Einführung
Videokonferenzsoftware ermöglicht es Einzelpersonen, sich miteinander zu verbinden und durch Bildschirmfreigabe zusammenzuarbeiten. Viele Teams nutzen Videokonferenzen als primäre Methode für Verkaufsgespräche, Interviews, Schulungen und wöchentliche Updates. Die Wahl der falschen Software wirkt sich auf alle Besprechungen aus.
Die Herausforderung besteht darin, herauszufinden, welche Funktionen notwendig sind und welche einfach nur „nice to have“ sind. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Videokonferenzplattformen bieten, welche Hauptfunktionen es zu vergleichen gilt und welche Einzellösung oder integrierte Lösung Sie wählen, um nicht für unerwünschte Funktionen bezahlen zu müssen.
Was ist Videokonferenzsoftware?
Videokonferenzsoftware ermöglicht Einzelpersonen (2+) die Kommunikation per Live-Audio und -Video über das Internet. Sie können über einen Link, eine App oder einen Browser beitreten. Die Software verwaltet die Verbindung der Personen, zeigt ihre Avatare und die geteilten Inhalte an.
Es bietet auch einfache Steuerelemente zum Verwalten des Meetings, z. B. Stummschalten und Kicken.
Mit den meisten modernen Lösungen können Sie Ihre Besprechungen speichern, über Ihren Kalender planen und Notizen nach dem Anruf hinzufügen. Einige werden in Ihr umfassenderes Kommunikationssystem integriert.
Ein Beispiel wäre Ringflow Videotreffen Dies ist Teil derselben Cloud-Telefonplattform wie Ihre geschäftlichen Anrufe. Ihre Besprechungen und Anrufe finden alle auf derselben Plattform statt.
Wenn Sie Videokonferenzen nutzen, folgen Ihre Besprechungen einem einfachen Prozess. Sie planen ein Meeting in Ihrem Kalender, die Plattform erstellt einen Link und Sie senden ihn an Ihre Gäste. Sie klicken auf den Link und treten mit dem Gerät bei, das ihnen zur Verfügung steht.
Der Moderator legt fest, wer sprechen darf und was gezeigt wird. Eine gute Plattform stellt Ihnen eine Aufzeichnung, ein Transkript und eine Zusammenfassung des Meetings zur Verfügung, sodass sich die Unbeteiligten schnell informieren können.
Teams möchten in der Regel eine spezifische Lösung implementieren, um die folgenden Probleme zu lösen:
- Unzusammenhängend: Verwendung mehrerer Apps mit unterschiedlichen Links und Regeln.
- Frust der Gäste: Kunden und Kandidaten möchten nicht herunterladen.
- Mangel an Entscheidungen: Niemand notiert Entscheidungen und wer dafür verantwortlich ist.
- Schlechte Kontrollen: Administratoren können nicht kontrollieren, wer aufzeichnen, teilen und einladen darf.
- Keine Nachverfolgung: Dem Kunden werden keine Notizen oder Aufzeichnungen hinzugefügt.
Kernfunktionen für Videokonferenzen zum Vergleich
Es sind viele Funktionen zu berücksichtigen, die meisten werden jedoch bei allen Anbietern ähnlich sein. Dies sind die Funktionen, die Ihr Erlebnis nahtlos oder frustrierend machen.
- Maximale Teilnehmerzahl: Wie viele Personen können an einer Besprechung teilnehmen? Können Sie sich in Gruppenräume aufteilen?
- Browser-Beitritt: Können Gäste über den Browser beitreten?
- Bildschirmfreigabe: Können Sie ganz einfach ein Fenster oder den Vollbildmodus ohne Verzögerung teilen?
- Aufnahme: Können Sie in der Cloud speichern? Wie lange werden sie gespeichert? Wer kann sehen?
- Transkription und Zusammenfassung: Live-Transkription, Aktionspunkte und am Ende eine zusammenfassende E-Mail.
- Kalenderintegration: Mit nur einem Klick nehmen Sie über Google Kalender, Outlook oder iCal an einem Meeting teil.
- Telefoneinwahl: Können sich Benutzer einwählen, wenn sie über eine schlechte Internetverbindung verfügen?
- Multiplattform: Web-, Desktop- und mobile Apps. Alle werden auf die gleiche Weise funktionieren.
- Timing: Gibt es Fristen?
- CRM- und Tool-Integration: Können Sie Notizen hinzufügen und Ihre bestehenden Systeme weiterverfolgen?
Lassen Sie sich nicht von der Anzahl der Funktionen einschüchtern. Nehmen Sie einige Plattformen in die engere Auswahl und führen Sie ein kurzes Meeting durch, um herauszufinden, welche eine einfache Erfahrung für diejenigen bietet, die sie noch nie genutzt haben.
Es ist auch nützlich zu notieren, wer die Funktionen nutzen wird. Die Gastgeber kümmern sich um die Planung, Kontrolle und Aufzeichnung. Die Gäste legen Wert auf eine einfache Verbindung und eine klare Audioqualität. Administratoren kümmern sich um Sicherheitseinstellungen, Berichte und Kosten.
Wenn Sie sich für eine Lösung entscheiden, die für alle funktioniert, wird sie schneller angenommen.
Die Audioqualität wird oft übersehen. Während ein leicht verschwommenes Bild verzeihlich ist, führt ein schlechter Ton zu Frustration. Versuchen Sie, während der Testphase über Ihren Laptop, Ihr Telefon oder Ihren Konferenzraum an einer Besprechung teilzunehmen, um sicherzustellen, dass die Audioqualität klar ist.
Arten von Videokonferenzlösungen
Videokonferenzen gibt es normalerweise in zwei Varianten. Eine eigenständige App, die nur Besprechungen anbietet. Oder eine integrierte Lösung, die Teil einer umfassenderen Plattform ist, die Anrufe, Nachrichten und Kundendatensätze bietet.
Es hängt wirklich davon ab, wie viel von Ihrem Workflow in einem System stattfindet.
| Option | Am besten für | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|
| Eigenständige App | Ich brauche nur Treffen | Einfache Funktionen. Viele Gäste werden wissen, wie man es benutzt. | Unterschiedlicher Login, Kontakt und Abrechnung. |
| Integriert in Telefon/UCaaS | Kunden anrufen und sich dann treffen | Ein Login und eine Kontaktliste. | Weniger spezifische Funktionen. |
| Kostenloser Plan | Für den persönlichen Gebrauch oder kleine informelle Anrufe | Keine Kosten | Zeit-, Teilnehmer- und Verwaltungsbeschränkungen. |
Kostenlose Tarife sind für informelle Anrufe nützlich. Die meisten beschränken jedoch die Dauer der Anrufe, der Teilnehmer und der Verwaltung. Der Leitfaden zum beste kostenlose Videoanruf-Apps zeigt Ihnen, was Sie wirklich können.
So wählen Sie eine Videokonferenzsoftware aus
Die Auswahl der richtigen Software beginnt mit der Betrachtung der Art Ihrer Meetings.
- 1Listen Sie die Arten von Besprechungen auf, die Sie haben. Aufgeteilt in interne Updates, Kundenanrufe, Interviews und große Meetings.
- 2Wie groß ist Ihr größtes Meeting? Wie viele Personen werden Sie beherbergen? Benötigen Sie Gruppenräume?
- 3Wie nehmen Ihre Gäste teil? Wenn viele Kunden und Kandidaten beitreten, wird die Browser-Option immer wichtiger.
- 4Stellen Sie sicher, dass es in Ihre Tools integriert ist. Überprüfen Sie, ob es in Ihren Kalender, Ihr CRM und Ihr Telefonsystem integriert ist.
- 5Können Sie Aufnahmen und Notizen speichern? Wo werden sie gerettet? Wie lange werden sie gespeichert? Werden Zusammenfassungen an Ihren Kunden gesendet?
- 6Suchen Sie nach Einschränkungen. Gibt es eine Begrenzung, wie lange die Treffen dauern können? Teilnehmer? Lagerung? Fehlen Funktionen in niedrigeren Tarifen?
- 7Führen Sie eine Testversion durch. Bringen Sie eine kleine Gruppe dazu, die Plattform für ein paar Wochen zu nutzen. Fragen Sie sie, was die Verzögerungen verursacht hat.
Ringflow bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion und alle Pläne bieten HD-Videos. Das bedeutet, dass Ihr Team es für Besprechungen mit Ihrem geschäftlichen Anruf ausprobieren kann. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter, den Sie wählen, eine Testversion Ihrer Meetings anbietet.
Sicherheit, Datenschutz und Zugänglichkeit
Da in Ihren Besprechungen häufig Kundendaten, Preise und persönliche Informationen enthalten sind, lohnt es sich, bei jedem Anbieter direkt nachzufragen. Sind Ihre Anrufe verschlüsselt? Wer kann mitmachen? Wer kann aufnehmen? Wo werden sie gespeichert? Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Lösung zugänglich ist.
Das Hinzufügen von Bildunterschriften und Transkripten hilft gehörlosen oder schwerhörigen Menschen. Jeder in einer lauten Umgebung wird davon profitieren. Das W3C erklärt, wie man es macht Audio- und Videomedien zugänglich.
Stellen Sie allen Anbietern die folgenden Fragen:
- Sind Ihre Meetings verschlüsselt? Gibt es eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung?
- Können Gastgeber das Meeting sperren? Benötigen Sie eine Genehmigung für den Beitritt? Gäste rausschmeißen?
- Wer kann aufnehmen? Sicht? Löschen?
- Wo werden Ihre Aufnahmen und Transkripte gespeichert? Wie lange werden sie gespeichert?
- Sind Untertitel verfügbar? Auf dem Plan, den Sie kaufen möchten?
- Was ist die Verfügbarkeitsgarantie? Wie funktionieren Credits?
Stellen Sie sicher, dass Sie dies schriftlich erhalten. Lassen Sie sich nicht davon täuschen, dass sie es können, denn sie werden bei einem Verkaufsgespräch zuversichtlich sein. Die Sicherheitseinstellungen helfen nicht, es sei denn, jemand in Ihrem Team besitzt sie.
Abschluss
Die Wahl der richtigen Videokonferenzsoftware erleichtert die Teilnahme an Besprechungen und sorgt für eine klare Protokollierung Ihrer Entscheidungen. Überlegen Sie zunächst, welche Art von Besprechungen Sie am häufigsten haben. Entscheiden Sie, ob Sie eine eigenständige App oder eine integrierte Lösung wünschen.
Berücksichtigen Sie die Funktionen und ob diese genutzt werden.
Probieren Sie es aus! Wenn Sie eine kurze Testversion durchführen, erhalten Sie einen Einblick in die Audioqualität, das Gästeerlebnis und die Nachverfolgung. Ringflow bietet eine kostenlose Testversion an, damit Sie ohne Risiko sehen können, wie es in Ihrem Geschäftsbereich funktioniert.
Bereit, wenn Sie es sind
Sind Sie bereit, Besprechungen und Anrufe von einer Plattform aus durchzuführen?
Starten Sie eine 14-tägige kostenlose Testversion und testen Sie HD-Videokonferenzen parallel zu Ihrem Geschäftsbereich.
Häufig gestellte Fragen
Dabei handelt es sich um Live-Audio und -Video zwischen zwei oder mehr Personen über das Internet. Sie treten über einen Link, eine App oder einen Browser bei und der Gastgeber verwaltet, wer sprechen kann und was angezeigt wird.
Beginnen Sie mit maximaler Teilnehmerzahl, Browser-Beitritt, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung, Transkripten, Kalenderintegration und Zeitlimits. Überprüfen Sie dann, welche davon im gewünschten Plan fehlen.
Ja. Die meisten kostenlosen Tarife begrenzen die Dauer der Anrufe, die Anzahl der Teilnehmer und die Administratorkontrollen, sodass sie sich am besten für informelle Anrufe eignen.
Auf vielen Plattformen können Gäste über einen Browser beitreten. Überprüfen Sie, ob der Plan, den Sie kaufen, dies beinhaltet.
Das hängt vom Anbieter ab. Fragen Sie nach der Verschlüsselung, wer teilnehmen und aufzeichnen kann und wo die Aufnahmen gespeichert werden, und erhalten Sie die Antworten vor dem Kauf schriftlich.
