वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ्टवेयर: विशेषताएं, प्रकार और कैसे चुनें

परिचय

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर व्यक्तियों को एक-दूसरे से जुड़ने और स्क्रीन शेयरिंग के माध्यम से सहयोग करने की अनुमति देता है। कई टीमें बिक्री कॉल, साक्षात्कार, प्रशिक्षण और साप्ताहिक अपडेट के लिए वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग को अपनी प्राथमिक पद्धति के रूप में उपयोग करती हैं। ग़लत सॉफ़्टवेयर चुनने से कोई भी मीटिंग प्रभावित होगी.

चुनौती यह पहचानना है कि कौन सी सुविधाएँ आवश्यक हैं और कौन सी अच्छी हैं। यह मार्गदर्शिका इस बात पर ध्यान देगी कि वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग प्लेटफ़ॉर्म क्या ऑफ़र करते हैं, तुलना करने योग्य प्रमुख सुविधाएँ, और अवांछित सुविधाओं के लिए भुगतान से बचने के लिए एक स्टैंड-अलोन या एकीकृत समाधान का चयन करेंगे।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ्टवेयर क्या है?

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ्टवेयर व्यक्तियों (2+) को इंटरनेट पर लाइव ऑडियो और वीडियो के माध्यम से संवाद करने की अनुमति देता है। वे एक लिंक, ऐप या ब्राउज़र के माध्यम से जुड़ सकते हैं। सॉफ्टवेयर व्यक्तियों को जोड़ने, उनके अवतार और साझा सामग्री दिखाने का प्रबंधन करेगा।

यह मीटिंग को प्रबंधित करने के लिए म्यूट, किक जैसे सरल नियंत्रण भी प्रदान करेगा।

अधिकांश आधुनिक समाधान आपको अपनी बैठकें सहेजने, अपने कैलेंडर के माध्यम से शेड्यूल करने और पोस्ट-कॉल नोट्स जोड़ने की अनुमति देंगे। कुछ को आपकी व्यापक संचार प्रणाली के साथ एकीकृत किया जाएगा।

एक उदाहरण होगा Ringflow वीडियो मीटिंग जो आपकी व्यावसायिक कॉलिंग के समान क्लाउड फ़ोन प्लेटफ़ॉर्म का हिस्सा है। आपकी बैठकें और कॉलिंग सभी एक ही मंच पर होंगी।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का उपयोग करते समय, आपकी बैठकें एक सरल प्रक्रिया का पालन करेंगी। आप अपने कैलेंडर में एक मीटिंग शेड्यूल करें, प्लेटफ़ॉर्म एक लिंक बनाएगा, आप इसे अपने मेहमानों को भेजेंगे। वे लिंक पर क्लिक करेंगे और उनके पास जो भी उपकरण होगा उसका उपयोग करके शामिल होंगे।

मेज़बान यह प्रबंधन करेगा कि कौन बात कर सकता है और क्या दिखाया जा सकता है। एक अच्छा मंच आपको बैठक की रिकॉर्डिंग, प्रतिलेख और सारांश प्रदान करेगा ताकि जो लोग इसमें शामिल नहीं हैं वे जल्दी से बैठक में शामिल हो सकें।

टीमें आमतौर पर निम्नलिखित मुद्दों को दूर करने के लिए एक विशिष्ट समाधान लागू करना चाहेंगी:

• असम्बद्ध: विभिन्न लिंक और नियमों के साथ एकाधिक ऐप्स का उपयोग करना।
• अतिथि निराशा: ग्राहक और उम्मीदवार डाउनलोड नहीं करना चाहते.
• निर्णयों का अभाव: कोई भी फैसले नोट नहीं कर रहा और कौन जिम्मेदार है.
• ख़राब नियंत्रण: व्यवस्थापक यह नियंत्रित नहीं कर सकते कि कौन रिकॉर्ड कर सकता है, साझा कर सकता है और आमंत्रित कर सकता है।
• कोई अनुवर्ती कार्रवाई नहीं: ग्राहक के लिए कोई नोट या रिकॉर्डिंग नहीं जोड़ी जाती है।

तुलना करने के लिए कोर वीडियो मीटिंग सुविधाएँ

विचार करने के लिए कई विशेषताएं होंगी, हालांकि अधिकांश विक्रेताओं के लिए समान होंगी। ये ऐसी विशेषताएं हैं जो आपके अनुभव को सहज या निराशाजनक बना देंगी।

• अधिकतम उपस्थितगण: एक मीटिंग में कितने लोग शामिल हो सकते हैं. क्या आप ब्रेक आउट रूम में विभाजित हो सकते हैं?
• ब्राउज़र शामिल हों: क्या अतिथि ब्राउज़र के माध्यम से शामिल हो सकते हैं?
• स्क्रीन शेयरिंग: क्या आप बिना किसी अंतराल के आसानी से एक विंडो या पूर्ण स्क्रीन साझा कर सकते हैं?
• रिकॉर्डिंग: क्या आप क्लाउड पर सहेज सकते हैं? वे कब तक बचेंगे? कौन देख सकता है?
• प्रतिलेखन और सारांश: लाइव ट्रांसक्रिप्शन, एक्शन आइटम और अंत में भेजा गया एक सारांश ईमेल।
• कैलेंडर एकीकरण: Google कैलेंडर, आउटलुक या iCal के माध्यम से मीटिंग में शामिल होने के लिए एक क्लिक।
• फ़ोन डायल इन: यदि उपयोगकर्ताओं के पास खराब इंटरनेट है तो क्या वे डायल कर सकते हैं?
• मल्टी-प्लेटफ़ॉर्म: वेब, डेस्कटॉप और मोबाइल ऐप्स। सभी इसी तरह काम करेंगे.
• समय: क्या कोई समय सीमा है?
• सीआरएम और टूल एकीकरण: क्या आप नोट्स जोड़ सकते हैं और अपने मौजूदा सिस्टम का अनुसरण कर सकते हैं।

सुविधाओं की संख्या के चक्कर में न पड़ें. कुछ प्लेटफ़ॉर्म को शॉर्टलिस्ट करें और यह देखने के लिए एक त्वरित मीटिंग चलाएं कि कौन सा उन लोगों के लिए एक आसान अनुभव प्रदान करता है जिन्होंने कभी इसका उपयोग नहीं किया है।

यह नोट करना भी उपयोगी है कि सुविधाओं का उपयोग कौन करेगा। मेज़बान शेड्यूलिंग, नियंत्रण और रिकॉर्डिंग का ध्यान रखेंगे। मेहमान जुड़ने में आसानी और स्पष्ट ऑडियो का ध्यान रखेंगे। व्यवस्थापक सुरक्षा सेटिंग्स, रिपोर्टिंग और लागत का ध्यान रखेंगे।

ऐसा समाधान चुनने का मतलब यह होगा कि यह सभी के लिए कारगर होगा और इसे तेजी से अपनाया जाएगा।

ऑडियो गुणवत्ता को अक्सर नज़रअंदाज कर दिया जाता है। हालाँकि थोड़ी धुंधली छवि को माफ किया जा सकता है, ख़राब ऑडियो निराशा का कारण बनेगा। यह सुनिश्चित करने के लिए कि ऑडियो स्पष्ट है, किसी भी परीक्षण के दौरान अपने लैपटॉप, फोन और कॉन्फ्रेंस रूम पर मीटिंग में शामिल होने का प्रयास करें।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग समाधान के प्रकार

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग आमतौर पर दो रूपों में आती है। एक स्टैंड-अलोन ऐप जो केवल मीटिंग की पेशकश करेगा। या एक एकीकृत समाधान जो कॉलिंग, मैसेजिंग और ग्राहक रिकॉर्ड की पेशकश करने वाले एक व्यापक मंच का हिस्सा होगा।

यह वास्तव में इस बात पर निर्भर करता है कि आपका वर्कफ़्लो कितना एक सिस्टम में है।

अनौपचारिक कॉल के लिए निःशुल्क योजनाएँ उपयोगी हैं। हालाँकि, अधिकांश कॉल की अवधि, उपस्थित लोगों और व्यवस्थापक को सीमित कर देंगे। के लिए मार्गदर्शक सर्वश्रेष्ठ निःशुल्क वीडियो कॉलिंग ऐप्स तुम्हें दिखाएगा कि तुम वास्तव में क्या कर सकते हो।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ्टवेयर कैसे चुनें

सही सॉफ़्टवेयर का चयन आपकी बैठकों के प्रकार को देखकर शुरू होगा।

1. 1आपकी बैठकों के प्रकारों की सूची बनाएं। आंतरिक अपडेट, ग्राहक कॉल, साक्षात्कार और बड़ी बैठकों में विभाजित करें।
2. 2आपकी सबसे बड़ी मीटिंग कितनी बड़ी है? आप कितने लोगों की मेजबानी करेंगे? क्या आपको ब्रेक आउट रूम की आवश्यकता है?
3. 3आपके मेहमान कैसे शामिल होते हैं? यदि आपके साथ बहुत सारे ग्राहक और उम्मीदवार जुड़ रहे हैं, तो ब्राउज़र विकल्प अधिक महत्वपूर्ण हो जाता है।
4. 4सुनिश्चित करें कि यह आपके टूल के साथ एकीकृत हो। जांचें कि क्या यह आपके कैलेंडर, सीआरएम और फोन सिस्टम के साथ एकीकृत है।
5. 5क्या आप रिकॉर्डिंग और नोट्स सहेज सकते हैं? वे कहाँ सहेजे गए हैं? वे कब तक बचेंगे? क्या आपके ग्राहक को सारांश भेजे गए हैं?
6. 6सीमाओं की जाँच करें. क्या बैठकें कितनी लंबी हो सकती हैं इसकी कोई सीमा है? उपस्थित लोग? भंडारण? क्या निचली योजनाओं में सुविधाएँ गायब हैं?
7. 7एक परीक्षण चलाएँ. कुछ हफ़्तों के लिए प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करने के लिए एक छोटा समूह बनाएं। उनसे पूछें कि देरी का कारण क्या है।

Ringflow 14 दिन का निःशुल्क परीक्षण प्रदान करता है और सभी योजनाएं एचडी वीडियो प्रदान करती हैं। इसका मतलब है कि आपकी टीम आपकी व्यावसायिक कॉलिंग के साथ मीटिंग के लिए इसका उपयोग करने का प्रयास कर सकती है। सुनिश्चित करें कि आप जिस भी विक्रेता के साथ जाएं, वे आपकी बैठकों का उपयोग करके परीक्षण की पेशकश करें।

सुरक्षा, गोपनीयता और पहुंच

चूंकि आपकी बैठकों में अक्सर ग्राहक डेटा, मूल्य निर्धारण और व्यक्तिगत जानकारी होती है, इसलिए प्रत्येक विक्रेता से सीधे पूछना उचित है। क्या आपकी कॉल एन्क्रिप्टेड हैं? कौन शामिल हो सकता है? कौन रिकॉर्ड कर सकता है? वे कहाँ संग्रहित हैं? यह सुनिश्चित करना भी महत्वपूर्ण है कि आपका समाधान सुलभ हो।

कैप्शन और प्रतिलेख जोड़ने से उन लोगों को मदद मिलेगी जो बधिर हैं या कम सुन पाते हैं। शोर-शराबे वाले माहौल में किसी को भी लाभ होगा। W3C बताता है कि कैसे बनाना है ऑडियो और वीडियो मीडिया सुलभ.

सभी विक्रेताओं से निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• क्या आपकी बैठकें एन्क्रिप्टेड हैं? क्या एंड टू एंड एन्क्रिप्शन मौजूद है?
• क्या मेज़बान मीटिंग लॉक कर सकते हैं? शामिल होने के लिए अनुमोदन की आवश्यकता है? मेहमानों को लात मारो?
• कौन रिकॉर्ड कर सकता है? देखना? मिटाना?
• आपकी रिकॉर्डिंग और प्रतिलेख कहाँ संग्रहीत हैं? उन्हें कब तक संग्रहीत किया जाएगा?
• क्या कैप्शन उपलब्ध हैं? जिस योजना पर आप खरीदारी करने जा रहे हैं?
• अपटाइम गारंटी क्या है? क्रेडिट कैसे काम करेगा?

सुनिश्चित करें कि आपको यह लिखित में मिले। यह सोचकर मूर्ख मत बनिए कि वे ऐसा कर सकते हैं क्योंकि बिक्री कॉल के दौरान वे आश्वस्त होंगे। सुरक्षा सेटिंग्स तब तक मदद नहीं करेंगी जब तक कि आपकी टीम का कोई व्यक्ति उनका स्वामी न हो।

निष्कर्ष

सही वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर चुनने से बैठकों में शामिल होना आसान हो जाएगा और आपके पास निर्णयों का स्पष्ट रिकॉर्ड होगा। इस बात पर विचार करके शुरुआत करें कि आपकी अक्सर किस प्रकार की बैठकें होती हैं। तय करें कि क्या आप एक स्टैंड-अलोन ऐप या एकीकृत समाधान चाहते हैं।

सुविधाओं पर विचार करें और क्या उनका उपयोग किया जाएगा।

कोशिश करके देखो! एक संक्षिप्त परीक्षण चलाने से आपको ऑडियो गुणवत्ता, अतिथि अनुभव और अनुवर्ती कार्रवाई के बारे में जानकारी मिलेगी। Ringflow एक नि:शुल्क परीक्षण की पेशकश करता है ताकि आप देख सकें कि यह बिना किसी जोखिम के आपकी व्यावसायिक लाइन के साथ कैसे काम करता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों