बिज़नेस फ़ोन सिस्टम: यह क्या है, प्रकार और कैसे चुनें

परिचय

एक व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम वह सेटअप है जो आपकी कंपनी द्वारा की जाने वाली या प्राप्त की जाने वाली प्रत्येक कॉल का उत्तर देता है, रूट करता है और रिकॉर्ड करता है। जब यह काम करता है तो इस पर किसी का ध्यान नहीं जाता।

जब ऐसा नहीं होता है, तो ग्राहक वॉइसमेल तक पहुंचते हैं, प्रबंधक का मोबाइल नंबर मुख्य लाइन बन जाता है, और एक मिस्ड कॉल खोई हुई बिक्री में बदल जाती है।

ज्यादातर टीमें तब नए सेटअप के बारे में सोचना शुरू कर देती हैं जब कुछ टूट जाता है: दूसरे कार्यालय में जाना, घर से काम करने के लिए किराये पर लेना या एक डेस्क फोन जिसे कोई ठीक नहीं कर सकता।

यह मार्गदर्शिका बताती है कि ये सिस्टम क्या करते हैं, मुख्य प्रकार कैसे भिन्न होते हैं, किन सुविधाओं के लिए भुगतान करना उचित है और अधिक खरीदारी के बिना कैसे चयन करना है।

बिज़नेस फ़ोन सिस्टम क्या है?

यह आपकी कंपनी के फ़ोन नंबरों को उन लोगों से जोड़ता है जो उनका उत्तर देते हैं। यह बुनियादी बातों को संभालता है, जैसे सही डेस्क पर घंटी बजाना, कॉल करने वालों को ध्वनि मेल भेजना और सहकर्मियों के बीच कॉल स्थानांतरित करना।

यह वह भी संभालता है जो एक व्यक्तिगत मोबाइल योजना नहीं कर सकती: एक मुख्य नंबर जो कई लोगों को रिंग करता है, मेनू जो कॉल करने वालों को क्रमबद्ध करते हैं और एक्सटेंशन जो सीधे प्रत्येक टीम के साथी तक पहुंचते हैं।

पुराने सेटअपों ने एक कोठरी में हार्डवेयर और प्रत्येक डेस्क पर एक तार के साथ ऐसा किया। आधुनिक क्लाउड में चलते हैं, इसलिए कॉल इंटरनेट पर चलती हैं और प्रदाता उपकरण चालू रखता है।

कर्मचारी डेस्क फोन, लैपटॉप या मोबाइल ऐप पर साइन इन करते हैं और एक बिजनेस नंबर उन सभी पर काम करता है।

एक क्लाउड सेवा जैसे Ringflow बिजनेस फोन इस मॉडल का अनुसरण करता है: आप एक नंबर पोर्ट करते हैं या चुनते हैं, एक संपादक में कॉल मेनू बनाते हैं, एक्सटेंशन असाइन करते हैं और किसी भी समर्थित डिवाइस पर लॉग इन करते हैं।

एक सामान्य सेटअप में रोज़मर्रा के कुछ काम शामिल होते हैं:

• एक व्यवसाय संख्या: ग्राहक एक नंबर डायल करते हैं, चाहे जवाब कोई भी दे
• जुड़ी हुई डिवाइसेज: डेस्क फ़ोन, लैपटॉप और मोबाइल ऐप्स सभी एक साथ बजते हैं
• टीम संचार: एक्सटेंशन, स्थानांतरण और इंटरकॉम सहकर्मियों को जोड़े रखते हैं
• कॉल हैंडलिंग: मेनू, कतारें और ध्वनि मेल सुनिश्चित करते हैं कि कोई कॉल न छूटे
• रिकॉर्ड्स: कॉल लॉग और रिकॉर्डिंग से पता चलता है कि प्रत्येक कॉल पर क्या हुआ

बिजनेस फ़ोन सिस्टम के प्रकार

ये सेटअप तीन समूहों में आते हैं। सही समूह आपके आकार, आपके बजट और आपकी टीम के कितने लोग एक ही कार्यालय से दूर काम करते हैं, इस पर निर्भर करता है।

ऑन-प्रिमाइसेस सेटअप आपको सबसे सीधा नियंत्रण देता है और इंटरनेट आउटेज के दौरान काम करता रहता है, लेकिन रखरखाव का स्वामित्व आपके पास होता है और हर बदलाव एक इंस्टॉलर के माध्यम से होता है।

क्लाउड सेटअप फोन को एक ऐप के रूप में मानता है, इसलिए एक नया किराया इसे इंस्टॉल करके और साइन इन करके लाइव हो सकता है। एक हाइब्रिड सेटअप मौजूदा हार्डवेयर को चालू रखता है जबकि नए उपयोगकर्ता या स्थान क्लाउड में शुरू होते हैं।

यदि आप पहले और दूसरे विकल्प पर विचार कर रहे हैं, तो ब्रेकडाउन इसमें शामिल है पीबीएक्स बनाम वीओआईपी लागत, गतिशीलता और विश्वसनीयता को साथ-साथ लेकर चलता है।

व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम सुविधाएँ जो अपना स्थान अर्जित करती हैं

फ़ीचर सूचियाँ लंबी हैं, और अधिकांश टीमें केवल कुछ का ही उपयोग करती हैं। उन सुविधाओं से शुरुआत करें जो ग्राहकों को आपकी कॉल का अनुभव करने के तरीके को बदल देती हैं, फिर टीम के बढ़ने पर बाकी को जोड़ें।

• कॉल रूटिंग: आपके द्वारा निर्धारित नियमों के आधार पर प्रत्येक कॉल को एक व्यक्ति, एक समूह या कतार में भेजता है, इसलिए कोई भी कॉल एक डेस्क पर निर्भर नहीं होती है
• स्वत: उपस्थित: एक मेनू के साथ कॉल करने वालों का स्वागत करता है ताकि वे पहले उत्तर देने वाले व्यक्ति के बिना बिक्री, समर्थन या बिलिंग चुन सकें
• स्वर का मेल: जब कोई नहीं उठाता तो संदेशों को कैप्चर करता है, अक्सर ईमेल पर भेजी गई प्रतिलेख के साथ
• मोबाइल कॉलिंग: कर्मचारियों को सभी डिवाइसों में एक लॉगिन के साथ, फ़ोन ऐप से व्यवसाय नंबर का उपयोग करने देता है
• सीआरएम एकीकरण: ग्राहक रिकॉर्ड में कॉल लॉग करता है, हालांकि आपके द्वारा खरीदा गया प्लान तय करता है कि कौन से एकीकरण शामिल हैं
• कॉल विश्लेषण: कॉल की मात्रा, मिस्ड कॉल और व्यस्त घंटे दिखाता है ताकि आप कर्मचारियों से मिलान कर सकें

विशिष्ट टीमों के लिए कुछ अतिरिक्त चीज़ें देखने लायक हैं। खोज के साथ कॉल रिकॉर्डिंग बिक्री और समर्थन समीक्षा वार्तालापों में सहायता करती है। कॉल फ़्लिप लाइव कॉल को डेस्क फ़ोन से मोबाइल पर बिना गिराए ले जाता है।

एक एआई रिसेप्शनिस्ट घंटों के बाद कॉल का जवाब दे सकता है और लीड विवरण प्राप्त कर सकता है। हर योजना में हर सुविधा शामिल नहीं होती है, इसलिए कीमतों की तुलना करने से पहले जांच लें कि आपकी ज़रूरत की सुविधाएं किस स्तर पर मौजूद हैं।

बिज़नेस फ़ोन सिस्टम कैसे चुनें

सबसे अच्छा विकल्प वह है जिसे आपकी टीम बिना किसी प्रशिक्षण पाठ्यक्रम के उपयोग करेगी। इन चरणों पर क्रम से काम करें.

1. 1व्यावसायिक आवश्यकताओं को परिभाषित करें। आज और एक वर्ष में अपने उपयोगकर्ताओं और स्थानों की गणना करें, और ध्यान दें कि लोग कहाँ काम करते हैं। यदि आधी टीम मोबाइल है, तो ऐप-फर्स्ट क्लाउड सेटअप एक इमारत से जुड़े डेस्क फोन की तुलना में बेहतर फिट बैठता है।
2. 2सुविधाओं का नौकरियों से मिलान करें. लिखें कि सिस्टम को क्या करना चाहिए, जैसे विभाग द्वारा रूट करना, कॉल रिकॉर्ड करना या अपने सीआरएम से लिंक करना, और बाकी को अनदेखा करना।
3. 3अपना इंटरनेट जांचें. क्लाउड कॉलिंग एक स्थिर कनेक्शन पर निर्भर करती है, इसलिए स्विच करने से पहले अपने व्यस्ततम घंटे के दौरान अपने बैंडविड्थ का परीक्षण करें।
4. 4एक बजट निर्धारित करें. केवल मुख्य मासिक कीमत ही नहीं, सीट की न्यूनतम संख्या, मिनटों या संख्याओं के लिए ऐड-ऑन शुल्क और आपके चले जाने पर क्या होगा, इस पर भी गौर करें।
5. 5स्केलेबिलिटी के लिए योजना. पुष्टि करें कि आप नए हार्डवेयर या नए अनुबंध के बिना उपयोगकर्ताओं और स्थानों को जोड़ सकते हैं।
6. 6अपना नंबर रखें. पुष्टि करें कि आपका वर्तमान नंबर बिना किसी अतिरिक्त शुल्क के पोर्ट किया जा सकता है और पूछें कि इसमें कितना समय लगता है।
7. 7एक परीक्षण चलाएँ. कुछ हफ़्तों के लिए सिस्टम पर एक छोटा समूह रखें और मिस्ड कॉल और कॉल गुणवत्ता को मापें।

Ringflow बिना क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता के 14 दिनों का निःशुल्क परीक्षण प्रदान करता है, जो एक छोटी टीम को प्रतिबद्ध होने से पहले रूटिंग, ऐप्स और कॉल गुणवत्ता का परीक्षण करने का समय देता है। आप जिस भी प्रदाता का मूल्यांकन करते हैं, डेमो पर निर्भर रहने के बजाय परीक्षण या पायलट के लिए पूछें।

सुरक्षा, अनुपालन और विश्वसनीयता

एक फ़ोन सेटअप में ग्राहक विवरण, भुगतान जानकारी और निजी बातचीत होती है, इसलिए यह किसी भी अन्य कंपनी प्रणाली की तरह ही देखभाल का हकदार है। इंटरनेट-आधारित कॉलिंग के अपने जोखिम हैं, जिनमें टोल धोखाधड़ी, छिपकर बातें करना और फर्जी कॉलर आईडी शामिल हैं।

The वीओआईपी सुरक्षा पर एनआईएसटी मार्गदर्शन एक पुराना दस्तावेज़ है, लेकिन यह अभी भी जोखिमों और उन्हें कम करने वाले नियंत्रणों के लिए एक उपयोगी खतरा-आधारित चेकलिस्ट देता है।

हस्ताक्षर करने से पहले, प्रत्येक प्रदाता से इसके बारे में पूछें:

• कॉल प्रमाणीकरण: क्या आउटबाउंड कॉल में STIR/SHAKEN सत्यापन होता है, इसलिए उन्हें स्पैम के रूप में लेबल किए जाने की संभावना कम होती है
• रिकॉर्डिंग सहमति: क्या आप उन राज्यों के नियमों से मेल खाने के लिए सहमति संकेतों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं जहां आप काम करते हैं
• अभिगम नियंत्रण: रिकॉर्डिंग कौन सुन सकता है, और क्या प्लेबैक लॉग किया गया है
• भुगतान डेटा: क्या संवेदनशील कार्ड विवरण को रिकॉर्डिंग से संपादित किया जा सकता है
• विफलता: यदि आपके इंटरनेट या प्रदाता नेटवर्क में कोई समस्या है तो कॉल का क्या होगा
• सहायता: आप किसी व्यक्ति तक कैसे पहुँचते हैं और वे कितने घंटे कवर करते हैं

विश्वसनीयता आपके अपने नेटवर्क के साथ-साथ प्रदाता के बारे में भी उतनी ही महत्वपूर्ण है। जहां संभव हो सके डेस्क फोन के लिए वायर्ड कनेक्शन का उपयोग करें और आपात स्थिति के लिए मोबाइल अग्रेषण नियम तैयार रखें।

निष्कर्ष

एक फ़ोन सेटअप से आपकी कंपनी तक पहुंचना आसान हो जाएगा और उसे चलाना आसान हो जाएगा। इस बात से शुरुआत करें कि आपकी टीम कैसे काम करती है, वह प्रकार चुनें जो फिट बैठता है, और आपके द्वारा प्रतिदिन ली जाने वाली कॉल के लिए सुविधाएँ चुनें, न कि मूल्य निर्धारण पृष्ठ पर सबसे लंबी सूची।

प्रतिबद्ध होने से पहले परीक्षण करें. वास्तविक कॉल के साथ एक संक्षिप्त परीक्षण आपको किसी भी ब्रोशर की तुलना में कॉल गुणवत्ता, सेटअप प्रयास और समर्थन के बारे में अधिक बताएगा। जब आप विकल्पों की तुलना करने के लिए तैयार हों, तो Ringflow का निःशुल्क परीक्षण शुरू करने के लिए कम जोखिम वाला स्थान है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों