ekstra dikkat gerektirir çünkü bir yazılım telefonu, otel odası da dahil olmak üzere her yerden çalıştırılabilir.

The FCC VoIP 911 kılavuzu birbirine bağlı sağlayıcıların aktivasyondan önce fiziksel adresinizi alması gerektiğini, taşındığınızda bunu güncellemeniz gerektiğini ve bu hizmetin elektrik veya internet kesintisi sırasında arızalanabileceğini söylüyor.

Acil durumlar için yedek bir telefon bulundurun ve uzaktaki personele, hareket ettiklerinde adreslerini güncellemelerini söyleyin.

• Sağlık hizmetleri: Ön büroların doğru sağlayıcıya hızlı transferlere ve güvenilir randevu hatırlatıcılarına ihtiyacı var.
• Emlak: Temsilcilerin, bir rakip onlara ilk ulaşmadan önce yeni müşteri adaylarını hızlı bir şekilde geri aramaları gerekir.
• Yasal: Ofislerin, faturalandırma ve kayıtlar için her müşteri dosyasına bağlı temiz bir çağrı kaydına ihtiyacı vardır.
• Dalgalı ses: Bu genellikle bir bant genişliği veya Wi-Fi sorunudur, bu nedenle kablolu bir bağlantıya geçin.
• Tek yönlü ses: Bu genellikle yazılımın bozuk olduğu değil, bir güvenlik duvarının çağrıyı engellediği anlamına gelir.
• Yankı: Aynı aramada iki cihazın açık bırakılması buna neden olur, bu nedenle ekstra uygulamayı veya sekmeyi kapatın.
• Raporlama: Kontrol panelleri çağrı hacmini, bekleme sürelerini ve cevapsız çağrıları gösterir, böylece yöneticiler yoğun saatleri uygun şekilde yönetebilir.

Çözüm

Yazılım telefonu, herhangi bir cihazı gerçek bir iş telefonu hattına dönüştürür. Yalnızca bir uygulamaya, istikrarlı bir bağlantıya ve iyi bir kulaklığa ihtiyaç duyuyor; bu nedenle pek çok ekip masa donanımından uzaklaşıyor.

Artık birinin nasıl çalıştığını, diğer seçeneklerle nasıl karşılaştırıldığını ve kullanıma sunmadan önce neleri kontrol etmeniz gerektiğini biliyorsunuz. Çoğu takım, değişikliğin ne kadar hızlı sonuç verdiğini görünce şaşırıyor.

Bu hafta bir yazılım telefonunu tek bir gerçek aramada test ederek küçük başlayın. Bant genişliğinizi kontrol edin, acil durum adresinizi onaylayın ve bir iş arkadaşınızı sizinle birlikte denemeye davet edin.

Ringflow ücretsiz deneme olanağı sunar; böylece tüm ekibinizi yeni bir telefon kurulumuna bağlamadan önce çağrı kalitesini duyabilir ve yönlendirmeyi kendiniz test edebilirsiniz. Küçük denemeler her zaman büyük vaatlerin önüne geçer.

Bir ekibi yönetiyorsanız dağıtımı iki aşamada planlayın. Küçük bir pilot grupla başlayın, iki hafta boyunca ses ve yönlendirme hakkında geri bildirim toplayın ve bulduğunuz ağ açıklarını düzeltin.

Daha sonra, yeni kurulumun güvenilirliği kanıtlanana kadar masa telefonlarını yedek olarak tutarak herkesi gruplar halinde karşıya taşıyın. Hesap sahibi olacak ve güncellemeleri adresleyecek bir kişiyi belirtin.

Sıkça Sorulan Sorular