Einführung
Eine virtuelle Telefonnummer sieht aus wie jede andere Nummer, gehört aber nicht zu einem einzelnen Telefon, einer SIM-Karte oder einem Büro.
Es befindet sich in der Cloud und klingelt überall dort, wo Sie es wünschen. Deshalb verlassen sich kleine Unternehmen, Remote-Teams und Freiberufler darauf.
Da Kunden schnelle Antworten von einem Orts- oder gebührenfreien Anschluss erwarten, fühlt sich die an ein Festnetztelefon gebundene Nummer langsam wie eine Grenze an.
Dieser Leitfaden erklärt, was eine virtuelle Telefonnummer ist, wie Anrufe Sie erreichen und welche Typen eine Überlegung wert sind. Es behandelt auch die Vorteile, die Einrichtungsschritte und die Zuverlässigkeitsprüfungen, die viele Käufer überspringen, bis etwas kaputt geht.
Egal, ob Sie eine zweite Leitung hinzufügen oder ein komplettes Telefonsystem aufbauen, das Ziel ist dasselbe: eine Nummer, die so funktioniert, wie Ihr Team jeden Tag arbeitet.
Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
Eine virtuelle Telefonnummer ist eine Nummer, die Anrufer über das Internet mit Ihnen verbindet, anstatt über eine dedizierte Kupferleitung oder eine einzelne SIM-Karte. Die Leute wählen sie wie jede normale Nummer und können den Unterschied nicht erkennen.
Hinter den Kulissen nimmt Ihr Anbieter den Anruf entgegen und leitet ihn an eine von Ihnen ausgewählte App, einen Computer oder ein Tischtelefon weiter.
Da die Nummer von jedem Gerät getrennt ist, können Sie sie behalten, wenn Sie das Telefon wechseln, das Büro umziehen oder Mitarbeiter in anderen Städten einstellen. Viele Anbieter unterstützen auch Textnachrichten, Voicemail und Anrufaufzeichnung auf derselben Leitung.
Das macht eine virtuelle Telefonnummer zu einer praktischen Möglichkeit, eine Geschäftsidentität zu verwalten, ohne zusätzliche Hardware zu kaufen, und es sind nur geringe technische Fähigkeiten erforderlich, um sie im Alltag zu verwalten.
- Nicht an eine SIM-Karte, ein Mobiltelefon oder einen physischen Bürostandort gebunden
- Funktioniert über das Internet, sodass jedes verbundene Gerät den Anruf entgegennehmen kann
- Kann eine mobile App, einen Laptop, ein Tischtelefon oder mehrere Geräte gleichzeitig klingeln lassen
- Hält Ihre persönliche Nummer privat, wenn Sie Kunden anrufen oder ihnen eine SMS schicken
- Unterstützt Voicemail, Anrufweiterleitung und Geschäftszeiten über ein Web-Dashboard
- Umfasst häufig Textnachrichten neben Sprachnachrichten unter derselben Nummer
- Bleibt bei Ihnen, wenn Sie Geräte, Büros oder Teammitglieder wechseln
- Verfügbar in lokalen, gebührenfreien und internationalen Formaten für unterschiedliche Anforderungen
Wie virtuelle Nummern Ihre Anrufe weiterleiten
Jede virtuelle Telefonnummer läuft über VoIP, wodurch Ihre Stimme in Datenpakete umgewandelt wird, die über das Internet übertragen werden. Wenn ein Kunde anruft, leitet sein Netzbetreiber den Anruf an Ihren Anbieter weiter, und der Anbieter entscheidet, wohin der Anruf als Nächstes weitergeleitet wird.
Diese Entscheidung dauert den Bruchteil einer Sekunde und der Anrufer hört das Klingeln wie bei einer herkömmlichen Leitung, ohne Anzeichen dafür, dass der Anruf über das Internet erfolgt ist.
Sie steuern das Ziel über ein Dashboard. Regeln können tagsüber Anrufe an eine mobile App, in der Mittagspause an eine Teamwarteschlange und nach Feierabend an die Voicemail senden.
Die Anrufqualität hängt immer noch von Ihrer Verbindung ab, daher ist ein zuverlässiges Netzwerk genauso wichtig wie der von Ihnen gewählte Anbieter. Das Testen in dem Netzwerk, das Ihr Team tatsächlich nutzt, vermeidet unangenehme Überraschungen, insbesondere für Mitarbeiter, die von zu Hause aus über gemeinsame oder langsamere Verbindungen arbeiten.
- Der Anrufer wählt Ihre Nummer und sein Mobilfunkanbieter leitet den Anruf an Ihren Anbieter weiter
- Ihr Provider prüft Routing-Regeln wie Tageszeit, Anrufer oder gewählte Nummer
- Der Anruf wird in Daten umgewandelt und über das Internet an Ihre Geräte übermittelt
- Rufgruppen können mehrere Personen gleichzeitig oder nacheinander alarmieren
- Unbeantwortete Anrufe können an die Voicemail, ein anderes Team oder eine Ersatznummer weitergeleitet werden
- Mit Softphone-Apps kann ein Laptop oder Mobiltelefon als Büroanschluss fungieren
- Routing-Änderungen werden innerhalb von Minuten wirksam, ohne dass eine neue Verkabelung oder ein Technikerbesuch erforderlich ist
- Eine stabile Internetverbindung sorgt dafür, dass die Audioqualität klar ist und Anrufe nicht unterbrochen werden
Arten von virtuellen Telefonnummern
Es gibt verschiedene Haupttypen virtueller Nummern, von denen jede ein anderes Signal an den Anrufer sendet. Lokale Nummern tragen eine regionale Vorwahl und schaffen Bekanntheit, während gebührenfreie Nummern mit Vorwahlen wie 800 oder 888 beginnen und für den Anrufer nichts kosten.
Die Auswahl fällt leichter, wenn man vergleicht gebührenfreie vs. lokale Nummern im Vergleich zu Ihren eigenen Kunden, Ihrem Anrufvolumen und Ihrem Monatsbudget.
Vanity-Nummern buchstabieren ein Wort oder einen Satz, wodurch sie in Anzeigen und an Fahrzeugen leicht zu merken sind. Über internationale Nummern können Sie im Ausland zum Ortstarif erreicht werden, und einige Anbieter bieten auch SMS-Nummern an.
Viele Unternehmen kombinieren mehrere Typen, indem sie eine gebührenfreie Telefonnummer für den Support und lokale Nummern für jedes regionale Vertriebsteam verwenden und dann eine Vanity-Nummer für eine einzelne Kampagne hinzufügen.
- Lokale Nummern verwenden eine regionale Vorwahl und schaffen Vertrauen in eine bestimmte Stadt
- Gebührenfreie Nummern verwenden Vorwahlen wie 800 oder 888 und kosten Anrufer nichts
- Vanity-Nummern buchstabieren ein Wort oder einen Satz, an den sich Kunden leicht erinnern können
- Internationale Nummern bieten ausländischen Kunden die Möglichkeit, Sie vor Ort zu erreichen
- SMS-fähige Nummern senden und empfangen Nachrichten sowie Sprachanrufe
- Abteilungsnummern leiten Vertriebs-, Support- und Abrechnungsanrufe an separate Teams weiter
- Kampagnennummern geben an, welche Anzeige, welcher Kanal oder welche Seite den jeweiligen Aufruf ausgelöst hat
Warum Unternehmen eine virtuelle Telefonnummer verwenden
Der häufigste Grund ist eine Trennung. Ein Gründer, der eine private Handynummer teilt, stellt bald fest, dass beim Abendessen geschäftliche Anrufe eingehen, also fügt er eine hinzu zweite geschäftliche Telefonnummer hält die beiden ohne ein zweites Gerät auseinander.
Die gleiche Idee hilft Freiberuflern, Beratern und Remote-Mitarbeitern, die eine berufliche Leitung wünschen, die privat bleibt, nach Feierabend stummgeschaltet werden kann und an einen Kollegen übergeben werden kann, wenn sie das Unternehmen verlassen.
Auch Unternehmen gewinnen an Reichweite. Ein Unternehmen mit Sitz in einer Stadt kann lokale Nummern in anderen Städten hinzufügen, sodass Kunden eine vertraute Vorwahl sehen und ein Remote-Team von überall aus antworten kann.
Da jede Nummer über ein eigenes Anrufprotokoll verfügen kann, sehen Marketingteams, welche Kampagnen zu Anrufen führen und welche nicht, was Budgetentscheidungen erheblich erleichtert und Ihnen hilft, nicht mehr für Werbung zu bezahlen, die nie klingelt.
- Trennen Sie geschäftliche Anrufe von privaten Anrufen, ohne ein zweites Telefon dabei zu haben
- Bleiben Sie in neuen Märkten lokal, indem Sie Nummern mit bekannten Vorwahlen hinzufügen
- Lassen Sie Remote- und Hybrid-Mitarbeiter von jedem Ort aus und auf jedem Gerät antworten
- Verfolgen Sie Kampagnenergebnisse, indem Sie jeder Anzeige oder jedem Kanal eine eigene Nummer geben
- Skalieren Sie nach oben oder unten, indem Sie Leitungen hinzufügen oder entfernen, ohne dass eine neue Verkabelung erforderlich ist
- Vermeiden Sie die Kosten für Tischtelefone, Installation und Telefonausrüstung vor Ort
- Schützen Sie die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter, da Kunden niemals persönliche Mobiltelefonnummern sehen
- Behalten Sie eine einheitliche Unternehmensidentität bei, auch wenn Personen oder Büros wechseln
Einrichten einer neuen Nummer
Der Einstieg dauert normalerweise nur wenige Minuten. Sie suchen anhand der Vorwahl oder Vorwahl nach einer verfügbaren Nummer, wählen eine aus und bestätigen grundlegende Geschäftsdaten wie Ihren Namen und Ihre Adresse. Einige Nummern, insbesondere gebührenfreie Nummern für SMS, müssen überprüft werden, bevor Nachrichten gesendet werden können.
Wählen Sie zuerst den Nummerntyp und dann den Anbieter aus, damit Sie nicht gezwungen sind, die Nummer zu akzeptieren, die an diesem Tag gerade verfügbar ist.
Wenn Sie bereits eine Geschäftsnummer haben, können Sie diese in der Regel auf den neuen Anbieter portieren, anstatt noch einmal von vorne zu beginnen. Lassen Sie den alten Dienst aktiv, bis die Übertragung abgeschlossen ist, da der Zeitpunkt von den beteiligten Netzbetreibern abhängt.
Mit Ringflow können Teams beispielsweise Nummern hinzufügen, Routing-Regeln festlegen und Apps über ein Dashboard verbinden. Testen Sie eingehende und ausgehende Anrufe auf realen Geräten, bevor Sie die Nummer irgendwo veröffentlichen.
- Wählen Sie den Nummerntyp aus, der zu Ihren Kunden passt, bevor Sie Anbieter vergleichen
- Suchen Sie nach Vorwahl, Vorwahl oder Stichwort, um eine Nummer zu finden, die Ihnen gefällt
- Bestätigen Sie die Geschäftsdetails frühzeitig, da einige Zahlen überprüft werden müssen
- Entscheiden Sie, ob Sie eine bestehende Nummer portieren oder mit einer neuen Nummer beginnen möchten
- Lassen Sie Ihren alten Dienst aktiv, bis die Portierung als abgeschlossen bestätigt wird
- Legen Sie Routing-Regeln, Voicemail-Begrüßungen und Geschäftszeiten im Dashboard fest
- Testen Sie eingehende und ausgehende Anrufe auf realen Geräten, bevor Sie die Nummer veröffentlichen
Zuverlässigkeit und Compliance
Eine Nummer ist nur dann sinnvoll, wenn Anrufe klar und sicher ankommen. Erkundigen Sie sich bei Anbietern schriftlich nach Verfügbarkeitsgarantien, wie Anrufe verschlüsselt werden und was passiert, wenn Ihre Internetverbindung unterbrochen wird.
Der NIST-VoIP-Sicherheitsleitfaden erklärt häufige Risiken wie Abhören und Gebührenbetrug und dient als erste Checkliste beim Vergleich von Anbietern. Bringen Sie diese Fragen also bei jedem Verkaufsgespräch mit und bitten Sie um schriftliche Antworten.
Auch Compliance ist wichtig. In den Vereinigten Staaten müssen Anbieter von vernetzten VoIP-Diensten 911-Anrufe unterstützen. Überprüfen Sie daher, wie Sie Standorte für Remote-Mitarbeiter registrieren. Wenn Sie vorhaben, geschäftliche SMS von einer lokalen Nummer zu senden, fragen Sie, ob der Anbieter die 10DLC-Registrierung übernimmt.
Das Überspringen dieser Prüfungen kann zu blockierten Nachrichten oder fehlgeleiteten Notrufen führen, und beides lässt sich vor der Einführung leichter verhindern als reparieren.
- Bitten Sie um eine schriftliche Verfügbarkeitszusage statt um eine Angabe auf einer Preisseite
- Bestätigen Sie, dass Anrufe und Voicemail verschlüsselt sind, und fragen Sie, wie der Zugriff kontrolliert wird
- Informieren Sie sich über den 911-Support und wie Remote-Mitarbeiter ihre aktuelle Adresse registrieren
- Fragen Sie, ob die 10DLC-Registrierung für Sie erledigt wird, wenn Sie SMS von lokalen Nummern senden
- Suchen Sie nach Spam-Anrufschutz wie der STIR/SHAKEN-Anruferüberprüfung
- Aktivieren Sie die mehrstufige Anmeldung und rollenbasierte Berechtigungen für jedes Administratorkonto
- Testen Sie die Anrufqualität in Ihren echten Büro- und Heimnetzwerken, bevor Sie sich verpflichten
- Überprüfen Sie die Anrufprotokolle regelmäßig, um ungewöhnlichen Datenverkehr oder unerwartete Gebühren zu erkennen
Abschluss
Eine virtuelle Telefonnummer bietet einem Unternehmen Flexibilität, die ein herkömmlicher Anschluss nicht bieten kann. Es funktioniert über das Internet, folgt Ihrem Team über Geräte und Standorte hinweg und ist in verschiedenen Ausführungen erhältlich, die zu unterschiedlichen Kunden und Zielen passen.
Die eigentliche Arbeit besteht darin, den richtigen Typ auszuwählen, ihn sorgfältig einzurichten und die Zuverlässigkeit und Konformität zu überprüfen, bevor Kunden anrufen. Diese Schritte dauern einen Nachmittag, nicht ein Viertel, und sie zahlen sich über Jahre hinweg aus.
Fangen Sie klein an. Wählen Sie eine Nummer aus, die ein klares Problem löst, z. B. eine private Arbeitsleitung oder eine lokale Präsenz in einer neuen Stadt, und messen Sie deren Leistung.
Mit Ringflow können Sie Nummern hinzufügen, Anrufe weiterleiten und Ergebnisse verfolgen, wenn Ihr Team wächst, sodass Ihre Telefoneinrichtung mit dem Geschäft Schritt hält, anstatt es zu behindern. Fügen Sie nur dann weitere Zeilen hinzu, wenn die Daten dies unterstützen.
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Bereit, wenn Sie es sind
Jonglieren Sie immer noch mit Anrufen über verschiedene Nummern, Geräte und Standorte hinweg?
Das Cloud-Telefonsystem von Ringflow leitet jede virtuelle Telefonnummer automatisch an die richtige Person weiter, eine manuelle Weiterleitung ist nicht erforderlich.
Häufig gestellte Fragen
Dabei handelt es sich um eine Telefonnummer, die über das Internet funktioniert, statt über einen physischen Anschluss oder eine SIM-Karte. Anrufe können über eine App, einen Computer, ein Tischtelefon oder mehrere Geräte gleichzeitig klingeln.
Sie sind eng miteinander verbunden. Eine virtuelle Nummer ist nicht an ein Gerät oder eine Leitung gebunden und läuft normalerweise über VoIP, daher werden die beiden Begriffe oft zusammen verwendet.
Viele können. Für den geschäftlichen SMS-Versand von lokalen oder gebührenfreien Nummern ist häufig zunächst eine Registrierung oder Verifizierung erforderlich. Erkundigen Sie sich daher bei Ihrem Anbieter, was dieser für Sie erledigt.
Normalerweise ja. Bei den meisten Anbietern können Sie eine bestehende Nummer portieren. Die Übertragung kann je nach Anbieter zwischen einem Tag und einigen Wochen dauern.
Die Tarife liegen oft zwischen ein paar Dollar und etwa zwanzig Dollar pro Monat, wobei die Preise für gebührenfreie Nummern, zusätzliche Gesprächsminuten oder zusätzliche Funktionen höher sind.
In den Vereinigten Staaten müssen miteinander verbundene VoIP-Anbieter die Notrufnummer 911 unterstützen, Sie müssen jedoch möglicherweise Ihre Adresse registrieren. Bestätigen Sie den Vorgang, bevor Sie sich auf die Nummer verlassen.
Ja. Viele Unternehmen verwenden mehrere Nummern für Abteilungen, Standorte oder Kampagnen, und jede kann an ihr eigenes Team weiterleiten und in ihrem eigenen Anrufprotokoll erscheinen.
