Otomatik Görevli Nedir? Kurulum Kılavuzu + 15 Tebrik Komut Dosyası Örneği

giriiş

Otomatik operatör, iş aramalarınızı yanıtlayan ve onları canlı bir resepsiyonist olmadan yönlendiren otomatik menüdür. Yanlış anlayınca arayanlar kafa karıştırıcı bir menüyle telefonu kapatıyor. Bu kılavuz, nasıl çalıştığını, nasıl kurulacağını kapsar ve size 15 kullanıma hazır komut dosyası sunar. Ayrıca sanal bir resepsiyonistin tam olarak nereye uyduğunu da öğreneceksiniz.

Otomatik Görevli Nedir?

Otomatik operatör, gelen aramaları yanıtlar ve kayıtlı bir menüyü oynatır; arayanların sesli veya tuş takımıyla bir seçeneği seçmesine olanak tanır. Her aramanın ilk birkaç saniyesinde canlı bir kişinin yerini alır. Arayanlar "Satış için 1'e, destek için 2'ye basın" gibi bir ses duyar ve ardından otomatik olarak yönlendirilir. Çoğu işletme, mesai saatleri dışında bile her çağrıyı aynı şekilde karşılamak için tek bir sistem kullanır.

Perakende mağazaları, klinikler, hukuk firmaları ve hizmet işletmelerinin tümü, müşterilerin gerçekte nasıl aradıklarına göre uyarlanmış farklı menü seçenekleriyle aynı temel kuruluma dayanır. Bir restoran, yemek servisi yerine rezervasyonlara göre rota belirlerken, bir klinik, faturalandırma yerine planlamaya göre rota çizebilir.

Çoğu modern sağlayıcı için kurulumun kendisi bulutta bulunur, dolayısıyla kurulacak veya bakımı yapılacak herhangi bir fiziksel donanım yoktur.

Küçük ekipler genellikle tek bir paylaşılan hatta yönlendirilen üç veya dört seçeneğin bulunduğu tek bir katmandan başka bir şeye ihtiyaç duymaz. Daha büyük ekipler departmana özel menüler ekler, böylece satışa ulaşan bir arayan hiçbir zaman destek veya faturalandırmaya yönelik seçenekler arasında kalmaz. Her iki durumda da amaç aynı kalıyor: Arayanı mümkün olduğunca az adımda doğru yere ulaştırmak.

Hızlı Ayrım: Menü ve IVR

İnsanlar genellikle bu terimleri birbirinin yerine kullanırlar, ancak basit bir menü genellikle yalnızca kişilere veya departmanlara temel çağrı yönlendirmeyi yönetir. Bir IVR veya etkileşimli sesli yanıt daha da ileri giderek arayanların bir kişiye ulaşmadan fatura ödemesine veya sipariş durumunu kontrol etmesine olanak tanıyabilir.

Otomatik Görevli Nasıl Çalışır?

Bir çağrı geldiğinde sistem herhangi bir kişiden önce yanıt verir. Bir selamlamayı, ardından tuş takımı numaralarına veya konuşulan sözcüklere bağlı seçeneklerden oluşan bir menüyü çalar. Arayanın seçimine bağlı olarak çağrıyı bir dahili numaraya, bir departmana, bir kuyruğa veya sesli mesaja iletir. Çalışma saatleri kuralları, gece veya tatil günlerinde çağrıları otomatik olarak farklı bir menüye yönlendirebilir.

Çoğu kurulum aynı zamanda iç içe menüleri de destekler; dolayısıyla 2'ye basmak o bölüme özel ikinci bir menü açabilir.

Çağrı kuyrukları, daha yoğun hatlar için bu kurulumla birlikte çalışır; arayanları, her dahili hat kullanımdayken doğrudan sesli mesaja göndermek yerine müzikle veya durum güncellemesiyle bekletir. Zil grupları da benzer bir yaklaşım benimseyerek birden fazla dahili hattı aynı anda çaldırarak müsait olan ilk kişinin telefonu açmasını sağlar.

Sanal Resepsiyonist ve Otomatik Görevli: Fark Nedir?

Bu, çoğu rehberin atladığı veya kötü yanıtladığı sorudur. Bir seçenek tamamen otomatiktir: menü, kayıt ve yönlendirme kuralları. Sanal bir resepsiyonist, menünün çözemediği çağrıları yanıtlayan veya insan dokunuşuna ihtiyaç duyan çağrıları yanıtlayan, genellikle uzaktaki gerçek bir kişiyi ekler.

Birçok küçük işletme yalnızca basit bir menüyle başlar, ardından çağrı hacmi veya karmaşıklık arttıkça sanal bir resepsiyonist ekler. Ringflow her ikisini de tek bir platformda destekler, böylece ekip daha sonra sağlayıcıları değiştirmeden insan katmanını ekleyebilir. Sanal resepsiyonist mi, otomatik operatör mü sorusuna verilecek dürüst cevap, büyüyen işletmelerin çoğunun sonuçta birini değil, her ikisini de istemesidir.

Tek konumlu bir butik, çağrı hacmi düşük ve öngörülebilir kaldığından yalnızca otomatik katmana ihtiyaç duyabilir. Hızla büyüyen bir klinik veya hukuk firması, çoğu zaman, gerçek bir kişinin çağrıları önceliklendirmesi gereken, zamanlama çakışması veya acil bir vaka güncellemesi gibi menüyü iyi idare edemediği bir noktaya ulaşır. Temel bir menü, mevcut telefon planınızın çok az ötesinde bir maliyete sahip olduğundan, canlı bir kişi eklemek, bunun üzerine gerçek bir devam eden ücret veya yüklenici ücreti anlamına geldiğinden, maliyet de kararda rol oynar.

Otomatik Operatör Nasıl Kurulur: Adım Adım

1. 1Mevcut numaranızda menü tabanlı yönlendirmeyi destekleyen bir sağlayıcı seçin.
2. 2Bir karşılama mesajı kaydedin veya yükleyin ya da kaydı atlamayı tercih ediyorsanız metinden konuşmaya kullanın.
3. 3Menü seçeneklerinizi oluşturun ve her birini bir dahili numaraya, ekibe veya sesli mesaja atayın.
4. 4Gündüz, mesai saatleri dışında ve tatil rotası için çalışma saatleri kuralları belirleyin.
5. 5Numarayı yayınlamadan önce arayarak menüyü kendiniz test edin.

Çoğu sağlayıcı, teknisyen ziyaretine gerek kalmadan bu işlemi 20 dakikadan kısa sürede tamamlamanıza izin verir. Ringflow'un kurulum sihirbazı her adımda adım adım ilerler ve selamlamayı yayınlanmadan önce önizlemenizi sağlar.

Metinden konuşmaya bir karşılama mesajı hızlı bir başlatma için gayet iyi çalışır, ancak kısa bir profesyonel kayıt genellikle arayanlara daha sıcak gelir ve fazladan on dakika harcamaya değer. Her iki seçenek de daha sonra menünün geri kalanını yeniden oluşturmadan değiştirilebilir, dolayısıyla seçim kalıcı değildir.

Ekibiniz zaten bir VoIP telefon hizmeti, menü genellikle herhangi bir ekstra kurulum gerekmeden doğrudan mevcut numaranıza bağlanır.

Numarayı herkese açık herhangi bir yerde yayınlamadan önce dizüstü bilgisayarınızdan menüyü arayabileceğiniz için test yapmak en kolay yazılım telefonu uygulamasıdır.

Numarayı, selamlamayı kaydetmek için kullanılan telefondan farklı bir telefondan arayın; çünkü aynı cihazdan test yapmak, gerçek bir arayanın anında karşılaşacağı yönlendirme hatalarını gizleyebilir. Numarayı halka açık herhangi bir yerde yayınlamadan önce her seçeneği en az bir kez gözden geçirin.

Güncel olmayan bir seçenek arayanları yanlış yere gönderdiğinden, bir departman değiştiğinde yönlendirmeyi güncelleyin.

Her İşletme İçin 15 Otomatik Operatör Komut Dosyası Örneği

Her selamlamayı kısa tutun. Arayanlar, telefonu açtıktan sonraki 15 ila 20 saniye içinde ilk menü seçeneğini duymalıdır. otomatik görevli Bu model onlarca yıllıktır ve arayanların bir menünün ne kadar hızlı hareket etmesi gerektiği konusunda iyi eğitimli beklentileri vardır.

Genel İş Selamları

1. 1"[İşletme]'yi aradığınız için teşekkürler. Satış için 1'e, destek için 2'ye veya faturalandırma için 3'e basın."
2. 2"[İşletme]'ye ulaştınız. İngilizce için 1'e basın. Para español, oprima el 2."
3. 3"[İşletme]'ye hoş geldiniz. Operatöre ulaşmak için istediğiniz zaman 0'a basın."
4. 4"[İşletme]'yi aradığınız için teşekkür ederiz, burada [değer bildirimi]. Devam etmek için 1'e basın."
5. 5"[İşletme] müşteri hizmetlerine ulaştınız. Mevcut müşteriler için 1'e, yeni sorular için 2'ye basın."

Mesai Sonrası ve Tatil Senaryoları

1. 1"[İşletme]'yi aradığınız için teşekkürler. Ofisimiz şu anda kapalı. Mesaj bırakın, biz sizi arayalım."
2. 2"Bize mesai saatleri dışında ulaştınız. Acil durumlarda, nöbetçi personele ulaşmak için 1'i tuşlayın."
3. 3"[İşletme] tatil nedeniyle kapalı. Aramanıza bir sonraki iş gününde cevap vereceğiz."
4. 4"Ekibimize şu anda ulaşılamıyor. Sesli mesaj bırakmak için 1'e basın veya web sitemizi ziyaret edin."
5. 5"Aradığınız için teşekkürler. Pazartesi'den Cuma'ya saat 9'dan 5'e kadar çalışıyoruz. Lütfen daha sonra tekrar arayın."

Sektöre Özel Komut Dosyaları

1. 1"[Kliniği] aradığınız için teşekkürler. Program yapmak için 1'e, faturalandırma için 2'ye veya eczane için 3'e basın."
2. 2"[Hukuk Bürosu]'na ulaştınız. Yeni müşteriler için 1'e, mevcut vaka güncellemeleri için 2'ye basın."
3. 3"[Emlak Ofisi'ne hoş geldiniz] İlanlar için 1'e, doğrudan acentenize ulaşmak için 2'ye basın."
4. 4"[Restoran'ı aradığınız için teşekkür ederiz. Rezervasyon için 1'e, yemek hizmetleriyle ilgili sorularınız için 2'ye basın.''
5. 5"[Otomobil Mağazası]'na ulaştınız. Servis planlaması için 1'e, parça soruları için 2'ye basın."

Bu komut dosyaları, kelime kelime okunacak komut dosyaları değil, başlangıç ​​şablonları olarak çalışır. Gerçek işletme adınızı değiştirin, üslubu markanıza uyacak şekilde ayarlayın ve ekibinizin gerçekte nasıl çalıştığıyla ilgili olmayan tüm seçenekleri bırakın.

Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar

Tekrarlanan birkaç hata, arayanların otomatik menülerle ilgili bildirdiği hayal kırıklığının çoğunu açıklıyor. Ne arayacağınızı öğrendikten sonra çoğunu düzeltmek kolaydır. Birinden test etme yazılım telefonu uygulaması ve bir cep telefonu her iki yolda da yönlendirme sorunlarını yakalar.

• Çok fazla menü seçeneği: 5'ten fazla seçenek, arayanların karar vermeden önce telefonu kapatmasına neden olur.
• Bir kişiye ulaşma seçeneği yok: her zaman menüyü tamamen atlamanın bir yolunu ekleyin.
• Eski yönlendirme: Personel veya departmanlar her değiştiğinde menüyü gözden geçirin.
• Robotik veya net olmayan ses: Aceleye getirilmiş veya anlaşılması zor görünen selamlamaları yeniden kaydedin.

Otomatik bir görevlinin her zaman rutin yönlendirmeyi yönetmesi gerekiyordu, gerçek bir kişiye giden her yolu değiştirmesi değil. Bunu gözden kaçırmak, yararlı bir menüyü sinir bozucu bir menüye dönüştüren şeydir.

Çözüm

Bir otomatik operatör, her aramanın ilk birkaç saniyesini yöneterek, canlı bir resepsiyon görevlisi olmayan kişileri yönlendirir. Senaryoyu kısa tutun, menüyü basit tutun ve her zaman bir kişiye ulaşmanın bir yolunu ekleyin. Yukarıdaki komut dosyalarını başlangıç ​​noktası olarak kullanın ve ardından bunları işletmenize uyacak şekilde ayarlayın. Doğru kurulumla, çoğu arayan kişi bir makineyle başladıklarını asla fark etmez.

Menünüzü bugün ayarlayın ve numarayı yayınlamadan önce gerçek bir aramayla test edin. Ekibiniz veya departmanlarınız değiştiğinde tebrik metninizi güncelleyin. Ringflow, bir telefon sistemi teknisyenine dokunmadan menünüzü oluşturmanızı, önizlemenizi ve ayarlamanızı kolaylaştırır. Ücretsiz deneme sürümünü başlatın ve ilk çalışma menünüzü bir saat içinde hazırlayın.

Sıkça Sorulan Sorular