仮想電話番号とは何ですか?仕組みと選び方

導入

仮想電話番号は他の番号のように見えますが、単一の電話、SIM カード、またはオフィスに属しません。

これはクラウド内に存在し、どこに指示しても呼び出し音を鳴らします。そのため、中小企業、リモート チーム、フリーランサーはクラウドに依存しています。

顧客は市内回線またはフリーダイヤルでの迅速な応答を期待するため、1 つの固定電話に関連付けられた番号には限界があるように感じ始めます。

このガイドでは、仮想電話番号とは何なのか、電話がどのように届くのか、どのタイプが考慮に値するのかについて説明します。また、メリット、セットアップ手順、多くの購入者が何かが壊れるまでスキップする信頼性チェックについても説明します。

2 番目の回線を追加する場合でも、完全な電話システムを構築する場合でも、目標は同じです。それは、チームが毎日業務を遂行できるように数字を増やすことです。

仮想電話番号とは何ですか?

仮想電話番号は、専用の銅線や単一の SIM を介さずに、インターネット経由で発信者を接続する番号です。人々は通常の番号と同じようにダイヤルしますが、違いがわかりません。

バックグラウンドでプロバイダーが通話を受信し、選択したアプリ、コンピューター、または固定電話に転送します。

この番号は 1 つのデバイスから独立しているため、電話機を変更したり、オフィスを移転したり、他の都市で従業員を雇用したりする場合でも、その番号を保持できます。多くのプロバイダーは、同じ回線でテキスト メッセージ、ボイスメール、通話録音もサポートしています。

そのため、仮想電話番号は、追加のハードウェアを購入せずにビジネス ID を実行するための実用的な方法となり、日常の管理に技術的なスキルはほとんど必要ありません。

• SIM カード、ハンドセット、または 1 つの物理的なオフィスの場所に縛られない
• インターネット経由で動作するため、接続されているどのデバイスでも通話に応答できます
• モバイルアプリ、ラップトップ、固定電話、または複数のデバイスを同時に鳴らすことができます
• 顧客に電話したりテキストメッセージを送信したりするときに、個人番号を非公開に保ちます
• Web ダッシュボードからボイスメール、通話ルーティング、営業時間をサポート
• 多くの場合、同じ番号で音声とともにテキスト メッセージが含まれます
• デバイス、オフィス、チームメンバーを変更しても常に使用できます
• さまざまなニーズに合わせて国内、フリーダイヤル、国際形式で利用可能

仮想番号による通話のルーティング方法

すべての仮想電話番号は VoIP 上で実行され、音声がデータ パケットに変換され、インターネット上を移動します。顧客がダイヤルすると、通信事業者が通話をプロバイダーに渡し、プロバイダーが次の通話先を決定します。

この決定にはほんの数秒かかり、発信者には従来の回線と同じように呼び出し音が聞こえ、通話がインターネットを通過した兆候はありません。

ダッシュボードを通じて目的地を制御します。ルールにより、日中はモバイル アプリに通話を送信したり、昼食時にはチームのキューに送信したり、営業時間外にはボイスメールを送信したりできます。

通話の品質は依然として接続に依存するため、プロバイダーの選択と同じくらい信頼できるネットワークが重要です。チームが実際に使用しているネットワークでテストすると、特に共有接続または低速接続で在宅勤務しているスタッフにとって、不快な事態を避けることができます。

• 発信者があなたの番号をダイヤルすると、通信事業者が通話をプロバイダーに転送します。
• プロバイダーは、時刻、発信者、ダイヤルした番号などのルーティング ルールをチェックします。
• 通話はデータに変換され、インターネット経由でデバイスに配信されます
• 着信グループは複数の人に同時に、または次々に警告を発することができます
• 応答されなかった通話は、ボイスメール、別のチーム、またはバックアップ番号に転送できます
• ソフトフォン アプリを使用すると、ラップトップまたは携帯電話をオフィス回線として機能させることができます
• 配線の変更は数分で反映され、新たな配線や技術者の訪問は必要ありません。
• 安定したインターネット接続により、音声がクリアに保たれ、通話が途切れることがなくなります

仮想電話番号の種類

仮想番号にはいくつかの主なタイプがあり、それぞれが発信者に異なる信号を送信します。市内電話番号には地域の市外局番が付いているので親しみやすさが生まれますが、フリーダイヤル番号は 800 や 888 などのプレフィックスで始まり、発信者に費用はかかりません。

比較すると選びやすくなる フリーダイヤルと市内番号の比較 自社の顧客、通話量、月々の予算に対して。

バニティ ナンバーは単語やフレーズを綴るため、広告や車両で覚えやすくなります。国際番号を使用すると、海外にいる人も現地料金で連絡を取ることができ、一部のプロバイダーはテキスト対応の番号も提供しています。

多くの企業では、サポート用にフリーダイヤルを使用し、地域の営業チームごとに市内番号を使用し、単一のキャンペーン用にバニティ番号を追加して、複数のタイプを混合しています。

• 市内番号は地域の市外局番を使用し、特定の都市での信頼を構築します
• フリーダイヤル番号は 800 や 888 などのプレフィックスを使用するため、発信者には費用がかかりません
• バニティナンバーは顧客が覚えやすい単語やフレーズを綴ります
• 国際電話番号により、海外の顧客に現地で連絡を取る方法が提供されます
• テキスト対応の番号は音声通話だけでなくメッセージも送受信できます
• 部門別の番号により、販売、サポート、請求に関する電話を別のチームに転送します
• キャンペーン番号は、各コールを生成した広告、チャネル、またはページを示します

企業が仮想電話番号を使用する理由

最も一般的な理由は別居です。個人の携帯電話番号を共有している創設者は、すぐに夕食時に仕事の電話がかかってくることに気づき、 2番目の会社の電話番号 2 番目のデバイスを使用せずに 2 つを離れた状態に保ちます。

同じ考え方は、プライベートを保ち、営業時間外に沈黙させることができ、退社時に同僚に引き継げるプロフェッショナルな回線を望んでいるフリーランサー、コンサルタント、リモートワーカーにとっても役立ちます。

企業もリーチを拡大します。ある都市に拠点を置く企業は、他の都市に市内番号を追加できるため、顧客には使い慣れた市外局番が表示され、リモート チームはどこからでも応答できます。

すべての番号に独自の通話記録があるため、マーケティング チームは、どのキャンペーンが通話を促進し、どのキャンペーンが通話を促進しないのかを確認できるため、予算の決定がはるかに容易になり、鳴らない広告に料金を支払う必要がなくなります。

• 2 台目の電話機を持ち歩かなくても、仕事の電話と個人的な電話を分けることができます
• 馴染みのある市外局番の番号を追加することで、新しい市場で地元の人々を表現します
• リモートおよびハイブリッド スタッフが、どこからでも、どのデバイスからでも応答できるようにする
• 各広告またはチャネルに独自の番号を与えてキャンペーンの結果を追跡する
• 新たな配線を行わずに、ラインを追加または削除することでスケールアップまたはスケールダウンできます。
• 卓上電話、設置、オンサイトの電話設備にかかるコストを回避できます。
• 顧客が個人の携帯電話番号を見ることは決してないため、スタッフのプライバシーを保護します
• 人やオフィスが変わっても一貫したビジネスアイデンティティを維持

新しい番号を設定する

通常、開始には数分かかります。市外局番またはプレフィックスで利用可能な番号を検索し、番号を選択し、名前や住所などの基本的なビジネスの詳細を確認します。一部の番号、特にテキストメッセージに使用されるフリーダイヤルは、メッセージを送信する前に認証が必要です。

最初に番号の種類を選択し、次にプロバイダーを選択します。これにより、その日に利用可能な番号を強制的に受け入れる必要がなくなります。

すでにビジネス番号をお持ちの場合は、通常、最初からやり直すのではなく、それを新しいプロバイダーに移植できます。タイミングは関係する通信事業者によって異なるため、転送が完了するまで古いサービスをアクティブにしておきます。

たとえば、Ringflow を使用すると、チームは 1 つのダッシュボードから番号を追加し、ルーティング ルールを設定し、アプリを接続できます。番号を公開する前に、実際のデバイスで着信通話と発信通話をテストしてください。

• プロバイダーを比較する前に、顧客に合った番号の種類を選択してください
• 市外局番、プレフィックス、またはキーワードで検索して、希望の番号を見つけます
• 一部の番号は確認が必要なので、ビジネスの詳細を早めに確認してください
• 既存の番号を移植するか、新しい番号から始めるかを決定します
• ポートが完了したことが確認されるまで、古いサービスをアクティブにしておきます
• ダッシュボードでルーティング ルール、ボイスメール応答メッセージ、営業時間を設定します
• 番号を公開する前に、実際のデバイスで着信通話と発信通話をテストします。

信頼性とコンプライアンス

番号は、通話が明確かつ安全に着信する場合にのみ役に立ちます。稼働時間の保証、通話がどのように暗号化されるか、インターネット接続が切断された場合はどうなるかについて、プロバイダーに書面で問い合わせてください。

の NIST VoIP セキュリティ ガイド は、盗聴や料金詐欺などの一般的なリスクについて説明しており、ベンダーを比較する際の開始チェックリストとして機能します。したがって、すべての営業電話にこれらの質問を持ち込んで、書面による回答を求めてください。

コンプライアンスも重要です。米国では、相互接続された VoIP サービスのプロバイダーは 911 通話をサポートする必要があるため、リモート スタッフの場所を登録する方法を確認してください。市内電話番号からビジネス テキストを送信する予定がある場合は、プロバイダーが 10DLC 登録を処理しているかどうかを問い合わせてください。

これらのチェックをスキップすると、メッセージがブロックされたり、緊急通報が誤って送信されたりする可能性がありますが、どちらも修復するよりも起動前に防ぐ方が簡単です。

• 料金ページでの請求ではなく、書面による稼働時間の確約を求める
• 通話とボイスメールが暗号化されていることを確認し、アクセスがどのように制御されているかを尋ねます
• 911 サポートと遠隔地スタッフの現住所の登録方法を確認する
• 市内番号からテキストメッセージを送信するときに 10DLC 登録が処理されるかどうかを確認する
• STIR/SHAKEN 発信者認証などのスパム電話からの保護を検討する
• すべての管理者アカウントに対して多要素サインインとロールベースの権限を有効にする
• コミットする前に、実際のオフィスやホーム ネットワークで通話品質をテストしてください
• 通話記録を定期的に確認して、異常なトラフィックや予期しない料金を特定します。

結論

仮想電話番号により、従来の回線では実現できないビジネスの柔軟性が得られます。インターネット経由で動作し、デバイスや場所を超えてチームをフォローし、さまざまな顧客や目標に合わせたタイプが提供されます。

実際の作業は、適切なタイプを選択し、注意深く設定し、顧客が電話をかける前に信頼性とコンプライアンスをチェックすることです。これらのステップには 4 分の 1 時間ではなく午後 1 日かかりますが、その成果は何年にもわたって続きます。

小さなことから始めましょう。専用の勤務回線や新しい都市のローカルな存在など、明確な問題を解決する番号を 1 つ選択し、そのパフォーマンスを測定します。

Ringflow は、チームの成長に合わせて番号を追加したり、通話をルーティングしたり、結果を追跡したりするのに役立ちます。そのため、電話のセットアップはビジネスを遅らせるのではなく、ビジネスに合わせて行うことができます。データがサポートしている場合にのみ行を追加してください。

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