सॉफ़्टफ़ोन क्या है? सॉफ़्टवेयर फ़ोन कैसे काम करते हैं (+ सेटअप गाइड)

परिचय

सॉफ्टफ़ोन एक ऐसा ऐप है जो लैपटॉप, टैबलेट या स्मार्टफ़ोन को एक कार्यशील व्यावसायिक फ़ोन में बदल देता है। आप अपने इंटरनेट कनेक्शन और अपनी कंपनी के नंबर का उपयोग करके डेस्क हैंडसेट के बजाय स्क्रीन पर कॉल करते हैं और जवाब देते हैं।

क्योंकि खरीदने या स्थापित करने के लिए कोई हार्डवेयर नहीं है, एक सॉफ्टफ़ोन अक्सर एक नए कर्मचारी, एक दूरस्थ कर्मचारी या पूरी टीम को उचित लाइन देने का सबसे तेज़ तरीका होता है।

Ringflow की यह मार्गदर्शिका बताती है कि सॉफ्टफ़ोन क्या है, कॉल इसके माध्यम से कैसे गुजरती है, और इसकी तुलना डेस्क फ़ोन से कैसे की जाती है।

आपको एक प्री-इंस्टॉल चेकलिस्ट, सेटअप चरण, भुगतान करने योग्य सुविधाएँ और पूरी टीम द्वारा साझा किए जाने पर क्या परिवर्तन होते हैं, यह भी मिलेगा। किसी ऐप को चुनने से पहले इसे पढ़ें, ताकि आप उन समस्याओं से बच सकें जो अधिकांश टीमों को रोलआउट के बाद ही पता चलती हैं।

सॉफ्टफ़ोन क्या है और यह कैसे काम करता है?

सॉफ्टफ़ोन एक सॉफ़्टवेयर है जो डेस्क फ़ोन का कार्य करता है। यह आपको एक डायलपैड, एक कॉल सूची, ध्वनि मेल और एक स्क्रीन पर संपर्क देता है, और यह इंटरनेट पर एक कॉलिंग सेवा से जुड़ता है। यह नाम सॉफ़्टवेयर और फ़ोन को मिश्रित करता है।

माइक्रोफ़ोन और स्पीकर वाला कोई भी लैपटॉप, टैबलेट या स्मार्टफ़ोन इसे चला सकता है, इसलिए अधिकांश लोगों के पास पहले से ही उनकी ज़रूरत की हर चीज़ होती है।

जब आप कॉल करते हैं, तो ऐप आपकी आवाज़ को छोटे डिजिटल पैकेट में बदल देता है और उन्हें इंटरनेट के माध्यम से आपके प्रदाता को भेज देता है। इसके बाद प्रदाता आपको दूसरे व्यक्ति से जोड़ता है, चाहे वे मोबाइल, लैंडलाइन या किसी अन्य ऐप का उपयोग करते हों।

कॉल की गुणवत्ता सॉफ़्टवेयर के बजाय अधिकतर आपके नेटवर्क पर निर्भर करती है, इसलिए एक फैंसी इंटरफ़ेस की तुलना में एक स्थिर कनेक्शन अधिक मायने रखता है।

• डायल करें: आप किसी नंबर या संपर्क को टैप करते हैं, और ऐप आपके प्रदाता को कॉल अनुरोध भेजता है।
• डिजिटाइज़: जैसे ही आप बोलते हैं आपकी आवाज़ छोटे-छोटे पैकेटों में संपीड़ित हो जाती है, जो इंटरनेट पर यात्रा करने के लिए तैयार होती है।
• मार्ग: प्रदाता के सर्वर कॉल को सही नंबर से जोड़ते हैं, चाहे वह पड़ोस का हो या विदेश का।
• उत्तर: दूसरे व्यक्ति की आवाज़ उसी तरह वापस आती है, आमतौर पर एक सेकंड के कुछ अंश के भीतर।
• पहचानें: कॉल आपके व्यक्तिगत मोबाइल के बजाय आपका व्यावसायिक नंबर दिखाता है, जो काम और घर को अलग रखता है।
• सिंक: कॉल इतिहास, वॉइसमेल और संपर्क आपके लैपटॉप और फ़ोन के बीच आपका अनुसरण करते हैं।
• मानक: अधिकांश सॉफ्टफ़ोन एसआईपी प्रोटोकॉल का उपयोग करते हैं, जो एक ऐप को कई अलग-अलग कॉलिंग प्रदाताओं के साथ काम करने देता है।

सॉफ्टफ़ोन बनाम डेस्क फ़ोन और मोबाइल कॉलिंग

एक डेस्क फ़ोन दीवार जैक या नेटवर्क पोर्ट में प्लग हो जाता है और एक डेस्क पर रहता है। यह सरल और परिचित है, लेकिन प्रत्येक नए कर्मचारी को एक हैंडसेट, एक केबल और अक्सर एक तकनीशियन के दौरे की आवश्यकता होती है। कार्यालयों को स्थानांतरित करने का अर्थ है हार्डवेयर को स्थानांतरित करना।

एक सॉफ्टफ़ोन उन चरणों को हटा देता है, क्योंकि फ़ोन एक ऐप है जिसे आप कर्मचारी के पास पहले से मौजूद डिवाइस पर इंस्टॉल करते हैं, जो हर काम पर समय बचाता है।

मोबाइल कॉलिंग फिर से एक अलग विकल्प है। व्यक्तिगत मोबाइल नंबर से कॉल करने पर काम और निजी जीवन का मिश्रण हो जाता है और व्यवसाय के लिए कोई साझा रिकॉर्ड नहीं रह जाता है। इसके बजाय एक सॉफ्टफ़ोन कंपनी लाइन पर कॉल रखता है, एक साझा रिकॉर्ड के साथ जिसकी अधिकृत कर्मचारी समीक्षा कर सकते हैं।

यदि आप पुराने फ़ोन सिस्टम की तुलना क्लाउड वाले से कर रहे हैं, तो हमारा पीबीएक्स बनाम वीओआईपी गाइड यह बताता है कि लागत, लचीलेपन और दिन-प्रतिदिन के प्रबंधन पर दोनों कैसे भिन्न हैं।

• हार्डवेयर: एक सॉफ्टफ़ोन के लिए केवल एक हेडसेट की आवश्यकता होती है, जबकि एक डेस्क फ़ोन के लिए एक हैंडसेट, केबलिंग और एक पावर या नेटवर्क पोर्ट की आवश्यकता होती है।
• लागत: एक ऐप सीट की लागत आमतौर पर भौतिक फोन खरीदने, शिपिंग और मरम्मत करने की तुलना में कम होती है।
• गतिशीलता: एक सॉफ्टफ़ोन घर, होटल या सहकर्मी स्थान से काम करता है, जबकि एक डेस्क फ़ोन रखा रहता है।
• अद्यतन: नई सुविधाएँ हर उपयोगकर्ता तक एक ही बार में पहुंचती हैं, बिना किसी तकनीशियन के दौरे या फ़र्मवेयर डाउनलोड के।
• सुरक्षा: अधिकांश व्यावसायिक सॉफ्टफ़ोन ट्रांज़िट में कॉल को एन्क्रिप्ट करते हैं और एक सुरक्षित लॉगिन की आवश्यकता होती है, जो एक व्यक्तिगत मोबाइल शायद ही कभी प्रदान करता है।
• विश्वसनीयता: एक डेस्क फोन लैपटॉप दुर्घटना से बच सकता है, जबकि एक सॉफ्टफोन डिवाइस और उसके इंटरनेट पर निर्भर करता है।

सॉफ्टफ़ोन ऐप चरण दर चरण कैसे सेट करें

कुछ भी इंस्टॉल करने से पहले तीन चीजें जांच लें। आपको एक स्थिर कनेक्शन की आवश्यकता है, जिसमें प्रत्येक सक्रिय कॉल के लिए कम से कम 100 केबीपीएस निःशुल्क हो। आपको एक हेडसेट या माइक्रोफ़ोन की आवश्यकता है जो पृष्ठभूमि शोर को फ़िल्टर करता है। और आपको अपने कार्य उपकरण पर ऐप्स इंस्टॉल करने के लिए अनुमति की आवश्यकता है।

इस चेकलिस्ट को छोड़ देने से अक्सर सॉफ्टफ़ोन को दोष दिया जाता है कि वास्तव में एक कमज़ोर राउटर या शोरगुल वाला कमरा क्या है। प्रत्येक जाँच में केवल एक मिनट लगता है।

पहले अपने डेस्क पर और फिर किसी साझा स्थान पर गति परीक्षण चलाकर अपने नेटवर्क का परीक्षण करें, क्योंकि एक बड़ा अंतर असमान कॉल की भविष्यवाणी करता है। यदि ऑडियो बाद में भी कट जाता है, तो हमारा वीओआईपी कॉल गुणवत्ता गाइड सामान्य कारणों से चलता है।

एक बार बुनियादी बातें ठीक हो जाने पर, अधिकांश लोग नीचे दिए गए चरणों को दस मिनट से कम समय में पूरा कर लेते हैं, बिना कुछ भेजने या तार के।

• डाउनलोड करें: अपने डिवाइस के लिए ऐप इंस्टॉल करें, चाहे वह विंडोज, मैक, आईओएस या एंड्रॉइड हो।
• साइन इन करें: साइनअप के बाद अपने प्रदाता द्वारा भेजे गए लॉगिन का उपयोग करें, जो आपका नंबर और सेटिंग्स भी लोड करता है।
• एक्सेस की अनुमति दें: जब ऐप आपके माइक्रोफ़ोन का उपयोग करने के लिए कहे तो हाँ कहें, अन्यथा कॉल बिना ध्वनि के कनेक्ट हो जाएंगी।
• परीक्षण: किसी सहकर्मी को वास्तविक कॉल करें और पुष्टि करें कि ऑडियो दोनों दिशाओं में स्पष्ट रूप से काम करता है।
• अनुकूलित करें: अपने पहले ग्राहक कॉल से पहले अपनी कॉलर आईडी, वॉइसमेल ग्रीटिंग और व्यावसायिक घंटे सेट करें।
• सुरक्षित: यदि आपका प्रदाता इसे प्रदान करता है तो दो-चरणीय साइन-इन चालू करें, ताकि खोया हुआ लैपटॉप आपकी व्यावसायिक लाइन को उजागर न कर सके।

सॉफ़्टफ़ोन में देखने योग्य मुख्य विशेषताएँ

हर सॉफ्टफ़ोन एक जैसा नहीं बनाया जाता है, और जब कोई टीम हर दिन एक पर भरोसा करती है तो कमियाँ तुरंत दिखाई देने लगती हैं। एक मुफ़्त ऐप कॉल कर सकता है, लेकिन इसमें रूटिंग, साझा नंबर या जो कुछ हुआ उसका कोई रिकॉर्ड नहीं हो सकता है।

किसी विकल्प का मूल्यांकन इस आधार पर करें कि यह व्यस्त क्षणों को कितनी अच्छी तरह संभालता है, न कि इसकी फीचर सूची की लंबाई या इसकी प्रवेश योजना की कीमत से।

Ringflow अपने स्वयं के सॉफ्टफ़ोन में नीचे दी गई प्रत्येक सुविधा को शामिल करता है और AI कॉल सारांश जोड़ता है, जिसे अधिकांश स्टैंडअलोन ऐप्स छोड़ देते हैं। यह व्यस्त दिनों में मायने रखता है, जब किसी के पास सहमति की बात याद रखने के लिए रिकॉर्डिंग को दोबारा चलाने का समय नहीं होता है।

आप जो भी प्रदाता चुनें, सुनिश्चित करें कि जिन सुविधाओं पर आप भरोसा करते हैं वे योजना मूल्य में शामिल हैं, अतिरिक्त के रूप में नहीं बेची जाती हैं। अतिरिक्त सुविधाएं चुपचाप मासिक लागत को दोगुना कर सकती हैं, इसलिए प्रतिबद्ध होने से पहले परीक्षण के लिए पूछें।

• कॉल रूटिंग: एक ऑटो अटेंडेंट या रिंग ग्रुप प्रत्येक आने वाली कॉल को उत्तर देने के लिए सर्वोत्तम स्थिति वाले व्यक्ति को भेजता है।
• वॉइसमेल ट्रांसक्रिप्शन: संदेश टेक्स्ट के रूप में आते हैं, इसलिए कोई भी किसी नंबर को कॉपी करने के लिए रिकॉर्डिंग को दोबारा नहीं चलाता है।
• सीआरएम एकीकरण: कॉल बिना किसी मैन्युअल प्रविष्टि के हबस्पॉट या ज़ोहो जैसे टूल में स्वयं लॉग हो जाती हैं।
• एचडी ऑडियो: कम बैंडविड्थ फ़ॉलबैक के साथ वाइडबैंड ध्वनि कमजोर कनेक्शन पर बातचीत को स्पष्ट रखती है।
• उपस्थिति स्थिति: किसी को स्थानांतरित करने का प्रयास करने से पहले ही आप देख सकते हैं कि कॉल पर कौन मौजूद है।
• मोबाइल और डेस्कटॉप ऐप्स: प्रत्येक व्यक्ति द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक डिवाइस पर एक ही पंक्ति और इतिहास उसका अनुसरण करता है।
• कॉल रिकॉर्डिंग: स्थानीय सहमति कानूनों के अधीन, कॉल को प्रशिक्षण, गुणवत्ता जांच और विवादों के लिए सहेजा जा सकता है।

व्यवसाय के लिए सॉफ्टफ़ोन: टीमों के लिए क्या परिवर्तन

एक व्यक्तिगत सॉफ्टफ़ोन एक डिवाइस पर एक व्यक्ति की कॉल को संभालता है। एक व्यावसायिक सॉफ्टफ़ोन को एक साथ पूरी टीम को सेवा प्रदान करनी चाहिए, और इससे आवश्यकताएँ बदल जाती हैं।

जब कई लोग एक लाइन साझा करते हैं तो साझा नंबर, प्रतिनिधियों के बीच स्थानांतरण और प्रबंधक की दृश्यता आवश्यक हो जाती है, और ऑडियो को स्पष्ट रहना चाहिए चाहे पांच लोग एक साथ कॉल करें या पचास। रिपोर्टिंग भी मायने रखती है, क्योंकि प्रबंधकों को कॉल वॉल्यूम और मिस्ड कॉल देखने की आवश्यकता होती है।

आपातकालीन कॉलिंग के लिए अतिरिक्त देखभाल की आवश्यकता होती है, क्योंकि सॉफ्टफ़ोन होटल के कमरे सहित कहीं से भी चलाया जा सकता है।

The एफसीसी वीओआईपी 911 गाइड कहते हैं कि इंटरकनेक्टेड प्रदाताओं को सक्रियण से पहले आपका भौतिक पता एकत्र करना होगा, जब आप आगे बढ़ें तो आपको इसे अपडेट करना चाहिए, और बिजली या इंटरनेट आउटेज के दौरान यह सेवा विफल हो सकती है।

आपात्कालीन स्थिति के लिए एक बैकअप फ़ोन रखें, और दूर-दराज के कर्मचारियों से कहें कि जब भी वे कहीं जाएँ तो अपना पता अपडेट करें।

• हेल्थकेयर: फ्रंट डेस्क को सही प्रदाता और विश्वसनीय नियुक्ति अनुस्मारक के लिए त्वरित स्थानांतरण की आवश्यकता होती है।
• रियल एस्टेट: एजेंटों को नई लीड के लिए तेजी से कॉल-बैक की आवश्यकता होती है, इससे पहले कि कोई प्रतिस्पर्धी उन तक पहले पहुंच जाए।
• कानूनी: कार्यालयों को बिलिंग और रिकॉर्ड के लिए प्रत्येक ग्राहक फ़ाइल से जुड़ी एक साफ़ कॉल लॉग की आवश्यकता होती है।
• अस्थिर ऑडियो: यह आमतौर पर एक बैंडविड्थ या वाई-फाई समस्या है, इसलिए वायर्ड कनेक्शन पर स्विच करें।
• एक-तरफ़ा ऑडियो: इसका मतलब अक्सर यह होता है कि फ़ायरवॉल कॉल को ब्लॉक कर रहा है, इसका मतलब यह नहीं है कि सॉफ़्टवेयर टूट गया है।
• इको: एक ही कॉल पर दो डिवाइस खुले रहने से इसका कारण बनता है, इसलिए अतिरिक्त ऐप या टैब बंद कर दें।
• रिपोर्टिंग: डैशबोर्ड कॉल की मात्रा, प्रतीक्षा समय और मिस्ड कॉल दिखाते हैं, ताकि प्रबंधक व्यस्त घंटों को ठीक से स्टाफ कर सकें।

निष्कर्ष

एक सॉफ्टफ़ोन किसी भी डिवाइस को वास्तविक व्यावसायिक फ़ोन लाइन में बदल देता है। इसे केवल एक ऐप, एक स्थिर कनेक्शन और एक अच्छे हेडसेट की आवश्यकता है, यही कारण है कि इतनी सारी टीमें डेस्क हार्डवेयर से दूर जा रही हैं।

अब आप जानते हैं कि यह कैसे काम करता है, इसकी तुलना अन्य विकल्पों से कैसे की जाती है, और इसे शुरू करने से पहले क्या जांचना है। अधिकांश टीमें इस बात से आश्चर्यचकित हैं कि परिवर्तन का फल कितनी जल्दी मिलता है।

इस सप्ताह एक ही वास्तविक कॉल पर एक सॉफ्टफ़ोन का परीक्षण करके छोटी शुरुआत करें। अपने बैंडविड्थ की जाँच करें, अपने आपातकालीन पते की पुष्टि करें, और एक सहकर्मी को इसे अपने साथ आज़माने के लिए आमंत्रित करें।

Ringflow एक नि:शुल्क परीक्षण प्रदान करता है, ताकि आप अपनी पूरी टीम को नए फ़ोन सेटअप के लिए प्रतिबद्ध करने से पहले कॉल की गुणवत्ता सुन सकें और रूटिंग का परीक्षण स्वयं कर सकें। छोटे परीक्षण हर बार बड़े वादों को मात देते हैं।

यदि आप एक टीम का प्रबंधन करते हैं, तो दो चरणों में रोलआउट की योजना बनाएं। एक छोटे पायलट समूह के साथ शुरुआत करें, दो सप्ताह तक ऑडियो और रूटिंग पर फीडबैक इकट्ठा करें और जो भी नेटवर्क गैप मिले उसे ठीक करें।

फिर बाकी सभी को बैचों में स्थानांतरित करें, जब तक कि नया सेटअप विश्वसनीय साबित न हो जाए, तब तक डेस्क फोन को फ़ॉलबैक के रूप में रखें। खातों और पते को अपडेट करने के लिए एक व्यक्ति का नाम बताएं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों