Was ist ein Softphone? So funktionieren Software-Telefone (+ Einrichtungsanleitung)

Einführung

Was ist ein Softphone? Es handelt sich um eine App, die Ihren Laptop oder Ihr Telefon in einen vollwertigen Geschäftstelefonanschluss verwandelt, ohne dass Schreibtisch-Hardware erforderlich ist. In dieser Anleitung wird erläutert, wie ein Softphone funktioniert, was Sie vor der Installation benötigen und wie Sie Ihr Softphone in wenigen Minuten einrichten. Am Ende wissen Sie genau, ob ein Softphone zu Ihrem Team passt und wie sich eine Business-Version von der kostenlosen App auf dem eigenen Telefon unterscheidet.

• Die Frage, was ein Softphone ist, beginnt mit einer Idee: Es verwandelt jeden Laptop, jedes Tablet oder jedes Telefon in einen funktionierenden Geschäftsbereich.
• Ein Softphone benötigt mindestens 100 Kbit/s stabile Bandbreite pro Anruf, und die meisten Leute überprüfen dies nie, bevor sie eines installieren.
• Das beste Softphone für den geschäftlichen Einsatz bietet Anrufweiterleitung, CRM-Protokollierung und KI-Funktionen, die die meisten privaten Apps überspringen.
• Die Einrichtung dauert weniger als 10 Minuten: Laden Sie die App herunter, melden Sie sich an und beginnen Sie sofort mit dem Anruf.

Was ist ein Softphone?

Ein Softphone ist eine Software, die einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone in einen Telefonanschluss verwandelt. Es verwendet eine Internetverbindung anstelle einer Telefonbuchse oder einer SIM-Karte. Unter der Haube ist Softphone-Software eigentlich nur ein IP-Softphone-Client, der mit den Servern Ihres Anbieters kommuniziert. Das Programm verwaltet das Wählen, Klingeln und die Audiowiedergabe von Anrufen auf die gleiche Weise wie ein physisches Tischtelefon. Die meisten modernen Geschäftsteams verwenden heute einen, anstatt Hardware für jeden einzelnen Schreibtisch zu kaufen.

Was ist also ein Softphone in der täglichen Praxis? Stellen Sie sich eine Telefontastatur auf Ihrem Bildschirm statt auf Ihrem Schreibtisch vor. Das ist es wirklich, aber der Wert zeigt sich erst, wenn man sieht, wie es funktioniert und was es tatsächlich kostet, einen Brunnen zu betreiben.

Für ein Softphone ist kein spezielles Gerät erforderlich. Jedes Laptop oder Telefon mit Mikrofon und Lautsprecher kann damit betrieben werden, und die meisten Menschen besitzen bereits alles, was es braucht.

Softphones gibt es im Allgemeinen in zwei Formen. Eine eigenständige App verwaltet nur Anrufe und ist nicht an eine größere Plattform gebunden. Ein integriertes Softphone ist in einem vollständigen Geschäftstelefonsystem integriert, zusammen mit Anrufweiterleitung, SMS und einer CRM-Verbindung. Die meisten wachsenden Teams wechseln irgendwann vom ersten Typ zum zweiten Typ, in der Regel dann, wenn eine gemeinsam genutzte Leitung oder ein Muster verpasster Anrufe echte Kosten verursacht.

So funktioniert ein Softphone

Ein Softphone sendet Ihre Stimme wie jedes andere als Daten statt als analoges Signal VoIP-Telefondienst tut. Ihre Stimme wird digitalisiert, komprimiert und in kleine Pakete aufgeteilt. Diese Pakete gelangen über das Internet zu den Servern Ihres Anbieters. Die Server leiten sie dann an die Person weiter, die Sie anrufen, egal wo sie sich gerade befindet.

Aus diesem Grund führt die Frage „Was ist ein Softphone“ oft zu einer zweiten Frage: Warum variiert die Anrufqualität so stark? Die Antwort hängt normalerweise von Ihrem Netzwerk ab, nicht von der App. Zwei Dinge sind am wichtigsten: wie viel Bandbreite zum Zeitpunkt des Anrufs frei ist und wie konsistent Pakete ohne Verzögerung ankommen. Eine langsame, überlastete Verbindung unterbricht den Ton, egal wie gut die Software ist.

Softphone vs. Tischtelefon

Ein Tischtelefon wird an eine Wandsteckdose angeschlossen und bleibt den ganzen Tag an Ihrem Schreibtisch befestigt. Sobald Sie wissen, was ein Softphone ist, wird der Vergleich von Tischtelefonen schnell einfacher.

• Es muss keine zusätzliche Hardware gekauft, versendet oder repariert werden
• Arbeitet von zu Hause, einem Hotelzimmer oder einem Coworking Space aus
• Sofortige Aktualisierung, ohne dass ein Technikerbesuch erforderlich ist
• Kostet im Laufe der Zeit weniger pro Sitzplatz als ein physisches Mobilteil
• Zieht mit einem Mitarbeiter um, wenn dieser den Schreibtisch oder das Büro wechselt

Was Sie vor der Installation eines Softphones benötigen

Die meisten Guides beantworten die Frage, was ein Softphone ist, und bleiben dabei stehen. Dann fragen sie sich, warum die Anrufqualität leidet, wenn echte Teams anfangen, eines zu verwenden.

• Eine stabile Internetverbindung, mindestens 100 Kbit/s pro aktivem Anruf, damit der Ton nicht mitten im Satz abbricht
• Ein Headset oder ein eingebautes Mikrofon, das Hintergrundgeräusche in einem belebten Raum unterdrückt
• Eine leise WLAN-Verbindung oder eine kabelgebundene Ethernet-Leitung für alle, die hintereinander telefonieren
• Administratorzugriff zur Installation der App auf einem Arbeitsgerät ohne IT-Verzögerungen

Wenn Sie diese Checkliste überspringen, wird das Softphone für ein Routerproblem verantwortlich gemacht. Testen Sie zunächst Ihre Verbindung, bevor Sie sie einem gesamten Team zur Verfügung stellen.

Ein einfacher Test funktioniert gut: Führen Sie einen kostenlosen Geschwindigkeitstest an Ihrem Schreibtisch durch und führen Sie dann denselben Test im WLAN in Ihrem Pausenraum oder einem Gemeinschaftsraum durch. Wenn sich die Nummern stark unterscheiden, klingen Anrufe von dieser zweiten Stelle schlechter, unabhängig davon, welche App Sie auswählen.

So richten Sie eine Softphone-App ein: Schritt für Schritt

1. 1Laden Sie die Softphone-App für Ihr Gerät herunter: Desktop, iOS oder Android.
2. 2Melden Sie sich mit dem Login an, das Ihnen Ihr Anbieter nach der Anmeldung per E-Mail zugesandt hat.
3. 3Erlauben Sie den Mikrofonzugriff, wenn die App zum ersten Mal dazu auffordert.
4. 4Testen Sie einen echten Anruf, um sicherzustellen, dass der Ton in beide Richtungen funktioniert.
5. 5Legen Sie Ihre Anrufer-ID, Voicemail-Begrüßung und Geschäftszeiten fest.

Die meisten Menschen erledigen diese fünf Schritte insgesamt in deutlich weniger als zehn Minuten. Es gibt keinen Technikerbesuch, keine neue Telefonbuchse und kein Warten auf eine Lieferung. Sobald es läuft, wird die alltägliche Realität eines Softphones offensichtlich: nur ein Symbol, das Sie vor jedem Anruf anklicken.

Wenn Ihr Team bereits eine geschäftliche Telefonplattform nutzt, ist der Softphone-Schritt oft noch kürzer. Die App ruft Ihre Nummern-, Begrüßungs- und Routing-Regeln direkt aus Ihrem Konto ab, sodass niemand etwas manuell neu konfigurieren muss.

Wichtige Funktionen, auf die Sie bei einem Softphone achten sollten

Nicht jede Option ist gleich aufgebaut und die Unterschiede zeigen sich schnell, wenn Ihr Team sich täglich auf eine Option verlässt. Um zu wissen, wofür sich ein Softphone lohnt, kommt es auf fünf Dinge an, nicht auf die Länge einer Funktionsseite.

• Anrufweiterleitung und automatische Vermittlung für eingehende Anrufe, damit die richtige Person antwortet
• Voicemail-Transkription, damit niemand eine Nachricht zweimal abspielt, nur um eine Nummer zu notieren
• CRM-Integration wie HubSpot oder Zoho für protokollierte Anrufnotizen, die keiner manuellen Eingabe bedürfen
• HD-Audio mit einem Fallback-Modus mit geringer Bandbreite für verwackelte Verbindungen
• Der Anwesenheitsstatus zeigt an, wer bereits ein Gespräch führt, bevor Sie ein Gespräch weiterleiten

Das Softphone von Ringflow enthält alle Funktionen dieser Liste. Es fügt auch AI-Anrufzusammenfassungen hinzu, eine Funktion, die die meisten eigenständigen Apps vollständig überspringen. Das ist vor allem an arbeitsreichen Tagen wichtig, wenn niemand die Zeit hat, einen Anruf noch einmal abzuspielen, nur um sich daran zu erinnern, was vereinbart wurde.

Softphone für Unternehmen: Warum Teams wechseln

Ein persönliches Softphone verwaltet lediglich Anrufe für eine Person auf einem Gerät. Ein Business-Softphone muss ein ganzes Team gleichzeitig verwalten, und das verändert das Wesentliche.

Gemeinsam genutzte Nummern, Anrufweiterleitungen zwischen Vertretern und Einblick in jedes Gespräch durch den Manager werden zu den eigentlichen Anforderungen, sobald sich mehr als eine Person eine Leitung teilt. Wachsende Teams benötigen eine stabile Audioqualität, unabhängig davon, ob fünf oder fünfzig Personen gleichzeitig anrufen. Dies ist der Teil, den die meisten Erklärer, was ein Softphone ist, ganz überspringen: Ein einzelner Download lässt sich nicht auf ein Team allein übertragen.

Eine Rezeption im Gesundheitswesen benötigt Terminerinnerungen und schnelle Weiterleitungen zum richtigen Anbieter. Ein Immobilienteam benötigt schnelle Rückrufe zu Leads, bevor ein Konkurrent zuerst anruft. Eine Anwaltskanzlei benötigt ein sauberes Anrufprotokoll, das mit jeder Mandantendatei verknüpft ist. Nichts davon ist allein auf die App zurückzuführen, da eine einfache Anruf-App keine Ahnung hat, welche Abteilung ein Anrufer tatsächlich benötigt.

Häufige Softphone-Probleme und schnelle Lösungen

• Abgehackter Ton: Normalerweise liegt es an der Bandbreite oder dem WLAN, nicht an der App selbst.
• Echo bei Anrufen: verursacht durch zwei Geräte, die während desselben Anrufs offen gelassen wurden.
• Verpasste eingehende Anrufe: Überprüfen Sie zunächst die Benachrichtigungs- und Mikrofonberechtigungen.
• Einweg-Audio: Oft blockiert eine Firewall die Verbindung, nicht die Software.
• Verzögerter Ton: Normalerweise teilen sich zu viele Geräte gleichzeitig eine Verbindung.
• App stellt keine Verbindung her: Vergewissern Sie sich, dass die Anmelde- und Servereinstellungen mit denen Ihres Anbieters übereinstimmen.

Das Business-Softphone von Ringflow bietet eine Live-Anrufverfolgung, sodass ein Manager diese Probleme erkennt, bevor ein Agent sie überhaupt meldet, und eine schlechte Verbindung mithilfe von umleiten kann VoIP-Terminierung in die Plattform eingebaut. Die meisten Softphone-Probleme sind ohnehin auf das Netzwerk zurückzuführen, ein Detail im Allgemeinen VoIP-Technologie Erklärer erwähnen selten. Das ist die praktische Seite eines Softphones: Die App ist immer nur so gut wie die darunter laufende Verbindung, sodass eine schnelle Diagnose jedes Mal ein Support-Ticket erspart.

Abschluss

Ein Softphone verwandelt jedes Gerät in einen echten Geschäftstelefonanschluss. Was ist eigentlich ein Softphone? Nur eine App, eine stabile Verbindung und ein anständiges Headset. Jetzt wissen Sie, wie es funktioniert und was Sie zuerst überprüfen müssen.

Testen Sie noch heute eine Softphone-App bei einem echten Anruf. Überprüfen Sie Ihre Bandbreite und stellen Sie sie dann dem Rest Ihres Teams zur Verfügung. Das Softphone von Ringflow für Unternehmen bietet sofort Routing, CRM-Protokollierung und KI-Zusammenfassungen. Starten Sie eine kostenlose Testversion und hören Sie selbst den Unterschied.

Häufig gestellte Fragen