Perkenalan
Sistem telepon bisnis adalah pengaturan yang menjawab, merutekan, dan mencatat setiap panggilan yang dilakukan atau diterima perusahaan Anda. Saat berhasil, tidak ada yang menyadarinya.
Jika tidak, pelanggan akan menerima pesan suara, nomor ponsel manajer menjadi saluran utama, dan panggilan tidak terjawab berubah menjadi penjualan yang hilang.
Sebagian besar tim mulai memikirkan pengaturan baru ketika ada masalah: pindah ke kantor kedua, menyewa pekerjaan dari rumah, atau telepon yang tidak dapat diperbaiki oleh siapa pun.
Panduan ini menjelaskan fungsi sistem ini, perbedaan tipe utamanya, fitur mana yang layak dibayar, dan cara memilih tanpa membeli secara berlebihan.
Apa Itu Sistem Telepon Bisnis?
Ini menghubungkan nomor telepon perusahaan Anda dengan orang yang menjawabnya. Ini menangani hal-hal dasar, seperti menelepon meja yang tepat, mengirim penelepon ke pesan suara, dan mentransfer panggilan antar rekan kerja.
Ini juga menangani apa yang tidak dapat dilakukan oleh paket seluler pribadi: nomor utama yang menelepon beberapa orang, menu yang mengurutkan penelepon, dan ekstensi yang menjangkau setiap rekan satu tim secara langsung.
Pengaturan lama melakukan hal ini dengan perangkat keras di lemari dan kabel ke setiap meja. Yang modern berjalan di cloud, sehingga panggilan dilakukan melalui internet dan penyedia tetap menjaga peralatan tetap berjalan.
Staf masuk melalui telepon meja, laptop, atau aplikasi seluler, dan satu nomor bisnis dapat digunakan pada semuanya.
Layanan cloud seperti Telepon Bisnis Ringflow mengikuti model ini: Anda mem-porting atau memilih nomor, membuat menu panggilan di editor, menetapkan ekstensi, dan masuk ke perangkat apa pun yang didukung.
Penyiapan umum mencakup beberapa pekerjaan sehari-hari:
- Satu nomor bisnis: pelanggan menghubungi satu nomor tidak peduli siapa yang menjawab
- Perangkat yang terhubung: telepon meja, laptop, dan aplikasi seluler semuanya berdering bersamaan
- Komunikasi tim: ekstensi, transfer, dan interkom membuat rekan kerja tetap terhubung
- Penanganan panggilan: menu, antrian dan pesan suara memastikan tidak ada panggilan yang terputus
- Catatan: log dan rekaman panggilan menunjukkan apa yang terjadi pada setiap panggilan
Jenis Sistem Telepon Bisnis
Pengaturan ini terbagi dalam tiga kelompok. Grup yang tepat bergantung pada ukuran Anda, anggaran Anda, dan seberapa banyak tim Anda bekerja di satu kantor.
| Jenis | Di mana ia berjalan | Terbaik untuk | Pertukaran utama |
|---|---|---|---|
| Lokal | Perangkat keras di gedung Anda | Situs yang memerlukan kontrol lokal penuh | Biaya awal yang tinggi dan peningkatan yang lebih lambat |
| Berbasis Cloud | Penyedia cloud, dengan aplikasi dan telepon meja | Tim yang berkembang, hibrida, atau multi-lokasi | Kualitas panggilan tergantung pada koneksi internet Anda |
| Hibrida | Sebagian di server Anda, sebagian lagi di cloud | Tim berpindah ke cloud secara bertahap | Dua lingkungan untuk dikelola untuk sementara waktu |
Penyiapan lokal memberi Anda kontrol paling langsung dan tetap berfungsi selama pemadaman internet, namun Anda memiliki pemeliharaan dan setiap perubahan dilakukan melalui penginstal.
Penyiapan cloud memperlakukan ponsel sebagai sebuah aplikasi, sehingga karyawan baru dapat aktif dengan menginstalnya dan masuk. Penyiapan hibrid membuat perangkat keras yang ada tetap berjalan sementara pengguna atau lokasi baru mulai menggunakan cloud.
Jika Anda mempertimbangkan opsi pertama dan kedua, rinciannya masuk PBX vs VoIP membahas biaya, mobilitas, dan keandalan secara berdampingan.
Fitur Sistem Telepon Bisnis yang Mendapatkan Tempatnya
Daftar fiturnya panjang, dan sebagian besar tim hanya menggunakan sedikit. Mulailah dengan fitur yang mengubah cara pelanggan menerima panggilan Anda, lalu tambahkan fitur lainnya seiring pertumbuhan tim.
- Perutean panggilan: mengirimkan setiap panggilan ke seseorang, grup, atau antrean berdasarkan aturan yang Anda tetapkan, sehingga tidak ada panggilan yang bergantung pada satu meja
- Penjawab otomatis: menyapa penelepon dengan menu sehingga mereka dapat memilih penjualan, dukungan, atau penagihan tanpa ada yang menjawab terlebih dahulu
- Pesan suara: menangkap pesan ketika tidak ada yang mengangkatnya, sering kali dengan transkrip dikirim ke email
- Panggilan seluler: memungkinkan staf menggunakan nomor bisnis dari aplikasi telepon, dengan satu login di seluruh perangkat
- Integrasi CRM: mencatat panggilan ke catatan pelanggan, meskipun paket yang Anda beli menentukan integrasi mana yang disertakan
- Analisis panggilan: menunjukkan volume panggilan, panggilan tidak terjawab, dan jam sibuk sehingga Anda dapat mencocokkan staf
Beberapa tambahan layak untuk dilihat untuk tim tertentu. Rekaman panggilan dengan pencarian membantu penjualan dan dukungan meninjau percakapan. Flip panggilan memindahkan panggilan langsung dari telepon meja ke ponsel tanpa menjatuhkannya.
Resepsionis AI dapat menjawab panggilan di luar jam kerja dan menangkap detail prospek. Tidak semua paket mencakup semua fitur, jadi periksa tingkatan mana yang menyediakan fitur yang Anda perlukan sebelum membandingkan harga.
Cara Memilih Sistem Telepon Bisnis
Pilihan terbaik adalah pilihan yang akan digunakan tim Anda tanpa kursus pelatihan. Lakukan langkah-langkah ini secara berurutan.
- 1Tentukan kebutuhan bisnis. Hitung pengguna dan lokasi Anda hari ini dan dalam satu tahun, dan catat di mana orang-orang bekerja. Jika separuh dari tim adalah orang yang mobile, pengaturan cloud yang mengutamakan aplikasi lebih cocok daripada telepon meja yang terikat pada satu gedung.
- 2Cocokkan fitur dengan pekerjaan. Tuliskan apa yang harus dilakukan sistem, seperti rute menurut departemen, catat panggilan atau tautan ke CRM Anda, dan abaikan sisanya.
- 3Periksa internet Anda. Panggilan cloud bergantung pada koneksi yang stabil, jadi uji bandwidth Anda selama jam tersibuk sebelum Anda beralih.
- 4Tetapkan anggaran. Lihatlah jumlah kursi minimum, biaya tambahan untuk menit atau angka, dan apa yang terjadi jika Anda keluar, bukan hanya harga utama bulanan.
- 5Rencanakan skalabilitas. Konfirmasikan bahwa Anda dapat menambahkan pengguna dan lokasi tanpa perangkat keras baru atau kontrak baru.
- 6Simpan nomor Anda. Konfirmasikan nomor Anda saat ini dapat ditransfer tanpa biaya tambahan dan tanyakan berapa lama waktu yang dibutuhkan.
- 7Jalankan uji coba. Masukkan kelompok kecil ke dalam sistem selama beberapa minggu dan ukur panggilan tidak terjawab dan kualitas panggilan.
Ringflow menawarkan uji coba gratis selama 14 hari tanpa memerlukan kartu kredit, yang memberikan sedikit waktu bagi tim untuk menguji perutean, aplikasi, dan kualitas panggilan sebelum melakukan. Penyedia mana pun yang Anda evaluasi, mintalah uji coba atau uji coba daripada mengandalkan demo.
Keamanan, Kepatuhan, dan Keandalan
Pengaturan telepon membawa rincian pelanggan, informasi pembayaran, dan percakapan pribadi, sehingga memerlukan perhatian yang sama seperti sistem perusahaan lainnya. Panggilan berbasis internet mempunyai risiko tersendiri, termasuk penipuan pulsa, penyadapan, dan pemalsuan ID penelepon.
Itu Panduan NIST tentang keamanan VoIP merupakan dokumen lama, namun masih memberikan daftar periksa berbasis ancaman yang berguna untuk mengetahui risiko dan pengendalian yang dapat menguranginya.
Sebelum Anda menandatangani, tanyakan kepada setiap penyedia tentang:
- Otentikasi panggilan: apakah panggilan keluar memiliki pengesahan STIR/SHAKEN sehingga kecil kemungkinannya untuk diberi label sebagai spam
- Persetujuan pencatatan: apakah Anda dapat mengonfigurasi permintaan persetujuan agar sesuai dengan aturan di negara bagian tempat Anda beroperasi
- Kontrol akses: siapa yang dapat mendengarkan rekaman, dan apakah pemutaran dicatat
- Data pembayaran: apakah detail kartu sensitif dapat dihapus dari rekaman
- Kegagalan: apa yang terjadi pada panggilan jika internet atau jaringan penyedia Anda bermasalah
- Mendukung: bagaimana Anda menjangkau seseorang dan jam berapa mereka meliput
Keandalan adalah tentang jaringan Anda sendiri dan juga penyedianya. Gunakan koneksi kabel untuk telepon meja jika Anda bisa, dan siapkan aturan penerusan seluler untuk keadaan darurat.
Kesimpulan
Pengaturan telepon akan membuat perusahaan Anda lebih mudah dijangkau dan dijalankan. Mulailah dari cara kerja tim Anda, pilih jenis yang sesuai, dan pilih fitur untuk panggilan yang Anda lakukan setiap hari, bukan daftar terpanjang di halaman harga.
Uji sebelum Anda berkomitmen. Uji coba singkat dengan panggilan nyata akan memberi tahu Anda lebih banyak tentang kualitas panggilan, upaya penyiapan, dan dukungan dibandingkan brosur apa pun. Saat Anda siap membandingkan opsi, uji coba gratis Ringflow adalah awal yang berisiko rendah.
Siap ketika Anda siap
Siap melihat pengaturan telepon yang berfungsi seperti yang dilakukan tim Anda?
Siapkan nomor, menu, dan ekstensi di satu tempat dan terima panggilan pertama Anda di hari yang sama.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Ini adalah pengaturan yang mengelola panggilan perusahaan Anda: menghubungkan nomor bisnis Anda ke tim Anda, mengarahkan penelepon ke orang yang tepat dan menangani pesan suara, menu, dan rekaman. Sistem modern berjalan melalui internet dan bekerja pada telepon meja, komputer, dan aplikasi seluler.
Saluran reguler menghubungkan satu telepon ke satu nomor. Pengaturan perusahaan memungkinkan banyak orang berbagi nomor, menggunakan ekstensi, mentransfer panggilan, menahan antrean, dan merekam percakapan, sehingga ini berfungsi untuk tim dan bukan untuk satu orang.
Tidak dengan pengaturan cloud. Anda dapat menggunakan komputer atau aplikasi seluler, atau menambahkan telepon meja IP jika tim Anda menginginkannya. Hanya sistem lokal tradisional yang memerlukan server dan kabel khusus.
Dalam kebanyakan kasus ya. Penyedia biasanya dapat mentransfer nomor Anda saat ini ke pengaturan baru. Tanyakan apakah porting gratis dan berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan biarkan layanan lama tetap berjalan hingga layanan baru aktif.
Hitung pengguna dan lokasi Anda, catat di mana orang bekerja dan buat daftar fitur yang Anda perlukan untuk panggilan harian. Kemudian uji dua atau tiga opsi dengan uji coba dan bandingkan panggilan tidak terjawab, kualitas panggilan, dan kemudahan penggunaan.
