Apa Itu Nomor Telepon Virtual? Cara Kerja dan Cara Memilih

Perkenalan

Nomor telepon virtual terlihat seperti nomor lainnya, namun bukan milik satu telepon, kartu SIM, atau kantor.

Itu ada di cloud dan berdering di mana pun Anda menyuruhnya, itulah sebabnya bisnis kecil, tim jarak jauh, dan pekerja lepas mengandalkannya.

Karena pelanggan mengharapkan jawaban cepat dari saluran lokal atau bebas pulsa, nomor yang terikat pada satu telepon mulai terasa seperti batas.

Panduan ini menjelaskan apa itu nomor telepon virtual, bagaimana panggilan menghubungi Anda, dan jenis apa yang patut dipertimbangkan. Ini juga mencakup manfaat, langkah-langkah penyiapan, dan pemeriksaan keandalan yang dilewati banyak pembeli hingga ada yang rusak.

Baik Anda menambahkan saluran kedua atau membangun sistem telepon lengkap, tujuannya tetap sama: nomor yang sesuai dengan cara tim Anda bekerja setiap hari.

Apa Itu Nomor Telepon Virtual?

Nomor telepon virtual adalah nomor yang menghubungkan penelepon dengan Anda melalui internet, bukan melalui saluran tembaga khusus atau satu SIM. Orang-orang memanggilnya seperti nomor biasa, dan mereka tidak dapat membedakannya.

Di balik layar, penyedia Anda menerima panggilan dan meneruskannya ke aplikasi, komputer, atau telepon meja yang Anda pilih.

Karena nomor tersebut terpisah dari satu perangkat, Anda dapat menyimpannya saat mengganti telepon, pindah kantor, atau mempekerjakan orang di kota lain. Banyak penyedia juga mendukung pesan teks, pesan suara, dan rekaman panggilan pada saluran yang sama.

Hal ini menjadikan nomor telepon virtual sebagai cara praktis untuk menjalankan identitas bisnis tanpa membeli perangkat keras tambahan, dan hanya memerlukan sedikit keterampilan teknis untuk mengelolanya sehari-hari.

• Tidak terikat pada kartu SIM, handset, atau satu lokasi kantor fisik
• Bekerja melalui internet, sehingga perangkat apa pun yang terhubung dapat menjawab panggilan tersebut
• Dapat menelepon aplikasi seluler, laptop, telepon meja, atau beberapa perangkat sekaligus
• Jaga kerahasiaan nomor pribadi Anda saat Anda menelepon atau mengirim SMS ke pelanggan
• Mendukung pesan suara, perutean panggilan, dan jam kerja dari dasbor web
• Seringkali menyertakan pesan teks bersama suara di nomor yang sama
• Tetap bersama Anda saat Anda berganti perangkat, kantor, atau anggota tim
• Tersedia dalam format lokal, bebas pulsa, dan internasional untuk berbagai kebutuhan

Bagaimana Nomor Virtual Merutekan Panggilan Anda

Setiap nomor telepon virtual berjalan pada VoIP, yang mengubah suara Anda menjadi paket data yang dikirim melalui internet. Saat pelanggan menelepon, operator mereka menyerahkan panggilan tersebut ke penyedia Anda, dan penyedia memutuskan ke mana panggilan selanjutnya.

Keputusan ini memakan waktu sepersekian detik, dan penelepon akan mendengar dering seperti pada saluran tradisional, tanpa ada tanda-tanda bahwa panggilan tersebut melintasi internet.

Anda mengontrol tujuan melalui dashboard. Aturan dapat mengirim panggilan ke aplikasi seluler di siang hari, antrean tim saat makan siang, dan pesan suara setelah jam kerja.

Kualitas panggilan tetap bergantung pada koneksi Anda, jadi jaringan yang andal sama pentingnya dengan penyedia yang Anda pilih. Menguji jaringan yang sebenarnya digunakan tim Anda menghindari kejutan yang tidak menyenangkan, terutama bagi staf yang bekerja dari rumah dengan koneksi bersama atau lebih lambat.

• Penelepon menghubungi nomor Anda, dan operatornya meneruskan panggilan tersebut ke penyedia Anda
• Penyedia Anda memeriksa aturan perutean seperti waktu, penelepon, atau nomor yang dihubungi
• Panggilan diubah menjadi data dan dikirimkan melalui internet ke perangkat Anda
• Grup dering dapat mengingatkan beberapa orang sekaligus, atau satu demi satu
• Panggilan tak terjawab dapat berpindah ke pesan suara, tim lain, atau nomor cadangan
• Aplikasi softphone memungkinkan laptop atau ponsel bertindak sebagai saluran kantor Anda
• Perubahan perutean berlaku dalam hitungan menit, tanpa adanya kabel baru atau kunjungan teknisi
• Koneksi internet yang stabil membuat audio tetap jernih dan panggilan tidak terputus

Jenis Nomor Telepon Virtual

Nomor virtual hadir dalam beberapa tipe utama, dan masing-masing mengirimkan sinyal berbeda ke penelepon. Nomor lokal memiliki kode area regional dan membangun keakraban, sedangkan nomor bebas pulsa dimulai dengan awalan seperti 800 atau 888 dan tidak dikenakan biaya apa pun kepada penelepon.

Pilihannya lebih mudah jika Anda membandingkan nomor bebas pulsa vs lokal terhadap pelanggan Anda sendiri, volume panggilan, dan anggaran bulanan.

Nomor cantik mengeja sebuah kata atau frasa, sehingga mudah diingat dalam iklan dan kendaraan. Nomor internasional memungkinkan orang di luar negeri menghubungi Anda dengan tarif lokal, dan beberapa penyedia juga menawarkan nomor yang dilengkapi teks.

Banyak bisnis menggabungkan beberapa jenis, menggunakan saluran bebas pulsa untuk dukungan dan nomor lokal untuk setiap tim penjualan regional, kemudian menambahkan nomor cantik untuk satu kampanye.

• Nomor lokal menggunakan kode area regional dan membangun kepercayaan pada kota tertentu
• Nomor bebas pulsa menggunakan awalan seperti 800 atau 888 dan penelepon tidak dikenakan biaya apa pun
• Nomor cantik mengeja kata atau frasa yang mudah diingat pelanggan
• Nomor internasional memberi pelanggan luar negeri cara lokal untuk menghubungi Anda
• Nomor berkemampuan teks mengirim dan menerima pesan serta panggilan suara
• Nomor departemen mengarahkan panggilan penjualan, dukungan, dan penagihan ke tim terpisah
• Nomor kampanye menunjukkan iklan, saluran, atau halaman mana yang menghasilkan setiap panggilan

Mengapa Bisnis Menggunakan Nomor Telepon Virtual

Alasan paling umum adalah perpisahan. Seorang pendiri yang membagikan nomor ponsel pribadinya akan segera menemukan panggilan kantor saat makan malam, jadi menambahkan a nomor telepon bisnis kedua memisahkan keduanya tanpa perangkat kedua.

Ide yang sama membantu para pekerja lepas, konsultan, dan pekerja jarak jauh yang menginginkan jalur profesional yang tetap bersifat pribadi, dapat dibungkam setelah jam kerja, dan dapat diserahkan kepada rekan kerja ketika mereka meninggalkan bisnis.

Bisnis juga mendapatkan jangkauan. Perusahaan yang berbasis di satu kota dapat menambahkan nomor lokal di kota lain sehingga pelanggan melihat kode area yang familiar, dan tim jarak jauh dapat menjawab dari mana saja.

Karena setiap nomor dapat memiliki log panggilannya sendiri, tim pemasaran dapat melihat kampanye mana yang mendorong panggilan dan mana yang tidak, sehingga membuat keputusan anggaran menjadi lebih mudah dan membantu Anda berhenti membayar untuk iklan yang tidak pernah berdering.

• Pisahkan panggilan kantor dari panggilan pribadi tanpa membawa telepon kedua
• Carilah lokal di pasar baru dengan menambahkan nomor dengan kode area yang sudah dikenal
• Biarkan staf jarak jauh dan hybrid menjawab dari lokasi mana pun di perangkat apa pun
• Lacak hasil kampanye dengan memberikan nomornya sendiri pada setiap iklan atau saluran
• Tingkatkan atau turunkan skala dengan menambah atau menghapus jalur, tanpa kabel baru
• Hindari biaya telepon meja, pemasangan, dan peralatan telepon di tempat
• Lindungi privasi staf, karena pelanggan tidak pernah melihat nomor ponsel pribadi
• Pertahankan identitas bisnis yang konsisten bahkan ketika orang atau kantor berganti

Menyiapkan Nomor Baru

Memulai biasanya membutuhkan waktu beberapa menit. Anda mencari nomor yang tersedia berdasarkan kode area atau awalan, memilih salah satu, dan mengonfirmasi detail bisnis dasar seperti nama dan alamat Anda. Beberapa nomor, terutama nomor bebas pulsa yang digunakan untuk mengirim SMS, memerlukan verifikasi sebelum pesan dapat dikirim.

Pilih jenis nomor terlebih dahulu dan penyedia kedua, sehingga Anda tidak dipaksa untuk menerima nomor apa pun yang tersedia pada hari itu.

Jika Anda sudah memiliki nomor bisnis, biasanya Anda dapat mentransfernya ke penyedia baru daripada memulai dari awal. Biarkan layanan lama tetap aktif hingga transfer selesai, karena waktunya bergantung pada operator yang terlibat.

Ringflow, misalnya, memungkinkan tim menambahkan nomor, menetapkan aturan perutean, dan menghubungkan aplikasi dari satu dasbor. Uji panggilan masuk dan keluar pada perangkat sebenarnya sebelum Anda memublikasikan nomornya di mana pun.

• Pilih jenis nomor yang sesuai dengan pelanggan Anda sebelum Anda membandingkan penyedia
• Cari berdasarkan kode area, awalan, atau kata kunci untuk menemukan nomor yang Anda suka
• Konfirmasikan detail bisnis lebih awal, karena beberapa nomor memerlukan verifikasi
• Putuskan apakah akan mentransfer nomor yang sudah ada atau memulai dengan nomor baru
• Tetap aktifkan layanan lama Anda hingga port dikonfirmasi selesai
• Tetapkan aturan perutean, salam pesan suara, dan jam kerja di dasbor
• Uji panggilan masuk dan keluar pada perangkat sebenarnya sebelum Anda memublikasikan nomornya

Keandalan dan Kepatuhan

Nomor hanya berguna jika panggilan masuk dengan jelas dan aman. Tanyakan kepada penyedia layanan tentang jaminan uptime secara tertulis, bagaimana panggilan dienkripsi, dan apa yang terjadi jika koneksi internet Anda terputus.

Itu Panduan keamanan VoIP NIST menjelaskan risiko umum seperti penyadapan dan penipuan tol, dan ini berfungsi sebagai daftar periksa awal ketika Anda membandingkan vendor, jadi ajukan pertanyaan tersebut ke setiap panggilan penjualan dan mintalah jawaban tertulis.

Kepatuhan juga penting. Di Amerika Serikat, penyedia layanan VoIP yang saling terhubung harus mendukung panggilan 911, jadi konfirmasikan cara Anda mendaftarkan lokasi untuk staf jarak jauh. Jika Anda berencana mengirim SMS bisnis dari nomor lokal, tanyakan apakah penyedia menangani pendaftaran 10DLC.

Melewatkan pemeriksaan ini dapat menyebabkan pesan diblokir atau panggilan darurat salah diarahkan, dan keduanya lebih mudah dicegah sebelum diluncurkan daripada diperbaiki.

• Mintalah komitmen uptime tertulis, bukan klaim di halaman harga
• Konfirmasikan bahwa panggilan dan pesan suara dienkripsi, dan tanyakan bagaimana akses dikontrol
• Periksa dukungan 911 dan cara staf jarak jauh mendaftarkan alamat mereka saat ini
• Tanyakan apakah pendaftaran 10DLC ditangani untuk Anda saat mengirim SMS dari nomor lokal
• Cari perlindungan panggilan spam seperti verifikasi penelepon STIR/SHAKEN
• Aktifkan izin masuk multi-faktor dan berbasis peran untuk setiap akun admin
• Uji kualitas panggilan di jaringan kantor dan rumah Anda yang sebenarnya sebelum Anda berkomitmen
• Tinjau log panggilan secara teratur untuk menemukan lalu lintas yang tidak biasa atau biaya tak terduga

Kesimpulan

Nomor telepon virtual memberikan fleksibilitas bisnis yang tidak dapat ditandingi oleh saluran tradisional. Ini berfungsi melalui internet, mengikuti tim Anda di seluruh perangkat dan lokasi, dan hadir dalam jenis yang sesuai dengan pelanggan dan sasaran yang berbeda.

Pekerjaan sebenarnya adalah memilih tipe yang tepat, mengaturnya dengan hati-hati, dan memeriksa keandalan dan kepatuhan sebelum pelanggan mulai menelepon. Langkah-langkah tersebut memakan waktu satu sore, bukan seperempat, dan membuahkan hasil selama bertahun-tahun.

Mulailah dari yang kecil. Pilih satu nomor yang memecahkan masalah yang jelas, seperti jalur kerja pribadi atau kehadiran lokal di kota baru, dan ukur kinerjanya.

Ringflow dapat membantu Anda menambahkan nomor, merutekan panggilan, dan melacak hasil seiring pertumbuhan tim Anda, sehingga pengaturan telepon Anda mengimbangi bisnis alih-alih menghambatnya. Tambahkan lebih banyak baris hanya jika data mendukungnya.

Belum siap untuk nomor lengkapnya? Kumpulan kami tentang aplikasi panggilan video gratis terbaik mencakup opsi konsumen gratis yang patut dicoba terlebih dahulu.

Pertanyaan yang Sering Diajukan