Einführung
Eine virtuelle Telefonnummer ist eine cloudbasierte Nummer, die nicht an ein einzelnes Telefon, eine SIM-Karte oder einen Bürostandort gebunden ist.
Das ist von Jahr zu Jahr wichtiger, da immer mehr Teams remote, städteübergreifend oder grenzüberschreitend arbeiten und eine an ein Tischtelefon angeschlossene Nummer nicht mithalten kann.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie eine virtuelle Telefonnummer tatsächlich funktioniert, welche Typen verfügbar sind und wie Sie die richtige Nummer für Ihr Team auswählen. Am Ende wissen Sie genau, welcher Typ zu Ihrem Unternehmen passt, und erfahren außerdem die Einrichtungsdetails, die in den meisten Leitfäden übersprungen werden.
- Eine virtuelle Telefonnummer leitet Anrufe über das Internet statt über eine physische Leitung weiter, sodass sie auf jedem angeschlossenen Gerät funktioniert.
- Die gebräuchlichsten Typen sind lokale, gebührenfreie, Vanity- und internationale Nummern, die jeweils für ein anderes Geschäftsziel geeignet sind.
- Die Einrichtung dauert in der Regel Minuten, nicht Wochen, und erfordert keine neue Hardware oder einen Technikerbesuch.
- Compliance-Details wie die Nummernregistrierung und die Genauigkeit des Notfallstandorts sollten überprüft werden, bevor Sie sich an einen Anbieter binden.
Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
Eine virtuelle Telefonnummer ist im Kern eine Telefonnummer, die in der Cloud vorhanden ist und nicht an eine physische Leitung oder ein einzelnes Gerät angeschlossen ist.
Sie können darauf Anrufe und SMS von jeder App, jedem Tischtelefon oder jedem Smartphone mit Internetverbindung empfangen. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Festnetznummer ist sie nicht an einen Standort, eine SIM-Karte oder ein physisches Mobilteil gebunden.
Das macht es nützlich für Remote-Teams, Unternehmen mit mehreren Standorten und alle, die eine persönliche Nummer privat halten möchten. Es funktioniert gleich, egal ob es sich um einen Gründer handelt, der Supportanrufe per Telefon entgegennimmt, oder um ein zehnköpfiges Vertriebsteam, das über drei Städte verteilt ist.
Wie virtuelle Nummern Ihre Anrufe weiterleiten
Jede virtuelle Telefonnummer läuft über VoIP, die gleiche Technologie, die auch in den meisten modernen Geschäftstelefonsystemen zum Einsatz kommt. Wenn jemand Ihre Nummer wählt, wird der Anruf als Datenverbindung über das Internet übertragen und nicht über eine Kupfertelefonleitung.
Die Cloud-Server Ihres Anbieters leiten diesen Anruf dann dorthin weiter, wo Sie ihn angegeben haben: zu einer mobilen App, einem Desktop-Softphone, einem VoIP-Tischtelefon oder mehreren Geräten, die gleichzeitig klingeln.
Sie können dieses Ziel jederzeit über ein Dashboard ändern, ohne SIM-Karten auszutauschen oder auf einen Techniker warten zu müssen. Weitere Informationen dazu, wie die zugrunde liegende Technologie Anrufe durchgängig verarbeitet, finden Sie hier VoIP-Telefondienst abbauen.
Arten von virtuellen Nummern, aus denen Sie wählen können
Nicht jede virtuelle Telefonnummer erfüllt den gleichen Zweck. Die Auswahl des richtigen Typs ist genauso wichtig wie die Auswahl eines Anbieters, da jeder ein anderes Problem für einen anderen Anrufertyp löst.
- Lokale Nummern: Passen Sie eine bestimmte Vorwahl an, was nützlich ist, um Vertrauen bei Kunden in dieser Region aufzubauen
- Gebührenfreie Nummern: Kostenlos für Anrufer, üblich für Kundensupport und Vertriebslinien
- Vanity-Nummern: Buchstabieren Sie ein Wort oder einen Satz, den Sie sich für Marketing und Werbung leicht merken können
- Internationale Nummern: Damit können Sie Anrufe aus einem anderen Land empfangen, ohne internationale Tarife zahlen zu müssen – sehen Sie sich unsere an Leitfaden für virtuelle Telefonnummern in Hongkong für eine länderspezifische Einrichtungsanleitung
Die meisten Unternehmen verwenden am Ende mehr als einen Typ in verschiedenen Kampagnen oder Abteilungen. Eine Support-Hotline läuft möglicherweise über eine gebührenfreie Nummer, während ein Vertriebsteam lokale Nummern verwendet, um die Antwortraten in jeder Region zu erhöhen, in die es verkauft.
und ein Marketingteam könnte eine Vanity-Nummer nur für eine einzelne Werbekampagne hinzufügen, um zu sehen, wie viele Anrufe sie tatsächlich generiert.
Virtuelle Nummern im Vergleich zu herkömmlichen Telefonleitungen
Eine herkömmliche Telefonleitung wird an eine physische Buchse in einem bestimmten Gebäude angeschlossen und ist für die Dauer des Mietvertrags an einen Mobilfunkanbieter und einen Standort gebunden.
Eine virtuelle Telefonnummer überspringt all das: Sie befindet sich auf einem Server und nicht in einer Leitung, sodass sie mit Ihrem Unternehmen mitzieht, anstatt in einem alten Büro zu bleiben, wenn Sie umziehen oder einen zweiten Standort hinzufügen.
Herkömmliche Anschlüsse verlangen außerdem mehr für Ausrüstung, Installation und Ferngespräche, während eine Cloud-Nummer in der Regel mit einem monatlichen Pauschalplan läuft, bei dem keine Hardware installiert werden muss.
Der Kompromiss ist real: Eine virtuelle Nummer ist auf eine stabile Internetverbindung angewiesen, während ein Festnetzanschluss auch bei einem Stromausfall funktioniert, solange er nicht schnurlos ist.
Warum Unternehmen eine virtuelle Nummer für Unternehmen wählen
Die Wahl einer virtuellen Nummer für geschäftliche Zwecke gibt Eigentümern die Möglichkeit, private und geschäftliche Anrufe zu trennen, ohne zwei Telefone dabei zu haben.
Remote- und Hybridteams können Anrufe von einem Laptop oder einer Telefon-App aus entgegennehmen, unabhängig davon, wo sie an diesem Tag arbeiten, und dabei immer dieselbe virtuelle Telefonnummer verwenden.
Ein Unternehmen mit Kunden in mehreren Bundesstaaten kann in jedem Bereich lokale Nummern vergeben, sodass sich Anrufe auch dann lokal anfühlen, wenn das gesamte Team in einem Büro sitzt. Auch Marketingteams nutzen dieses Setup, um zu verfolgen, welche Kampagne oder Anzeige einen Anruf ausgelöst hat.
Jede Nummer kann auf ihr eigenes Anrufprotokoll und ihren eigenen Bericht weiterleiten, sodass Sie leicht erkennen können, für welchen Kanal sich die Investition tatsächlich lohnt.
So wählen Sie die richtige virtuelle Nummer für Ihr Unternehmen aus
Eine Nummer auszuwählen ist einfach. Die Auswahl des richtigen Typs für die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams erfordert etwas mehr Überlegung.
Nach Teamstruktur und Standort
Ein vollständig dezentrales Team profitiert am meisten von Nummern, die standardmäßig in mobilen Apps klingeln, da niemand an einem festen Tischtelefon sitzt. Ein Unternehmen mit mehreren physischen Filialen kombiniert häufig lokale Nummern pro Filiale mit einer gemeinsamen gebührenfreien Leitung für allgemeine Anfragen.
Nach Kundenreichweite
Wenn die meisten Kunden aus einem Ballungsraum anrufen, macht sich eine Ortsnummer schneller vertraut als eine gebührenfreie Leitung, da eine erkennbare Vorwahl eine kleine Vertrauensfrage beantwortet, bevor der Anruf überhaupt verbunden wird.
Unternehmen, die national oder international verkaufen, greifen stattdessen in der Regel auf gebührenfreie oder internationale Nummern zurück, da Ortsvorwahlen in diesem Umfang keine Rolle mehr spielen und die Einheitlichkeit zwischen den Regionen wichtiger ist.
Nach Budget- und Wachstumsplänen
Das Hinzufügen einer einzigen Nummer kostet zwar wenig, aber Kampagnenverfolgung und dedizierte Abteilungsleitungen summieren sich schnell, wenn Sie nicht wählerisch sind, welche Sie tatsächlich benötigen.
Ringflow bündelt Nummernverwaltung mit Anrufweiterleitung und -berichten, sodass das Hinzufügen eines Anschlusses nicht das Hinzufügen einer Rechnung von einem separaten Anbieter bedeutet. Beginnen Sie mit dem, was Sie in diesem Quartal benötigen, und fügen Sie weitere hinzu, wenn bestimmte Kampagnen oder Standorte beweisen, dass sie eine eigene Linie benötigen.
Eine neue Nummer einrichten: Was Sie erwartet
Das Erhalten einer virtuellen Telefonnummer dauert online normalerweise nur wenige Minuten, nicht die Tage, die eine herkömmliche Festnetzinstallation in Anspruch nehmen kann. Bei den meisten Anbietern können Sie verfügbare Nummern nach Vorwahl, gebührenfreier Vorwahl oder Schlüsselwort durchsuchen und dann die von Ihnen ausgewählte Nummer sofort aktivieren.
Erwarten Sie, dass Sie bei der Anmeldung einige grundlegende Geschäftsdaten bestätigen, wie z. B. Ihren offiziellen Firmennamen und Ihre Adresse, da insbesondere gebührenfreie Nummern eine Registrierung erfordern, bevor Textnachrichten gesendet werden können.
Wenn Sie bereits über eine Geschäftsnummer verfügen, dauert die Portierung in ein neues System in der Regel ein bis zwei Wochen, da sowohl Ihr alter als auch Ihr neuer Mobilfunkanbieter die Übertragung bestätigen müssen.
Lassen Sie die alte Leitung aktiv, bis der Port fertig ist, und testen Sie sowohl eingehende als auch ausgehende Anrufe, bevor Sie sie endgültig außer Betrieb nehmen.
Sobald es live ist, sind Routing-Regeln, Voicemail-Begrüßungen und Geschäftszeiten normalerweise nur ein paar Klicks in einem Web-Dashboard entfernt und kein Serviceanruf erforderlich. A Geschäftstelefonsystem Die auf dieser Art von Flexibilität basierende Lösung erspart Ihnen auf lange Sicht eine Menge Setup-Probleme.
Ringflow legt das Routing auf Kampagnenebene über solche Nummern, sodass ein Anruf bei einer beliebigen Leitung automatisch beim richtigen Team ankommt, ohne dass eine manuelle Weiterleitung erforderlich ist.
Überprüfen Sie die Zuverlässigkeit und Konformität, bevor Sie sich ein Exemplar zulegen
Nicht jeder Anbieter handhabt Notrufe auf die gleiche Weise. Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter eine genaue E911-Standortweiterleitung unterstützt, insbesondere wenn Ihr Team von Privatadressen aus arbeitet, die sich häufig ändern.
US-amerikanische Mobilfunkanbieter kennzeichnen nicht registrierten geschäftlichen SMS-Verkehr zunehmend als Spam. Fragen Sie daher, ob Ihr Anbieter die 10DLC-Registrierung für Sie übernimmt oder Ihnen die 10DLC-Registrierung überlässt.
In einem Wikipedia-Eintrag zu virtuellen Nummern heißt es, dass Anbieter separate Systeme unterhalten müssen, um den Echtzeitstandort eines Anrufers für Notdienste zu verfolgen, da diese Nummern nicht an ein physisches Gerät gebunden sind. Verfügbarkeit und Anrufqualität hängen beide von Ihrer Internetverbindung ab.
Bitten Sie um eine schriftliche Verfügbarkeitsgarantie, anstatt auf einer Preisseite einen Anspruch geltend zu machen, und testen Sie die Anrufqualität in Ihrem tatsächlichen Büro- oder Heimnetzwerk, bevor Sie sich verpflichten.
Abschluss
Bei einer virtuellen Telefonnummer kommt es auf die Flexibilität an. Es überspringt die Verkabelung, die Hardware und die Ein-Schreibtisch-Beschränkungen einer herkömmlichen Linie. Lokal, gebührenfrei, Vanity oder international, jeder Typ löst ein anderes Geschäftsproblem.
Informieren Sie sich, was eine virtuelle Telefonnummer ist und welcher Typ geeignet ist, bevor Sie sich für eine anmelden.
Ihr nächster Schritt ist einfach. Passen Sie den Zahlentyp an die tatsächliche Arbeitsweise und das Wachstum Ihres Teams in diesem Jahr an. Das Cloud-Telefonsystem von Ringflow leitet Anrufe von jeder Nummer an die richtige Person weiter, unabhängig davon, auf welchem Gerät sie sich befindet.
Wählen Sie eine virtuelle Geschäftsnummer, die heute passt, und passen Sie sie an, wenn sich Ihr Team verändert.
Das Cloud-Telefonsystem von Ringflow leitet jede virtuelle Telefonnummer automatisch an die richtige Person weiter, eine manuelle Weiterleitung ist nicht erforderlich.
Bereit, wenn Sie es sind
Jonglieren Sie immer noch mit Anrufen über verschiedene Nummern, Geräte und Standorte hinweg?
Das Cloud-Telefonsystem von Ringflow leitet jede virtuelle Telefonnummer automatisch an die richtige Person weiter, eine manuelle Weiterleitung ist nicht erforderlich.
Häufig gestellte Fragen
Eine virtuelle Telefonnummer ist eine Telefonnummer, die über das Internet statt über eine physische Leitung läuft. Es kann auf jedem Gerät klingeln, das Sie damit verbinden, von einer mobilen App bis hin zu einem Tischtelefon.
Bei den meisten Cloud-Telefon- und VoIP-Anbietern können Sie eine virtuelle Telefonnummer direkt über ein Online-Dashboard aktivieren. Normalerweise suchen Sie nach verfügbaren Nummern nach Vorwahl oder gebührenfreier Vorwahl und aktivieren eine Nummer innerhalb von Minuten.
Wechseln Sie, wenn Ihr Team remote arbeitet, einen neuen Standort eröffnet oder Anrufe an eine Telefonleitung verloren gehen, die nicht skalierbar ist. Die meisten Unternehmen erkennen den Vorteil bereits im ersten Abrechnungszeitraum.
Wählen Sie eine Nummer, verbinden Sie sie mit den Geräten oder Apps, auf denen sie klingeln soll, und legen Sie Ihre Routing- und Voicemail-Einstellungen fest. Wenn Sie eine bestehende Nummer portieren, können Sie mit einer bis zwei Wochen rechnen, bis die Übertragung abgeschlossen ist.
Ja, sofern Ihr Anbieter eine verschlüsselte Anrufweiterleitung verwendet und eine dokumentierte Verfügbarkeitsgarantie bietet. Die Zuverlässigkeit hängt mehr von Ihrer Internetverbindung als von der Nummer selbst ab.
Ja, bei den meisten Anbietern können Sie Geschäftszeiten und Weiterleitungsregeln nach Nummer festlegen, sodass Anrufe unabhängig vom Aufenthaltsort des Anrufers oder des Teammitglieds korrekt weitergeleitet werden. Dies macht eine virtuelle Telefonnummer für Teams nützlich, die über mehrere Zeitzonen verteilt sind.
Die meisten virtuellen Nummern kosten je nach Funktionen wie gebührenfreiem Routing oder Anrufanalyse ein paar Dollar bis zu 20 Dollar oder mehr pro Monat. Einrichtungsgebühren fallen selten an, da die meisten sofort online aktiviert werden.
Ja, viele Unternehmen betreiben mehrere virtuelle Telefonnummern gleichzeitig, um Marketingkampagnen, Abteilungen oder Standorte separat zu verfolgen. Jede Nummer kann an ihr eigenes Team weitergeleitet und in ihrem eigenen Anrufprotokoll angezeigt werden.
