सॉफ़्टफ़ोन क्या है? सॉफ़्टवेयर फ़ोन कैसे काम करते हैं (+ सेटअप गाइड)

परिचय

सॉफ्टफ़ोन क्या है? यह एक ऐसा ऐप है जो आपके लैपटॉप या फ़ोन को पूर्ण व्यावसायिक फ़ोन लाइन में बदल देता है, इसके लिए किसी डेस्क हार्डवेयर की आवश्यकता नहीं होती है। यह मार्गदर्शिका बताती है कि एक सॉफ्टफ़ोन कैसे काम करता है, इसे स्थापित करने से पहले आपको क्या चाहिए, और मिनटों में अपना सेट अप कैसे करें। अंत तक, आपको ठीक-ठीक पता चल जाएगा कि कोई सॉफ्टफ़ोन आपकी टीम के लिए उपयुक्त है या नहीं, और एक व्यावसायिक संस्करण आपके फ़ोन पर मुफ़्त ऐप से किस प्रकार भिन्न है।

• सॉफ़्टफ़ोन क्या है इसका उत्तर एक विचार से शुरू होता है: यह किसी भी लैपटॉप, टैबलेट या फ़ोन को एक कार्यशील व्यवसाय लाइन में बदल देता है।
• एक सॉफ्टफ़ोन को प्रति कॉल कम से कम 100 केबीपीएस स्थिर बैंडविड्थ की आवश्यकता होती है, और अधिकांश लोग इसे इंस्टॉल करने से पहले कभी इसकी जांच नहीं करते हैं।
• व्यावसायिक उपयोग के लिए सबसे अच्छा सॉफ्टफ़ोन कॉल रूटिंग, सीआरएम लॉगिंग और एआई सुविधाएँ जोड़ता है जो कि अधिकांश व्यक्तिगत ऐप्स छोड़ देते हैं।
• सेटअप में 10 मिनट से कम समय लगता है: ऐप डाउनलोड करें, साइन इन करें और तुरंत कॉल करना शुरू करें।

सॉफ़्टफ़ोन क्या है?

सॉफ्टफ़ोन एक ऐसा सॉफ़्टवेयर है जो कंप्यूटर, टैबलेट या स्मार्टफ़ोन को फ़ोन लाइन में बदल देता है। यह फ़ोन जैक या सिम कार्ड के बजाय इंटरनेट कनेक्शन का उपयोग करता है। हुड के तहत, सॉफ्टफ़ोन सॉफ़्टवेयर वास्तव में आपके प्रदाता के सर्वर से बात करने वाला एक आईपी सॉफ्टफ़ोन क्लाइंट है। प्रोग्राम डायलिंग, रिंगिंग और कॉल ऑडियो को उसी तरह संभालता है, जैसे एक भौतिक डेस्क फोन संभालता है। अधिकांश आधुनिक व्यावसायिक टीमें अब प्रत्येक डेस्क के लिए हार्डवेयर खरीदने के बजाय एक का उपयोग करती हैं।

तो दैनिक व्यवहार में सॉफ्टफ़ोन क्या है? फ़ोन कीपैड को अपने डेस्क के बजाय अपनी स्क्रीन पर चित्रित करें। यह वास्तव में यही है, लेकिन मूल्य तब दिखाई देता है जब आप देखते हैं कि यह कैसे काम करता है और एक कुएं को चलाने में वास्तव में क्या लगता है।

सॉफ्टफ़ोन को किसी विशेष उपकरण की आवश्यकता नहीं होती है. माइक्रोफ़ोन और स्पीकर वाला कोई भी लैपटॉप या फ़ोन इसे चला सकता है, और अधिकांश लोगों के पास पहले से ही उनकी ज़रूरत की हर चीज़ होती है।

सॉफ़्टफ़ोन आम तौर पर दो रूपों में आते हैं। एक स्टैंडअलोन ऐप केवल कॉलिंग को संभालता है, किसी बड़े प्लेटफॉर्म से इसका कोई संबंध नहीं है। एक अंतर्निर्मित सॉफ्टफ़ोन कॉल रूटिंग, टेक्स्टिंग और सीआरएम कनेक्शन के साथ एक पूर्ण व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम के अंदर रहता है। अधिकांश बढ़ती टीमें अंततः पहले प्रकार से दूसरे प्रकार की ओर बढ़ती हैं, आमतौर पर एक बार साझा लाइन या मिस्ड-कॉल पैटर्न वास्तविक व्यवसाय की लागत शुरू कर देता है।

सॉफ्टफ़ोन कैसे काम करता है

एक सॉफ्टफ़ोन आपकी आवाज़ को किसी एनालॉग सिग्नल के बजाय डेटा के रूप में भेजता है, वैसे ही जैसे कोई अन्य वीओआइपी फ़ोन सेवा करता है। आपकी आवाज़ डिजीटल हो जाती है, संपीड़ित हो जाती है और छोटे पैकेटों में विभाजित हो जाती है। वे पैकेट इंटरनेट के माध्यम से आपके प्रदाता के सर्वर तक पहुंचते हैं। फिर सर्वर उन्हें उस व्यक्ति तक पहुंचा देते हैं जिसे आप कॉल कर रहे हैं, चाहे वे कहीं भी हों।

यही कारण है कि प्रश्न "सॉफ़्टफ़ोन क्या है" अक्सर दूसरे प्रश्न की ओर ले जाता है: कॉल की गुणवत्ता इतनी भिन्न क्यों होती है? उत्तर आमतौर पर आपके नेटवर्क पर आता है, ऐप पर नहीं। दो चीजें सबसे ज्यादा मायने रखती हैं: कॉल के समय कितनी बैंडविड्थ मुफ्त है, और बिना किसी देरी के लगातार पैकेट कैसे पहुंचते हैं। धीमा, भीड़भाड़ वाला कनेक्शन ऑडियो को तोड़ देता है, चाहे सॉफ्टवेयर कितना भी अच्छा क्यों न हो।

सॉफ्टफ़ोन बनाम डेस्क फ़ोन

एक डेस्क फोन दीवार जैक में प्लग हो जाता है और पूरे दिन आपके डेस्क पर लगा रहता है। एक बार जब आप जान जाते हैं कि सॉफ्टफोन क्या है, तो डेस्क फोन की तुलना तेजी से आसान हो जाती है।

• खरीदने, भेजने या मरम्मत करने के लिए कोई अतिरिक्त हार्डवेयर नहीं
• घर से, होटल के कमरे से, या सहकर्मी स्थान से काम करता है
• बिना किसी तकनीशियन के दौरे की आवश्यकता के तुरंत अपडेट हो जाता है
• समय के साथ भौतिक हैंडसेट की तुलना में प्रति सीट लागत कम होती है
• यदि कोई कर्मचारी डेस्क या कार्यालय बदलता है तो उसके साथ चलता है

सॉफ़्टफ़ोन स्थापित करने से पहले आपको क्या चाहिए

अधिकांश मार्गदर्शक उत्तर देते हैं कि सॉफ्टफ़ोन क्या है और वहीं रुक जाते हैं, फिर आश्चर्य करते हैं कि जब वास्तविक टीमें इसका उपयोग करना शुरू कर देती हैं तो कॉल की गुणवत्ता प्रभावित क्यों होती है।

• एक स्थिर इंटरनेट कनेक्शन, प्रति सक्रिय कॉल कम से कम 100 केबीपीएस, ताकि ऑडियो वाक्य के बीच में न टूटे
• एक हेडसेट या एक अंतर्निर्मित माइक्रोफ़ोन जो व्यस्त कमरे से पृष्ठभूमि शोर को रद्द करता है
• एक शांत वाई-फाई कनेक्शन, या बैक-टू-बैक कॉल पर किसी के लिए एक वायर्ड ईथरनेट लाइन
• आईटी विलंब के बिना किसी कार्य डिवाइस पर ऐप इंस्टॉल करने के लिए व्यवस्थापक पहुंच

इस चेकलिस्ट को छोड़ दें और वास्तव में राउटर की समस्या के लिए सॉफ्टफ़ोन को दोषी ठहराया जाएगा। किसी एक को पूरी टीम के लिए रोल आउट करने से पहले पहले अपने कनेक्शन का परीक्षण करें।

एक साधारण परीक्षण अच्छा काम करता है: अपने डेस्क पर एक निःशुल्क गति परीक्षण चलाएँ, फिर वही परीक्षण अपने ब्रेक रूम या साझा स्थान में वाई-फ़ाई पर चलाएँ। यदि संख्याएँ बहुत भिन्न हैं, तो उस दूसरे स्थान से कॉलें ख़राब सुनाई देंगी, चाहे आप कोई भी ऐप चुनें।

सॉफ्टफ़ोन ऐप कैसे सेट करें: चरण-दर-चरण

1. 1अपने डिवाइस के लिए सॉफ्टफ़ोन ऐप डाउनलोड करें: डेस्कटॉप, आईओएस, या एंड्रॉइड।
2. 2उस लॉगिन का उपयोग करके साइन इन करें जो आपके प्रदाता ने साइनअप के बाद आपको ईमेल किया था।
3. 3ऐप द्वारा पहली बार पूछे जाने पर माइक्रोफ़ोन एक्सेस की अनुमति दें।
4. 4दोनों दिशाओं में ऑडियो काम करने की पुष्टि करने के लिए वास्तविक कॉल का परीक्षण करें।
5. 5अपनी कॉलर आईडी, ध्वनि मेल अभिवादन और व्यावसायिक घंटे निर्धारित करें।

अधिकांश लोग इन पाँच चरणों को कुल मिलाकर दस मिनट से भी कम समय में पूरा कर लेते हैं। वहाँ कोई तकनीशियन नहीं है, कोई नया फ़ोन जैक नहीं है, और शिपमेंट पर कोई प्रतीक्षा नहीं है। एक बार जब यह चालू हो जाता है, तो सॉफ्टफ़ोन की दैनिक वास्तविकता स्पष्ट हो जाती है: बस एक आइकन जिसे आप प्रत्येक कॉल से पहले क्लिक करते हैं।

यदि आपकी टीम पहले से ही व्यावसायिक फ़ोन प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करती है, तो सॉफ्टफ़ोन चरण अक्सर और भी छोटा होता है। ऐप आपके नंबर, ग्रीटिंग और रूटिंग नियमों को सीधे आपके खाते से खींच लेता है, इसलिए किसी को भी हाथ से कुछ भी पुन: कॉन्फ़िगर नहीं करना पड़ता है।

सॉफ़्टफ़ोन में देखने योग्य मुख्य विशेषताएँ

प्रत्येक विकल्प एक जैसा नहीं बनाया जाता है, और जब आपकी टीम एक दैनिक पर निर्भर हो जाती है तो अंतर तेजी से दिखाई देने लगते हैं। यह जानना कि एक सॉफ्टफ़ोन किसके लिए भुगतान करने लायक है, पाँच चीज़ों पर निर्भर करता है, फीचर पेज की लंबाई पर नहीं।

• इनकमिंग कॉल के लिए कॉल रूटिंग और ऑटो-अटेंडेंट, ताकि सही व्यक्ति उत्तर दे सके
• वॉइसमेल ट्रांस्क्रिप्शन, इसलिए कोई भी केवल एक नंबर लिखने के लिए एक संदेश को दो बार दोबारा नहीं चलाता
• लॉग कॉल नोट्स के लिए हबस्पॉट या ज़ोहो जैसे सीआरएम एकीकरण, जिन्हें मैन्युअल प्रविष्टि की आवश्यकता नहीं है
• अस्थिर कनेक्शन के लिए कम बैंडविड्थ फ़ॉलबैक मोड के साथ एचडी ऑडियो
• उपस्थिति स्थिति यह दर्शाती है कि आपके स्थानांतरण से पहले ही कॉल पर कौन मौजूद है

रिंगफ़्लो के सॉफ्टफ़ोन में उस सूची की प्रत्येक सुविधा शामिल है। इसमें एआई कॉल सारांश भी जोड़ा गया है, एक ऐसी सुविधा जिसे अधिकांश स्टैंडअलोन ऐप्स पूरी तरह से छोड़ देते हैं। यह व्यस्त दिनों में सबसे अधिक मायने रखता है, जब किसी के पास कॉल को दोबारा दोहराने का समय नहीं होता है ताकि यह याद रखा जा सके कि किस बात पर सहमति हुई थी।

व्यवसाय के लिए सॉफ़्टफ़ोन: टीमें क्यों बदल रही हैं

एक व्यक्तिगत सॉफ्टफ़ोन केवल एक डिवाइस पर एक व्यक्ति की कॉल को संभालता है। एक बिजनेस सॉफ़्टफ़ोन को एक बार में पूरी टीम को संभालना होता है, और इससे वास्तव में जो मायने रखता है वह बदल जाता है।

जब एक से अधिक व्यक्ति एक लाइन साझा करते हैं तो साझा नंबर, प्रतिनिधियों के बीच कॉल ट्रांसफर और हर बातचीत में प्रबंधक की दृश्यता वास्तविक आवश्यकताएं बन जाती हैं। बढ़ती टीमों को ऑडियो को ठोस बनाए रखने की ज़रूरत होती है, चाहे पाँच लोग एक साथ कॉल कर रहे हों या पचास। सॉफ्टफ़ोन स्किप क्या है, इसके बारे में सबसे अधिक व्याख्या करने वालों में यही वह हिस्सा है: एक एकल डाउनलोड अपने आप में एक टीम का पैमाना नहीं बनता है।

एक हेल्थकेयर फ्रंट डेस्क को नियुक्ति अनुस्मारक और सही प्रदाता को त्वरित स्थानांतरण की आवश्यकता होती है। किसी प्रतिस्पर्धी के पहले कॉल करने से पहले एक रियल एस्टेट टीम को लीड के लिए तेजी से कॉल-बैक की आवश्यकता होती है। एक कानूनी कार्यालय को प्रत्येक ग्राहक फ़ाइल से जुड़े एक साफ़ कॉल लॉग की आवश्यकता होती है। इनमें से कुछ भी अकेले ऐप से नहीं आता है, क्योंकि एक सादे कॉलिंग ऐप को पता नहीं होता है कि कॉल करने वाले को वास्तव में किस विभाग की आवश्यकता है।

सामान्य सॉफ़्टफ़ोन समस्याएँ और त्वरित समाधान

• तड़का हुआ ऑडियो: आमतौर पर बैंडविड्थ या वाई-फ़ाई समस्या होती है, ऐप नहीं।
• कॉल पर प्रतिध्वनि: एक ही कॉल पर दो डिवाइस खुले छोड़े जाने के कारण।
• छूटी हुई इनकमिंग कॉल: पहले अधिसूचना और माइक्रोफ़ोन अनुमतियाँ जाँचें।
• एक तरफ़ा ऑडियो: अक्सर कनेक्शन को ब्लॉक करने वाला फ़ायरवॉल होता है, सॉफ़्टवेयर नहीं।
• विलंबित ऑडियो: आमतौर पर बहुत सारे डिवाइस एक साथ एक कनेक्शन साझा करते हैं।
• ऐप कनेक्ट नहीं होगा: पुष्टि करें कि लॉगिन और सर्वर सेटिंग्स आपके प्रदाता द्वारा भेजी गई चीज़ों से मेल खाती हैं।

रिंगफ्लो का बिजनेस सॉफ्टफोन लाइव कॉल ट्रैकिंग जोड़ता है, इसलिए एक एजेंट द्वारा रिपोर्ट किए जाने से पहले ही प्रबंधक इन मुद्दों को पहचान लेता है, और इसका उपयोग करके खराब कनेक्शन को फिर से रूट कर सकता है वीओआईपी समाप्ति मंच में बनाया गया. अधिकांश सॉफ्टफ़ोन समस्याएँ वैसे भी नेटवर्क पर वापस आ जाती हैं, एक सामान्य विवरण वीओआइपी तकनीक व्याख्याकार शायद ही कभी उल्लेख करते हैं। यह सॉफ्टफ़ोन का व्यावहारिक पक्ष है: ऐप केवल उतना ही अच्छा होता है जितना इसके नीचे चल रहा कनेक्शन, इसलिए एक तेज़ निदान हर बार एक समर्थन टिकट बचाता है।

निष्कर्ष

एक सॉफ्टफ़ोन किसी भी डिवाइस को वास्तविक व्यावसायिक फ़ोन लाइन में बदल देता है। वास्तव में सॉफ्टफ़ोन क्या है? बस एक ऐप, एक स्थिर कनेक्शन और एक अच्छा हेडसेट। अब आप जानते हैं कि यह कैसे काम करता है और पहले क्या जांचना है।

आज ही एक वास्तविक कॉल पर सॉफ्टफ़ोन ऐप का परीक्षण करें। अपनी बैंडविड्थ जांचें, फिर इसे अपनी टीम के बाकी सदस्यों तक पहुंचाएं। व्यवसाय के लिए रिंगफ़्लो का सॉफ्टफ़ोन रूटिंग, सीआरएम लॉगिंग और एआई सारांश को बॉक्स से बाहर जोड़ता है। निःशुल्क परीक्षण प्रारंभ करें और अंतर स्वयं सुनें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों