الاتصالات الموحدة للعمل عن بعد: دليل عملي

مقدمة

لم يقتصر العمل عن بعد والمختلط على نقل المكتب إلى الإنترنت فحسب؛ لقد غير ما يتوقعه الموظفون من التواصل. الفريق الذي كان يعتمد في السابق على الدردشات في الردهة يعتمد الآن على المكالمات والدردشة والفيديو والملفات المشتركة، والتي غالبًا ما تنتشر عبر أربعة أو خمسة تطبيقات منفصلة.

عندما لا تعمل هذه الأدوات معًا، تضيع الرسائل، وتتأخر الاجتماعات، ويشعر الزملاء البعيدون بالإهمال. تهدف الاتصالات الموحدة إلى إصلاح ذلك من خلال وضع كل شيء في مكان واحد.

يشرح هذا الدليل ما تعنيه الاتصالات الموحدة للعمل عن بعد، والأدوات الأكثر أهمية، وكيفية إصلاح فجوة الاجتماعات المختلطة. وهو يغطي العادات غير المتزامنة، والتوثيق، والإرهاق، والأمان، ثم يوضح كيفية اختيار النظام الأساسي الذي يناسب فريقًا موزعًا.

سواء كان موظفوك يعملون من المنزل، أو في مساحة عمل مشتركة، أو مزيجًا من الاثنين معًا، تنطبق نفس المبادئ. لا يتطلب أي من هذا إصلاحًا كاملاً، بل يتطلب فقط خيارات واضحة حول الأدوات والعادات.

ما هي الاتصالات الموحدة للعمل عن بعد؟

الاتصالات الموحدة، والتي غالبًا ما يتم اختصارها إلى UC، تجمع المكالمات الصوتية واجتماعات الفيديو والدردشة الجماعية والمراسلة ومشاركة الملفات في نظام واحد متصل. بدلاً من التبديل بين التطبيقات المنفصلة، ​​يرى الموظفون دليلاً واحدًا ومجموعة واحدة من جهات الاتصال ومكانًا واحدًا للعثور على المحادثات السابقة.

بالنسبة للعمل عن بعد، يعني ذلك أنه يمكن لأي شخص بدء محادثة والتصعيد إلى مكالمة ومشاركة الشاشة دون مغادرة المحادثة.

تعمل معظم UC الحديثة في السحابة، لذا فهي تعمل بنفس الطريقة من طاولة المطبخ كما تعمل من المكتب الرئيسي. تُظهر مؤشرات التواجد الأشخاص المتواجدين، وتتبع المكالمات الأشخاص إلى أجهزة الكمبيوتر المحمول أو الهواتف الخاصة بهم، ويتم تسجيل كل شيء في مكان واحد.

الهدف بسيط: جعل الفريق الموزع يشعر وكأنه فريق واحد، دون أن يطلب من أي شخص أن يكون متصلاً بالإنترنت على مدار الساعة.

• دليل واحد ومجموعة واحدة من جهات الاتصال عبر كل جهاز وموقع يستخدمه فريقك
• مشاركة الصوت والفيديو والدردشة والملفات داخل تجربة متصلة واحدة لكل مستخدم
• حالة التواجد التي توضح من هو متاح قبل التواصل أو المقاطعة
• المكالمات والرسائل التي تتبع الموظفين بين الكمبيوتر المحمول وسطح المكتب والهاتف دون فقدان أي شيء
• سجل قابل للبحث حتى يسهل العثور على القرارات والملفات السابقة لاحقًا
• التسليم السحابي الذي يعمل من المنزل، أو مساحة عمل مشتركة، أو مكتب
• عناصر تحكم المشرف التي تتيح لتكنولوجيا المعلومات إدارة المستخدمين والإعدادات من مكان واحد
• تطبيقات الهاتف المحمول التي تبقي المسافرين والموظفين الميدانيين في نفس المحادثة

تعتمد الفرق البعيدة لأدوات UC الأساسية على

تقوم مجموعة قليلة من الأدوات بمعظم العمل في فريق بعيد. تحل اجتماعات الفيديو محل غرفة الاجتماعات، وتحل الدردشة الجماعية محل الأسئلة السريعة على سطح المكتب، وتحل الملفات المشتركة محل النشرات المطبوعة.

لا تزال الاتصالات التجارية مهمة أيضًا، خاصة بالنسبة للمبيعات والدعم، لأن العملاء يتصلون بأرقام الهواتف، وليس قنوات الدردشة. إن إعداد UC الجيد يبقي كل هذه الأشياء متصلة. القيمة تأتي من مدى جودة الاتصال.

الاتصال هو المكان الذي تتعطل فيه الإعدادات عن بعد غالبًا. يمكن للموظفين الذين ليس لديهم هاتف مكتبي استخدامه الهاتف الرقمي للأعمال، وهو تطبيق يحول الكمبيوتر المحمول أو الهاتف المحمول إلى خط مكتب كامل يحتوي على رقم الشركة والبريد الصوتي وتوجيه المكالمات.

وهذا يحافظ على محادثات العملاء احترافية بغض النظر عن مكان جلوس الموظف. قم بإقرانها بسماعة رأس واتصال مستقر، وستتوافق التجربة مع الهاتف المكتبي.

• اجتماعات فيديو مع مشاركة الشاشة والتسجيل والدردشة المضمنة لطرح الأسئلة
• مراسلة الفريق باستخدام القنوات والمواضيع ومشاركة الملفات السريعة بين أعضاء الفريق
• الاتصال التجاري باستخدام رقم الشركة والبريد الصوتي وتوجيه المكالمات
• تطبيق للهواتف الذكية يحول أي كمبيوتر محمول أو هاتف محمول إلى خط مكتب
• التقويمات والجدولة المشتركة التي تحترم المناطق الزمنية وساعات العمل المختلفة
• أدوات مركز الاتصال للفرق التي تتعامل مع مكالمات العملاء عن بعد
• التكامل مع برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) ومكتب المساعدة بحيث يتبع السياق المكالمة
• تخزين آمن للملفات مع سجل الإصدارات وأذونات المشاركة الواضحة

إصلاح فجوة الاجتماع المختلط

غالبًا ما تفضل الاجتماعات المختلطة الأشخاص الموجودين في الغرفة. يجد أولئك الموجودون أمام الكاميرا صعوبة في سماع المحادثات الجانبية، وتفويت خربشات السبورة البيضاء، وانتظار فترة توقف مؤقت لا تأتي أبدًا.

بمرور الوقت، يتحدث الموظفون عن بعد بشكل أقل، وينتهي الأمر بالفريق في مستويين: الأشخاص الحاضرين والأشخاص الذين يحضرون فقط. هذه الفجوة هي مشكلة في التواصل، ويمكن للعادات والمعدات إصلاحها. هذه التغييرات الصغيرة تكلف القليل.

ابدأ بقاعدة بسيطة: ينضم الجميع من أجهزتهم الخاصة، حتى عندما يتشارك العديد من الزملاء الغرفة. وهذا يضع كل وجه بنفس الحجم وكل صوت على نفس القناة الصوتية.

أضف ميكروفونًا جيدًا للغرفة، ومشرفًا يشاهد الدردشة، ومستند ملاحظات مشترك، ويمكن للمشاركين عن بعد المساهمة بسهولة مثل أي شخص آخر.

• اطلب من الجميع الانضمام على أجهزتهم الخاصة، حتى من نفس الغرفة، لتسوية الملعب
• استخدم ميكروفونًا وكاميرا عالية الجودة في الغرفة حتى لا تضيع الأصوات البعيدة
• قم بتعيين وسيط لمشاهدة الدردشة والاتصال بالمشاركين عن بعد أولاً
• قم بمشاركة جدول الأعمال قبل الاجتماع حتى يتمكن الأشخاص من الاستعداد مسبقًا
• سجل الاجتماعات وأرسل ملخصًا لزملائك في مناطق زمنية أخرى أو في إجازة
• احتفظ بالقرارات في مستند مشترك، وليس فقط في الغرفة
• قم بتدوير أوقات الاجتماعات بحيث لا تخسر المنطقة الزمنية نفسها دائمًا
• اختبر الصوت والفيديو قبل الاجتماعات المهمة حتى لا يعرقل أي شيء البداية

التحديثات الكتابية والوثائق

ليست كل محادثة تحتاج إلى اجتماع مباشر. يتيح الاتصال غير المتزامن للأشخاص الاستجابة عندما يناسب جدولهم الزمني، مما يحترم المناطق الزمنية ويحمي وقت التركيز.

القاعدة الجيدة هي أن الأسئلة والتحديثات يتم كتابتها أولاً، ويتم حجز المكالمة لأي شيء يحتاج إلى مناقشة في الوقت الفعلي. يمكن أن تنتظر معظم القرارات بضع ساعات للحصول على مدخلات مدروسة من الأشخاص المناسبين.

التوثيق هو ما يمنع العمل غير المتزامن من أن يصبح متاهة معلومات. تمنح ملاحظات الاجتماعات وسجلات القرارات والصفحات الإرشادية القصيرة للموظفين الجدد وزملاء الفريق البعيدين نفس السياق مثل أي شخص آخر.

إنه الجزء الذي تتخطاه الفرق أولاً عندما تكون مشغولة، لذا اجعلها عادة عن طريق تسمية المالك والمكان الذي يوجد فيه كل نوع من المستندات. منزل واحد قابل للبحث يجعل هذه العادة سهلة.

• أرسل التحديثات كتابيًا أولاً واحفظ المكالمات المباشرة للمناقشة الحقيقية
• اضبط أوقات الاستجابة المتوقعة حتى لا يعتبر الصمت تجاهلًا للرسالة
• احتفظ بملاحظات الاجتماعات وسجلات القرارات في مكان واحد مشترك وقابل للبحث
• قم بتسجيل مقاطع فيديو قصيرة حول المهام التي يصعب شرحها بالنص
• اكتب ملاحظات تسليم واضحة عندما يمر العمل بين المناطق الزمنية أو زملاء الفريق
• قم بتسمية مالك لكل مستند حتى لا يصبح أي شيء قديمًا
• قم بمراجعة الصفحات القديمة وأرشفتها بانتظام حتى يظل البحث مفيدًا
• استخدم المواضيع والقنوات لإبقاء كل موضوع في مكان واحد، وليس متفرقًا

منع الإرهاق وثقافة الدوام

عندما يتشارك العمل والمنزل نفس الكمبيوتر المحمول، فإن اليوم لا ينتهي أبدًا. تصل الإشعارات في المساء، ويشعر الأشخاص بالضغط للرد بسرعة لإثبات أنهم يعملون.

يمكن أن تؤدي الاتصالات الموحدة إلى تفاقم الأمر إذا تم اختبار اتصال كل قناة في جميع الأوقات، أو قد يكون أفضل إذا كانت الأدوات تساعد الفرق على وضع الحدود. يكمن الاختلاف في كيفية تكوين النظام الأساسي واستخدامه.

تساعد حالة التواجد وساعات الهدوء المجدولة وإعدادات عدم الإزعاج، ولكنها تعمل فقط عندما يحترمها القادة. مراجعة تقارير تحليلات UCaaS يظهر الوقت الفعلي للرسائل والمكالمات، مما يجعل أنماط ما بعد ساعات العمل مرئية. ويمكن للمديرين بعد ذلك تعديل المعايير قبل أن يتحول الإرهاق إلى إرهاق أو استقالات.

تعمل هذه البيانات على تحويل الشعور الغامض بالإرهاق إلى شيء يمكن للفريق مناقشته وإصلاحه معًا.

• قم بتعيين ساعات العمل في التقويم والحالة حتى يتمكن الزملاء من رؤيتها
• استخدم ساعات الهدوء المجدولة حتى تتوقف الإشعارات مؤقتًا خارج يوم العمل
• تعامل مع وضع عدم الإزعاج باعتباره حدودًا حقيقية، وليس كاقتراح
• تجنب إرسال رسائل في وقت متأخر من الليل تشير إلى الحاجة إلى الرد الفوري
• تتبع النشاط بعد ساعات العمل وتحدث عن الأنماط مع الفريق كل ثلاثة أشهر
• شجع فترات الراحة بين اجتماعات الفيديو المتتالية للراحة وإعادة التعيين
• نموذج للعادات الصحية على مستوى القيادة حتى يتبعها الفريق
• اسأل الفريق بانتظام عن كيفية تأثير أدوات الاتصال على يومهم

كيفية اختيار منصة UC للفرق الموزعة

اختر النظام الأساسي الذي يدور حول كيفية عمل فريقك فعليًا، وليس حول قائمة طويلة من الميزات. ابحث عن خدمة سحابية لا تحتاج إلى أجهزة هاتف في الموقع، وتعمل بشكل جيد على الهاتف المحمول وسطح المكتب، وتتصل بالأدوات التي تستخدمها بالفعل.

Ringflow، على سبيل المثال، عبارة عن منصة سحابية مصممة لفرق المبيعات والدعم الموزعة، مع الاتصال وأدوات مركز الاتصال والتدريب على الذكاء الاصطناعي التي تعمل من أي مكان.

يستحق الأمان فحصًا خاصًا به، نظرًا لأن العمل عن بعد ينقل بيانات الشركة إلى الشبكات المنزلية والأجهزة الشخصية. اسأل عن التشفير وتسجيل الدخول متعدد العوامل وعناصر التحكم في الوصول وسياسات الجهاز.

ال دليل أمان العمل عن بعد من NIST يقدم إطارًا عمليًا لتأمين الوصول عن بعد والأجهزة الشخصية، ويعمل كقائمة مرجعية لمحادثات البائعين. أحضر هذه القائمة إلى كل بائع واطلب إجابات مكتوبة.

• التسليم السحابي مع عدم وجود أجهزة PBX في الموقع للشراء أو الصيانة مع مرور الوقت
• تطبيقات لسطح المكتب والهاتف المحمول مع ميزات متسقة على كل جهاز
• أمان قوي: التشفير وتسجيل الدخول متعدد العوامل والوصول المستند إلى الدور
• جودة مكالمة موثوقة وضوابط واضحة لإعدادات الشبكة والصوت
• التكامل مع أدوات إدارة علاقات العملاء ومكتب المساعدة والتقويم والبريد الإلكتروني
• التقارير التي توضح الاستخدام وأوقات الاستجابة والنشاط بعد ساعات العمل من قبل الفريق
• نسخة تجريبية مجانية حتى يتمكن أعضاء الفريق الحقيقيون من اختبارها قبل الالتزام بالخطة

خاتمة

لا تحل الاتصالات الموحدة محل العادات الجيدة، ولكنها تمنح الفرق الموزعة الأساس لبناء هذه العادات. عندما تكون المكالمات والدردشة والفيديو والملفات موجودة في مكان واحد متصل، يظل الزملاء البعيدون متضمنين، ويظل من الممكن العثور على القرارات، ويتم الرد على العملاء بغض النظر عن مكان وجود الفريق.

إن إدارة الفجوة الهجينة، والمتاهة غير المتزامنة، والضغط الدائم، كلها أمور أسهل في إدارتها على منصة مصممة خصيصًا لها. وهذا سبب قوي للاستثمار في وقت مبكر.

ابدأ صغيرًا: اختر مشكلة واحدة، مثل الاجتماعات المختلطة أو الرسائل بعد ساعات العمل، وقم بإصلاحها باستخدام قاعدة واضحة والإعداد الصحيح. قم بقياس ما يتغير، ثم قم بالتوسع.

يمكن أن يساعد Ringflow فرق المبيعات والدعم الموزعة في التعامل مع المكالمات والتوجيه والتدريب من أي مكان، لذلك لا يعد الموقع عائقًا أمام الخدمة الرائعة. إن الفرق التي تقوم بذلك تتعامل بشكل جيد مع التواصل كنظام، وليس كفكرة لاحقة.

الأسئلة المتداولة