Apa itu Softphone? Cara Kerja Ponsel Perangkat Lunak (+ Panduan Pengaturan)

Perkenalan

Softphone adalah aplikasi yang mengubah laptop, tablet, atau ponsel cerdas menjadi telepon bisnis yang berfungsi. Anda melakukan dan menjawab panggilan di layar, bukan di handset meja, menggunakan koneksi internet dan nomor perusahaan Anda.

Karena tidak ada perangkat keras yang perlu dibeli atau dipasang, softphone sering kali merupakan cara tercepat untuk memberikan saluran yang tepat kepada karyawan baru, pekerja jarak jauh, atau seluruh tim.

Panduan dari Ringflow ini menjelaskan apa itu softphone, bagaimana panggilan melewatinya, dan bagaimana perbandingannya dengan telepon meja.

Anda juga akan mendapatkan daftar periksa pra-instal, langkah-langkah pengaturan, fitur-fitur yang layak dibayar, dan perubahan apa yang terjadi ketika seluruh tim membagikannya. Bacalah sebelum memilih aplikasi, sehingga Anda terhindar dari masalah yang baru ditemukan sebagian besar tim setelah peluncuran.

Apa Itu Softphone dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Softphone adalah perangkat lunak yang berfungsi seperti telepon meja. Ini memberi Anda papan nomor, daftar panggilan, pesan suara, dan kontak di layar, dan terhubung ke layanan panggilan melalui internet. Namanya memadukan perangkat lunak dan telepon.

Laptop, tablet, atau ponsel cerdas apa pun yang dilengkapi mikrofon dan speaker dapat menjalankannya, sehingga kebanyakan orang sudah memiliki semua yang mereka butuhkan.

Saat Anda melakukan panggilan, aplikasi mengubah suara Anda menjadi paket digital kecil dan mengirimkannya ke penyedia Anda melalui internet. Penyedia kemudian menghubungkan Anda dengan orang lain, baik mereka menggunakan ponsel, telepon rumah, atau aplikasi lain.

Kualitas panggilan sangat bergantung pada jaringan Anda dibandingkan perangkat lunaknya, jadi koneksi yang stabil lebih penting daripada antarmuka yang mewah.

• Dial: Anda mengetuk nomor atau kontak, dan aplikasi mengirimkan permintaan panggilan ke penyedia Anda.
• Digitalisasi: suara Anda dikompresi menjadi paket-paket kecil saat Anda berbicara, siap untuk dikirim melalui internet.
• Rute: server penyedia menghubungkan panggilan ke nomor yang tepat, baik di sebelah atau di luar negeri.
• Balasan: suara orang lain terdengar sama, biasanya dalam sepersekian detik.
• Identifikasi: panggilan tersebut menampilkan nomor bisnis Anda, bukan nomor ponsel pribadi, sehingga memisahkan kantor dan rumah.
• Sinkronisasi: riwayat panggilan, pesan suara, dan kontak mengikuti Anda antara laptop dan ponsel Anda.
• Standar: sebagian besar softphone menggunakan protokol SIP, yang memungkinkan satu aplikasi bekerja dengan banyak penyedia panggilan berbeda.

Softphone vs Telepon Meja dan Panggilan Seluler

Telepon meja dihubungkan ke soket dinding atau port jaringan dan tetap berada di satu meja. Ini sederhana dan familiar, namun setiap karyawan baru membutuhkan handset, kabel, dan sering kali kunjungan teknisi. Pindah kantor berarti memindahkan perangkat keras.

Softphone menghilangkan langkah-langkah tersebut, karena ponsel adalah aplikasi yang Anda instal di perangkat yang sudah dimiliki karyawan, sehingga menghemat waktu pada setiap perekrutan.

Panggilan seluler adalah pilihan yang berbeda lagi. Menelepon dari nomor ponsel pribadi memadukan pekerjaan dan kehidupan pribadi dan tidak meninggalkan catatan bersama untuk bisnis. Softphone menyimpan panggilan di saluran perusahaan, dengan catatan bersama yang dapat ditinjau oleh staf yang berwenang.

Jika Anda membandingkan sistem telepon lama dengan sistem cloud, kami Panduan PBX vs VoIP menjelaskan perbedaan keduanya dalam hal biaya, fleksibilitas, dan manajemen sehari-hari.

• Perangkat keras: softphone hanya memerlukan headset, sedangkan telepon meja memerlukan handset, kabel, dan port daya atau jaringan.
• Biaya: biaya kursi aplikasi biasanya lebih murah dari waktu ke waktu dibandingkan membeli, mengirim, dan memperbaiki ponsel fisik.
• Mobilitas: softphone berfungsi dari rumah, hotel, atau ruang kerja bersama, sementara telepon meja tetap terpasang.
• Pembaruan: fitur-fitur baru menjangkau setiap pengguna sekaligus, tanpa kunjungan teknisi atau pengunduhan firmware.
• Keamanan: sebagian besar softphone bisnis mengenkripsi panggilan saat transit dan memerlukan login yang aman, yang jarang ditawarkan oleh ponsel pribadi.
• Keandalan: telepon meja dapat bertahan dari kerusakan laptop, sedangkan telepon lunak bergantung pada perangkat dan internetnya.

Cara Mengatur Aplikasi Softphone Langkah demi Langkah

Periksa tiga hal sebelum Anda menginstal apa pun. Anda memerlukan koneksi yang stabil, dengan setidaknya 100 kbps gratis untuk setiap panggilan aktif. Anda memerlukan headset atau mikrofon yang menyaring kebisingan latar belakang. Dan Anda memerlukan izin untuk menginstal aplikasi di perangkat kerja Anda.

Melewatkan daftar periksa ini adalah alasan mengapa softphone sering disalahkan atas router yang lemah atau ruangan yang bising. Setiap pemeriksaan hanya membutuhkan waktu satu menit.

Uji jaringan Anda terlebih dahulu dengan menjalankan tes kecepatan di meja Anda dan sekali lagi di ruang bersama, karena kesenjangan yang besar memprediksi panggilan tidak merata. Jika audio masih terputus nanti, kami Panduan kualitas panggilan VoIP menelusuri penyebab yang biasa.

Setelah dasar-dasarnya baik-baik saja, kebanyakan orang menyelesaikan langkah-langkah di bawah ini dalam waktu kurang dari sepuluh menit, tanpa perlu mengirimkan atau mengirimkan apa pun.

• Unduh: instal aplikasi untuk perangkat Anda, baik itu Windows, Mac, iOS, atau Android.
• Masuk: gunakan login yang dikirimkan penyedia Anda setelah mendaftar, yang juga memuat nomor dan pengaturan Anda.
• Izinkan akses: ucapkan ya saat aplikasi meminta untuk menggunakan mikrofon Anda, atau panggilan akan tersambung tanpa suara.
• Tes: lakukan panggilan nyata ke rekan kerja dan konfirmasikan bahwa audio berfungsi dengan jelas di kedua arah.
• Sesuaikan: atur ID penelepon, salam pesan suara, dan jam kerja sebelum panggilan pelanggan pertama Anda.
• Aman: aktifkan login dua langkah jika penyedia Anda menawarkannya, sehingga laptop yang hilang tidak dapat mengekspos lini bisnis Anda.

Fitur Utama yang Harus Diperhatikan pada Softphone

Tidak semua softphone dibuat dengan cara yang sama, dan kesenjangan muncul dengan cepat ketika tim mengandalkannya setiap hari. Aplikasi gratis dapat melakukan panggilan, tetapi mungkin tidak memiliki perutean, nomor bersama, atau catatan apa pun tentang apa yang terjadi.

Nilailah suatu opsi berdasarkan seberapa baik opsi tersebut menangani momen-momen sibuk, bukan berdasarkan panjang daftar fiturnya atau harga paket masuknya.

Ringflow menyertakan setiap fitur di bawah ini dalam softphonenya sendiri dan menambahkan ringkasan panggilan AI, yang dilewati sebagian besar aplikasi mandiri. Hal ini penting pada hari-hari sibuk, ketika tidak ada seorang pun yang mempunyai waktu untuk memutar ulang rekaman untuk mengingat apa yang telah disepakati.

Penyedia mana pun yang Anda pilih, pastikan fitur yang Anda andalkan sudah termasuk dalam harga paket, bukan dijual sebagai tambahan. Ekstra dapat melipatgandakan biaya bulanan secara diam-diam, jadi mintalah uji coba sebelum Anda berkomitmen.

• Perutean panggilan: penjawab otomatis atau grup dering mengirimkan setiap panggilan masuk ke orang yang paling tepat untuk menjawab.
• Transkripsi pesan suara: pesan diterima sebagai teks, jadi tidak ada yang memutar ulang rekaman hanya untuk menyalin nomor.
• Integrasi CRM: panggilan masuk sendiri ke alat seperti HubSpot atau Zoho tanpa entri manual apa pun.
• Audio HD: suara pita lebar dengan penggantian bandwidth rendah membuat percakapan tetap jelas pada koneksi yang lemah.
• Status kehadiran: Anda dapat melihat siapa yang sedang menelepon sebelum Anda mencoba mentransfernya.
• Aplikasi seluler dan desktop: garis dan riwayat yang sama mengikuti setiap orang di setiap perangkat yang mereka gunakan.
• Rekaman panggilan: panggilan dapat disimpan untuk pelatihan, pemeriksaan kualitas, dan perselisihan, sesuai dengan undang-undang persetujuan setempat.

Softphone untuk Bisnis: Apa yang Berubah untuk Tim

Softphone pribadi menangani panggilan untuk satu orang di satu perangkat. Softphone bisnis harus melayani seluruh tim sekaligus, dan itu mengubah persyaratan.

Nomor yang dibagikan, perpindahan antar perwakilan, dan visibilitas manajer menjadi penting setelah beberapa orang berbagi saluran, dan audio harus tetap jelas baik lima atau lima puluh orang menelepon sekaligus. Pelaporan juga penting, karena manajer perlu melihat volume panggilan dan panggilan tidak terjawab.

Panggilan darurat perlu kehati-hatian ekstra, karena softphone bisa dijalankan dari mana saja, termasuk kamar hotel.

Itu Panduan FCC VoIP 911 mengatakan penyedia yang saling terhubung harus mengumpulkan alamat fisik Anda sebelum aktivasi, bahwa Anda harus memperbaruinya saat Anda pindah, dan layanan tersebut mungkin gagal saat listrik padam atau internet padam.

Simpan telepon cadangan untuk keadaan darurat, dan beri tahu staf jarak jauh untuk memperbarui alamat mereka setiap kali mereka pindah.

• Layanan Kesehatan: meja depan memerlukan transfer cepat ke penyedia yang tepat dan pengingat janji temu yang dapat diandalkan.
• Real estate: agen memerlukan panggilan balik yang cepat untuk mendapatkan prospek baru sebelum pesaing menghubungi mereka terlebih dahulu.
• Hukum: kantor memerlukan log panggilan bersih yang diikatkan ke setiap file klien untuk penagihan dan pencatatan.
• Audio terputus-putus: ini biasanya masalah bandwidth atau Wi-Fi, jadi beralihlah ke koneksi kabel.
• Audio satu arah: sering kali ini berarti firewall memblokir panggilan, bukan karena perangkat lunaknya rusak.
• Gema: dua perangkat dibiarkan terbuka pada panggilan yang sama menyebabkannya, jadi tutup aplikasi atau tab tambahan.
• Pelaporan: dasbor menunjukkan volume panggilan, waktu tunggu, dan panggilan tidak terjawab, sehingga manajer dapat mengatur jam sibuk dengan benar.

Kesimpulan

Softphone mengubah perangkat apa pun menjadi saluran telepon bisnis nyata. Yang dibutuhkan hanya sebuah aplikasi, koneksi stabil, dan headset yang layak, itulah sebabnya banyak tim beralih dari perangkat keras meja.

Anda sekarang tahu cara kerjanya, bagaimana perbandingannya dengan opsi lain, dan apa yang harus diperiksa sebelum Anda meluncurkannya. Kebanyakan tim terkejut dengan betapa cepatnya perubahan ini membuahkan hasil.

Mulailah dari yang kecil dengan menguji satu softphone pada satu panggilan nyata minggu ini. Periksa bandwidth Anda, konfirmasi alamat darurat Anda, dan undang satu kolega untuk mencobanya bersama Anda.

Ringflow menawarkan uji coba gratis, sehingga Anda dapat mendengar sendiri kualitas panggilan dan menguji perutean sebelum Anda melibatkan seluruh tim ke pengaturan telepon baru. Percobaan kecil selalu mengalahkan janji besar.

Jika Anda mengelola tim, rencanakan peluncuran dalam dua tahap. Mulailah dengan kelompok percontohan kecil, kumpulkan masukan mengenai audio dan perutean selama dua minggu, dan perbaiki kesenjangan jaringan yang Anda temukan.

Kemudian pindahkan semua orang secara berkelompok, gunakan telepon meja sebagai cadangan hingga pengaturan baru terbukti dapat diandalkan. Sebutkan satu orang untuk memiliki akun dan mengatasi pembaruan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan