परिचय
हर कुछ वर्षों में एक नया फ़ोन या सहयोग उपकरण आता है, और हर एक पिछले को बदलने का वादा करता है।
यूसीएएएस अलग है क्योंकि यह अलग-अलग टूल के ढेर को बदल देता है: फोन सिस्टम, मीटिंग ऐप और टीम चैट, सभी एक सदस्यता पर क्लाउड से वितरित किए जाते हैं।
यह एक बड़ा वादा है, इसलिए विक्रेताओं की तुलना करने या किसी भी चीज़ पर हस्ताक्षर करने से पहले यह जानने में मदद मिलती है कि यूसीएएएस क्या है।
यह मार्गदर्शिका बताती है कि यूसीएएएस क्या है, यह पर्दे के पीछे कैसे काम करता है और इसके साथ कौन सी विशेषताएं आती हैं। यह यूसीएएएस की तुलना सीसीएएएस से भी करता है, लाभ और कमियों को सूचीबद्ध करता है, और दिखाता है कि प्लेटफॉर्म कैसे चुनना है।
चाहे आप पुराने फोन सिस्टम को बदल रहे हों या हाइब्रिड टीम का समर्थन कर रहे हों, आप इस स्पष्ट दृष्टिकोण के साथ समाप्त करेंगे कि यूसीएएएस आपके व्यवसाय के लिए क्या कर सकता है और क्या नहीं, और पहले क्या जांचना है।
वास्तव में UCaaS क्या है?
UCaaS का मतलब एक सेवा के रूप में एकीकृत संचार है। यह एक क्लाउड-डिलीवर सब्सक्रिप्शन है जो प्रत्येक कर्मचारी को एक एप्लिकेशन के अंदर बिजनेस कॉलिंग, वीडियो मीटिंग, टीम चैट और फ़ाइल शेयरिंग प्रदान करता है।
एक प्रदाता सिस्टम को होस्ट करता है और उसका रखरखाव करता है, इसलिए आपकी कंपनी सर्वर या फ़ोन हार्डवेयर नहीं खरीदती है, और यह बस उपयोगकर्ताओं और उसकी ज़रूरत की सुविधाओं के लिए हर महीने भुगतान करती है। स्टाफ को केवल इंटरनेट और एक डिवाइस की जरूरत है।
तीन विचार इसे परिभाषित करते हैं। सबसे पहले, टेलीफोनी सुविधाएँ जैसे कॉल रूटिंग और वॉयसमेल से ईमेल तक पुराने कार्यालय फोन सिस्टम को प्रतिस्थापित करती हैं। दूसरा, सार्वजनिक फोन नेटवर्क से कनेक्टिविटी से कर्मचारी किसी भी नंबर से कॉल कर सकते हैं और कॉल प्राप्त कर सकते हैं।
तीसरा, सहयोग उपकरण संदेश और बैठकों को एक ही स्थान पर लाते हैं। अधिकांश प्रदाता बहु-किरायेदार हैं, जिसका अर्थ है कि कई ग्राहक एक ही सुरक्षित क्लाउड प्लेटफ़ॉर्म साझा करते हैं।
- क्लाउड से डिलीवर किया गया, आपके कार्यालय में इंस्टॉल करने के लिए कोई फ़ोन हार्डवेयर नहीं है
- मासिक सदस्यता के रूप में बेचा जाता है, आमतौर पर प्रति उपयोगकर्ता कीमत होती है
- इसमें आपकी अपनी कंपनी के नंबर के साथ व्यावसायिक फ़ोन कॉलिंग शामिल है
- किसी भी नंबर पर कॉल के लिए सार्वजनिक फ़ोन नेटवर्क से कनेक्ट होता है
- एक ही ऐप में वीडियो मीटिंग, टीम चैट और फ़ाइल शेयरिंग जोड़ता है
- एक साझा मल्टीटेनेंट प्लेटफ़ॉर्म पर चलता है जिसे प्रदाता बनाए रखता है
- एक लॉगिन से डेस्कटॉप, मोबाइल और डेस्क फोन पर काम करता है
- कॉल करने से पहले कर्मचारियों को एक-दूसरे की उपलब्धता देखने दें
UcaaS वास्तव में कैसे काम करता है?
UCaaS प्लेटफ़ॉर्म उन सर्वरों पर चलता है जिनका प्रदाता स्वामित्व रखता है और उनका रखरखाव करता है, इसलिए आपके इंटरनेट कनेक्शन के अलावा आपके कार्यालय में कुछ भी रहने की आवश्यकता नहीं है। आपकी कंपनी एक योजना के लिए साइन अप करती है, और प्रदाता फ़ोन नंबर, एक्सटेंशन और उपयोगकर्ता खाते सेट करता है।
फिर कर्मचारी एक डेस्कटॉप या मोबाइल ऐप इंस्टॉल करते हैं, साइन इन करते हैं और उसी स्क्रीन से कॉल करना, मैसेज करना और मीटिंग में शामिल होना शुरू करते हैं। पूरी प्रक्रिया में अक्सर सप्ताह नहीं बल्कि कई दिन लग जाते हैं।
आवाज और वीडियो इंटरनेट पर यात्रा करते हैं, यही कारण है कि कॉल की गुणवत्ता आपके नेटवर्क के साथ-साथ प्रदाता पर भी निर्भर करती है। प्रदाता पृष्ठभूमि में सुरक्षा पैच, फीचर अपडेट और अपटाइम को भी संभालता है।
नया किराया जोड़ने का मतलब आम तौर पर एक लाइसेंस और एक नंबर आवंटित करना होता है, न कि उपकरण का ऑर्डर देना, और एक उपयोगकर्ता को हटाना विपरीत तरीके से ही काम करता है, जिससे विकास और स्टाफ परिवर्तन को प्रबंधित करना बहुत आसान हो जाता है।
- ऐसी योजना के लिए साइन अप करें जो आपके लिए आवश्यक उपयोगकर्ताओं और सुविधाओं को निर्धारित करती है
- प्रदाता आपकी टीम के लिए नंबर, एक्सटेंशन और उपयोगकर्ता खाते बनाता है
- कर्मचारी डेस्कटॉप या मोबाइल ऐप इंस्टॉल करते हैं और एक लॉगिन से साइन इन करते हैं
- कॉल और वीडियो वीओआईपी तकनीक का उपयोग करके इंटरनेट पर यात्रा करते हैं
- प्रदाता सर्वर, सुरक्षा पैच और सॉफ़्टवेयर अपडेट का प्रबंधन करता है
- व्यवस्थापक एक वेब पोर्टल से उपयोगकर्ताओं, कॉल रूटिंग और सेटिंग्स का प्रबंधन करते हैं
- किसी उपयोगकर्ता को जोड़ना या हटाना एक लाइसेंस परिवर्तन है, हार्डवेयर ऑर्डर नहीं
- आपकी इंटरनेट बैंडविड्थ और नेटवर्क गुणवत्ता कॉल अनुभव को आकार देती है
UcaaS प्लेटफ़ॉर्म के साथ क्या सुविधाएँ आती हैं?
अधिकांश प्लेटफ़ॉर्म एक समान कोर साझा करते हैं, भले ही विक्रेता और योजना के अनुसार सटीक बंडल बदलता हो। बिजनेस कॉलिंग ऑटो अटेंडेंट, कॉल फ़ॉरवर्डिंग, ईमेल पर वॉइसमेल और रिंग ग्रुप के साथ आती है।
वीडियो मीटिंग में स्क्रीन शेयरिंग और रिकॉर्डिंग शामिल होती है, जबकि टीम चैट त्वरित प्रश्नों और फ़ाइल शेयरिंग को संभालती है। उपस्थिति संकेतक आपके पहुंचने से पहले आपको बताते हैं कि कौन मुफ़्त है, कॉल पर है, या दूर है। ये बुनियादी बातें रोजमर्रा की अधिकांश जरूरतों को पूरा करती हैं।
कॉलिंग वह जगह है जहां टीमें अक्सर ऐप्स की सबसे बारीकी से तुलना करती हैं। कई प्रदाता शामिल हैं बिजनेस सॉफ्टफ़ोन ऐप्स जो एक लैपटॉप या मोबाइल को एक पूर्ण कार्यालय लाइन में बदल देता है, ताकि कर्मचारी कहीं से भी कंपनी नंबर का उपयोग कर सकें।
उच्च योजनाओं में सीआरएम एकीकरण, विश्लेषण और एआई उपकरण जैसे कॉल ट्रांसक्रिप्शन और मीटिंग सारांश शामिल हो सकते हैं। कीमतों की तुलना करने से पहले जांचें कि कौन सी सुविधाएँ किस योजना में हैं, और पहले डेमो के लिए पूछें।
- व्यावसायिक कॉलिंग के लिए ऑटो अटेंडेंट, कॉल रूटिंग और ईमेल पर वॉइसमेल
- स्क्रीन शेयरिंग, रिकॉर्डिंग और अंतर्निहित चैट के साथ वीडियो मीटिंग
- चैनल, सीधे संदेश और फ़ाइल साझाकरण के साथ टीम मैसेजिंग
- उपस्थिति स्थिति जो दर्शाती है कि कौन उपलब्ध है, व्यस्त है या दूर है
- डेस्कटॉप और मोबाइल ऐप्स जो कॉलिंग, चैट और मीटिंग को एक साथ रखते हैं
- सीआरएम, कैलेंडर, ईमेल और हेल्पडेस्क टूल के साथ एकीकरण
- उपयोग रिपोर्ट और कॉल गुणवत्ता डेटा के साथ व्यवस्थापक डैशबोर्ड
- प्रतिलेखन, सारांश और कॉल अंतर्दृष्टि के लिए वैकल्पिक एआई उपकरण
यूसीएएएस बनाम सीसीएएएस: वास्तविक अंतर क्या है?
उन्हें अलग बताने का सबसे सरल तरीका यह है कि दूसरे छोर पर कौन है। UCaaS आंतरिक टीम वर्क के लिए कॉलिंग, मीटिंग और चैट के माध्यम से कर्मचारियों को एक-दूसरे से जोड़ता है।
सीसीएएएस, या एक सेवा के रूप में संपर्क केंद्र, उच्च कॉल वॉल्यूम के लिए निर्मित कतारों, रूटिंग और रिपोर्टिंग के साथ कर्मचारियों को ग्राहकों से जोड़ता है। दोनों क्लाउड में चलते हैं, लेकिन वे अलग-अलग नौकरियों के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, और गलत को चुनना एक आम और महंगी गलती है।
अंतर दबाव में दिखता है. सैकड़ों ग्राहक कॉलों को संभालने वाले एजेंटों की एक टीम को कौशल-आधारित रूटिंग, लाइव कतार दृश्य, कॉल रिकॉर्डिंग और एजेंट स्कोरकार्ड की आवश्यकता होती है, जो कि अधिकांश यूसीएएएस उपकरण गहराई से प्रदान नहीं करते हैं।
के बारे में पढ़ें यूसीएएएस और सीसीएएएस अंतर अधिक विस्तार से, और याद रखें कि विक्रेता एक-दूसरे से सुविधाएँ उधार लेते हैं, इसलिए हमेशा वही उत्पाद आज़माएँ जिसे आप खरीदने की योजना बना रहे हैं, क्योंकि हाथों-हाथ परीक्षण किसी भी ब्रोशर को मात देता है।
- यूसीएएएस कर्मचारियों को एक-दूसरे से जोड़ता है, और सीसीएएएस कर्मचारियों को ग्राहकों से जोड़ता है
- UCaaS आंतरिक कॉलिंग, मीटिंग, चैट और उपस्थिति के लिए बनाया गया है
- सीसीएएएस कतारों, कौशल-आधारित रूटिंग और एजेंट रिपोर्टिंग के लिए बनाया गया है
- सीसीएएएस कॉल रिकॉर्डिंग, गुणवत्ता स्कोरिंग और कार्यबल प्रबंधन जोड़ता है
- यूसीएएएस की कीमत आमतौर पर प्रति उपयोगकर्ता होती है, जबकि सीसीएएएस की कीमत अक्सर प्रति एजेंट होती है
- अधिकतर आंतरिक कॉल वाली छोटी टीमें अकेले यूसीएएएस से शुरुआत कर सकती हैं
- बिक्री और सहायता टीमों को अक्सर ग्राहक कॉल के लिए सीसीएएएस सुविधाओं की आवश्यकता होती है
UCaaS के लाभ, लागत और कमियाँ
मुख्य लाभ सरलता है. एक सदस्यता एक फ़ोन सिस्टम, एक मीटिंग टूल और एक चैट ऐप की जगह ले लेती है, और आपकी टीम एक एकल इंटरफ़ेस सीखती है।
खरीदने के लिए कोई हार्डवेयर नहीं है, इसलिए अग्रिम लागत कम है, और नए कार्यालय या व्यस्त मौसम के लिए केवल अधिक लाइसेंस की आवश्यकता होती है। रिमोट और हाइब्रिड कर्मचारियों को भी वही उपकरण मिलते हैं जो मुख्य कार्यालय के लोगों को मिलते हैं।
सौदेबाज़ी होती है. यूसीएएएस की कीमत आमतौर पर हर महीने प्रति उपयोगकर्ता होती है, इसलिए लागत कर्मचारियों की संख्या और आपके द्वारा चुने गए योजना स्तर के साथ बढ़ती है। सेवा आपके इंटरनेट कनेक्शन पर निर्भर करती है, और आपके स्वामित्व वाले सिस्टम की तुलना में अनुकूलन सीमित हो सकता है।
बाद में प्रदाताओं को बदलने का मतलब नए अनुबंध, संख्या हस्तांतरण और पुनः प्रशिक्षण भी है, इसलिए हस्ताक्षर करने से पहले, केवल मासिक कीमत ही नहीं, बल्कि कुछ वर्षों में कुल लागत की तुलना करें।
- प्रारंभिक लागत कम है क्योंकि खरीदने या रखरखाव के लिए कोई फ़ोन हार्डवेयर नहीं है
- जैसे ही आपकी टीम बदलती है, लाइसेंस जोड़कर या हटाकर आसान स्केलिंग
- कॉलिंग, मीटिंग और चैट के लिए तीन अलग-अलग टूल के बजाय एक ऐप
- किसी भी स्थान से काम करने वाले दूरस्थ और हाइब्रिड कर्मचारियों के लिए बेहतर समर्थन
- प्रदाता द्वारा स्वचालित अपडेट और सुरक्षा पैच प्रबंधित किए जाते हैं
- बड़ी टीमों और उच्च योजना स्तरों के लिए प्रति-उपयोगकर्ता मूल्य निर्धारण तेज़ी से बढ़ सकता है
- कॉल की गुणवत्ता और अपटाइम आपके इंटरनेट कनेक्शन और नेटवर्क पर निर्भर करता है
- बाद में प्रदाताओं को बदलने का अर्थ है नए अनुबंध, संख्या स्थानांतरण और पुनः प्रशिक्षण
UCaaS प्लेटफ़ॉर्म कैसे चुनें
आपकी टीम कैसे काम करती है, उससे शुरुआत करें, फीचर सूची से नहीं। गणना करें कि कितने लोग ग्राहकों को कॉल करते हैं और कितने लोग ज्यादातर चैट करते हैं और मिलते हैं, फिर जांचें कि क्या योजना दोनों को कवर करती है।
अपने वास्तविक नेटवर्क पर कॉल गुणवत्ता का परीक्षण करें, प्रदाता से लिखित में अपटाइम प्रतिबद्धता के बारे में पूछें, और पुष्टि करें कि ऐप्स उन उपकरणों पर अच्छा काम करते हैं जो आपके कर्मचारी पहले से ही हर दिन उपयोग करते हैं, और परीक्षण में कुछ वास्तविक उपयोगकर्ताओं को शामिल करें।
सुरक्षा पर सावधानीपूर्वक ध्यान देने की आवश्यकता है क्योंकि क्लाउड प्रदाता आपके कॉल और संदेशों को रोक कर रखेगा। एनआईएसटी सार्वजनिक क्लाउड दिशानिर्देश बताएं कि डेटा सुरक्षा, पहुंच नियंत्रण और घटना से निपटने के बारे में क्या पूछना है।
यदि आपकी अधिकांश कॉलें ग्राहकों के साथ हैं, तो UCaaS के साथ या उसके बजाय Ringflow जैसे संपर्क केंद्र प्लेटफ़ॉर्म पर विचार करें, क्योंकि यह वह काम है जिसके लिए इसे बनाया गया है। प्रत्येक विक्रेता के लिए समान प्रश्न लाएँ।
- सूची बनाएं कि ग्राहकों को कौन कॉल करता है और कौन कंपनी के अंदर अधिकतर सहयोग करता है
- जांचें कि योजना में आपके लिए आवश्यक कॉलिंग, मीटिंग और चैट सुविधाएँ शामिल हैं
- अपने वास्तविक कार्यालय और घरेलू नेटवर्क पर कॉल और वीडियो की गुणवत्ता का परीक्षण करें
- एक लिखित अपटाइम प्रतिबद्धता और एक सार्वजनिक स्थिति पृष्ठ के लिए पूछें
- एन्क्रिप्शन, मल्टी-फैक्टर साइन-इन और भूमिका-आधारित व्यवस्थापक नियंत्रण की पुष्टि करें
- अपने सीआरएम, कैलेंडर और ईमेल टूल के साथ एकीकरण देखें
- ऐड-ऑन और नंबर पोर्टिंग सहित कई वर्षों की कुल लागत की तुलना करें
- सभी के लिए शुरू करने से पहले एक नि:शुल्क परीक्षण या पायलट समूह के साथ शुरुआत करें
निष्कर्ष
UCaaS एक क्लाउड सदस्यता है जो आपकी टीम के लिए बिजनेस कॉलिंग, मीटिंग, चैट और फ़ाइल शेयरिंग को एक ऐप में डाल देती है। यह फ़ोन हार्डवेयर, लाइसेंस के पैमाने को हटा देता है और उन कंपनियों को सूट करता है जिनका संचार ज्यादातर सहकर्मियों के बीच होता है।
ट्रेड-ऑफ़ प्रति-उपयोगकर्ता लागत और आपके इंटरनेट कनेक्शन पर निर्भरता है, इसलिए प्रतिबद्ध होने से पहले परीक्षण करना लाभदायक होता है। इसे उस काम के लिए चुनें जो यह अच्छा करता है, और जैसे-जैसे कंपनी बढ़ती है यह बढ़ सकता है।
यदि आपकी टीम भी अपना दिन ग्राहक कॉल पर बिताती है, तो उसके लिए अलग से योजना बनाएं। Ringflow को ग्राहक-सामना करने वाले पक्ष के लिए बनाया गया है, जिसमें बिक्री और समर्थन टीमों के लिए रूटिंग, रिपोर्टिंग और AI टूल शामिल हैं, इसलिए कई कंपनियां इसके साथ-साथ आंतरिक सहयोग के लिए UCaaS टूल चलाती हैं।
अपनी वास्तविक ज़रूरतों से शुरुआत करें, एक पायलट समूह आज़माएँ और परिणाम स्पष्ट होने पर विस्तार करें, फिर हर साल ज़रूरतें बदलने पर विकल्प पर दोबारा गौर करें।
तैयार जब आप हैं
यह देखने के लिए तैयार हैं कि ग्राहक-सामना वाली कॉलिंग के लिए Ringflow क्या कर सकता है?
देखें कि Ringflow का क्लाउड कॉन्टैक्ट सेंटर और AI सेल्स प्लेटफ़ॉर्म ग्राहक-सामना वाले पक्ष को कैसे संभालता है जबकि आपकी टीम आंतरिक सहयोग के लिए UCaaS का उपयोग करती रहती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
UCaaS का मतलब एक सेवा के रूप में एकीकृत संचार है। यह एक क्लाउड-डिलीवर सदस्यता है जो एक लॉगिन के तहत बिजनेस कॉलिंग, वीडियो मीटिंग, टीम चैट और फ़ाइल शेयरिंग को जोड़ती है।
नहीं, वीओआईपी वह तकनीक है जो इंटरनेट पर वॉयस कॉल करती है। यूसीएएएस एक व्यापक सेवा है जो कॉलिंग के लिए वीओआईपी का उपयोग करती है और मीटिंग, मैसेजिंग और सहयोग टूल जोड़ती है।
UCaaS आंतरिक कॉलिंग, चैट और मीटिंग के लिए कर्मचारियों को एक-दूसरे से जोड़ता है। सीसीएएएस कतारों, रूटिंग और एजेंट रिपोर्टिंग के साथ कर्मचारियों को ग्राहकों से जोड़ता है।
अधिकांश प्रदाता उन्नत योजनाओं और ऐड-ऑन के लिए उच्च कीमतों के साथ, हर महीने प्रति उपयोगकर्ता शुल्क लेते हैं। नंबर पोर्टिंग और अतिरिक्त सुविधाओं सहित कुछ वर्षों में कुल लागत की तुलना करें।
नहीं, प्रदाता फ़ोन सिस्टम को क्लाउड में होस्ट करता है, इसलिए आपको ऑन-साइट पीबीएक्स की आवश्यकता नहीं है। आपको केवल विश्वसनीय इंटरनेट और डिवाइस की आवश्यकता है जो ऐप चला सकें।
