ऑटो अटेंडेंट क्या है? सेटअप गाइड + 15 ग्रीटिंग स्क्रिप्ट उदाहरण

परिचय

ऑटो अटेंडेंट एक स्वचालित मेनू है जो आपके व्यावसायिक कॉलों का उत्तर देता है और लाइव रिसेप्शनिस्ट के बिना उन्हें रूट करता है। इसे ग़लत समझें, और कॉल करने वाले भ्रमित करने वाले मेनू पर कॉल काट देते हैं। यह मार्गदर्शिका बताती है कि यह कैसे काम करता है, इसे कैसे सेट अप करें, और आपको उपयोग के लिए तैयार 15 स्क्रिप्ट देता है। आप यह भी सीखेंगे कि वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट कहाँ उपयुक्त बैठता है।

ऑटो अटेंडेंट क्या है?

एक ऑटो अटेंडेंट इनकमिंग कॉल का जवाब देता है और रिकॉर्ड किया गया मेनू चलाता है, जिससे कॉल करने वालों को आवाज या कीपैड के आधार पर विकल्प चुनने की सुविधा मिलती है। यह प्रत्येक कॉल के पहले कुछ सेकंड के लिए एक जीवित व्यक्ति को प्रतिस्थापित कर देता है। कॉल करने वालों को कुछ ऐसा सुनाई देता है जैसे "बिक्री के लिए 1 दबाएँ, समर्थन के लिए 2 दबाएँ," फिर स्वचालित रूप से रूट हो जाते हैं। अधिकांश व्यवसाय प्रत्येक कॉल को एक ही तरीके से संभालने के लिए एक प्रणाली का उपयोग करते हैं, यहां तक ​​कि कार्यालय समय के बाहर भी।

खुदरा स्टोर, क्लिनिक, कानून फर्म और सेवा व्यवसाय सभी एक ही मूल सेटअप पर निर्भर करते हैं, बस ग्राहकों के वास्तव में कॉल करने के तरीके के अनुरूप अलग-अलग मेनू विकल्पों के साथ। एक रेस्तरां आरक्षण बनाम खानपान के आधार पर रूट कर सकता है, जबकि एक क्लिनिक शेड्यूलिंग बनाम बिलिंग के आधार पर रूट कर सकता है।

अधिकांश आधुनिक प्रदाताओं के लिए सेटअप स्वयं क्लाउड में रहता है, इसलिए स्थापित करने या बनाए रखने के लिए कोई भौतिक हार्डवेयर नहीं है।

छोटी टीमों को अक्सर एक साझा लाइन पर तीन या चार विकल्पों के साथ एक परत से ज्यादा कुछ की आवश्यकता नहीं होती है। बड़ी टीमें विभाग-विशिष्ट मेनू जोड़ती हैं, इसलिए बिक्री तक पहुंचने वाला कॉल करने वाला कभी भी समर्थन या बिलिंग के लिए विकल्पों का उपयोग नहीं करता है। किसी भी तरह, लक्ष्य एक ही रहता है: कॉल करने वाले को यथासंभव कम चरणों में सही स्थान पर पहुंचाना।

त्वरित अंतर: मेनू बनाम आईवीआर

लोग अक्सर इन शब्दों का परस्पर उपयोग करते हैं, लेकिन एक साधारण मेनू आमतौर पर लोगों या विभागों के लिए बुनियादी कॉल रूटिंग को संभालता है। एक आईवीआर, या इंटरैक्टिव वॉयस प्रतिक्रिया, आगे बढ़ सकती है, जिससे कॉल करने वालों को किसी व्यक्ति तक पहुंचे बिना बिल का भुगतान करने या ऑर्डर की स्थिति की जांच करने की सुविधा मिलती है।

एक ऑटो अटेंडेंट कैसे काम करता है?

जब कोई कॉल आती है, तो सिस्टम किसी भी व्यक्ति से पहले उत्तर देता है। यह एक अभिवादन बजाता है, फिर कीपैड नंबरों या बोले गए शब्दों से जुड़ा विकल्पों का एक मेनू। कॉल करने वाले की पसंद के आधार पर, यह कॉल को किसी एक्सटेंशन, विभाग, कतार या ध्वनि मेल पर अग्रेषित करता है। व्यावसायिक घंटों के नियम रात में या छुट्टियों पर कॉल को स्वचालित रूप से एक अलग मेनू पर भेज सकते हैं।

अधिकांश सेटअप नेस्टेड मेनू का भी समर्थन करते हैं, इसलिए 2 दबाने से उस विभाग के लिए विशिष्ट दूसरा मेनू खुल सकता है।

कॉल कतारें व्यस्त लाइनों के लिए इस सेटअप के साथ-साथ काम करती हैं, जब हर एक्सटेंशन पहले से ही उपयोग में होता है, तो कॉल करने वालों को संगीत या स्टेटस अपडेट के साथ सीधे वॉइसमेल पर भेजने के बजाय उन्हें पकड़कर रखा जाता है। रिंग समूह एक समान दृष्टिकोण अपनाते हैं, एक साथ कई एक्सटेंशन रिंग करते हैं ताकि पहले उपलब्ध व्यक्ति उठा सके।

वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट बनाम ऑटो अटेंडेंट: क्या अंतर है?

यह वह प्रश्न है जिसे अधिकांश मार्गदर्शक छोड़ देते हैं या ख़राब उत्तर देते हैं। एक विकल्प पूरी तरह से स्वचालित है: एक मेनू, एक रिकॉर्डिंग और रूटिंग नियम। एक आभासी रिसेप्शनिस्ट एक वास्तविक व्यक्ति को जोड़ता है, जो अक्सर दूरस्थ होता है, जो उन कॉलों का उत्तर देता है जिन्हें मेनू हल नहीं कर सकता है या मानवीय स्पर्श की आवश्यकता वाले कॉल को संभाल नहीं सकता है।

कई छोटे व्यवसाय केवल एक मूल मेनू से शुरू होते हैं, फिर कॉल वॉल्यूम या जटिलता बढ़ने पर एक वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट जोड़ते हैं। रिंगफ़्लो एक प्लेटफ़ॉर्म पर दोनों का समर्थन करता है, इसलिए एक टीम बाद में प्रदाताओं को बदले बिना मानव परत जोड़ सकती है। वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट बनाम ऑटो अटेंडेंट प्रश्न का ईमानदार उत्तर यह है कि अधिकांश बढ़ते व्यवसाय अंततः दोनों चाहते हैं, एक के बजाय दूसरे को नहीं।

एकल-स्थान बुटीक को केवल स्वचालित परत की आवश्यकता हो सकती है, क्योंकि कॉल की मात्रा कम और पूर्वानुमानित रहती है। एक तेजी से विकसित होने वाला क्लिनिक या लॉ फर्म अक्सर उस बिंदु पर पहुंच जाता है जहां एक वास्तविक व्यक्ति को ट्राइएज कॉल की आवश्यकता होती है, मेनू अच्छी तरह से संभाल नहीं सकता है, जैसे शेड्यूलिंग संघर्ष या तत्काल केस अपडेट। निर्णय में लागत भी एक भूमिका निभाती है, क्योंकि एक मूल मेनू की लागत आपके मौजूदा फोन प्लान से थोड़ी अधिक होती है, जबकि एक जीवित व्यक्ति को जोड़ने का मतलब उसके ऊपर वास्तविक चल रही मजदूरी या ठेकेदार शुल्क है।

ऑटो अटेंडेंट कैसे स्थापित करें: चरण-दर-चरण

1. 1ऐसा प्रदाता चुनें जो आपके मौजूदा नंबर पर मेनू-आधारित रूटिंग का समर्थन करता हो।
2. 2यदि आप रिकॉर्डिंग छोड़ना चाहते हैं तो ग्रीटिंग रिकॉर्ड करें या अपलोड करें, या टेक्स्ट-टू-स्पीच का उपयोग करें।
3. 3अपने मेनू विकल्प बनाएं और प्रत्येक को एक एक्सटेंशन, टीम या वॉइसमेल को असाइन करें।
4. 4दिन के समय, उसके बाद के घंटों और छुट्टियों के रूटिंग के लिए व्यावसायिक घंटे के नियम निर्धारित करें।
5. 5नंबर प्रकाशित करने से पहले कॉल करके स्वयं मेनू का परीक्षण करें।

अधिकांश प्रदाता आपको इसे 20 मिनट से कम समय में पूरा करने देते हैं, बिना किसी तकनीशियन के दौरे की आवश्यकता होती है। रिंगफ़्लो का सेटअप विज़ार्ड प्रत्येक चरण पर चलता है और लाइव होने से पहले आपको ग्रीटिंग का पूर्वावलोकन करने देता है।

त्वरित लॉन्च के लिए टेक्स्ट-टू-स्पीच शुभकामना संदेश ठीक काम करता है, लेकिन एक छोटी पेशेवर रिकॉर्डिंग आमतौर पर कॉल करने वालों को अधिक आकर्षक लगती है और इसमें लगने वाले अतिरिक्त दस मिनट के लायक है। बाद में बाकी मेनू को दोबारा बनाए बिना किसी भी विकल्प को बदला जा सकता है, इसलिए विकल्प स्थायी नहीं है।

यदि आपकी टीम पहले से ही किसी पर निर्भर है वीओआइपी फ़ोन सेवा, मेनू आमतौर पर बिना किसी अतिरिक्त सेटअप के सीधे आपके मौजूदा नंबर में प्लग हो जाता है।

सॉफ्टफ़ोन ऐप के माध्यम से परीक्षण करना सबसे आसान है, क्योंकि आप नंबर को कहीं भी सार्वजनिक रूप से प्रकाशित करने से पहले अपने लैपटॉप से ​​​​मेनू पर कॉल कर सकते हैं।

अभिवादन रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किए गए नंबर की तुलना में किसी भिन्न फ़ोन से कॉल करें, क्योंकि एक ही डिवाइस से परीक्षण करने से रूटिंग गलतियों को छिपाया जा सकता है जो एक वास्तविक कॉलर तुरंत करेगा। नंबर को कहीं भी सार्वजनिक रूप से प्रकाशित करने से पहले कम से कम एक बार हर विकल्प पर गौर करें।

जब भी कोई विभाग बदलता है तो रूटिंग अपडेट करें, क्योंकि पुराना विकल्प कॉल करने वालों को गलत जगह भेज देता है।

प्रत्येक व्यवसाय के लिए 15 ऑटो अटेंडेंट स्क्रिप्ट उदाहरण

हर अभिवादन को छोटा रखें. कॉल करने वालों को कॉल उठाने के 15 से 20 सेकंड के भीतर पहला मेनू विकल्प सुनना चाहिए। स्वचालित परिचर पैटर्न दशकों पुराना है, और कॉल करने वालों को अच्छी तरह से प्रशिक्षित अपेक्षाएं होती हैं कि मेनू को कितनी तेजी से आगे बढ़ना चाहिए।

सामान्य व्यवसाय अभिवादन

1. 1"[व्यवसाय] पर कॉल करने के लिए धन्यवाद। बिक्री के लिए 1, समर्थन के लिए 2, या बिलिंग के लिए 3 दबाएँ।"
2. 2"आप [बिजनेस] तक पहुंच गए हैं। अंग्रेजी के लिए, 1 दबाएं। पैरा एस्पनॉल, ओपिमा एल 2।"
3. 3"[व्यवसाय] में आपका स्वागत है। ऑपरेटर तक पहुंचने के लिए किसी भी समय 0 दबाएं।"
4. 4"[बिजनेस] को कॉल करने के लिए धन्यवाद, जहां [वैल्यू स्टेटमेंट] है। जारी रखने के लिए 1 दबाएं।"
5. 5"आप [व्यवसाय] ग्राहक सेवा तक पहुंच गए हैं। मौजूदा ग्राहकों के लिए 1 दबाएं, नई पूछताछ के लिए 2 दबाएं।"

आफ्टर-आवर्स और अवकाश स्क्रिप्ट

1. 1"[बिजनेस] कॉल करने के लिए धन्यवाद। हमारा कार्यालय फिलहाल बंद है। एक संदेश छोड़ें और हम वापस कॉल करेंगे।"
2. 2"आप व्यावसायिक घंटों के बाहर हमारे पास पहुँचे हैं। अत्यावश्यक मामलों के लिए, ऑन-कॉल स्टाफ तक पहुँचने के लिए 1 दबाएँ।"
3. 3"[व्यवसाय] छुट्टी के कारण बंद है। हम अगले कार्य दिवस पर आपका कॉल वापस करेंगे।"
4. 4"हमारी टीम फिलहाल अनुपलब्ध है। वॉइसमेल छोड़ने के लिए 1 दबाएँ, या हमारी वेबसाइट पर जाएँ।"
5. 5"कॉल करने के लिए धन्यवाद। हमारा समय सोमवार से शुक्रवार 9 से 5 बजे तक है। कृपया फिर कॉल करें।"

उद्योग-विशिष्ट स्क्रिप्ट

1. 1"[क्लिनिक] पर कॉल करने के लिए धन्यवाद। शेड्यूल करने के लिए 1 दबाएँ, बिलिंग के लिए 2 दबाएँ, या फ़ार्मेसी के लिए 3 दबाएँ।"
2. 2"आप [लॉ फर्म] तक पहुंच गए हैं। नए ग्राहकों के लिए 1 दबाएं, मौजूदा केस अपडेट के लिए 2 दबाएं।"
3. 3"[रियल एस्टेट कार्यालय] में आपका स्वागत है। लिस्टिंग के लिए 1 दबाएँ, सीधे अपने एजेंट तक पहुँचने के लिए 2 दबाएँ।"
4. 4"[रेस्तरां] पर कॉल करने के लिए धन्यवाद। आरक्षण के लिए 1 दबाएँ, खानपान संबंधी पूछताछ के लिए 2 दबाएँ।"
5. 5"आप [ऑटो शॉप] पर पहुंच गए हैं। सेवा शेड्यूलिंग के लिए 1 दबाएं, भागों के प्रश्नों के लिए 2 दबाएं।"

ये स्क्रिप्ट शब्द दर शब्द पढ़ने के लिए स्क्रिप्ट नहीं, बल्कि आरंभिक टेम्पलेट के रूप में काम करती हैं। अपने वास्तविक व्यावसायिक नाम को बदलें, अपने ब्रांड से मेल खाने के लिए टोन को समायोजित करें, और किसी भी विकल्प को हटा दें जो आपकी टीम के वास्तव में संचालन के तरीके पर लागू नहीं होता है।

बचने के लिए सामान्य गलतियाँ

स्वचालित मेनू के साथ कॉल करने वालों की अधिकांश निराशा की रिपोर्ट कुछ आवर्ती गलतियों के कारण होती है। एक बार जब आपको पता चल जाए कि क्या देखना है तो अधिकांश को ठीक करना आसान हो जाता है। ए से परीक्षण सॉफ्टफ़ोन ऐप साथ ही एक सेल फ़ोन दोनों पथों पर रूटिंग समस्याओं को पकड़ता है।

• बहुत सारे मेनू विकल्प: 5 से अधिक विकल्प होने के कारण कॉल करने वाले निर्णय लेने से पहले ही फोन काट देते हैं।
• किसी व्यक्ति तक पहुंचने का कोई विकल्प नहीं: हमेशा मेनू को पूरी तरह से बायपास करने का एक तरीका शामिल करें।
• पुराना रूटिंग: हर बार स्टाफ या विभाग बदलने पर मेनू की समीक्षा करें।
• रोबोटिक या अस्पष्ट ऑडियो: किसी भी ऐसे अभिवादन को दोबारा रिकॉर्ड करें जो जल्दबाजी में लगता हो या समझने में मुश्किल हो।

एक स्वचालित परिचारक हमेशा नियमित रूटिंग को संभालने के लिए होता था, न कि हर पथ को किसी वास्तविक व्यक्ति के लिए बदलने के लिए। उस पर ध्यान न देना एक उपयोगी मेनू को निराशाजनक मेनू में बदल देता है।

निष्कर्ष

एक ऑटो अटेंडेंट प्रत्येक कॉल के पहले कुछ सेकंड को संभालता है, लाइव रिसेप्शनिस्ट के बिना लोगों को रूट करता है। स्क्रिप्ट को छोटा रखें, मेनू को सरल रखें और हमेशा किसी व्यक्ति तक पहुंचने का तरीका शामिल करें। प्रारंभिक बिंदु के रूप में उपरोक्त स्क्रिप्ट का उपयोग करें, फिर उन्हें अपने व्यवसाय से मेल खाने के लिए समायोजित करें। सही सेटअप के साथ, अधिकांश कॉल करने वाले कभी ध्यान नहीं देते कि उन्होंने एक मशीन से शुरुआत की है।

आज ही अपना मेनू सेट करें और नंबर प्रकाशित करने से पहले वास्तविक कॉल के साथ इसका परीक्षण करें। जब भी आपकी टीम या विभाग बदलें तो अपनी शुभकामना स्क्रिप्ट अपडेट करें। रिंगफ़्लो किसी फ़ोन सिस्टम तकनीशियन को छुए बिना आपके मेनू को बनाना, पूर्वावलोकन करना और समायोजित करना आसान बनाता है। नि:शुल्क परीक्षण प्रारंभ करें और एक घंटे के भीतर अपना पहला कार्यशील मेनू तैयार रखें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों