UCaaS Nedir? Hizmet Olarak Birleşik İletişim Açıklaması

giriiş

Her birkaç yılda bir yeni bir telefon veya işbirliği aracı çıkıyor ve her biri bir öncekinin yerini almayı vaat ediyor.

UCaaS farklıdır çünkü bir dizi ayrı aracın yerini alır: hepsi buluttan tek bir abonelikle sunulan telefon sistemi, toplantı uygulaması ve ekip sohbeti.

Bu büyük bir vaattir, dolayısıyla satıcıları karşılaştırmadan veya herhangi bir şeyi imzalamadan önce UCaaS'nin tam olarak ne olduğunu bilmenize yardımcı olur.

Bu kılavuzda UCaaS'nin ne olduğu, perde arkasında nasıl çalıştığı ve hangi özelliklerin beraberinde geldiği açıklanmaktadır. Ayrıca UCaaS'yi CCaaS ile karşılaştırır, avantajlarını ve dezavantajlarını listeler ve platformun nasıl seçileceğini gösterir.

İster eski bir telefon sistemini değiştiriyor olun ister hibrit bir ekibi destekliyor olun, UCaaS'ın işletmeniz için neler yapabileceğini ve yapamayacağını ve ilk olarak neyi kontrol etmeniz gerektiğini net bir şekilde görebileceksiniz.

UCaaS Tam Olarak Nedir?

UCaaS, Hizmet Olarak Birleşik İletişim anlamına gelir. Bu, her çalışana iş araması, görüntülü toplantılar, ekip sohbeti ve dosya paylaşımı olanağını tek bir uygulama içinde sunan, bulut üzerinden sunulan bir aboneliktir.

Bir sağlayıcı sistemi barındırır ve bakımını yapar, böylece şirketiniz sunucu veya telefon donanımı satın almaz ve yalnızca ihtiyaç duyduğu kullanıcılar ve özellikler için her ay ödeme yapar. Personelin sadece internete ve bir cihaza ihtiyacı var.

Üç fikir onu tanımlar. İlk olarak, çağrı yönlendirme ve e-postaya sesli mesaj gönderme gibi telefon özellikleri, eski ofis telefon sisteminin yerini alıyor. İkincisi, genel telefon ağına bağlantı, personelin herhangi bir numarayı aramasına ve bu numaradan çağrı almasına olanak tanır.

Üçüncüsü, işbirliği araçları mesajlaşmayı ve toplantıları aynı yere getiriyor. Çoğu sağlayıcı çok kiracılıdır, bu da birçok müşterinin aynı güvenli bulut platformunu paylaştığı anlamına gelir.

• Ofisinize telefon donanımı kurmanıza gerek kalmadan buluttan teslim edilir
• Aylık abonelik olarak satılır ve genellikle kullanıcı başına fiyatlandırılır
• Kendi şirket numaranızla iş telefonu aramasını içerir
• Herhangi bir numaraya yapılan aramalar için genel telefon ağına bağlanır
• Aynı uygulamaya görüntülü toplantılar, ekip sohbeti ve dosya paylaşımı ekler
• Sağlayıcının sürdürdüğü paylaşılan çok kiracılı bir platformda çalışır
• Tek oturum açmayla masaüstü, mobil ve masa telefonlarında çalışır
• Çalışanların aramadan önce birbirlerinin müsaitlik durumunu görmesine olanak tanır

UCaaS Aslında Nasıl Çalışır?

UCaaS platformu, sağlayıcının sahip olduğu ve bakımını yaptığı sunucularda çalışır, dolayısıyla ofisinizde internet bağlantınız dışında hiçbir şeyin yaşaması gerekmez. Şirketiniz bir plana kaydolur ve sağlayıcı telefon numaralarını, dahili numaraları ve kullanıcı hesaplarını ayarlar.

Çalışanlar daha sonra bir masaüstü veya mobil uygulama yükler, oturum açar ve aynı ekrandan aramaya, mesaj göndermeye ve toplantılara katılmaya başlar. Tüm süreç genellikle haftalar değil günler alır.

Sesli ve görüntülü iletişim internet üzerinden gerçekleşir; bu nedenle arama kalitesi sağlayıcıya olduğu kadar ağınıza da bağlıdır. Sağlayıcı ayrıca arka planda güvenlik yamalarını, özellik güncellemelerini ve çalışma süresini de yönetir.

Yeni bir işe alım eklemek genellikle bir lisans ve numara atamak anlamına gelir, ekipman sipariş etmek değil ve bir kullanıcıyı kaldırmak aynı şekilde tersten çalışır; bu da büyümeyi ve personel değişikliklerini yönetmeyi çok daha kolay hale getirir.

• İhtiyacınız olan kullanıcıları ve özellikleri belirleyen bir plan için kaydolun
• Sağlayıcı, ekibiniz için numaralar, uzantılar ve kullanıcı hesapları oluşturur
• Çalışanlar masaüstü veya mobil uygulamayı yükler ve tek bir oturum açma işlemiyle oturum açar
• VoIP teknolojisini kullanarak internet üzerinden aramalar ve video seyahati
• Sağlayıcı sunucuları, güvenlik yamalarını ve yazılım güncellemelerini yönetir
• Yöneticiler kullanıcıları, çağrı yönlendirmeyi ve ayarları bir web portalından yönetir
• Kullanıcı eklemek veya kaldırmak bir donanım siparişi değil, bir lisans değişikliğidir
• İnternet bant genişliğiniz ve ağ kaliteniz arama deneyimini şekillendirir

UCaaS Platformuyla Hangi Özellikler Gelir?

Paketin tamamı satıcıya ve plana göre değişse de çoğu platform benzer bir çekirdeği paylaşır. İş görüşmesi, otomatik operatörler, çağrı yönlendirme, e-postaya sesli mesaj ve zil grupları ile birlikte gelir.

Görüntülü toplantılar ekran paylaşımı ve kayıt eklerken, ekip sohbeti hızlı soruları ve dosya paylaşımını yönetir. Durum göstergeleri, siz ulaşmadan önce kimin müsait olduğunu, kimin telefonda olduğunu veya uzakta olduğunu gösterir. Bu temel bilgiler günlük ihtiyaçların çoğunu kapsar.

Arama, ekiplerin genellikle uygulamaları en yakından karşılaştırdığı yerdir. Birçok sağlayıcı şunları içerir: iş yazılım telefonu uygulamaları Bu, bir dizüstü bilgisayarı veya cep telefonunu tam bir ofis hattına dönüştürerek personelin şirket numarasını her yerden kullanabilmesini sağlar.

Daha yüksek planlar, CRM entegrasyonlarını, analizleri ve çağrı transkripsiyonu ve toplantı özetleri gibi yapay zeka araçlarını ekleyebilir. Fiyatları karşılaştırmadan önce hangi özelliklerin hangi planda yer aldığını kontrol edin ve önce bir demo isteyin.

• İş aramaları için otomatik operatörler, çağrı yönlendirme ve e-postaya sesli mesaj
• Ekran paylaşımı, kayıt ve yerleşik sohbet içeren görüntülü toplantılar
• Kanallar, doğrudan mesajlar ve dosya paylaşımıyla ekip mesajlaşması
• Kimin müsait, meşgul veya uzakta olduğunu gösteren iletişim durumu
• Aramayı, sohbeti ve toplantıları bir arada tutan masaüstü ve mobil uygulamalar
• CRM, takvim, e-posta ve yardım masası araçlarıyla entegrasyonlar
• Kullanım raporlarını ve çağrı kalitesi verilerini içeren yönetici kontrol panelleri
• Transkripsiyon, özetler ve çağrı öngörüleri için isteğe bağlı yapay zeka araçları

UCaaS ve CCaaS: Gerçek Fark Nedir?

Onları birbirinden ayırmanın en basit yolu diğer tarafta kimin olduğudur. UCaaS, dahili ekip çalışması için oluşturulmuş arama, toplantı ve sohbet yoluyla çalışanları birbirine bağlar.

CCaaS veya Hizmet Olarak İletişim Merkezi, yüksek çağrı hacmi için oluşturulmuş kuyruklar, yönlendirme ve raporlamayla çalışanları müşterilere bağlar. Her ikisi de bulutta çalışıyor ancak farklı işler için tasarlanmışlar ve yanlış olanı seçmek yaygın ve maliyetli bir hatadır.

Boşluk baskı altında ortaya çıkıyor. Yüzlerce müşteri çağrısını yöneten aracılardan oluşan bir ekip, çoğu UCaaS aracının derinlemesine sunmadığı beceri tabanlı yönlendirmeye, canlı kuyruk görünümlerine, çağrı kaydına ve temsilci puan kartlarına ihtiyaç duyar.

Hakkında bilgi edinin UCaaS ve CCaaS farklılıkları Daha ayrıntılı olarak inceleyin ve satıcıların birbirlerinden özellikler ödünç aldıklarını unutmayın; bu nedenle her zaman satın almayı planladığınız ürünü tam olarak deneyin, çünkü uygulamalı deneme herhangi bir broşürden daha üstündür.

• UCaaS çalışanları birbirine bağlar ve CCaaS çalışanları müşterilere bağlar
• UCaaS dahili arama, toplantılar, sohbet ve iletişim durumu için tasarlanmıştır
• CCaaS, kuyruklar, beceri tabanlı yönlendirme ve aracı raporlama için tasarlanmıştır
• CCaaS çağrı kaydı, kalite puanlama ve iş gücü yönetimi ekler
• UCaaS fiyatlandırması genellikle kullanıcı başına yapılırken, CCaaS genellikle aracı başına fiyatlandırılır
• Çoğunlukla şirket içi görüşmeleri olan küçük ekipler yalnızca UCaaS ile başlayabilir
• Satış ve destek ekipleri, müşteri aramaları için sıklıkla CCaaS özelliklerine ihtiyaç duyar

UCaaS'nin Avantajları, Maliyetleri ve Dezavantajları

Ana fayda basitliktir. Tek bir abonelik, telefon sisteminin, toplantı aracının ve sohbet uygulamasının yerini alır ve ekibiniz tek bir arayüzü öğrenir.

Satın alınacak bir donanım olmadığından ön maliyetler düşüktür ve yeni bir ofis için veya yoğun bir sezon için ölçek büyütmek yalnızca daha fazla lisans gerektirir. Uzaktan ve hibrit personel de merkezdeki insanlarla aynı araçlara sahiptir.

Takaslar var. UCaaS genellikle her ay kullanıcı başına fiyatlandırılır, dolayısıyla personel sayısı ve seçtiğiniz plan katmanıyla birlikte maliyetler de artar. Hizmet internet bağlantınıza bağlıdır ve sahip olduğunuz sistemle karşılaştırıldığında özelleştirme sınırlı olabilir.

Daha sonra sağlayıcıları değiştirmek aynı zamanda yeni sözleşmeler, numara transferleri ve yeniden eğitim anlamına da gelir; bu nedenle imzalamadan önce yalnızca aylık fiyatı değil, birkaç yılın toplam maliyetini de karşılaştırın.

• Satın alınacak veya bakımı yapılacak bir telefon donanımı olmadığından ön maliyet daha düşük
• Ekibiniz değiştikçe lisansları ekleyerek veya kaldırarak kolay ölçeklendirme
• Arama, toplantı ve sohbet için üç ayrı araç yerine tek bir uygulama
• Her yerden çalışan uzak ve hibrit personel için daha iyi destek
• Sağlayıcı tarafından gerçekleştirilen otomatik güncellemeler ve güvenlik yamaları
• Kullanıcı başına fiyatlandırma, büyük ekipler ve daha yüksek plan katmanları için hızla artabilir
• Arama kalitesi ve çalışma süresi internet bağlantınıza ve ağınıza bağlıdır
• Daha sonra sağlayıcıları değiştirmek yeni sözleşmeler, numara transferleri ve yeniden eğitim anlamına gelir

UCaaS Platformu Nasıl Seçilir

Bir özellik listesiyle değil, ekibinizin nasıl çalıştığıyla başlayın. Kaç kişinin müşterileri aradığını ve kaç kişinin çoğunlukla sohbet edip buluştuğunu sayın ve ardından planın her ikisini de kapsayıp kapsamadığını kontrol edin.

Gerçek ağınızda çağrı kalitesini test edin, sağlayıcının çalışma süresi taahhüdünü yazılı olarak isteyin ve uygulamaların personelinizin halihazırda her gün kullandığı cihazlarda iyi çalıştığını doğrulayın ve teste birkaç gerçek kullanıcıyı dahil edin.

Güvenlik, dikkatli bir incelemeyi hak ediyor çünkü bir bulut sağlayıcı çağrılarınızı ve mesajlarınızı saklayacak. NIST genel bulut yönergeleri Veri koruma, erişim kontrolü ve olay yönetimi hakkında ne sorulması gerektiğini açıklayın.

Aramalarınızın çoğu müşterilerle yapılıyorsa, UCaaS'nin yanı sıra veya onun yerine Ringflow gibi bir iletişim merkezi platformunu düşünün, çünkü UCaaS bu iş için tasarlandı. Her satıcıya aynı soruları getirin.

• Müşterileri kimlerin aradığını ve şirket içinde çoğunlukla kimin işbirliği yaptığını listeleyin
• Planın ihtiyacınız olan arama, toplantı ve sohbet özelliklerini içerip içermediğini kontrol edin
• Gerçek ofis ve ev ağlarınızda çağrı ve video kalitesini test edin
• Yazılı bir çalışma süresi taahhüdü ve genel durum sayfası isteyin
• Şifrelemeyi, çok faktörlü oturum açmayı ve rol tabanlı yönetici kontrollerini onaylayın
• CRM, takvim ve e-posta araçlarınızla entegrasyonları arayın
• Eklentiler ve numara taşıma da dahil olmak üzere birkaç yılın toplam maliyetini karşılaştırın
• Herkese sunmadan önce ücretsiz deneme veya pilot grupla başlayın

Çözüm

UCaaS, iş görüşmelerini, toplantıları, sohbeti ve dosya paylaşımını ekibiniz için tek bir uygulamada birleştiren bir bulut aboneliğidir. Telefon donanımını ortadan kaldırır, lisanslarla ölçeklenir ve iletişimi çoğunlukla iş arkadaşları arasında gerçekleşen şirketlere uygundur.

Takaslar, kullanıcı başına maliyetlerdir ve internet bağlantınıza bağlıdır, bu nedenle taahhütte bulunmadan önce test etmek faydalıdır. İyi yaptığı iş için onu seçin; şirket büyüdükçe o da büyüyebilir.

Ekibiniz de gününü müşteri aramalarıyla geçiriyorsa, bunu ayrıca planlayın. Ringflow, satış ve destek ekipleri için yönlendirme, raporlama ve yapay zeka araçlarıyla müşteriyle yüz yüze kalan taraf için tasarlandı; pek çok şirket, bunun yanında dahili işbirliği için bir UCaaS aracı kullanıyor.

Gerçek ihtiyaçlarınızla başlayın, bir pilot grup deneyin ve sonuçlar netleştikten sonra genişletin, ardından her yıl ihtiyaçlar değiştikçe seçimi yeniden gözden geçirin.

Sıkça Sorulan Sorular