Otomatik Görevli Nedir? Kurulum Kılavuzu + 15 Komut Dosyası Örneği

giriiş

Otomatik operatör, iş aramalarınızı yanıtlayan ve her arayanı doğru kişiye veya ekibe gönderen otomatik ses menüsüdür.

Arayanlar, resepsiyon görevlisinin merhaba demesi yerine kısa bir selamlama ve birkaç seçenek duyar, ardından bir tuşa basar veya bir seçeneği söyler. İyi uygulandığında bekleme süreleri kısalır, mesai saatleri dışında çağrılara cevap verilir ve küçük bir ekibin organize bir şekilde çalışması sağlanır.

Ringflow'in bu kılavuzunda otomatik operatörün ne olduğu, bir çağrının nasıl ilerlediği ve IVR veya resepsiyon görevlisinden nasıl farklı olduğu açıklanmaktadır.

Ayrıca bir kurulum kılavuzu, kopyalayabileceğiniz 15 karşılama metni ve arayanların telefonu kapatmasına neden olan hatalar da alacaksınız. Telefonun kontrol panelinde herhangi bir şey oluşturmadan önce menünüzü kağıt üzerinde planlamak için bunu kullanın.

Oto Görevlisi Nedir ve Ne İşe Yarar?

Otomatik operatör, gelen aramaları kayıtlı bir karşılama mesajı ve bir menüyle yanıtlar ve ardından her aramayı arayanın seçimine göre yönlendirir. Her aramanın ilk birkaç saniyesinde canlı bir kişinin yerini alır.

Arayanlar satış için 1'e veya destek için 2'ye basın gibi bir ses duyar ve sistem onları bir dahili numaraya, ekibe veya sesli mesaja iletir.

Klinikler, hukuk firmaları, mağazalar ve hizmet şirketlerinin tümü, müşterilerinin gerçekte nasıl aradıklarıyla eşleşen menü seçenekleriyle aynı temel kurulumu kullanıyor. Bunun yerine gerçek bir sohbeti gerçekleştiren bir yazılım istiyorsanız, AI resepsiyon görevlisi kılavuzu bunun sabit menüden ne kadar farklı olduğunu açıklıyor.

Çoğu modern otomatik operatör bulutta çalışır, dolayısıyla bakımı gereken bir donanım yoktur ve menüde nadiren değişiklik yapılması gerekir.

• Otomatik operatör: tuş takımına veya ses seçimine göre aramaları kişilere, ekiplere veya sesli postaya yönlendiren sabit bir menü.
• IVR: Verileri arayabilen daha derin bir sistem, böylece arayanlar kimseyle konuşmadan bir siparişi kontrol edebilir veya bir fatura ödeyebilir.
• Sanal resepsiyonist: Genellikle uzaktan çalışan, bir menünün çözemediği çağrıları yanıtlayan gerçek bir kişidir ve Ringflow her ikisini de tek bir platformda destekler.
• AI resepsiyonist: Numaralandırılmış seçenekleri okumak yerine doğal bir görüşme gerçekleştiren yazılım.
• Sesli posta: Aramalara daha sonra yanıt verebilecek tek kişilik bir işletmeye uygun, yönlendirmesi olmayan bir mesaj kutusu.
• Zil grubu: Menüyü değiştirmek yerine genellikle bir menü seçeneğinin arkasında duran birkaç telefonun birlikte çalması.

Otomatik Görevli Nasıl Çalışır?

Bir çağrı geldiğinde sistem herhangi bir kişiden önce yanıt verir. Bir selamlamayı, ardından tuş takımı numaralarına veya konuşulan sözcüklere bağlı bir menüyü çalar. Arayanın seçimine bağlı olarak çağrıyı bir dahili numaraya, bir departmana, bir kuyruğa veya sesli mesaja iletir.

Çalışma saatleri kuralları tüm menüyü otomatik olarak değiştirebilir, böylece akşamlar ve tatiller kendi selamlamalarına sahip olur.

Menüler iç içe yerleştirilebilir; dolayısıyla 2'ye basmak, yalnızca destek amacıyla ikinci bir menü açabilir. Tüm aboneler meşgul olduğunda, arayanları sesli mesaja bırakmak yerine müzik veya durum güncellemesi içeren bir kuyrukta bekletilir.

Kuyruklar ayrıca arayanların ne kadar süre beklediğini de bildirebilir ve bu da yöneticilerin personel sayısını ayarlamasına yardımcı olur. Hesap aramaları ve ödemeler için etkileşimli sesli yanıt kılavuzu Otomasyonun nasıl daha derin çalıştığını açıklıyor.

• Cevap: Sistem anında açılır, böylece arayan kimse orada cevaplayacak kimse olmadığında telefonun çaldığını duymaz.
• Selamlayın: Kısa bir kaydedilmiş mesaj veya metinden konuşmaya mesaj işletmenin adını verir ve ilk seçeneği sunar.
• Dinle: Sistem, tuş takımına basılmasını veya bazı planlarda arayanın sözlü seçimini kabul eder.
• Yönlendir: çağrıyı eşleşen dahili numaraya, zil grubuna, sıraya veya sesli posta kutusuna iletir.
• Geçiş: programlar, hiç kimsenin bir ayarı değiştirmesine gerek kalmadan aramaları mesai sonrası veya tatil menüsüne taşır.
• Geri çekilin: Kimse telefonu açmazsa çağrı sesli postaya veya önceden seçtiğiniz yedek numaraya aktarılır.
• Rapor: seçenek başına çağrı sayısı, arayanların en çok hangi seçenekleri kullandığını gösterir, böylece menüyü yeniden sıralayabilir veya kısaltabilirsiniz.

Adım Adım Otomatik Operatör Nasıl Kurulur

Kurulum yazılımda değil, kağıt üzerinde başlar. İnsanların arama nedenlerini listeleyin, bunları üç ila beş seçenek halinde gruplayın ve her birine kimin cevap vereceğine karar verin.

Gerçek çağrı nedenlerini yansıtan bir menü doğal hissettirirken, kuruluş şemanız etrafında oluşturulmuş bir menü, departmanlarınızı bilmeyen arayanların kafasını karıştırır. Yönlendirme netleştiğinde selamlamayı en son yazın.

Ringflow de dahil olmak üzere çoğu bulut sağlayıcı, teknisyen ziyareti olmadan yaklaşık yirmi dakika içinde bir kontrol panelinden menü oluşturmanıza olanak tanır. Kısa bir profesyonel kayıt kulağa daha sıcak gelse de, metinden konuşmaya selamlama hızlı bir başlangıç ​​için işe yarar.

Her ikisi de daha sonra menüyü yeniden oluşturmadan değiştirilebilir, böylece ilk sürümün mükemmel olması gerekmez. Her seçeneğin kime ait olduğuna dikkat edin, böylece değişiklikler hiçbir zaman bir kişinin hafızasına bağlı olmaz.

• Seçin: mevcut veya yeni işletme numaranızda menü yönlendirmeyi destekleyen bir sağlayıcı seçin.
• Kaydet: Bir selamlama yükleyin veya metinden konuşmaya kullanın, başlatmadan önce Ringflow'te önizleyin ve yirmi saniyenin altında tutun.
• Derleme: Her menü seçeneğini bir dahili numaraya, ekibe, kuyruğa veya sesli posta kutusuna atayın.
• Program: numarayı yayınlamadan önce çalışma saatlerini, mesai dışı saatleri ve tatil rotasını ayarlayın.
• Test: Kayıt için kullanılan telefondan farklı bir telefondan arayın ve her seçeneği bir kez deneyin.
• Gözden Geçirme: Bir ekip, numara veya departman değiştiğinde menüyü güncelleyin.
• Belge: Her seçeneğin kime ait olduğunu ve nasıl değiştirileceğini yazın, böylece personel değişikliği hiçbir zaman yönlendirmeyi bozmaz.

Her İşletme İçin 15 Otomatik Operatör Komut Dosyası Örneği

Her selamlamayı kısa tutun. Arayanlar ilk seçeneği on beş ila yirmi saniye içinde duymalıdır çünkü çoğu kişi dinlemeye mi yoksa telefonu kapatmaya mı hızlı karar verir. Önce işletme adını söyleyin, üç ila beş seçenek sunun ve her zaman bir kişiye ulaşmanın bir yolunu sunun.

Aşağıdaki örnekler bu modeli takip ediyor ve şablon olarak iyi çalışıyor. Kısa menülerin tekrar aramada hatırlanması da daha kolaydır.

İşletme adınızı değiştirin ve tonu markanıza uyacak şekilde ayarlayın. Bir komut dosyasında kayıttan bahsediliyorsa ilk önce yerel kuralları kontrol edin, çünkü FCC çağrı kaydetme kılavuzu bazı eyalet yasalarının aramaları kaydetmeyi yasakladığını belirtiyor.

Ekibinizin gerçekte nasıl çalıştığıyla ilgili olmayan tüm seçenekleri kaldırın ve telefonda sert ifadeler göze çarptığından, kaydetmeden önce her satırı yüksek sesle okuyun.

• Genel: [Business]'ı aradığınız için teşekkür ederiz. Satış için 1'e, destek için 2'ye, faturalandırma için 3'e basın.
• İki Dilli: [İşletme]'ye ulaştınız. İngilizce için 1'e basın. Para español, oprima el 2.
• Operatör: [İşletme]'ye hoş geldiniz. Operatöre ulaşmak için istediğiniz zaman 0 tuşuna basın.
• Markalı: [İşletme]'yi aradığınız için teşekkür ederiz; burada [değer bildirimi] yer alır. Devam etmek için 1'e basın.
• Müşteri hizmetleri: [İşletme] müşteri hizmetlerine ulaştınız. Mevcut müşteriler için 1'e, yeni müşteriler için 2'ye basın.
• Kapalı: [Business]'ı aradığınız için teşekkür ederiz. Ofisimiz şu anda kapalı. Mesaj bırakın, sizi geri arayalım.
• Acil: Bize saatler sonra ulaştınız. Acil durumlarda, nöbetçi personele ulaşmak için 1'i tuşlayın.
• Saatler: Saatlerimiz dokuzdan beşe kadardır. Lütfen daha sonra tekrar arayın.
• Kaydedilen hat: [Business]'ı aradığınız için teşekkür ederiz. Bu çağrı kalite amacıyla kaydedilebilir. Devam etmek için 1'e basın.
• Klinik: [Klinik]'i aradığınız için teşekkür ederiz. Planlama için 1'e, faturalandırma için 2'ye veya eczane için 3'e basın.
• Hukuk firması: [Hukuk Bürosu]'na ulaştınız. Yeni müşteriler için 1'e, mevcut bir vakayla ilgili güncellemeler için 2'ye basın.
• Emlak: [Emlak Ofisi]'ne hoş geldiniz. Listeler için 1'e, doğrudan acentenize ulaşmak için 2'ye basın.
• Restoran: [Restoran]'ı aradığınız için teşekkür ederiz. Rezervasyon için 1'e, yemek hizmetleri için 2'ye basın.
• Otomatik alışveriş: [Otomatik Alışveriş]'e ulaştınız. Servis planlaması için 1'e, parça soruları için 2'ye basın.

Kaçınılması Gereken Yaygın Otomatik Görevli Hataları

Bir avuç hata, arayanların otomatik menülerle bildirdiği hayal kırıklığının çoğuna neden olur ve neredeyse hepsinin düzeltilmesi kolaydır. Bunlardan en büyüğü uzunluktur: Menüde çok fazla seçenek göründüğünde, arayanlar liste bitmeden ilk seçenekleri unuturlar.

Satış, destek ve faturalandırma gibi sade etiketlere sahip kısa menüler, akıllı ifadelerden daha iyi sonuçlar verir.

İkinci tuzak ise çıkmaz sokaktır. Arayan kişi bir kişiye ulaşamazsa veya bir seçenek onu yanlış ekibe gönderirse telefonu kapatır ve geri aramayabilir.

Her yolu düzenli olarak test edin ve sesi yalnızca kontrol panelinde değil, gerçek bir telefonda dinleyin, çünkü aceleye getirilmiş veya boğuk kayıtların bu şekilde fark edilmesi daha kolaydır. Bu erken maliyetleri düzeltmek, daha sonra müşteri kaybetmekten çok daha azdır.

• Çok fazla seçenek: Ana menüyü beş veya daha az seçenekle tutun, yalnızca ihtiyaç duyulan yerlerde ekstra katmanlar kullanın.
• İnsan seçeneği yok: Her zaman bir kişiye veya mesaj kutusuna ulaşan 0 gibi bir anahtar sunun.
• Eski yönlendirme: Personel, departmanlar veya numaralar değiştiğinde menüyü gözden geçirin.
• Zayıf ses: Aceleye getirilmiş, boğuk veya takip edilmesi zor olan selamlamaları yeniden kaydedin.
• Uzun selamlar: İlk seçeneği geciktiren sloganları ve promosyonları kesin.
• Açık olmayan etiketler: Arayanların bilmediği dahili departman adları yerine satış ve destek gibi basit sözcükler kullanın.
• Mesai saatleri dışında plan yok: Arayanlara açık bir mesaj verin ve kapalı olduğunuzda ayrıntıları bırakmanın bir yolunu verin.

Çözüm

Bir otomatik operatör, her çağrının ilk saniyesini yöneterek, canlı bir resepsiyon görevlisi olmayan kişileri yönlendirir. Menüyü kısa tutun, selamlamayı net tutun ve arayanlara her zaman bir kişiye ulaşabilecekleri bir yol verin.

İyi kullanıldığında, küçük bir ekibin daha büyük görünmesini sağlar ve mesai saatleri dışında yapılan aramaların sessizliğe gömülmesini önler. Arayanlar ilk saniyelerde işinizi değerlendirir, bu nedenle selamlama özeni hak eder.

Bu hafta menünüzü kağıt üzerinde planlayın, ardından oluşturun ve numarayı yayınlamadan önce gerçek bir aramayla test edin. Ringflow ücretsiz bir deneme sunar; böylece bir menü oluşturabilir, selamlamayı önizleyebilir ve yönlendirmeyi bir teknisyene ihtiyaç duymadan ayarlayabilirsiniz.

Ekibiniz veya çalışma saatleriniz değiştiğinde senaryoyu tekrar ziyaret edin. Birkaç meslektaşla yapılacak kısa bir pilot çalışma, kafa karıştırıcı seçenekleri müşterilerden önce ortaya çıkaracaktır.

Sıkça Sorulan Sorular