वर्चुअल फ़ोन नंबर क्या है? यह कैसे काम करता है और कैसे चुनें

परिचय

एक वर्चुअल फ़ोन नंबर किसी भी अन्य नंबर की तरह दिखता है, लेकिन यह किसी एक फ़ोन, सिम कार्ड या कार्यालय से संबंधित नहीं होता है।

यह क्लाउड में रहता है और जहां भी आप इसे कहते हैं वहां बजता है, यही कारण है कि छोटे व्यवसाय, दूरस्थ टीमें और फ्रीलांसर इस पर भरोसा करते हैं।

चूंकि ग्राहक स्थानीय या टोल-फ्री लाइन से त्वरित उत्तर की उम्मीद करते हैं, इसलिए एक डेस्क फोन से जुड़ा नंबर एक सीमा की तरह महसूस होने लगता है।

यह मार्गदर्शिका बताती है कि वर्चुअल फ़ोन नंबर क्या है, कॉल आप तक कैसे पहुंचती है और किस प्रकार पर विचार करने योग्य है। इसमें लाभ, सेटअप चरण और विश्वसनीयता जांच भी शामिल है जिसे कई खरीदार तब तक छोड़ देते हैं जब तक कि कुछ टूट न जाए।

चाहे आप दूसरी लाइन जोड़ रहे हों या पूर्ण फ़ोन सिस्टम बना रहे हों, लक्ष्य एक ही है: एक संख्या जो आपकी टीम के हर दिन काम करने के तरीके से काम करती है।

वर्चुअल फ़ोन नंबर क्या है?

वर्चुअल फ़ोन नंबर एक ऐसा नंबर है जो कॉल करने वालों को एक समर्पित कॉपर लाइन या एकल सिम के बजाय इंटरनेट के माध्यम से आपसे जोड़ता है। लोग इसे किसी भी सामान्य नंबर की तरह डायल करते हैं, और वे अंतर नहीं बता पाते।

पर्दे के पीछे, आपका प्रदाता कॉल प्राप्त करता है और इसे आपके द्वारा चुने गए ऐप, कंप्यूटर या डेस्क फोन पर अग्रेषित करता है।

चूँकि नंबर किसी एक डिवाइस से अलग होता है, आप इसे तब रख सकते हैं जब आप फ़ोन बदलते हैं, कार्यालय बदलते हैं, या दूसरे शहरों में लोगों को काम पर रखते हैं। कई प्रदाता एक ही पंक्ति में टेक्स्ट संदेश, ध्वनि मेल और कॉल रिकॉर्डिंग का भी समर्थन करते हैं।

यह वर्चुअल फ़ोन नंबर को अतिरिक्त हार्डवेयर खरीदे बिना व्यावसायिक पहचान चलाने का एक व्यावहारिक तरीका बनाता है, और इसे दिन-प्रतिदिन प्रबंधित करने के लिए बहुत कम तकनीकी कौशल की आवश्यकता होती है।

• किसी सिम कार्ड, हैंडसेट या किसी भौतिक कार्यालय स्थान से बंधा नहीं है
• इंटरनेट पर काम करता है, इसलिए कोई भी कनेक्टेड डिवाइस कॉल का उत्तर दे सकता है
• एक मोबाइल ऐप, लैपटॉप, डेस्क फोन या कई डिवाइस पर एक साथ रिंग कर सकते हैं
• जब आप ग्राहकों को कॉल या टेक्स्ट करते हैं तो आपका व्यक्तिगत नंबर निजी रखता है
• वेब डैशबोर्ड से वॉइसमेल, कॉल रूटिंग और व्यावसायिक घंटों का समर्थन करता है
• इसमें अक्सर एक ही नंबर पर आवाज के साथ-साथ टेक्स्ट मैसेजिंग भी शामिल होती है
• जब आप उपकरण, कार्यालय या टीम के सदस्य बदलते हैं तो यह आपके साथ रहता है
• विभिन्न आवश्यकताओं के लिए स्थानीय, टोल-फ़्री और अंतर्राष्ट्रीय स्वरूपों में उपलब्ध है

वर्चुअल नंबर आपकी कॉल को कैसे रूट करते हैं

प्रत्येक वर्चुअल फ़ोन नंबर वीओआईपी पर चलता है, जो आपकी आवाज़ को डेटा पैकेट में बदल देता है जो इंटरनेट पर यात्रा करता है। जब कोई ग्राहक डायल करता है, तो उनका वाहक कॉल आपके प्रदाता को सौंप देता है, और प्रदाता निर्णय लेता है कि उसे आगे कहां जाना है।

उस निर्णय में एक सेकंड का एक अंश लगता है, और कॉल करने वाले को पारंपरिक लाइन की तरह ही रिंग सुनाई देती है, बिना किसी संकेत के कि कॉल इंटरनेट से गुज़री है।

आप डैशबोर्ड के माध्यम से गंतव्य को नियंत्रित करते हैं। नियम दिन के दौरान एक मोबाइल ऐप पर कॉल भेज सकते हैं, दोपहर के भोजन के समय एक टीम कतार, और घंटों के बाद ध्वनि मेल भेज सकते हैं।

कॉल की गुणवत्ता अभी भी आपके कनेक्शन पर निर्भर करती है, इसलिए एक विश्वसनीय नेटवर्क उतना ही मायने रखता है जितना कि आपके द्वारा चुना गया प्रदाता। आपकी टीम वास्तव में जिस नेटवर्क का उपयोग करती है उस पर परीक्षण करने से अप्रिय आश्चर्य से बचा जा सकता है, खासकर उन कर्मचारियों के लिए जो साझा या धीमे कनेक्शन पर घर से काम करते हैं।

• कॉल करने वाला आपका नंबर डायल करता है, और उनका वाहक आपके प्रदाता को कॉल भेजता है
• आपका प्रदाता रूटिंग नियमों जैसे दिन का समय, कॉल करने वाले या डायल किए गए नंबर की जांच करता है
• कॉल को डेटा में बदल दिया जाता है और इंटरनेट के माध्यम से आपके डिवाइस पर पहुंचा दिया जाता है
• रिंग समूह एक साथ या एक के बाद एक कई लोगों को सचेत कर सकते हैं
• अनुत्तरित कॉल ध्वनि मेल, किसी अन्य टीम या बैकअप नंबर पर जा सकती हैं
• सॉफ्टफ़ोन ऐप्स लैपटॉप या मोबाइल फ़ोन को आपके कार्यालय की लाइन के रूप में कार्य करने देते हैं
• रूटिंग परिवर्तन मिनटों में प्रभावी हो जाते हैं, बिना किसी नई वायरिंग या तकनीशियन के दौरे के
• एक स्थिर इंटरनेट कनेक्शन ऑडियो को साफ़ रखता है और कॉल ड्रॉप होने से बचाता है

वर्चुअल फ़ोन नंबर के प्रकार

वर्चुअल नंबर कुछ मुख्य प्रकार में आते हैं, और प्रत्येक कॉलर को एक अलग सिग्नल भेजता है। स्थानीय नंबर एक क्षेत्रीय क्षेत्र कोड रखते हैं और परिचित बनाते हैं, जबकि टोल-फ्री नंबर 800 या 888 जैसे उपसर्गों से शुरू होते हैं और कॉल करने वाले को कुछ भी खर्च नहीं करना पड़ता है।

जब आप तुलना करते हैं तो चुनाव करना आसान हो जाता है टोल-फ़्री बनाम स्थानीय नंबर आपके अपने ग्राहकों, कॉल की मात्रा और मासिक बजट के विरुद्ध।

वैनिटी नंबर एक शब्द या वाक्यांश का उच्चारण करते हैं, जिससे उन्हें विज्ञापनों और वाहनों में याद रखना आसान हो जाता है। अंतर्राष्ट्रीय नंबर विदेशों में लोगों को स्थानीय दर पर आप तक पहुंचने देते हैं, और कुछ प्रदाता टेक्स्ट-सक्षम नंबर भी प्रदान करते हैं।

कई व्यवसाय कई प्रकार का मिश्रण करते हैं, प्रत्येक क्षेत्रीय बिक्री टीम के लिए समर्थन और स्थानीय नंबरों के लिए एक टोल-फ्री लाइन का उपयोग करते हैं, फिर एक अभियान के लिए एक वैनिटी नंबर जोड़ते हैं।

• स्थानीय नंबर एक क्षेत्रीय क्षेत्र कोड का उपयोग करते हैं और एक विशिष्ट शहर में विश्वास बनाते हैं
• टोल-फ़्री नंबर 800 या 888 जैसे उपसर्गों का उपयोग करते हैं और कॉल करने वालों से कोई शुल्क नहीं लिया जाता है
• वैनिटी नंबर एक शब्द या वाक्यांश लिखते हैं जिसे ग्राहक आसानी से याद रख सकते हैं
• अंतर्राष्ट्रीय नंबर विदेशी ग्राहकों को आप तक पहुंचने का स्थानीय रास्ता देते हैं
• टेक्स्ट-सक्षम नंबर संदेश के साथ-साथ वॉयस कॉल भी भेजते और प्राप्त करते हैं
• विभागीय नंबर अलग-अलग टीमों को बिक्री, समर्थन और बिलिंग कॉल रूट करते हैं
• अभियान संख्याएँ दर्शाती हैं कि किस विज्ञापन, चैनल या पृष्ठ ने प्रत्येक कॉल उत्पन्न की

व्यवसाय वर्चुअल फ़ोन नंबर का उपयोग क्यों करते हैं?

सबसे आम कारण अलगाव है. एक संस्थापक जो एक निजी मोबाइल नंबर साझा करता है उसे जल्द ही रात्रिभोज के समय काम के लिए कॉल आती है, इसलिए एक जोड़ना दूसरा व्यावसायिक फ़ोन नंबर किसी दूसरे उपकरण के बिना दोनों को अलग रखता है।

यही विचार उन फ्रीलांसरों, सलाहकारों और दूरदराज के कर्मचारियों की मदद करता है जो एक ऐसी पेशेवर लाइन चाहते हैं जो निजी रहे, जिसे घंटों के बाद चुप कराया जा सके, और जब वे व्यवसाय छोड़ दें तो इसे किसी सहकर्मी को सौंपा जा सके।

व्यवसायों को भी पहुंच मिलती है। एक शहर में स्थित कंपनी अन्य शहरों में स्थानीय नंबर जोड़ सकती है ताकि ग्राहकों को एक परिचित क्षेत्र कोड दिखाई दे, और एक दूरस्थ टीम कहीं से भी उत्तर दे सके।

क्योंकि प्रत्येक नंबर का अपना कॉल लॉग हो सकता है, मार्केटिंग टीमें देखती हैं कि कौन से अभियान कॉल लाते हैं और कौन से नहीं, जिससे बजट निर्णय लेना बहुत आसान हो जाता है और आपको उन विज्ञापनों के लिए भुगतान रोकने में मदद मिलती है जो कभी नहीं बजते।

• दूसरा फ़ोन ले जाए बिना कार्य कॉल को व्यक्तिगत कॉल से अलग करें
• परिचित क्षेत्र कोड वाले नंबर जोड़कर नए बाज़ारों में स्थानीय दिखें
• रिमोट और हाइब्रिड स्टाफ को किसी भी डिवाइस पर किसी भी स्थान से उत्तर देने दें
• प्रत्येक विज्ञापन या चैनल को उसका अपना नंबर देकर अभियान परिणामों को ट्रैक करें
• बिना किसी नई वायरिंग के, लाइनें जोड़कर या हटाकर स्केल ऊपर या नीचे करें
• डेस्क फ़ोन, इंस्टालेशन और ऑन-साइट फ़ोन उपकरण की लागत से बचें
• कर्मचारियों की गोपनीयता को सुरक्षित रखें, क्योंकि ग्राहक कभी भी व्यक्तिगत मोबाइल नंबर नहीं देखते हैं
• लोग या कार्यालय बदलने पर भी लगातार व्यावसायिक पहचान बनाए रखें

एक नया नंबर सेट करना

आरंभ करने में आमतौर पर कुछ मिनट लगते हैं। आप क्षेत्र कोड या उपसर्ग द्वारा उपलब्ध नंबर खोजते हैं, एक चुनते हैं, और अपने नाम और पते जैसे बुनियादी व्यावसायिक विवरण की पुष्टि करते हैं। कुछ नंबरों, विशेष रूप से टेक्स्टिंग के लिए उपयोग की जाने वाली टोल-फ्री लाइनों को संदेश भेजने से पहले सत्यापन की आवश्यकता होती है।

नंबर का प्रकार पहले चुनें और प्रदाता का दूसरा, ताकि आपको उस दिन जो भी नंबर उपलब्ध हो उसे स्वीकार करने के लिए मजबूर न होना पड़े।

यदि आपके पास पहले से ही कोई व्यवसाय नंबर है, तो आप आमतौर पर इसे फिर से शुरू करने के बजाय नए प्रदाता के पास पोर्ट कर सकते हैं। स्थानांतरण समाप्त होने तक पुरानी सेवा को सक्रिय रखें, क्योंकि समय शामिल वाहक पर निर्भर करता है।

उदाहरण के लिए, Ringflow टीमों को नंबर जोड़ने, रूटिंग नियम सेट करने और ऐप्स को एक डैशबोर्ड से कनेक्ट करने देता है। कहीं भी नंबर प्रकाशित करने से पहले वास्तविक डिवाइस पर इनबाउंड और आउटबाउंड कॉल का परीक्षण करें।

• प्रदाताओं की तुलना करने से पहले वह संख्या प्रकार चुनें जो आपके ग्राहकों के लिए उपयुक्त हो
• अपनी पसंद का नंबर ढूंढने के लिए क्षेत्र कोड, उपसर्ग या कीवर्ड के आधार पर खोजें
• व्यावसायिक विवरण की शीघ्र पुष्टि करें, क्योंकि कुछ नंबरों को सत्यापन की आवश्यकता होती है
• तय करें कि किसी मौजूदा नंबर को पोर्ट करना है या नए नंबर से शुरू करना है
• पोर्ट पूर्ण होने की पुष्टि होने तक अपनी पुरानी सेवा सक्रिय रखें
• डैशबोर्ड में रूटिंग नियम, ध्वनि मेल अभिवादन और व्यावसायिक घंटे सेट करें
• नंबर प्रकाशित करने से पहले वास्तविक डिवाइस पर इनबाउंड और आउटबाउंड कॉल का परीक्षण करें

विश्वसनीयता और अनुपालन

कोई नंबर तभी उपयोगी होता है जब कॉल स्पष्ट और सुरक्षित रूप से आती है। प्रदाताओं से अपटाइम गारंटी के बारे में लिखित में पूछें, कॉल कैसे एन्क्रिप्ट की जाती हैं, और यदि आपका इंटरनेट कनेक्शन बंद हो जाता है तो क्या होगा।

The एनआईएसटी वीओआईपी सुरक्षा गाइड छिपकर बात सुनने और टोल धोखाधड़ी जैसे सामान्य जोखिमों की व्याख्या करता है, और जब आप विक्रेताओं की तुलना करते हैं तो यह एक प्रारंभिक चेकलिस्ट के रूप में काम करता है, इसलिए उन प्रश्नों को प्रत्येक बिक्री कॉल में लाएं और लिखित उत्तर मांगें।

अनुपालन भी मायने रखता है. संयुक्त राज्य अमेरिका में, इंटरकनेक्टेड वीओआईपी सेवा प्रदाताओं को 911 कॉलिंग का समर्थन करना चाहिए, इसलिए पुष्टि करें कि आप दूरस्थ कर्मचारियों के लिए स्थान कैसे पंजीकृत करते हैं। यदि आप किसी स्थानीय नंबर से व्यावसायिक संदेश भेजने की योजना बना रहे हैं, तो पूछें कि क्या प्रदाता 10DLC पंजीकरण संभालता है।

इन जांचों को छोड़ देने से संदेश अवरुद्ध हो सकते हैं या आपातकालीन कॉल गलत रूट हो सकती हैं, और दोनों को सुधारने की तुलना में लॉन्च से पहले रोकना आसान है।

• मूल्य निर्धारण पृष्ठ पर दावे के बजाय लिखित अपटाइम प्रतिबद्धता के लिए पूछें
• पुष्टि करें कि कॉल और ध्वनि मेल एन्क्रिप्टेड हैं, और पूछें कि पहुंच कैसे नियंत्रित की जाती है
• 911 समर्थन की जाँच करें और दूरस्थ कर्मचारी अपना वर्तमान पता कैसे पंजीकृत करते हैं
• स्थानीय नंबरों से संदेश भेजते समय पूछें कि क्या 10DLC पंजीकरण आपके लिए प्रबंधित किया जाता है
• स्पैम-कॉल सुरक्षा जैसे STIR/SHAKEN कॉलर सत्यापन की तलाश करें
• प्रत्येक व्यवस्थापक खाते के लिए बहु-कारक साइन-इन और भूमिका-आधारित अनुमतियाँ चालू करें
• प्रतिबद्ध होने से पहले अपने वास्तविक कार्यालय और घरेलू नेटवर्क पर कॉल गुणवत्ता का परीक्षण करें
• असामान्य ट्रैफ़िक या अप्रत्याशित शुल्क का पता लगाने के लिए नियमित रूप से कॉल लॉग की समीक्षा करें

निष्कर्ष

एक वर्चुअल फ़ोन नंबर व्यवसाय को लचीलापन देता है जिसकी तुलना एक पारंपरिक लाइन से नहीं की जा सकती। यह इंटरनेट पर काम करता है, सभी डिवाइसों और स्थानों पर आपकी टीम का अनुसरण करता है, और ऐसे प्रकारों में आता है जो विभिन्न ग्राहकों और लक्ष्यों के लिए उपयुक्त होते हैं।

असली काम सही प्रकार का चयन करना, उसे सावधानीपूर्वक सेट करना और ग्राहकों को कॉल करना शुरू करने से पहले विश्वसनीयता और अनुपालन की जांच करना है। उन कदमों में एक चौथाई नहीं, बल्कि एक दोपहर लगती है और उनका परिणाम वर्षों तक मिलता है।

छोटा शुरू करो। एक नंबर चुनें जो एक स्पष्ट समस्या का समाधान करता है, जैसे कि एक निजी कार्य क्षेत्र या किसी नए शहर में स्थानीय उपस्थिति, और मापें कि यह कैसा प्रदर्शन करता है।

Ringflow आपकी टीम के बढ़ने पर नंबर जोड़ने, कॉल को रूट करने और परिणामों को ट्रैक करने में आपकी सहायता कर सकता है, ताकि आपका फ़ोन सेटअप व्यवसाय को रोकने के बजाय उसके साथ गति बनाए रखे। अधिक पंक्तियाँ तभी जोड़ें जब डेटा उनका समर्थन करता हो।

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