Introduction
Les logiciels de visioconférence permettent aux individus de se connecter les uns aux autres et de collaborer via le partage d'écran. De nombreuses équipes utilisent la vidéoconférence comme principale méthode d'appels commerciaux, d'entretiens, de formation et de mises à jour hebdomadaires. Choisir le mauvais logiciel affectera toutes les réunions.
Le défi consiste à identifier quelles fonctionnalités sont nécessaires et lesquelles sont simplement agréables à avoir. Ce guide examinera ce qu'offrent les plateformes de vidéoconférence, les fonctionnalités clés à comparer et le choix d'une solution autonome ou intégrée pour éviter de payer pour des fonctionnalités indésirables.
Qu'est-ce qu'un logiciel de visioconférence ?
Le logiciel de vidéoconférence permet aux individus (2+) de communiquer via audio et vidéo en direct sur Internet. Ils peuvent rejoindre via un lien, une application ou un navigateur. Le logiciel gérera la connexion des individus, en affichant leurs avatars et le contenu partagé.
Il offrira également des commandes simples pour gérer la réunion, par exemple muet, kick.
La plupart des solutions modernes vous permettront de sauvegarder vos réunions, de les planifier via votre calendrier et d'ajouter des notes post-appel. Certains seront intégrés à votre système de communication plus large.
Un exemple serait Ringflow Réunions vidéo qui fait partie de la même plate-forme téléphonique cloud que vos appels professionnels. Vos réunions et appels se dérouleront tous sur la même plateforme.
Lorsque vous utilisez la vidéoconférence, vos réunions suivront un processus simple. Vous programmez un rendez-vous dans votre agenda, la plateforme créera un lien, vous l'enverrez à vos invités. Ils cliqueront sur le lien et rejoindront en utilisant n’importe quel appareil dont ils disposent.
L'hôte gérera qui peut parler et ce qui est montré. Une bonne plateforme vous fournira un enregistrement, une transcription et un résumé de la réunion afin que les personnes non impliquées puissent rapidement rattraper leur retard.
Les équipes voudront généralement mettre en œuvre une solution spécifique pour surmonter les problèmes suivants :
- Décousu: Utiliser plusieurs applications avec des liens et des règles différents.
- Frustration des invités : Les clients et les candidats ne veulent pas télécharger.
- Manque de décisions : Personne ne note les décisions ni qui en est responsable.
- Mauvais contrôles : Les administrateurs ne peuvent pas contrôler qui peut enregistrer, partager et inviter.
- Aucun suivi : Aucune note ou enregistrement n'est ajouté au client.
Fonctionnalités de base de visioconférence à comparer
De nombreuses fonctionnalités seront à prendre en compte, mais la plupart seront similaires d’un fournisseur à l’autre. Ce sont les fonctionnalités qui rendront votre expérience fluide ou frustrante.
- Nombre maximum de participants : Combien de personnes peuvent assister à une réunion. Pouvez-vous vous diviser en salles de sous-commission ?
- Rejoindre le navigateur : Les invités peuvent-ils rejoindre via le navigateur.
- Partage d'écran : Pouvez-vous facilement partager une fenêtre ou un plein écran sans décalage.
- Enregistrement: Pouvez-vous enregistrer dans le cloud ? Combien de temps seront-ils conservés ? Qui peut voir ?
- Transcription et résumé : Transcription en direct, actions à entreprendre et e-mail récapitulatif envoyé à la fin.
- Intégration du calendrier : Un clic pour rejoindre une réunion via Google Calendar, Outlook ou iCal.
- Appel téléphonique : Les utilisateurs peuvent-ils se connecter s'ils disposent d'une connexion Internet médiocre.
- Multi-plateforme : Applications Web, de bureau et mobiles. Tout fonctionnera de la même manière.
- Timing: Y a-t-il des délais ?
- Intégration CRM et outils : Pouvez-vous ajouter des notes et assurer le suivi de vos systèmes existants.
Ne vous laissez pas prendre par le nombre de fonctionnalités. Sélectionnez quelques plates-formes et organisez une réunion rapide pour voir laquelle offre une expérience simple à ceux qui ne l'ont jamais utilisée.
Il est également utile de noter qui utilisera les fonctionnalités. Les hôtes se soucieront de la planification, des contrôles et de l'enregistrement. Les invités se soucieront de la facilité de participation et de la clarté du son. Les administrateurs se soucieront des paramètres de sécurité, des rapports et des coûts.
Choisir une solution qui fonctionne pour tout le monde permettra de l’adopter plus rapidement.
La qualité audio est souvent négligée. Même si une image légèrement floue peut être pardonnée, un son de mauvaise qualité peut être source de frustration. Essayez de rejoindre une réunion sur votre ordinateur portable, votre téléphone et votre salle de conférence pendant les essais pour vous assurer que le son est clair.
Types de solutions de vidéoconférence
La vidéoconférence se décline généralement en deux variantes. Une application autonome qui proposera uniquement des réunions. Ou une solution intégrée qui fera partie d'une plateforme plus large proposant des appels, des messages et des enregistrements clients.
Cela dépend vraiment de la part de votre flux de travail dans un seul système.
| Option | Idéal pour | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|---|
| Application autonome | J'ai juste besoin de réunions | Des fonctionnalités simples. De nombreux invités sauront s’en servir. | Connexion, contact et facturation différents. |
| Intégré au téléphone/UCaaS | Appeler les clients puis se rencontrer | Une liste de connexion et de contacts. | Des fonctionnalités moins spécifiques. |
| Forfait gratuit | Usage personnel ou petits appels informels | Pas de frais | Limitations de temps, de participants et d’administrateur. |
Les forfaits gratuits sont utiles pour les appels informels. Cependant, la plupart limiteront la durée des appels, des participants et de l’administrateur. Le guide du meilleures applications d'appels vidéo gratuites vous montrera ce que vous pouvez vraiment faire.
Comment choisir un logiciel de visioconférence
Choisir le bon logiciel commencera par examiner le type de réunions que vous organisez.
- 1Énumérez les types de réunions que vous avez. Divisé en mises à jour internes, appels clients, entretiens et grandes réunions.
- 2Quelle est la taille de votre plus grande réunion ? Combien de personnes allez-vous accueillir ? Avez-vous besoin de salles de sous-commission ?
- 3Comment vos invités rejoignent-ils ? Si de nombreux clients et candidats vous rejoignent, l’option du navigateur devient plus importante.
- 4Assurez-vous qu’il s’intègre à vos outils. Vérifiez s'il s'intègre à votre calendrier, CRM et système téléphonique.
- 5Pouvez-vous sauvegarder des enregistrements et des notes ? Où sont-ils sauvegardés ? Combien de temps seront-ils conservés ? Des résumés sont-ils envoyés à votre client ?
- 6Vérifiez les limites. Y a-t-il une limite à la durée des réunions ? Des participants ? Stockage? Y a-t-il des fonctionnalités manquantes sur les forfaits inférieurs ?
- 7Exécutez un essai. Demandez à un petit groupe d’utiliser la plateforme pendant quelques semaines. Demandez-leur ce qui a causé les retards.
Ringflow propose un essai gratuit de 14 jours et tous les forfaits proposent une vidéo HD. Cela signifie que votre équipe peut essayer de l'utiliser pour des réunions avec vos appels professionnels. Assurez-vous que quel que soit le fournisseur avec lequel vous vous adressez, il propose un essai en utilisant vos réunions.
Sécurité, confidentialité et accessibilité
Comme vos réunions contiennent souvent des données clients, des tarifs et des informations personnelles, il vaut la peine de demander directement à chaque fournisseur. Vos appels sont-ils cryptés ? Qui peut adhérer ? Qui peut enregistrer ? Où sont-ils stockés ? Il est également important de vous assurer que votre solution est accessible.
L'ajout de sous-titres et de transcriptions aidera les personnes sourdes ou malentendantes. Toute personne vivant dans un environnement bruyant en bénéficiera. Le W3C explique comment faire médias audio et vidéo accessibles.
Posez les questions suivantes à tous les fournisseurs :
- Vos réunions sont-elles cryptées ? Existe-t-il un cryptage de bout en bout ?
- Les hôtes peuvent-ils verrouiller la réunion ? Besoin d'une approbation pour adhérer ? Expulser les invités ?
- Qui peut enregistrer ? Voir? Supprimer?
- Où sont stockés vos enregistrements et transcriptions ? Combien de temps seront-ils conservés ?
- Les sous-titres sont-ils disponibles ? Sur le plan que vous allez acheter ?
- Quelle est la garantie de disponibilité ? Comment fonctionneront les crédits ?
Assurez-vous de recevoir cela par écrit. Ne vous laissez pas tromper en pensant qu'ils le peuvent, car ils seront en confiance lors d'un appel commercial. Les paramètres de sécurité ne seront utiles que si un membre de votre équipe en est propriétaire.
Conclusion
Choisir le bon logiciel de visioconférence facilitera la participation aux réunions et vous aurez un compte rendu clair des décisions. Commencez par réfléchir au type de réunions que vous avez le plus souvent. Décidez si vous souhaitez une application autonome ou une solution intégrée.
Considérez les fonctionnalités et si elles seront utilisées.
Essayez-le ! Effectuer un court essai vous donnera un aperçu de la qualité audio, de l’expérience client et du suivi. Ringflow propose un essai gratuit afin que vous puissiez voir comment cela fonctionne avec votre secteur d'activité sans risque.
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Foire aux questions
Il s'agit d'audio et de vidéo en direct entre deux ou plusieurs personnes sur Internet. Vous rejoignez à partir d'un lien, d'une application ou d'un navigateur, et l'hôte gère qui peut parler et ce qui est affiché.
Commencez par le nombre maximum de participants, la participation au navigateur, le partage d'écran, l'enregistrement, les transcriptions, l'intégration du calendrier et les limites de temps. Vérifiez ensuite lesquels d’entre eux manquent sur le plan souhaité.
Oui. La plupart des forfaits gratuits limitent la durée des appels, le nombre de participants et les contrôles administratifs, ils conviennent donc mieux aux appels informels.
De nombreuses plates-formes permettent aux invités de se joindre à partir d'un navigateur. Vérifiez que le forfait que vous achetez l’inclut.
Cela dépend du vendeur. Renseignez-vous sur le cryptage, qui peut rejoindre et enregistrer, et où les enregistrements sont stockés, et obtenez les réponses par écrit avant d'acheter.
