導入
ビジネスフォン システムは、会社が発信または受信したすべての電話に応答し、ルーティングし、記録するセットアップです。それがうまくいくと、誰もそれに気づきません。
そうしないと、顧客はボイスメールにつながり、管理者の携帯電話番号が主回線になり、不在着信は販売機会の損失に変わります。
ほとんどのチームは、2 番目のオフィスへの移動、在宅勤務の採用、誰も修理できない固定電話など、何かが壊れたときに新しいセットアップについて考え始めます。
このガイドでは、これらのシステムの機能、主なタイプの違い、お金を払う価値のある機能、そして買いすぎずに選択する方法について説明します。
ビジネスフォンシステムとは何ですか？
会社の電話番号と、それに応答する担当者を結び付けます。適切なデスクを呼び出す、発信者をボイスメールに送信する、同僚間で通話を転送するなどの基本的な機能を処理します。
また、個人のモバイル プランではできないことも処理できます。複数の人に呼び出される代表番号、発信者を分類するメニュー、各チームメイトに直接連絡する内線番号などです。
古いセットアップでは、クローゼット内のハードウェアとすべての机へのワイヤーでこれを実現していました。最新のものはクラウドで実行されるため、通話はインターネット経由で行われ、プロバイダーが機器を稼働させ続けます。
スタッフは固定電話、ラップトップ、またはモバイル アプリでサインインし、1 つのビジネス番号をすべての端末で使用できます。
などのクラウドサービス Ringflow ビジネスフォン このモデルに従います。番号をポートまたは選択し、エディタで通話メニューを作成し、内線番号を割り当て、サポートされているデバイスにログインします。
一般的なセットアップは、いくつかの日常業務をカバーします。
- 1 つのビジネス番号: 誰が応答しても顧客は 1 つの番号をダイヤルします
- 接続されているデバイス: 固定電話、ラップトップ、モバイル アプリがすべて一緒に鳴ります
- チームコミュニケーション: 内線電話、転送、インターコムで同僚とのつながりを保つ
- 通話処理: メニュー、キュー、ボイスメールにより通話が切断されないようにします
- 記録: 通話ログと録音には、各通話で何が起こったかが表示されます
ビジネスフォンシステムの種類
これらのセットアップは 3 つのグループに分類されます。適切なグループは、規模、予算、および 1 つのオフィスから離れて働くチームの割合によって異なります。
| タイプ | どこで実行されるか | こんな方に最適 | 主なトレードオフ |
|---|---|---|---|
| オンプレミス | 建物内のハードウェア | 完全なローカル制御が必要なサイト | 初期費用が高く、アップグレードに時間がかかる |
| クラウドベース | アプリと固定電話を備えたプロバイダー クラウド | 成長を続けるハイブリッドまたは複数拠点のチーム | 通話品質はインターネット接続に依存します |
| ハイブリッド | 一部はサーバー上、一部はクラウド上 | チームは段階的にクラウドに移行 | しばらく管理する必要がある 2 つの環境 |
オンプレミスのセットアップでは、最も直接的な制御が可能で、インターネットの停止中も動作し続けますが、メンテナンスはお客様が所有しており、すべての変更はインストーラーを介して行われます。
クラウド セットアップでは電話をアプリとして扱うため、新入社員は電話をインストールしてサインインするだけで稼働できます。ハイブリッド セットアップでは、新しいユーザーまたは場所がクラウドで開始される間、既存のハードウェアが稼働し続けます。
最初のオプションと 2 番目のオプションを比較検討している場合、その内訳は次のようになります。 PBX と VoIP の比較 コスト、モビリティ、信頼性を並べて説明します。
ビジネスフォンシステムの特長
機能リストは長く、ほとんどのチームはほんの少数しか使用しません。まずは顧客の通話体験を変える機能から始めて、チームの成長に合わせて残りを追加していきます。
- 通話ルーティング: 設定したルールに基づいて各通話を個人、グループ、またはキューに送信するため、通話が 1 つのデスクに依存することはありません
- 自動応答: 電話をかけてきた人にメニューを提示して、最初に応答することなく販売、サポート、または請求を選択できるようにします。
- ボイスメール: 誰も出ないときにメッセージをキャプチャし、多くの場合、トランスクリプトが電子メールに送信されます
- 携帯電話通話: スタッフは複数のデバイスで 1 回のログインで電話アプリからビジネス番号を使用できるようになります
- CRM統合: 通話を顧客レコードに記録しますが、どの統合が含まれるかは購入したプランによって決まります
- 通話分析: 通話量、不在着信、混雑時間を表示するため、それに合わせてスタッフを配置できます
特定のチームにとって、いくつかの追加機能は一見の価値があります。検索による通話録音は、営業とサポートの会話レビューに役立ちます。コール フリップは、ライブ コールを切断せずに固定電話から携帯電話に転送します。
AI 受付係は時間外の電話に応答し、リードの詳細を把握できます。すべてのプランにすべての機能が含まれているわけではないため、価格を比較する前に、どのプランに必要な機能が含まれているかを確認してください。
ビジネスフォンシステムの選び方
最良の選択は、チームがトレーニング コースなしで使用するものです。これらの手順を順番に実行してください。
- 1ビジネスニーズを定義します。 現在および 1 年間のユーザーと場所を数えて、人々がどこで働いているかを記録します。チームの半数がモバイルの場合、1 つの建物に固定された固定電話よりも、アプリファーストのクラウド設定の方が適しています。
- 2特徴を仕事に合わせます。 部門ごとのルート、通話の録音、CRM へのリンクなど、システムが実行する必要があることを書き留め、残りは無視します。
- 3インターネットを確認してください。 クラウド通話は安定した接続に依存するため、切り替える前に最も混雑する時間帯に帯域幅をテストしてください。
- 4予算を設定します。 主要な月額料金だけでなく、最小座席数、分数または番号の追加料金、退会した場合の対応も確認してください。
- 5スケーラビリティを計画します。 新しいハードウェアや新しい契約を必要とせずにユーザーと場所を追加できることを確認します。
- 6番号を控えておいてください。 現在の番号を追加料金なしで移行できることを確認し、どれくらい時間がかかるかを尋ねます。
- 7トライアルを実行します。 少人数のグループを数週間システムに入れて、不在着信と通話品質を測定します。
Ringflow では、クレジット カード不要の 14 日間の無料トライアルを提供しています。これにより、少人数のチームがルーティング、アプリ、通話品質をテストする前にテストする時間が得られます。どのプロバイダーを評価する場合でも、デモに依存するのではなく、トライアルまたはパイロットを依頼してください。
セキュリティ、コンプライアンス、信頼性
電話の設定には顧客の詳細、支払い情報、プライベートな会話が含まれるため、他の企業システムと同様に注意する必要があります。インターネットベースの通話には、料金詐欺、盗聴、発信者 ID のなりすましなど、独自のリスクが伴います。
の VoIP セキュリティに関する NIST ガイダンス は古いドキュメントですが、リスクとそれを軽減するための制御に関する脅威ベースの有用なチェックリストを提供します。
署名する前に、各プロバイダーに次の点について問い合わせてください。
- 通話認証: 発信通話がスパムとして分類される可能性を低くするために、発信通話に STIR/SHAKEN 証明書が含まれるかどうか
- 録音の同意: 事業を展開している州のルールに一致するように同意プロンプトを構成できるかどうか
- アクセス制御: 誰が録音を聞くことができるか、および再生が記録されるかどうか
- 支払いデータ: カードの機密情報を記録から編集できるかどうか
- フェイルオーバー: インターネットまたはプロバイダー ネットワークに問題がある場合、通話はどうなりますか
- サポート： 相手との連絡方法と対応時間
信頼性はプロバイダーと同じくらい、ユーザー自身のネットワークにも関係します。可能な限り固定電話には有線接続を使用し、緊急時に備えてモバイル転送ルールを用意しておいてください。
結論
電話を設定すると、会社への連絡が容易になり、会社の運営も容易になります。価格設定ページにある最も長いリストではなく、チームの働き方から始めて、適切なタイプを選択し、毎日受ける通話に適した機能を選択してください。
コミットする前にテストしてください。実際の通話による短いトライアルでは、通話品質、セットアップの手間、サポートについて、どのパンフレットよりも詳しく知ることができます。オプションを比較する準備ができたら、Ringflow の無料トライアルから始めるのが低リスクです。
よくある質問
これは会社の通話を管理するセットアップです。会社の電話番号をチームに接続し、発信者を適切な担当者にルーティングし、ボイスメール、メニュー、録音を処理します。最新のシステムはインターネット上で動作し、固定電話、コンピューター、モバイル アプリで動作します。
通常の回線は、1 つの電話機を 1 つの番号に接続します。会社の設定では、多くの人が番号を共有したり、内線を使用したり、通話を転送したり、キューを保留したり、会話を録音したりできるため、1 人ではなくチームで機能します。
クラウド設定ではありません。コンピューターまたはモバイル アプリを使用することも、チームの希望に応じて IP 卓上電話を追加することもできます。従来のオンプレミス システムのみがサーバーと専用の配線を必要とします。
ほとんどの場合、そうです。通常、プロバイダーは現在の番号を新しい設定に移植できます。移植が無料かどうか、また移植にどれくらいの時間がかかるかを確認し、新しいサービスが稼働するまで古いサービスを実行し続けます。
ユーザーと場所を数え、人々がどこで働いているかを記録し、毎日の通話に必要な機能をリストします。次に、2 つまたは 3 つのオプションをトライアルでテストし、不在着信、通話品質、使いやすさを比較します。
