Einführung
Bei einer Geschäftstelefonanlage handelt es sich um die Einrichtung, die jeden Anruf, den Ihr Unternehmen tätigt oder empfängt, entgegennimmt, weiterleitet und aufzeichnet. Wenn es funktioniert, merkt es niemand.
Wenn dies nicht der Fall ist, erreichen Kunden die Voicemail, die Mobiltelefonnummer eines Managers wird zur Hauptleitung und ein verpasster Anruf wird zu einem entgangenen Verkauf.
Die meisten Teams fangen an, über eine Neueinrichtung nachzudenken, wenn etwas kaputt geht: ein Umzug in ein zweites Büro, eine Einstellung, die von zu Hause aus arbeitet, oder ein Tischtelefon, das niemand reparieren kann.
Dieser Leitfaden erklärt, was diese Systeme leisten, wie sich die Haupttypen unterscheiden, für welche Funktionen es sich lohnt zu bezahlen und wie man eine Auswahl trifft, ohne zu viel zu kaufen.
Was ist ein Geschäftstelefonsystem?
Es verbindet die Telefonnummern Ihres Unternehmens mit den Personen, die sie beantworten. Es übernimmt die Grundlagen, wie das Anrufen des richtigen Schreibtisches, das Weiterleiten von Anrufern an die Voicemail und die Weiterleitung eines Anrufs zwischen Kollegen.
Es beherrscht auch, was ein persönlicher Mobilfunktarif nicht kann: eine Hauptnummer, die mehrere Personen anruft, Menüs, die Anrufer sortieren, und Durchwahlen, die jeden Teamkollegen direkt erreichen.
Bei älteren Systemen war dies mit Hardware in einem Schrank und einem Kabel zu jedem Schreibtisch möglich. Moderne Geräte laufen in der Cloud, Anrufe laufen also über das Internet und der Anbieter hält die Geräte am Laufen.
Mitarbeiter melden sich über ein Tischtelefon, einen Laptop oder eine mobile App an, und eine Geschäftsnummer funktioniert auf allen Geräten.
Ein Cloud-Dienst wie z Ringflow Geschäftstelefon folgt diesem Modell: Sie portieren oder wählen eine Nummer aus, erstellen Anrufmenüs in einem Editor, weisen Durchwahlen zu und melden sich auf jedem unterstützten Gerät an.
Ein typisches Setup deckt eine Handvoll alltäglicher Aufgaben ab:
- Eine Geschäftsnummer: Kunden wählen eine Nummer, egal wer antwortet
- Angeschlossene Geräte: Tischtelefone, Laptops und mobile Apps klingeln alle gleichzeitig
- Teamkommunikation: Durch Nebenstellen, Weiterleitungen und Gegensprechanlage bleiben Kollegen in Verbindung
- Anrufbearbeitung: Menüs, Warteschlangen und Voicemail stellen sicher, dass kein Anruf unterbrochen wird
- Aufzeichnungen: Anrufprotokolle und Aufzeichnungen zeigen, was bei jedem Anruf passiert ist
Arten von Geschäftstelefonsystemen
Diese Setups lassen sich in drei Gruppen einteilen. Die richtige Gruppe hängt von Ihrer Größe, Ihrem Budget und davon ab, wie viel Ihres Teams außerhalb eines einzigen Büros arbeitet.
| Typ | Wo es läuft | Am besten für | Hauptkompromiss |
|---|---|---|---|
| Vor Ort | Hardware in Ihrem Gebäude | Websites, die eine vollständige lokale Kontrolle benötigen | Hohe Vorabkosten und langsamere Upgrades |
| Cloudbasiert | Anbieter-Cloud mit Apps und Tischtelefonen | Wachsende, hybride oder standortübergreifende Teams | Die Anrufqualität hängt von Ihrer Internetverbindung ab |
| Hybrid | Teils auf Ihren Servern, teils in der Cloud | Teams wechseln schrittweise in die Cloud | Zwei Umgebungen, die es für eine Weile zu verwalten gilt |
Mit einer Einrichtung vor Ort haben Sie die direkteste Kontrolle und können auch bei einem Internetausfall weiterarbeiten. Die Wartung liegt jedoch bei Ihnen und jede Änderung wird von einem Installationsprogramm durchgeführt.
Bei einem Cloud-Setup wird das Telefon als App behandelt, sodass ein neuer Mitarbeiter durch Installation und Anmeldung live geschaltet werden kann. Bei einem Hybrid-Setup läuft die vorhandene Hardware weiter, während neue Benutzer oder Standorte in der Cloud starten.
Wenn Sie die erste und zweite Option abwägen, erfolgt die Aufschlüsselung in PBX vs. VoIP geht Kosten, Mobilität und Zuverlässigkeit nebeneinander durch.
Funktionen von Geschäftstelefonsystemen, die ihren Platz verdienen
Funktionslisten sind lang und die meisten Teams verwenden nur wenige. Beginnen Sie mit den Funktionen, die die Art und Weise verändern, wie Kunden Ihre Anrufe erleben, und fügen Sie dann den Rest hinzu, wenn das Team wächst.
- Anrufweiterleitung: Leitet jeden Anruf basierend auf den von Ihnen festgelegten Regeln an eine Person, eine Gruppe oder eine Warteschlange weiter, sodass kein Anruf von einem Schreibtisch abhängig ist
- Automatische Telefonzentrale: begrüßt Anrufer mit einem Menü, sodass sie Verkäufe, Support oder Rechnungen auswählen können, ohne dass eine Person zuerst antwortet
- Voicemail: Erfasst Nachrichten, wenn niemand abnimmt, oft mit einem Transkript, das per E-Mail gesendet wird
- Mobiles Telefonieren: ermöglicht es Mitarbeitern, die Geschäftsnummer über eine Telefon-App zu verwenden, mit einer einzigen Anmeldung auf allen Geräten
- CRM-Integration: protokolliert Anrufe im Kundendatensatz, wobei der von Ihnen erworbene Plan entscheidet, welche Integrationen enthalten sind
- Anrufanalyse: Zeigt das Anrufaufkommen, verpasste Anrufe und Auslastungszeiten an, sodass Sie die Mitarbeiter entsprechend anpassen können
Für bestimmte Teams sind einige Extras einen Blick wert. Die Anrufaufzeichnung mit Suche hilft Vertrieb und Support dabei, Gespräche zu überprüfen. Call Flip verschiebt einen Live-Anruf von einem Tischtelefon auf ein Mobiltelefon, ohne ihn zu unterbrechen.
Eine KI-Rezeptionistin kann Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten entgegennehmen und Lead-Details erfassen. Nicht jeder Plan umfasst alle Funktionen. Überprüfen Sie daher vor dem Preisvergleich, welche Stufe die von Ihnen benötigten Funktionen bietet.
So wählen Sie ein Geschäftstelefonsystem aus
Die beste Wahl ist die, die Ihr Team ohne Schulung nutzen wird. Gehen Sie diese Schritte der Reihe nach durch.
- 1Geschäftsanforderungen definieren. Zählen Sie Ihre Benutzer und Standorte heute und in einem Jahr und notieren Sie, wo die Leute arbeiten. Wenn die Hälfte des Teams mobil ist, passt ein App-First-Cloud-Setup besser als Tischtelefone, die an ein Gebäude gebunden sind.
- 2Ordnen Sie Funktionen den Jobs zu. Schreiben Sie auf, was das System tun muss, z. B. Weiterleitung nach Abteilung, Aufzeichnung von Anrufen oder Verknüpfung mit Ihrem CRM, und ignorieren Sie den Rest.
- 3Überprüfen Sie Ihr Internet. Cloud-Anrufe sind auf eine stabile Verbindung angewiesen. Testen Sie daher Ihre Bandbreite zu Ihrer geschäftigsten Stunde, bevor Sie wechseln.
- 4Legen Sie ein Budget fest. Achten Sie auf Mindestsitzplätze, Zusatzgebühren für Minuten oder Nummern und darauf, was passiert, wenn Sie abreisen, nicht nur auf den monatlichen Hauptpreis.
- 5Planen Sie Skalierbarkeit ein. Bestätigen Sie, dass Sie Benutzer und Standorte ohne neue Hardware oder einen neuen Vertrag hinzufügen können.
- 6Behalten Sie Ihre Nummer. Bestätigen Sie, dass Ihre aktuelle Nummer ohne zusätzliche Kosten portiert werden kann, und fragen Sie, wie lange die Portierung dauert.
- 7Führen Sie eine Testversion durch. Setzen Sie eine kleine Gruppe für ein paar Wochen auf das System und messen Sie verpasste Anrufe und Anrufqualität.
Ringflow bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion ohne Kreditkarte an, die einem kleinen Team Zeit gibt, Routing, Apps und Anrufqualität zu testen, bevor es sich entscheidet. Welchen Anbieter Sie auch bewerten, fragen Sie nach einer Testversion oder einem Pilotprojekt, anstatt sich auf eine Demo zu verlassen.
Sicherheit, Compliance und Zuverlässigkeit
Ein Telefonsystem überträgt Kundendaten, Zahlungsinformationen und private Gespräche und verdient daher die gleiche Sorgfalt wie jedes andere Unternehmenssystem. Internetbasiertes Telefonieren birgt eigene Risiken, darunter Gebührenbetrug, Abhören und gefälschte Anrufer-IDs.
Der NIST-Leitfaden zur VoIP-Sicherheit ist zwar ein älteres Dokument, bietet aber immer noch eine nützliche bedrohungsbasierte Checkliste für die Risiken und die Kontrollen, die sie reduzieren.
Bevor Sie unterschreiben, fragen Sie jeden Anbieter nach Folgendem:
- Anrufauthentifizierung: ob ausgehende Anrufe das STIR/SHAKEN-Zertifikat tragen, sodass sie weniger wahrscheinlich als Spam eingestuft werden
- Einwilligung zur Aufnahme: ob Sie Einwilligungsaufforderungen so konfigurieren können, dass sie den Regeln in den Bundesstaaten entsprechen, in denen Sie tätig sind
- Zugangskontrolle: wer sich Aufnahmen anhören kann und ob die Wiedergabe protokolliert wird
- Zahlungsdaten: ob sensible Kartendaten aus Aufzeichnungen entfernt werden können
- Failover: Was passiert mit Anrufen, wenn Ihr Internet oder das Netz Ihres Anbieters ein Problem hat?
- Unterstützung: wie Sie eine Person erreichen und welche Stunden sie abdeckt
Bei der Zuverlässigkeit kommt es sowohl auf Ihr eigenes Netzwerk als auch auf den Anbieter an. Verwenden Sie nach Möglichkeit eine Kabelverbindung für Tischtelefone und halten Sie für Notfälle eine Mobilfunkweiterleitungsregel bereit.
Abschluss
Eine Telefoneinrichtung sollte die Erreichbarkeit und Führung Ihres Unternehmens erleichtern. Beginnen Sie mit der Arbeitsweise Ihres Teams, wählen Sie den passenden Typ aus und wählen Sie Funktionen für die Anrufe aus, die Sie jeden Tag entgegennehmen, und nicht die längste Liste auf einer Preisseite.
Testen Sie, bevor Sie sich verpflichten. Ein kurzer Test mit echten Anrufen verrät Ihnen mehr über Anrufqualität, Einrichtungsaufwand und Support als jede Broschüre. Wenn Sie bereit sind, Optionen zu vergleichen, ist eine kostenlose Testversion von Ringflow ein risikoarmer Ausgangspunkt.
Bereit, wenn Sie es sind
Sind Sie bereit, ein Telefon-Setup zu sehen, das genauso funktioniert wie Ihr Team?
Richten Sie Nummern, Menüs und Durchwahlen an einem Ort ein und nehmen Sie Ihren ersten Anruf noch am selben Tag entgegen.
Häufig gestellte Fragen
Es ist das Setup, das Ihre Firmenanrufe verwaltet: Es verbindet Ihre Geschäftsnummern mit Ihrem Team, leitet Anrufer an die richtige Person weiter und verwaltet Voicemail, Menüs und Aufzeichnung. Moderne Systeme laufen über das Internet und funktionieren auf Tischtelefonen, Computern und mobilen Apps.
Eine normale Leitung verbindet ein Telefon mit einer Nummer. Bei einer Firmenkonfiguration können viele Personen Nummern teilen, Durchwahlen verwenden, Anrufe weiterleiten, Warteschlangen halten und Gespräche aufzeichnen, sodass es für ein Team und nicht für eine einzelne Person funktioniert.
Nicht mit einem Cloud-Setup. Sie können einen Computer oder eine mobile App verwenden oder IP-Tischtelefone hinzufügen, wenn Ihr Team diese bevorzugt. Nur herkömmliche On-Premises-Systeme erfordern einen Server und eine dedizierte Verkabelung.
In den meisten Fällen ja. Anbieter können Ihre aktuelle Nummer in der Regel auf das neue Setup portieren. Erkundigen Sie sich, ob die Portierung kostenlos ist und wie lange sie dauert, und lassen Sie den alten Dienst laufen, bis der neue live ist.
Zählen Sie Ihre Benutzer und Standorte, notieren Sie, wo die Leute arbeiten, und listen Sie die Funktionen auf, die Sie für tägliche Anrufe benötigen. Testen Sie dann zwei oder drei Optionen im Probebetrieb und vergleichen Sie verpasste Anrufe, Anrufqualität und Benutzerfreundlichkeit.
