Was ist ein Softphone? So funktionieren Software-Telefone (+ Einrichtungsanleitung)

Einführung

Ein Softphone ist eine App, die einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone in ein funktionierendes Geschäftstelefon verwandelt. Sie tätigen und beantworten Anrufe über einen Bildschirm statt über einen Tischhörer und nutzen dabei Ihre Internetverbindung und Ihre Firmennummer.

Da keine Hardware gekauft oder installiert werden muss, ist ein Softphone oft die schnellste Möglichkeit, einem neuen Mitarbeiter, einem Remote-Mitarbeiter oder einem ganzen Team einen richtigen Telefonanschluss zu bieten.

Dieser Leitfaden von Ringflow erklärt, was ein Softphone ist, wie ein Anruf über ein Softphone weitergeleitet wird und wie es im Vergleich zu einem Tischtelefon abschneidet.

Sie erhalten außerdem eine Checkliste vor der Installation, Einrichtungsschritte, die Funktionen, für die es sich zu bezahlen lohnt, und was sich ändert, wenn ein ganzes Team eines nutzt. Lesen Sie es, bevor Sie eine App auswählen, damit Sie die Probleme vermeiden, die die meisten Teams erst nach der Einführung entdecken.

Was ist ein Softphone und wie funktioniert es?

Ein Softphone ist eine Software, die die Aufgabe eines Tischtelefons übernimmt. Es bietet Ihnen eine Wähltastatur, eine Anrufliste, Voicemail und Kontakte auf einem Bildschirm und stellt über das Internet eine Verbindung zu einem Anrufdienst her. Der Name vereint Software und Telefon.

Jedes Laptop, Tablet oder Smartphone mit Mikrofon und Lautsprecher kann damit betrieben werden, sodass die meisten Menschen bereits alles besitzen, was sie brauchen.

Wenn Sie einen Anruf tätigen, wandelt die App Ihre Stimme in kleine digitale Pakete um und sendet sie über das Internet an Ihren Anbieter. Der Anbieter verbindet Sie dann mit der anderen Person, unabhängig davon, ob diese ein Mobiltelefon, einen Festnetzanschluss oder eine andere App nutzt.

Die Anrufqualität hängt hauptsächlich von Ihrem Netzwerk und nicht von der Software ab, daher ist eine stabile Verbindung wichtiger als eine schicke Benutzeroberfläche.

• Wählen: Sie tippen auf eine Nummer oder einen Kontakt und die App sendet eine Anrufanfrage an Ihren Anbieter.
• Digitalisieren: Ihre Stimme wird beim Sprechen in kleine Pakete komprimiert, die für die Übertragung über das Internet bereit sind.
• Route: Die Server des Anbieters leiten den Anruf an die richtige Nummer weiter, egal ob nebenan oder im Ausland.
• Antwort: Die Stimme der anderen Person kommt auf die gleiche Weise zurück, normalerweise innerhalb eines Sekundenbruchteils.
• Identifizieren: Der Anruf zeigt Ihre Geschäftsnummer anstelle Ihrer persönlichen Mobiltelefonnummer an, wodurch Arbeit und Zuhause getrennt bleiben.
• Synchronisierung: Anrufliste, Voicemail und Kontakte folgen Ihnen zwischen Ihrem Laptop und Ihrem Telefon.
• Standards: Die meisten Softphones verwenden das SIP-Protokoll, wodurch eine App mit vielen verschiedenen Anrufanbietern zusammenarbeiten kann.

Softphone vs. Tischtelefon und mobiles Telefonieren

Ein Tischtelefon wird an eine Wandsteckdose oder einen Netzwerkanschluss angeschlossen und bleibt auf einem Schreibtisch. Es ist einfach und vertraut, aber jeder neue Mitarbeiter benötigt ein Mobilteil, ein Kabel und oft den Besuch eines Technikers. Ein Büroumzug bedeutet einen Umzug der Hardware.

Ein Softphone macht diese Schritte überflüssig, da es sich bei dem Telefon um eine App handelt, die Sie auf einem Gerät installieren, das der Mitarbeiter bereits besitzt, was bei jeder Einstellung Zeit spart.

Mobiles Telefonieren ist wieder eine andere Wahl. Anrufe von einer privaten Mobiltelefonnummer aus vermischen Arbeit und Privatleben und hinterlassen keine gemeinsamen Aufzeichnungen für das Unternehmen. Stattdessen werden Anrufe über ein Softphone auf der Firmenleitung geführt, mit einer gemeinsamen Aufzeichnung, die autorisierte Mitarbeiter einsehen können.

Wenn Sie ältere Telefonsysteme mit Cloud-Systemen vergleichen, ist unser PBX vs. VoIP-Leitfaden erklärt, wie sich die beiden in Bezug auf Kosten, Flexibilität und tägliche Verwaltung unterscheiden.

• Hardware: Ein Softphone benötigt nur ein Headset, während ein Tischtelefon einen Hörer, Kabel und einen Strom- oder Netzwerkanschluss benötigt.
• Kosten: Ein App-Platz kostet im Laufe der Zeit normalerweise weniger als der Kauf, Versand und die Reparatur physischer Telefone.
• Mobilität: Ein Softphone funktioniert von zu Hause, einem Hotel oder einem Coworking Space aus, während ein Tischtelefon an Ort und Stelle bleibt.
• Updates: Neue Funktionen erreichen jeden Benutzer sofort, ohne Technikerbesuch oder Firmware-Download.
• Sicherheit: Die meisten Business-Softphones verschlüsseln Anrufe während der Übertragung und erfordern eine sichere Anmeldung, die ein privates Mobiltelefon selten bietet.
• Zuverlässigkeit: Ein Tischtelefon kann einen Laptop-Absturz überstehen, während ein Softphone auf das Gerät und dessen Internet angewiesen ist.

So richten Sie Schritt für Schritt eine Softphone-App ein

Überprüfen Sie drei Dinge, bevor Sie etwas installieren. Sie benötigen eine stabile Verbindung mit mindestens 100 kbps frei für jeden aktiven Anruf. Sie benötigen ein Headset oder ein Mikrofon, das Hintergrundgeräusche filtert. Und Sie benötigen die Erlaubnis, Apps auf Ihrem Arbeitsgerät zu installieren.

Das Überspringen dieser Checkliste ist der Grund, warum ein Softphone oft für einen wirklich schwachen Router oder einen lauten Raum verantwortlich gemacht wird. Jede Prüfung dauert nur eine Minute.

Testen Sie Ihr Netzwerk zunächst, indem Sie einen Geschwindigkeitstest an Ihrem Schreibtisch und dann noch einmal in einem gemeinsam genutzten Raum durchführen, da eine große Lücke ungleichmäßige Anrufe vorhersagt. Wenn der Ton später immer noch ausfällt, ist unser Leitfaden zur VoIP-Anrufqualität geht durch die üblichen Ursachen.

Sobald die Grundlagen in Ordnung sind, erledigen die meisten Leute die folgenden Schritte in weniger als zehn Minuten, ohne dass etwas verschickt oder verkabelt werden muss.

• Herunterladen: Installieren Sie die App für Ihr Gerät, egal ob Windows, Mac, iOS oder Android.
• Anmelden: Verwenden Sie die Anmeldedaten, die Ihnen Ihr Anbieter nach der Anmeldung zugesandt hat. Dabei werden auch Ihre Nummer und Einstellungen geladen.
• Zugriff erlauben: Sagen Sie „Ja“, wenn die App Sie auffordert, Ihr Mikrofon zu verwenden, sonst werden Anrufe ohne Ton verbunden.
• Test: Rufen Sie tatsächlich einen Kollegen an und vergewissern Sie sich, dass der Ton in beide Richtungen klar und deutlich funktioniert.
• Anpassen: Legen Sie Ihre Anrufer-ID, Voicemail-Begrüßung und Geschäftszeiten vor Ihrem ersten Kundenanruf fest.
• Sicher: Aktivieren Sie die zweistufige Anmeldung, wenn Ihr Anbieter sie anbietet, damit ein verlorener Laptop Ihren Geschäftsbereich nicht gefährden kann.

Wichtige Funktionen, auf die Sie bei einem Softphone achten sollten

Nicht jedes Softphone ist gleich aufgebaut und die Lücken zeigen sich schnell, wenn sich ein Team täglich auf eines verlässt. Mit einer kostenlosen App kann ein Anruf getätigt werden, es fehlen jedoch möglicherweise Routing, gemeinsame Nummern oder Aufzeichnungen darüber, was passiert ist.

Beurteilen Sie eine Option danach, wie gut sie die hektischen Momente bewältigt, und nicht nach der Länge ihrer Funktionsliste oder dem Preis ihres Einstiegsplans.

Ringflow integriert alle unten aufgeführten Funktionen in sein eigenes Softphone und fügt AI-Anrufzusammenfassungen hinzu, die von den meisten eigenständigen Apps übersprungen werden. Das ist an arbeitsreichen Tagen wichtig, wenn niemand Zeit hat, eine Aufnahme noch einmal abzuspielen, um sich an das zu erinnern, was vereinbart wurde.

Unabhängig davon, für welchen Anbieter Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass die Funktionen, auf die Sie sich verlassen, im Planpreis enthalten sind und nicht als Extras verkauft werden. Extras können die monatlichen Kosten leicht verdoppeln. Bitten Sie daher um eine Testversion, bevor Sie sich verpflichten.

• Anrufweiterleitung: Eine automatische Telefonzentrale oder eine Rufgruppe leitet jeden eingehenden Anruf an die Person weiter, die am besten für die Beantwortung geeignet ist.
• Voicemail-Transkription: Nachrichten kommen als Text an, sodass niemand eine Aufnahme noch einmal abspielt, nur um eine Nummer zu kopieren.
• CRM-Integration: Anrufe protokollieren sich automatisch in Tools wie HubSpot oder Zoho, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.
• HD-Audio: Breitband-Sound mit einem Fallback mit geringer Bandbreite sorgt dafür, dass Gespräche auch bei schwacher Verbindung klar verständlich sind.
• Anwesenheitsstatus: Sie können sehen, wer bereits ein Gespräch führt, bevor Sie versuchen, es weiterzuleiten.
• Mobile und Desktop-Apps: Die gleiche Linie und der gleiche Verlauf verfolgen jede Person auf jedem Gerät, das sie nutzt.
• Anrufaufzeichnung: Anrufe können für Schulungen, Qualitätsprüfungen und Streitigkeiten gespeichert werden, vorbehaltlich der örtlichen Zustimmungsgesetze.

Softphone für Unternehmen: Was sich für Teams ändert

Ein persönliches Softphone verwaltet Anrufe für eine Person auf einem Gerät. Ein Business-Softphone muss einem ganzen Team gleichzeitig dienen, und das verändert die Anforderungen.

Gemeinsam genutzte Nummern, Weiterleitungen zwischen Vertretern und die Sichtbarkeit des Managers werden unerlässlich, sobald sich mehrere Personen eine Leitung teilen, und der Ton muss klar bleiben, egal ob fünf Personen gleichzeitig anrufen oder fünfzig. Auch die Berichterstattung ist wichtig, denn Manager müssen das Anrufaufkommen und verpasste Anrufe sehen.

Notrufe erfordern besondere Sorgfalt, da ein Softphone von überall aus laufen kann, auch von einem Hotelzimmer aus.

Der FCC VoIP 911-Leitfaden besagt, dass vernetzte Anbieter Ihre physische Adresse vor der Aktivierung erfassen müssen, dass Sie diese aktualisieren sollten, wenn Sie umziehen, und dass dieser Dienst bei einem Strom- oder Internetausfall ausfallen kann.

Halten Sie für Notfälle ein Ersatztelefon bereit und weisen Sie die Mitarbeiter an entfernten Standorten an, ihre Adresse bei jedem Umzug zu aktualisieren.

• Gesundheitswesen: Rezeptionen benötigen schnelle Weiterleitungen zum richtigen Anbieter und zuverlässige Terminerinnerungen.
• Immobilien: Makler benötigen schnelle Rückrufe zu neuen Leads, bevor ein Konkurrent sie zuerst erreicht.
• Rechtliches: Büros benötigen für Abrechnungen und Aufzeichnungen ein sauberes Anrufprotokoll, das mit jeder Kundendatei verknüpft ist.
• Abgehackter Ton: Dies ist normalerweise ein Bandbreiten- oder WLAN-Problem. Wechseln Sie daher zu einer Kabelverbindung.
• Einseitiges Audio: Dies bedeutet oft, dass eine Firewall den Anruf blockiert und nicht, dass die Software defekt ist.
• Echo: Zwei Geräte, die bei demselben Anruf geöffnet bleiben, verursachen es. Schließen Sie daher die zusätzliche App oder den Tab.
• Berichterstellung: Dashboards zeigen das Anrufaufkommen, Wartezeiten und verpasste Anrufe an, sodass Manager die Hauptverkehrszeiten richtig besetzen können.

Abschluss

Ein Softphone verwandelt jedes Gerät in einen echten Geschäftstelefonanschluss. Es braucht nur eine App, eine stabile Verbindung und ein anständiges Headset, weshalb so viele Teams von Schreibtisch-Hardware Abstand nehmen.

Sie wissen jetzt, wie die Lösung funktioniert, wie sie im Vergleich zu anderen Optionen abschneidet und was Sie vor der Einführung überprüfen müssen. Die meisten Teams sind überrascht, wie schnell sich die Umstellung auszahlt.

Fangen Sie klein an, indem Sie diese Woche ein Softphone bei einem einzigen echten Anruf testen. Überprüfen Sie Ihre Bandbreite, bestätigen Sie Ihre Notfalladresse und laden Sie einen Kollegen ein, es mit Ihnen auszuprobieren.

Ringflow bietet eine kostenlose Testversion an, sodass Sie sich selbst von der Anrufqualität überzeugen und die Weiterleitung testen können, bevor Sie Ihr gesamtes Team mit der Einrichtung eines neuen Telefons beauftragen. Kleine Versuche schlagen jedes Mal große Versprechen.

Wenn Sie ein Team leiten, planen Sie den Rollout in zwei Phasen. Beginnen Sie mit einer kleinen Pilotgruppe, sammeln Sie zwei Wochen lang Feedback zu Audio und Routing und schließen Sie alle Netzwerklücken, die Sie finden.

Bewegen Sie dann alle anderen gruppenweise hin und behalten Sie die Tischtelefone als Ersatz bei, bis sich die neue Einrichtung als zuverlässig erwiesen hat. Benennen Sie eine Person, die Konten und Adressaktualisierungen besitzen soll.

Häufig gestellte Fragen