परिचय
अधिकांश यूसीएएएस परियोजनाएँ विफल नहीं होतीं क्योंकि प्लेटफ़ॉर्म गलत विकल्प था।
वे उन्हीं कुछ टालने योग्य गलतियों के कारण विफल हो जाते हैं: एक पोर्टिंग तिथि जो खिसक जाती है, एक आपातकालीन-पता रिकॉर्ड जो नई प्रणाली से मेल नहीं खाता है, या एक प्रमुख कर्मचारी जिसे पता चलता है कि पुराना फोन सिस्टम पहले ही बंद होने के दो दिन बाद एक सुविधा गायब है।
यूसीएएएस कार्यान्वयन किसी व्यवसाय के मौजूदा फोन और सहयोग टूल को बदलने या पूरक करने के लिए एक सेवा मंच के रूप में एकीकृत संचार की योजना बनाने, कॉन्फ़िगर करने, परीक्षण करने और शुरू करने की प्रक्रिया है, और अच्छी तरह से किया जाता है।
यह एकल कटओवर सप्ताहांत के बजाय चरणों के एक परिभाषित अनुक्रम का अनुसरण करता है।
यह मार्गदर्शिका बताती है कि वास्तव में कार्यान्वयन में क्या शामिल है, अधिकांश प्रवासन के छह चरण, कंपनी के आकार के अनुसार यथार्थवादी समयसीमा, तकनीकी जांच जो प्रारंभिक समस्याओं को रोकती है, वे नुकसान जो अन्यथा अच्छी तरह से योजनाबद्ध परियोजनाओं को पटरी से उतार देते हैं,
और नई प्रणाली के चालू होने पर कर्मचारियों को वास्तव में उसका उपयोग करने के लिए कैसे प्रेरित किया जाए।
"यूसीएएएस कार्यान्वयन" में वास्तव में क्या शामिल है?
यूसीएएएस कार्यान्वयन में एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करने और एक व्यवसाय को पूरी तरह से नए प्लेटफॉर्म पर चलाने के बीच सब कुछ शामिल है: वर्तमान फोन और नेटवर्क बुनियादी ढांचे का आकलन करना, व्यवसाय वास्तव में कैसे संचालित होता है उससे मेल खाने के लिए नई प्रणाली को कॉन्फ़िगर करना, मौजूदा फोन नंबरों को पोर्ट करना,
किसी के इस पर निर्भर होने से पहले सेटअप का परीक्षण करना, कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना और पुरानी प्रणाली से अलग होना।
यह आरंभ और समाप्ति तिथि वाला एक प्रोजेक्ट है, एक भी इंस्टॉल नहीं। जो व्यवसाय इसे स्विच फ़्लिप करने जैसा मानते हैं वे आगे चलकर नुकसान में फंस जाते हैं।
UCaaS कार्यान्वयन के 6 चरण क्या हैं?
अधिकांश अच्छी तरह से संचालित यूसीएएएस माइग्रेशन विक्रेता की परवाह किए बिना समान छह-चरण संरचना का पालन करते हैं:
- 1खोज और मूल्यांकन - मौजूदा फोन सिस्टम, नेटवर्क क्षमता, कॉल वॉल्यूम और किन सुविधाओं पर विभिन्न टीमें वास्तव में भरोसा करती हैं, इसका ऑडिट करना
- 2डिजाइन और विन्यास - व्यवसाय आज कैसे संचालित होता है, उससे मेल खाने के लिए कॉल रूटिंग, एक्सटेंशन, वॉइसमेल और एकीकरण स्थापित करना
- 3पायलट की तैनाती - नई प्रणाली को एक बार में पूरी कंपनी के बजाय पहले उपयोगकर्ताओं के एक छोटे समूह के लिए शुरू करना
- 4समानांतर परीक्षण - नए सिस्टम को पुराने सिस्टम के साथ कुछ समय के लिए चलाना, ताकि पुराने सिस्टम के बंद होने से पहले ही समस्याएँ सामने आ जाएँ
- 5उत्पादन में कटौती - पूरे संगठन को बदल देना, आम तौर पर सप्ताहांत जैसी कम मात्रा वाली अवधि के लिए समयबद्ध करना
- 6प्रवासनोत्तर अनुकूलन - कॉन्फ़िगरेशन को समायोजित करना, जहां आवश्यक हो वहां पुनः प्रशिक्षण देना, और उन समस्याओं को ठीक करना जो केवल वास्तविक दैनिक उपयोग के तहत दिखाई देती हैं
समय बचाने के लिए पायलट या समानांतर परीक्षण चरणों को छोड़ना सबसे आम तरीकों में से एक है, अन्यथा एक अच्छी तरह से योजनाबद्ध परियोजना बाद में परेशानी में पड़ जाती है।
UCaaS कार्यान्वयन में कितना समय लगता है?
समय-सीमा कंपनी के आकार और मौजूदा सेटअप की जटिलता के अनुसार काफी भिन्न होती है, जो कुछ हफ्तों से लेकर कई महीनों तक हो सकती है।
एक संदर्भ बिंदु के रूप में, लगभग 50-व्यक्ति व्यवसाय के लिए एक अच्छी तरह से चलने वाले कार्यान्वयन में आमतौर पर अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से लेकर साफ कटओवर तक छह से दस सप्ताह लगते हैं।
बड़े संगठन, कई स्थानों वाले व्यवसाय, या सीआरएम या अन्य व्यावसायिक प्रणालियों में भारी एकीकरण आवश्यकताओं वाले लोगों को लंबे रनवे की उम्मीद करनी चाहिए।
मनमाने ढंग से लाइव होने की तारीख तय करने के लिए इस समयसीमा में जल्दबाजी करना नीचे बताए गए नुकसानों का एक सामान्य स्रोत है, विशेष रूप से छोड़े गए परीक्षण और कम प्रशिक्षित कर्मचारी।
प्रवासन से पहले किन तकनीकी आवश्यकताओं की जाँच की जानी चाहिए?
नेटवर्क तत्परता वैकल्पिक नहीं है, और यह जल्दबाज़ी में कार्यान्वयन में सबसे आम तौर पर छोड़े जाने वाले चरणों में से एक है। माइग्रेट करने से पहले, व्यवसाय को इसकी पुष्टि करनी चाहिए:
- बैंडविड्थ अन्य नेटवर्क ट्रैफ़िक के साथ प्रतिस्पर्धा किए बिना अपेक्षित कॉल और वीडियो वॉल्यूम को संभालने के लिए पर्याप्त है
- सेवा की गुणवत्ता (क्यूओएस) कम समय-संवेदनशील ट्रैफ़िक पर ध्वनि और वीडियो पैकेट को प्राथमिकता देने के लिए कॉन्फ़िगरेशन मौजूद है
- विलंब रीयल-टाइम कॉलिंग के लिए स्वीकार्य सीमा के भीतर रहता है, क्योंकि लाइव कॉल पर छोटी-छोटी देरी भी ध्यान देने योग्य होती है
- भौतिक हार्डवेयर, जहां यह अभी भी उपयोग किया जाता है, वास्तव में केवल प्लग इन करने और काम करने के बजाय वास्तविक नेटवर्क स्थितियों के तहत परीक्षण किया गया है
इन जांचों को छोड़ देने के कारण कुछ यूसीएएएस रोलआउट लाइव होने के तुरंत बाद कॉल-गुणवत्ता संबंधी शिकायतों में चले जाते हैं, तब भी जब प्लेटफ़ॉर्म बिल्कुल डिज़ाइन के अनुसार कार्य कर रहा हो।
सबसे आम UCaaS कार्यान्वयन संबंधी कठिनाइयाँ क्या हैं?
अधिकांश यूसीएएएस कार्यान्वयन के लिए वही मुट्ठी भर गलतियाँ जिम्मेदार हैं जो गंभीर संकट में पड़ जाती हैं:
- पोर्टिंग की तारीखें खिसक गईं, किसी व्यवसाय को उसके मुख्य फ़ोन नंबर के बिना अस्थायी रूप से छोड़ना या योजना से अधिक समय तक दो सिस्टम चलाना
- E911 पता रिकॉर्ड मेल नहीं खाते नई प्रणाली, यदि किसी को नए एक्सटेंशन से आपातकालीन सहायता के लिए कॉल करने की आवश्यकता हो तो सुरक्षा अंतराल पैदा हो जाता है
- प्रमुख उपयोगकर्ता अनुपलब्ध सुविधाओं का पता लगाते हैं केवल तभी जब पुराना सिस्टम पहले ही बंद हो चुका हो, जल्दी से वापस लौटने का कोई रास्ता न हो
- हैंडसेट और सॉफ्टफ़ोन का परीक्षण नहीं किया जाता है कटओवर से पहले वास्तविक नेटवर्क स्थितियों के तहत, पहले दिन कॉल-गुणवत्ता की समस्याएं सामने आती थीं
- प्रशिक्षण एक बार होता है, सिस्टम के वास्तव में दैनिक उपयोग में आने के बाद जारी रखने के बजाय, लाइव होने से ठीक पहले
इनमें से अधिकांश को ऊपर बताए गए चरणबद्ध दृष्टिकोण और तकनीकी जांच से टाला जा सकता है; ऐसा तब होता है जब किसी प्रोजेक्ट को प्लेटफ़ॉर्म में क्षमता अंतर के बजाय समय सीमा तक पूरा करने के लिए दौड़ाया जाता है।
आप कर्मचारियों को वास्तव में नया UCaaS प्लेटफ़ॉर्म अपनाने के लिए कैसे प्रेरित करते हैं?
टैंगो की एक रिपोर्ट में पाया गया कि केवल 39% आईटी निर्णय निर्माताओं ने महसूस किया कि उनके यूसीएएएस निवेश ने लागत बचत और प्रबंधन में आसानी के लाभों को पूरी तरह से पूरा किया, जिसकी उन्हें उम्मीद थी, और कमजोर गोद लेना एक सामान्य कारण है।
किसी नए संचार मंच के प्रति कर्मचारियों का विरोध इसे अपनाने में सबसे बड़ी बाधाओं में से एक है, विशेष रूप से उन टीमों के बीच जो पुराने उपकरणों के साथ सहज हैं।
इस पर काबू पाने के लिए एक से अधिक प्रशिक्षण सत्र की आवश्यकता होती है: नेतृत्व को नए मंच का स्पष्ट रूप से उपयोग करने और चैंपियन बनने की आवश्यकता होती है, और आईटी टीमों को प्रशिक्षण को लाइव होने से पहले एक बार की घटना के रूप में मानने के बजाय निरंतर, भूमिका-विशिष्ट समर्थन प्रदान करना चाहिए।
प्रत्येक कर्मचारी के दिन-प्रतिदिन के काम के लिए वास्तव में क्या आसान है, न कि नई प्रणाली तकनीकी रूप से कैसे काम करती है, इसके आधार पर परिवर्तन की रूपरेखा तैयार करना, प्रशिक्षण की अवधि से भी आगे बढ़ने की प्रवृत्ति रखता है।
पूर्ण रोलआउट से पहले एक छोटे समूह के साथ प्रयोग करने से व्यवसाय को सभी तक पहुंचने से पहले भ्रमित करने वाले वर्कफ़्लो को ठीक करने का मौका मिलता है।
क्या Ringflow की ऑनबोर्डिंग समान प्रक्रिया का पालन करती है?
भले ही Ringflow एक UCaaS प्लेटफ़ॉर्म नहीं है, फिर भी अंतर्निहित अनुशासन कायम है।
की स्थापना कॉल रूटिंग और मौजूदा सिस्टम को जोड़ने से अभी भी चरणबद्ध रोलआउट, पूर्ण तैनाती से पहले एक पायलट समूह और उसी तरह की नेटवर्क तत्परता की जांच से लाभ होता है जो किसी भी क्लाउड संचार प्लेटफ़ॉर्म के लिए मायने रखता है। जहां यह भिन्न है वह दायरा है:
Ringflow कार्यान्वयन केंद्र ग्राहक-सामना कॉल प्रवाह, अभियान रूटिंग और पर केंद्रित है सीआरएम एकीकरण आंतरिक पीबीएक्स को बदलने या कर्मचारी एक्सटेंशन को स्थानांतरित करने के बजाय,
इसलिए खोज चरण आपातकालीन-पता रिकॉर्ड या डेस्क फोन सूची की तुलना में इस बात पर अधिक ध्यान केंद्रित करता है कि बिक्री या सहायता टीम वास्तव में कॉल को कैसे संभालती है।
इस तरह की व्यापक गोद लेने की चुनौतियाँ प्रलेखित हैं मेरिडियन आईटीसामान्य यूसीएएएस रोलआउट बाधाओं पर अनुसंधान, ऊपर उल्लिखित समान पायलट-प्रथम, चल रहे प्रशिक्षण दृष्टिकोण को प्रतिध्वनित करता है।
निष्कर्ष
एक यूसीएएएस कार्यान्वयन प्रौद्योगिकी से अधिक अनुशासन के आधार पर सफल होता है या संघर्ष करता है: क्या परियोजना कटओवर से पहले पायलट परीक्षण और समानांतर संचालन के माध्यम से चलती है, क्या नेटवर्क की तैयारी की जांच की जाती है, और क्या प्रशिक्षण इस पर रुकने के बजाय पहले सप्ताह तक जारी रहता है।
इस बिंदु पर प्लेटफ़ॉर्म स्वयं इतने परिपक्व हैं कि चिंता करने योग्य विफलताएँ लगभग हमेशा प्रक्रिया विफलताएँ होती हैं, उत्पाद विफलताएँ नहीं।
तैयार जब आप हैं
संचार प्लेटफ़ॉर्म रोलआउट की योजना बना रहे हैं?
देखें कि Ringflow का क्लाउड कॉन्टैक्ट सेंटर और AI सेल्स प्लेटफ़ॉर्म ग्राहक-सामना वाले कॉल फ़्लो और CRM-कनेक्टेड टीमों के लिए चरणबद्ध ऑनबोर्डिंग कैसे करता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
एक विशिष्ट यूसीएएएस कार्यान्वयन छह चरणों का पालन करता है: खोज और मूल्यांकन, डिजाइन और कॉन्फ़िगरेशन, एक छोटे उपयोगकर्ता समूह के साथ पायलट तैनाती, पुराने सिस्टम के साथ समानांतर परीक्षण, उत्पादन कटओवर और पोस्ट-माइग्रेशन अनुकूलन। पायलट या समानांतर परीक्षण चरण को छोड़ना कार्यान्वयन में समस्या आने के सबसे आम कारणों में से एक है।
समय-सीमा कंपनी के आकार और जटिलता के अनुसार भिन्न-भिन्न होती है, जो कुछ हफ्तों से लेकर कई महीनों तक होती है। लगभग 50-व्यक्ति व्यवसाय के लिए एक अच्छी तरह से चलने वाले कार्यान्वयन में आमतौर पर एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से लेकर एक साफ कटओवर तक छह से दस सप्ताह लगते हैं, हालांकि बड़े या अधिक जटिल संगठनों को अधिक समय की उम्मीद करनी चाहिए।
सबसे आम कारणों में नंबर-पोर्टिंग की तारीखें खिसक जाना, E911 एड्रेस रिकॉर्ड जो नए सिस्टम से मेल नहीं खाते हैं, पुराने फोन सिस्टम के पहले ही बंद हो जाने के बाद ही प्रमुख कर्मचारियों को गायब सुविधाओं का पता चलना, और ऐसे हैंडसेट जिनका गो-लाइव से पहले वास्तविक नेटवर्क स्थितियों के तहत कभी परीक्षण नहीं किया गया था।
आवश्यक रूप से नहीं। कई मौजूदा तैनाती कर्मचारी के मौजूदा कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस पर एक ऐप का उपयोग करते हुए सॉफ्टफोन-फर्स्ट पर जाती हैं, जिसमें भौतिक डेस्क फोन प्रत्येक कर्मचारी के बजाय मुख्य रूप से स्वागत क्षेत्रों और सम्मेलन कक्षों के लिए आरक्षित होते हैं।
जब नेतृत्व स्पष्ट रूप से नए मंच का समर्थन करता है तो गोद लेने में सुधार होता है और प्रशिक्षण एकल ऑनबोर्डिंग सत्र के बजाय चल रहा है और भूमिका-विशिष्ट है। प्रत्येक कर्मचारी के दैनिक कार्य के लिए वास्तव में क्या आसान है, इसके आधार पर प्रशिक्षण तैयार करना, न कि केवल सिस्टम कैसे काम करता है, यह प्रशिक्षण की अवधि से अधिक मायने रखता है।
माइग्रेशन से पहले बैंडविड्थ, सेवा कॉन्फ़िगरेशन की गुणवत्ता और विलंबता सभी की जांच की जानी चाहिए, क्योंकि कॉल की गुणवत्ता ऐसे नेटवर्क पर जल्दी खराब हो जाती है जो ध्वनि ट्रैफ़िक को ध्यान में रखकर नहीं बनाया गया था। इस चरण को छोड़ना यूसीएएएस रोलआउट में कॉल-गुणवत्ता संबंधी शिकायतों के शुरू में ही सामने आने के अधिक सामान्य कारणों में से एक है।
अंतर्निहित अनुशासन समान है, चरणबद्ध रोलआउट, पूर्ण तैनाती से पहले पायलट परीक्षण, और नेटवर्क तत्परता की जांच, भले ही Ringflow एक UCaaS उत्पाद के बजाय एक क्लाउड संपर्क केंद्र और AI बिक्री प्लेटफ़ॉर्म है। इसका दायरा भिन्न है क्योंकि Ringflow कार्यान्वयन आंतरिक पीबीएक्स को बदलने के बजाय ग्राहक-सामना वाले कॉल प्रवाह और रूटिंग पर केंद्रित है।
