Wat is een softphone? Hoe softwaretelefoons werken (+ installatiehandleiding)

Invoering

Een softphone is een app die van een laptop, tablet of smartphone een werkende zakelijke telefoon maakt. Bellen en beantwoorden doe je via een scherm in plaats van via een bureautelefoon. Je gebruikt hiervoor je internetverbinding en je bedrijfsnummer.

Omdat er geen hardware hoeft te worden gekocht of geïnstalleerd, is een softphone vaak de snelste manier om een ​​nieuwe medewerker, een externe medewerker of een heel team een ​​goede lijn te geven.

In deze handleiding van Ringflow wordt uitgelegd wat een softphone is, hoe een gesprek er doorheen gaat en hoe deze zich verhoudt tot een bureautelefoon.

Je krijgt ook een checklist vóór de installatie, installatiestappen, de functies die de moeite waard zijn om voor te betalen en wat er verandert als een heel team er een deelt. Lees deze voordat je een app kiest, zodat je de problemen vermijdt die de meeste teams pas ontdekken na de uitrol.

Wat is een softphone en hoe werkt deze?

Een softphone is software die het werk van een bureautelefoon doet. Het biedt u een toetsenblok, een bellijst, voicemail en contacten op een scherm, en maakt verbinding met een beldienst via internet. De naam combineert software en telefoon.

Elke laptop, tablet of smartphone met een microfoon en een luidspreker kan er een gebruiken, dus de meeste mensen bezitten al alles wat ze nodig hebben.

Wanneer u belt, zet de app uw stem om in kleine digitale pakketjes en stuurt deze via internet naar uw provider. De provider verbindt u vervolgens met de andere persoon, of deze nu een mobiel, vast nummer of een andere app gebruikt.

De gesprekskwaliteit hangt vooral af van uw netwerk en niet van de software, dus een stabiele verbinding is belangrijker dan een mooie interface.

• Bellen: u tikt op een nummer of contact en de app stuurt een belverzoek naar uw provider.
• Digitaliseren: uw stem wordt tijdens het spreken in kleine pakketjes gecomprimeerd, klaar om via internet te reizen.
• Route: de servers van de provider verbinden de oproep met het juiste nummer, zowel in de buurt als in het buitenland.
• Antwoord: de stem van de ander komt op dezelfde manier terug, meestal binnen een fractie van een seconde.
• Identificeren: bij de oproep wordt uw zakelijke nummer weergegeven in plaats van uw persoonlijke mobiel, waardoor werk en privé gescheiden blijven.
• Sync: belgeschiedenis, voicemail en contacten volgen u tussen uw laptop en uw telefoon.
• Standaarden: de meeste softphones gebruiken het SIP-protocol, waardoor één app met veel verschillende belproviders kan werken.

Softphone versus bureautelefoon en mobiel bellen

Een bureautelefoon wordt aangesloten op een stopcontact of netwerkpoort en blijft op één bureau staan. Het is eenvoudig en vertrouwd, maar elke nieuwe medewerker heeft een handset, een kabel en vaak een bezoek van een technicus nodig. Een kantoor verhuizen betekent hardware verhuizen.

Een softphone maakt deze stappen overbodig, omdat de telefoon een app is die u installeert op een apparaat dat de werknemer al heeft, wat tijd bespaart bij elke aanwerving.

Mobiel bellen is weer een andere keuze. Bellen vanaf een persoonlijk mobiel nummer combineert werk en privéleven en laat geen gedeeld record achter voor het bedrijf. Een softphone houdt gesprekken op de bedrijfslijn, met een gedeeld record dat geautoriseerd personeel kan bekijken.

Als u oudere telefoonsystemen vergelijkt met cloudsystemen, onze PBX versus VoIP-gids legt uit hoe de twee verschillen op het gebied van kosten, flexibiliteit en dagelijks beheer.

• Hardware: een softphone heeft alleen een headset nodig, terwijl een bureautelefoon een handset, bekabeling en een stroom- of netwerkpoort nodig heeft.
• Kosten: een app-seat kost in de loop van de tijd meestal minder dan het kopen, verzenden en repareren van fysieke telefoons.
• Mobiliteit: een softphone werkt vanuit huis, een hotel of een coworking-ruimte, terwijl een bureautelefoon blijft staan.
• Updates: nieuwe functies bereiken elke gebruiker in één keer, zonder bezoek van een technicus of downloaden van firmware.
• Beveiliging: de meeste zakelijke softphones coderen gesprekken tijdens de overdracht en vereisen een veilige login, wat een persoonlijke mobiele telefoon zelden biedt.
• Betrouwbaarheid: een bureautelefoon kan een laptopcrash overleven, terwijl een softphone afhankelijk is van het apparaat en het internet.

Hoe u stap voor stap een softphone-app instelt

Controleer drie dingen voordat u iets installeert. Je hebt een stabiele verbinding nodig, met minimaal 100 kbps gratis voor elk actief gesprek. Je hebt een headset of microfoon nodig die achtergrondgeluiden filtert. En u heeft toestemming nodig om apps op uw werkapparaat te installeren.

Het overslaan van deze checklist is de reden waarom een ​​softphone vaak de schuld krijgt van wat in werkelijkheid een zwakke router of een luidruchtige kamer is. Elke controle duurt slechts een minuut.

Test uw netwerk eerst door een snelheidstest uit te voeren aan uw bureau en vervolgens opnieuw in een gedeelde ruimte, want een grote kloof voorspelt ongelijke oproepen. Als het geluid later nog steeds wegvalt, kan onze Gids voor VoIP-gesprekskwaliteit doorloopt de gebruikelijke oorzaken.

Zodra de basis in orde is, voltooien de meeste mensen de onderstaande stappen in minder dan tien minuten, zonder dat er iets hoeft te worden verzonden of overgemaakt.

• Downloaden: installeer de app voor uw apparaat, of dat nu Windows, Mac, iOS of Android is.
• Inloggen: gebruik de login die uw provider u na aanmelding heeft gestuurd. Hierin worden ook uw nummer en instellingen geladen.
• Toegang toestaan: zeg ja als de app vraagt ​​om uw microfoon te gebruiken, anders worden gesprekken zonder geluid tot stand gebracht.
• Test: bel echt naar een collega en bevestig dat audio duidelijk in beide richtingen werkt.
• Aanpassen: stel uw beller-ID, voicemailbegroeting en openingstijden in vóór uw eerste klantgesprek.
• Veilig: schakel inloggen in twee stappen in als uw provider dit aanbiedt, zodat een kwijtgeraakte laptop uw zakelijke lijn niet kan blootleggen.

Belangrijkste kenmerken waar u op moet letten in een softphone

Niet elke softphone is op dezelfde manier gebouwd, en de hiaten verschijnen snel zodra een team er elke dag op vertrouwt. Een gratis app kan een oproep plaatsen, maar het kan zijn dat er geen routering, gedeelde nummers of enig overzicht van wat er is gebeurd ontbreekt.

Beoordeel een optie op basis van hoe goed deze omgaat met de drukke momenten, niet op basis van de lengte van de lijst met functies of de prijs van het instapplan.

Ringflow bevat alle onderstaande functies in zijn eigen softphone en voegt AI-oproepsamenvattingen toe, die de meeste zelfstandige apps overslaan. Dat is van belang op drukke dagen, wanneer niemand tijd heeft om een ​​opname opnieuw af te spelen om te onthouden wat er is afgesproken.

Welke provider u ook kiest, zorg ervoor dat de functies waarop u vertrouwt, bij de abonnementsprijs zijn inbegrepen en niet als extra's worden verkocht. Extra's kunnen de maandelijkse kosten stilletjes verdubbelen, dus vraag om een ​​proefperiode voordat u zich vastlegt.

• Oproeproutering: een automatische assistent of belgroep stuurt elke inkomende oproep naar de persoon die het best geplaatst is om te antwoorden.
• Voicemailtranscriptie: berichten komen binnen als tekst, zodat niemand een opname opnieuw afspeelt alleen maar om een ​​nummer te kopiëren.
• CRM-integratie: oproepen loggen zichzelf in in tools zoals HubSpot of Zoho zonder enige handmatige invoer.
• HD-audio: breedbandgeluid met terugval bij lage bandbreedte zorgt ervoor dat gesprekken helder blijven op een zwakke verbinding.
• Aanwezigheidsstatus: u kunt zien wie al in gesprek is voordat u iemand probeert door te verbinden.
• Mobiele en desktop-apps: dezelfde lijn en geschiedenis volgen elke persoon op elk apparaat dat hij of zij gebruikt.
• Gespreksopname: gesprekken kunnen worden opgeslagen voor training, kwaliteitscontroles en geschillen, afhankelijk van de lokale toestemmingswetten.

Softphone voor bedrijven: wat er verandert voor teams

Een persoonlijke softphone verwerkt oproepen voor één persoon op één apparaat. Een zakelijke softphone moet een heel team tegelijk bedienen, en dat verandert de eisen.

Gedeelde nummers, doorschakelingen tussen vertegenwoordigers en zichtbaarheid van managers worden essentieel zodra meerdere mensen een lijn delen, en de audio moet duidelijk blijven, of er nu vijf mensen tegelijk bellen of vijftig. Rapportage is ook belangrijk, omdat managers belvolumes en gemiste oproepen moeten zien.

Noodoproepen vereisen extra zorg, omdat een softphone overal vandaan kan komen, ook vanuit een hotelkamer.

De FCC VoIP 911-gids zegt dat onderling verbonden providers uw fysieke adres moeten verzamelen vóór activering, dat u dit moet bijwerken wanneer u verhuist, en dat de service kan uitvallen tijdens een stroom- of internetstoring.

Houd een reservetelefoon achter voor noodgevallen en vertel het externe personeel dat ze hun adres moeten bijwerken wanneer ze verhuizen.

• Gezondheidszorg: balies hebben behoefte aan snelle doorverwijzing naar de juiste zorgverlener en betrouwbare afspraakherinneringen.
• Onroerend goed: agenten moeten snel kunnen worden teruggebeld naar nieuwe leads voordat een concurrent hen als eerste bereikt.
• Juridisch: kantoren hebben een schoon gesprekslogboek nodig dat aan elk klantbestand is gekoppeld voor facturering en administratie.
• Schokkerig geluid: dit is meestal een bandbreedte- of wifi-probleem, dus schakel over naar een bekabelde verbinding.
• Eenrichtingsaudio: dit betekent vaak dat een firewall de oproep blokkeert, niet dat de software kapot is.
• Echo: twee apparaten die tijdens hetzelfde gesprek open blijven staan, veroorzaken dit, dus sluit de extra app of het tabblad.
• Rapportage: dashboards tonen het belvolume, wachttijden en gemiste oproepen, zodat managers de drukke uren goed kunnen bemannen.

Conclusie

Een softphone maakt van elk toestel een echte zakelijke telefoonlijn. Het heeft alleen een app, een stabiele verbinding en een fatsoenlijke headset nodig, en daarom stappen zoveel teams af van bureauhardware.

U weet nu hoe het werkt, hoe het zich verhoudt tot andere opties en wat u moet controleren voordat u het uitrolt. De meeste teams zijn verrast door hoe snel de verandering vruchten afwerpt.

Begin klein door deze week één softphone te testen tijdens een enkel echt gesprek. Controleer uw bandbreedte, bevestig uw noodadres en nodig één collega uit om het samen met u te proberen.

Ringflow biedt een gratis proefperiode, zodat u zelf de gesprekskwaliteit kunt horen en de routering kunt testen voordat u uw hele team aan een nieuwe telefooninstallatie overgeeft. Kleine proeven verslaan elke keer grote beloften.

Als u leiding geeft aan een team, plan dan de uitrol in twee fasen. Begin met een kleine pilotgroep, verzamel twee weken lang feedback over audio en routering en repareer eventuele netwerklacunes die u tegenkomt.

Verplaats vervolgens alle anderen in batches en houd bureautelefoons als reserve totdat de nieuwe configuratie betrouwbaar is gebleken. Noem één persoon die eigenaar wordt van accounts en adresupdates.

Veelgestelde vragen