介绍
大多数 UCaaS 项目不会因为平台选择错误而失败。它们之所以失败，是因为同样少数可避免的错误：移植日期推迟、紧急地址记录与新系统不匹配，或者关键员工在旧电话系统关闭两天后发现某个功能缺失。 UCaaS 实施是规划、配置、测试和推出统一通信即服务平台的过程，以替换或补充企业现有的电话和协作工具，如果做得好，它遵循定义的阶段顺序，而不是单个切换周末。本指南涵盖了实施实际涉及的内容、大多数迁移遵循的六个阶段、按公司规模划分的实际时间表、防止早期问题的技术检查、破坏精心计划的项目的陷阱，以及如何让员工在新系统上线后实际使用它。
“UCaaS实施”实际上涉及什么？
UCaaS 实施涵盖了从签订合同到让企业在新平台上全面运行之间的所有内容：评估当前的电话和网络基础设施、配置新系统以匹配企业的实际运营方式、移植现有电话号码、在任何人依赖之前测试设置、培训员工以及从旧系统切换。
这是一个有开始和结束日期的项目，而不是单个安装。那些将其视为按下开关的企业往往会陷入进一步的陷阱。
UCaaS 实施的 6 个阶段是什么？
大多数运行良好的 UCaaS 迁移都遵循相同的六阶段结构，无论供应商如何：
- 1发现和评估 — 审核当前的电话系统、网络容量、通话量以及不同团队实际依赖的功能
- 2设计与配置 — 设置呼叫路由、分机、语音邮件和集成以匹配当今的业务运营方式
- 3试点部署 - 首先向一小部分用户推出新系统，而不是立即向整个公司推出
- 4并行测试 — 新系统与旧系统一起短暂运行，因此在旧系统退役之前问题就会浮现出来
- 5生产割接 — 切换整个组织，通常安排在周末等低流量时段
- 6迁移后优化 — 调整配置，在需要时进行重新培训，并修复仅在实际日常使用中出现的问题
跳过试点或并行测试阶段以节省时间是原本计划周密的项目后来遇到麻烦的最常见方式之一。
UCaaS 实施需要多长时间？
时间表因公司规模和现有设置的复杂程度而异，从几周到几个月不等。作为参考，对于大约 50 人的企业来说，从签订合同到干净切换，运行良好的实施通常需要六到十周的时间。较大的组织、拥有多个地点的企业或对 CRM 或其他业务系统有大量集成要求的组织应该期望更长的跑道。
为了达到任意的上线日期而匆忙制定时间表是导致下面所述陷阱的常见原因，特别是跳过测试和员工培训不足。
迁移前应检查哪些技术要求？
网络准备就绪不是可选的，它是仓促实施中最常被跳过的步骤之一。在迁移之前，企业应确认：
- 带宽 足以处理预期的通话和视频量，而无需与其他网络流量竞争
- 服务质量 (QoS) 配置已到位，可优先考虑语音和视频数据包而不是时间敏感度较低的流量
- 延迟 保持在实时通话可接受的范围内，因为在实时通话中即使很小的延迟也会很明显
- 物理硬件，它仍然在使用，实际上已经在真实的网络条件下进行了测试，而不是仅仅插入并假设可以工作
跳过这些检查就是为什么一些 UCaaS 的推出几乎在上线后立即遇到通话质量投诉，即使平台本身完全按照设计运行。
最常见的 UCaaS 实施陷阱是什么？
大多数 UCaaS 实施遇到严重问题时都犯了同样的几个错误：
- 移植日期表，使企业暂时没有主要电话号码或运行两个系统的时间比计划的时间长
- E911 地址记录不匹配 新系统，如果有人需要从新分机呼叫紧急帮助，则会产生安全差距
- 关键用户发现缺失的功能 仅在旧系统已关闭后，无法快速恢复
- 手机和网络电话未经测试 在割接前的真实网络条件下，第一天就出现通话质量问题
- 训练发生一次，在上线之前，而不是在系统实际日常使用后继续
通过上述分阶段方法和技术检查，大多数问题都是可以避免的；当项目匆忙按期完成时，而不是平台本身的能力差距时，往往会发生这种情况。
如何让员工真正采用新的 UCaaS 平台？
Tangoe 的一份报告发现，只有 39% 的 IT 决策者认为他们的 UCaaS 投资完全实现了他们预期的成本节约和易于管理的好处，而采用率低是一个常见原因。
员工对新通信平台的抵制是最大的采用障碍之一，尤其是在熟悉旧工具的团队中。克服这一问题需要的不仅仅是一次培训课程：领导层需要明显地使用和支持新平台，IT 团队应该提供持续的、针对特定角色的支持，而不是将培训视为上线前的一次性活动。围绕每个员工的日常工作实际上更容易的方式来制定变革，而不仅仅是新系统在技术上的工作方式，往往比培训本身的长度更能推动采用。在全面推出之前与一小群人进行试点也让企业有机会在混乱的工作流程到达每个人之前修复它们。
Ringflow 的入职流程是否遵循相同的流程？
尽管 Ringflow 不是 UCaaS 平台，但基本原则仍然存在。设置 呼叫路由 连接现有系统仍然受益于分阶段部署、全面部署前的试点小组以及对任何云通信平台都很重要的同类网络就绪检查。不同之处在于范围：Ringflow 实施以面向客户的呼叫流程、活动路由和 客户关系管理集成 而不是更换内部 PBX 或迁移员工分机，因此发现阶段更多地关注销售或支持团队当前如何实际处理呼叫，而不是紧急地址记录或桌面电话库存。
诸如此类的更广泛的采用挑战记录在 经络信息技术对常见 UCaaS 推出障碍的研究，呼应了上述相同的试点优先、持续培训方法。
结论
UCaaS 实施的成功或失败更多地取决于纪律而不是技术：项目是否在切换前进行试点测试和并行操作，网络准备情况是否得到检查而不是假设，以及培训是否持续到第一周之后而不是停止。目前平台本身已经足够成熟，值得担心的故障几乎总是流程故障，而不是产品故障。
常见问题解答
典型的 UCaaS 实施分为六个阶段：发现和评估、设计和配置、小用户组试点部署、与旧系统并行测试、生产切换和迁移后优化。跳过试点或并行测试阶段是实施遇到麻烦的最常见原因之一。
时间表因公司规模和复杂程度而异，从几周到几个月不等。对于大约 50 人的企业来说，从签订合同到干净切换，运行良好的实施通常需要六到十周的时间，但规模更大或更复杂的组织应该需要更长的时间。
最常见的原因是号码移植日期被推迟、E911地址记录与新系统不匹配、关键员工只有在旧电话系统关闭后才发现缺少的功能以及手机在上线前从未在真实网络条件下进行过测试。
未必。当前的许多部署都是以软件电话优先，使用员工现有计算机或移动设备上的应用程序，而物理桌面电话主要保留给接待区和会议室，而不是每个员工。
当领导层明显支持新平台并且持续进行针对特定角色的培训而不是单一的入职培训时，采用率就会提高。围绕每个员工的日常工作实际上更容易的事情来制定培训，而不仅仅是系统如何工作，这往往比培训的长度更重要。
带宽、服务配置质量和延迟都需要在迁移之前进行检查，因为在未考虑语音流量的网络上，通话质量会迅速下降。跳过此步骤是 UCaaS 推出初期遇到通话质量投诉的更常见原因之一。
尽管 Ringflow 是云联络中心和 AI 销售平台而不是 UCaaS 产品，但基本原则是相似的，分阶段推出、全面部署前的试点测试以及网络准备情况检查。范围有所不同，因为 Ringflow 实施以面向客户的呼叫流程和路由为中心，而不是取代内部 PBX。
