مقدمة
يتيح برنامج مؤتمرات الفيديو للأفراد التواصل مع بعضهم البعض والتعاون من خلال مشاركة الشاشة. تستخدم العديد من الفرق مؤتمرات الفيديو كوسيلة أساسية لمكالمات المبيعات والمقابلات والتدريب والتحديثات الأسبوعية. سيؤثر اختيار البرنامج الخاطئ على أي اجتماعات.
ويتمثل التحدي في تحديد الميزات الضرورية والميزات التي من الجميل أن تمتلكها. سيتناول هذا الدليل ما تقدمه منصات مؤتمرات الفيديو، والميزات الرئيسية للمقارنة، واختيار حل مستقل أو متكامل لتجنب الدفع مقابل الميزات غير المرغوب فيها.
ما هو برنامج مؤتمرات الفيديو؟
يتيح برنامج مؤتمرات الفيديو للأفراد (2+) التواصل من خلال الصوت والفيديو المباشر عبر الإنترنت. ويمكنهم الانضمام عبر رابط أو تطبيق أو متصفح. سيقوم البرنامج بإدارة ربط الأفراد وإظهار الصور الرمزية الخاصة بهم والمحتوى المشترك.
وسيوفر أيضًا عناصر تحكم بسيطة لإدارة الاجتماع، مثل كتم الصوت والركل.
ستسمح لك معظم الحلول الحديثة بحفظ اجتماعاتك وجدولتها عبر التقويم الخاص بك وإضافة ملاحظات ما بعد المكالمة. سيتم دمج بعضها مع نظام الاتصالات الأوسع الخاص بك.
على سبيل المثال سيكون اجتماعات الفيديو Ringflow والذي يعد جزءًا من نفس النظام الأساسي للهاتف السحابي الذي تتصل به أعمالك. ستكون اجتماعاتك ومكالماتك جميعها في نفس النظام الأساسي.
عند استخدام مؤتمرات الفيديو، ستتبع اجتماعاتك عملية بسيطة. يمكنك جدولة اجتماع في التقويم الخاص بك، وسوف تقوم المنصة بإنشاء رابط، وترسله إلى ضيوفك. سوف ينقرون على الرابط وينضمون باستخدام أي جهاز لديهم.
سيتولى المضيف إدارة من يمكنه التحدث وما يتم عرضه. ستوفر لك المنصة الجيدة تسجيلاً ونصًا وملخصًا للاجتماع حتى يتمكن الأشخاص غير المشاركين من اللحاق به بسرعة.
عادةً ما ترغب الفرق في تنفيذ حل محدد للتغلب على المشكلات التالية:
- مفكك: استخدام تطبيقات متعددة بروابط وقواعد مختلفة.
- إحباط الضيف: العملاء والمرشحون لا يريدون التنزيل.
- عدم وجود قرارات: لا أحد يسجل القرارات ومن المسؤول.
- ضوابط ضعيفة: لا يمكن للمسؤولين التحكم في من يمكنه التسجيل والمشاركة والدعوة.
- لا متابعة: لا يتم إضافة أي ملاحظات أو تسجيلات للعميل.
الميزات الأساسية لاجتماعات الفيديو للمقارنة
سيكون هناك العديد من الميزات التي يجب مراعاتها، ولكن معظمها سيكون متشابهًا عبر البائعين. هذه هي الميزات التي ستجعل تجربتك سلسة أو محبطة.
- الحد الأقصى للحضور: كم عدد الأشخاص الذين يمكنهم حضور الاجتماع. هل يمكنك التقسيم إلى غرف منفصلة؟
- الانضمام للمتصفح: يمكن للضيوف الانضمام عبر المتصفح.
- مشاركة الشاشة: هل يمكنك بسهولة مشاركة نافذة أو شاشة كاملة دون أي تأخير.
- تسجيل: هل يمكنك الحفظ في السحابة؟ إلى متى سيتم إنقاذهم؟ من يستطيع المشاهدة؟
- النسخ والملخص: يتم إرسال النسخ المباشر وعناصر العمل ورسالة بريد إلكتروني ملخصة في النهاية.
- تكامل التقويم: نقرة واحدة للانضمام إلى اجتماع عبر تقويم Google أو Outlook أو iCal.
- الاتصال الهاتفي: هل يمكن للمستخدمين الاتصال إذا كان لديهم إنترنت ضعيف.
- منصة متعددة: تطبيقات الويب وسطح المكتب والجوال. كل شيء سوف يعمل بنفس الطريقة.
- توقيت: هل هناك حدود زمنية؟
- تكامل إدارة علاقات العملاء والأدوات: هل يمكنك إضافة ملاحظات ومتابعة أنظمتك الحالية.
لا تنشغل بعدد الميزات. قم بوضع قائمة مختصرة لبعض المنصات وقم بإجراء اجتماع سريع لمعرفة أي منها يوفر تجربة سهلة لأولئك الذين لم يستخدموها من قبل.
ومن المفيد أيضًا ملاحظة من سيستخدم الميزات. سيهتم المضيفون بالجدولة والضوابط والتسجيل. سوف يهتم الضيوف بسهولة الانضمام والصوت الواضح. سيهتم المسؤولون بإعدادات الأمان وإعداد التقارير والتكلفة.
إن اختيار الحل الذي يناسب الجميع يعني أنه سيتم اعتماده بشكل أسرع.
غالبًا ما يتم التغاضي عن جودة الصوت. في حين أنه يمكن التسامح مع الصورة الباهتة قليلاً، إلا أن الصوت السيئ سيسبب الإحباط. حاول الانضمام إلى اجتماع على الكمبيوتر المحمول والهاتف وغرفة الاجتماعات أثناء أي تجارب للتأكد من وضوح الصوت.
أنواع حلول مؤتمرات الفيديو
عادةً ما تأتي مؤتمرات الفيديو في شكلين مختلفين. تطبيق مستقل يقدم الاجتماعات فقط. أو حل متكامل سيكون جزءًا من منصة أوسع تقدم سجلات المكالمات والرسائل والعملاء.
يعتمد الأمر حقًا على مقدار سير العمل الخاص بك في نظام واحد.
| خيار | أفضل ل | الايجابيات | سلبيات |
|---|---|---|---|
| تطبيق مستقل | فقط بحاجة إلى اجتماعات | ميزات بسيطة. سيعرف العديد من الضيوف كيفية الاستخدام. | تسجيل الدخول والاتصال والفواتير مختلفة. |
| متكامل مع الهاتف/UCaaS | الاتصال بالعملاء ومن ثم الاجتماع | تسجيل دخول واحد وقائمة الاتصال. | ميزات أقل تحديدًا. |
| خطة مجانية | الاستخدام الشخصي أو المكالمات الصغيرة غير الرسمية | لا تكلفة | القيود على الوقت والحضور والإداريين. |
الخطط المجانية مفيدة للمكالمات غير الرسمية. ومع ذلك، فإن معظمها سيحدد طول المكالمات والحاضرين والمشرف. الدليل إلى أفضل تطبيقات مكالمات الفيديو المجانية سوف تظهر لك ما يمكنك القيام به حقا.
كيفية اختيار برامج مؤتمرات الفيديو
سيبدأ اختيار البرنامج المناسب بالنظر في نوع الاجتماعات التي تعقدها.
- 1اذكر أنواع الاجتماعات التي لديك. مقسمة إلى تحديثات داخلية ومكالمات العملاء والمقابلات والاجتماعات الكبيرة.
- 2ما حجم أكبر اجتماع لديك؟ كم عدد الأشخاص الذين ستستضيفهم؟ هل تحتاج إلى غرف منفصلة؟
- 3كيف ينضم ضيوفك؟ إذا كان لديك الكثير من العملاء والمرشحين المنضمين، يصبح خيار المتصفح أكثر أهمية.
- 4تأكد من تكامله مع أدواتك. تحقق مما إذا كان يتكامل مع التقويم وإدارة علاقات العملاء ونظام الهاتف الخاص بك.
- 5هل يمكنك حفظ التسجيلات والملاحظات؟ أين يتم إنقاذهم؟ إلى متى سيتم إنقاذهم؟ هل يتم إرسال الملخصات إلى عميلك؟
- 6تحقق من وجود القيود. هل هناك حد للمدة التي يمكن أن تستغرقها الاجتماعات؟ الحضور؟ تخزين؟ هل هناك ميزات مفقودة في الخطط الأقل؟
- 7تشغيل المحاكمة. احصل على مجموعة صغيرة لاستخدام المنصة لمدة أسبوعين. اسألهم عن سبب التأخير.
يقدم Ringflow إصدارًا تجريبيًا مجانيًا مدته 14 يومًا وجميع الخطط تقدم فيديو عالي الدقة. وهذا يعني أن فريقك يمكنه محاولة استخدامه لعقد اجتماعات مع مكالمات عملك. تأكد من أن البائع الذي تتعامل معه يقدم تجربة تجريبية باستخدام اجتماعاتك.
الأمن والخصوصية وإمكانية الوصول
نظرًا لأن اجتماعاتك غالبًا ما تحتوي على بيانات العملاء والأسعار والمعلومات الشخصية، فمن المفيد سؤال كل بائع مباشرةً. هل مكالماتك مشفرة؟ من يمكنه الانضمام؟ من يستطيع التسجيل؟ أين يتم تخزينها؟ من المهم أيضًا التأكد من إمكانية الوصول إلى الحل الخاص بك.
ستساعد إضافة التسميات التوضيحية والنصوص الأشخاص الصم أو ضعاف السمع. أي شخص في بيئة صاخبة سوف يستفيد. يشرح W3C كيفية صنعه يمكن الوصول إلى وسائط الصوت والفيديو.
اطرح الأسئلة التالية على جميع البائعين:
- هل اجتماعاتك مشفرة؟ هل هناك نهاية إلى نهاية التشفير؟
- هل يمكن للمضيفين قفل الاجتماع؟ هل تحتاج إلى موافقة للانضمام؟ ركلة الضيوف؟
- من يستطيع التسجيل؟ منظر؟ يمسح؟
- أين يتم تخزين التسجيلات والنصوص الخاصة بك؟ كم من الوقت سيتم تخزينها؟
- هل التسميات التوضيحية متاحة؟ على الخطة التي تنوي شراءها؟
- ما هو ضمان الجهوزية؟ كيف ستعمل الاعتمادات؟
تأكد من حصولك على ذلك كتابيًا. لا تنخدع بالاعتقاد بأنهم قادرون على ذلك لأنهم سيكونون واثقين أثناء مكالمة المبيعات. لن تساعد إعدادات الأمان ما لم يمتلكها أحد أعضاء فريقك.
خاتمة
سيؤدي اختيار برنامج مؤتمرات الفيديو المناسب إلى تسهيل الانضمام إلى الاجتماعات وسيكون لديك سجل واضح للقرارات. ابدأ بالتفكير في نوع الاجتماعات التي تعقدها في أغلب الأحيان. قرر ما إذا كنت تريد تطبيقًا مستقلاً أم حلاً متكاملاً.
النظر في الميزات وما إذا كان سيتم استخدامها.
جربه! سيمنحك إجراء تجربة قصيرة نظرة ثاقبة على جودة الصوت وتجربة الضيف والمتابعة. يقدم Ringflow نسخة تجريبية مجانية حتى تتمكن من معرفة كيفية عمله مع خط عملك دون أي مخاطر.
جاهز عندما تكون
هل أنت مستعد لإدارة الاجتماعات والمكالمات من منصة واحدة؟
ابدأ فترة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا واختبر اجتماعات الفيديو عالية الدقة جنبًا إلى جنب مع خط عملك.
الأسئلة المتداولة
وهو عبارة عن صوت وفيديو مباشر بين شخصين أو أكثر عبر الإنترنت. يمكنك الانضمام من رابط أو تطبيق أو متصفح، ويدير المضيف من يمكنه التحدث وما يتم عرضه.
ابدأ بالحد الأقصى من الحضور، والانضمام إلى المتصفح، ومشاركة الشاشة، والتسجيل، والنصوص، وتكامل التقويم، والحدود الزمنية. ثم تحقق من أي منها مفقود في الخطة التي تريدها.
نعم. تحدد معظم الخطط المجانية مدة المكالمات وعدد الحاضرين وعناصر التحكم الإدارية، لذا فهي تناسب المكالمات غير الرسمية بشكل أفضل.
تسمح العديد من الأنظمة الأساسية للضيوف بالانضمام من المتصفح. تأكد من أن الخطة التي تشتريها تتضمن ذلك.
ذلك يعتمد على البائع. اسأل عن التشفير، ومن يمكنه الانضمام والتسجيل، ومكان تخزين التسجيلات، واحصل على الإجابات كتابيًا قبل الشراء.
