ソフトフォンとは何ですか?ソフトウェアフォンの仕組み (+ セットアップガイド)

導入

ソフトフォンは、ラップトップ、タブレット、またはスマートフォンをビジネスフォンとして機能させるアプリです。インターネット接続と会社の番号を使用して、卓上受話器の代わりに画面上で電話をかけたり応答したりできます。

ハードウェアを購入したり設置したりする必要がないため、多くの場合、新入社員、リモート ワーカー、またはチーム全体に適切な回線を提供するにはソフトフォンが最も早い方法です。

Ringflow によるこのガイドでは、ソフトフォンとは何か、ソフトフォンを介して通話がどのように伝わるのか、固定電話との比較について説明しています。

また、インストール前のチェックリスト、セットアップ手順、お金を払う価値のある機能、チーム全体で共有すると何が変わるのかについても説明します。アプリを選択する前に読んでください。これにより、ほとんどのチームがロールアウト後に初めて発見する問題を回避できます。

ソフトフォンとは何ですか?またどのように機能しますか?

ソフトフォンは、固定電話の役割を行うソフトウェアです。ダイヤルパッド、通話リスト、ボイスメール、連絡先を画面上に表示し、インターネット経由で通話サービスに接続します。ソフトウェアと電話を組み合わせた名前です。

マイクとスピーカーを備えたラップトップ、タブレット、スマートフォンであればどれでも実行できるため、ほとんどの人はすでに必要なものをすべて所有しています。

電話をかけると、アプリはあなたの音声を小さなデジタル パケットに変換し、インターネット経由でプロバイダーに送信します。その後、プロバイダーは、相手が携帯電話、固定電話、または別のアプリを使用しているかどうかに関係なく、あなたを相手に接続します。

通話品質はソフトウェアではなくネットワークに大きく依存するため、派手なインターフェイスよりも安定した接続が重要です。

• ダイヤル: 番号または連絡先をタップすると、アプリがプロバイダーに通話リクエストを送信します。
• デジタル化: 話すときに音声が小さなパケットに圧縮され、インターネット上で送信できるようになります。
• ルート: プロバイダーのサーバーは、隣地であろうと海外であろうと、通話を適切な番号に接続します。
• 返信: 相手の声も同様に、通常は数秒以内に返されます。
• 識別: 電話には個人の携帯電話ではなく会社の番号が表示されるため、職場と自宅を区別できます。
• 同期: 通話履歴、ボイスメール、連絡先がラップトップと携帯電話の間で追跡されます。
• 標準: ほとんどのソフトフォンは SIP プロトコルを使用しており、これにより 1 つのアプリがさまざまな通話プロバイダーと連携できます。

ソフトフォンと固定電話およびモバイル通話の比較

卓上電話は壁のジャックまたはネットワーク ポートに接続され、1 つの机上に設置されます。シンプルで馴染みのあるものですが、新入社員にはハンドセットとケーブルが必要で、多くの場合、技術者の訪問が必要です。オフィスの移転はハードウェアの移転を意味します。

ソフトフォンを使用すると、そのような手順が不要になります。電話は従業員がすでに所有しているデバイスにインストールするアプリであるため、雇用のたびに時間を節約できます。

携帯電話通話はまた別の選択肢になります。個人の携帯電話番号から電話をかけると、仕事とプライベートが混在し、ビジネス上の共有記録が残りません。ソフトフォンは代わりに会社の回線で通話を維持し、権限のあるスタッフが確認できる共有記録を使用します。

古い電話システムとクラウド システムを比較する場合は、 PBX 対 VoIP ガイド では、この 2 つがコスト、柔軟性、日常の管理に関してどのように異なるかを説明します。

• ハードウェア: ソフトフォンにはヘッドセットのみが必要ですが、固定電話には受話器、ケーブル配線、電源ポートまたはネットワーク ポートが必要です。
• コスト: アプリ シートは、通常、物理的な携帯電話の購入、配送、修理に比べて、時間の経過とともにコストが低くなります。
• モビリティ: ソフトフォンは自宅、ホテル、またはコワーキング スペースで使用できますが、固定電話は設置したままです。
• アップデート: 技術者の訪問やファームウェアのダウンロードを必要とせずに、新機能がすべてのユーザーに一度に提供されます。
• セキュリティ: ほとんどのビジネス ソフトフォンは転送中の通話を暗号化し、安全なログインを必要としますが、個人の携帯電話ではこれが提供されることはほとんどありません。
• 信頼性: 卓上電話はラップトップがクラッシュしても耐えられますが、ソフトフォンはデバイスとそのインターネットに依存します。

ソフトフォン アプリを段階的にセットアップする方法

何かをインストールする前に 3 つのことを確認してください。アクティブな通話ごとに少なくとも 100 kbps の空きがある、安定した接続が必要です。背景ノイズをフィルタリングするヘッドセットまたはマイクが必要です。また、仕事用デバイスにアプリをインストールするには許可が必要です。

このチェックリストをスキップすると、実際には弱いルーターや騒々しい部屋の原因がソフトフォンにあると非難されることがよくあります。各チェックにかかる時間はわずか 1 分です。

まず、自分のデスクで速度テストを実行し、共有スペースで再度速度テストを実行して、ネットワークをテストします。ギャップが大きいと通話が不均一になることが予想されるためです。それでも音声が途切れる場合は、 VoIP通話品質ガイド 通常の原因を説明します。

基本がうまくできれば、ほとんどの人は、何も発送したり配線したりすることなく、10 分以内に以下の手順を完了します。

• ダウンロード: Windows、Mac、iOS、Android のいずれであっても、デバイスにアプリをインストールします。
• サインイン: サインアップ後にプロバイダーから送信されたログイン情報を使用します。これにより、番号と設定も読み込まれます。
• アクセスを許可する: アプリがマイクの使用を要求したときに「はい」と言わないと、音声なしで通話が接続されます。
• テスト: 同僚に実際に電話をかけ、音声が双方向で明確に機能することを確認します。
• カスタマイズ: 最初の顧客からの電話の前に、発信者 ID、ボイスメール応答メッセージ、営業時間を設定します。
• 安全: プロバイダーが 2 段階サインインを提供している場合は、2 段階サインインをオンにします。これにより、ラップトップを紛失してもビジネス ラインが危険にさらされることがなくなります。

ソフトフォンに求められる主な機能

すべてのソフトフォンが同じように構築されているわけではなく、チームが毎日 1 つのソフトフォンに依存すると、すぐにギャップが現れます。無料のアプリでも電話をかけることはできますが、ルーティング、共有番号、何が起こったかの記録が欠けている場合があります。

オプションは、機能リストの長さやエントリープランの価格ではなく、忙しい瞬間にどれだけうまく対処できるかによって判断してください。

Ringflow には、独自のソフトフォンに以下のすべての機能が含まれており、ほとんどのスタンドアロン アプリではスキップされる AI 通話サマリーが追加されています。これは、合意内容を思い出すために録音を再生する時間が誰もない忙しい日には重要です。

どのプロバイダーを選択する場合でも、依存する機能が追加料金として販売されるのではなく、プランの価格に含まれていることを確認してください。追加料金を追加すると、月額料金が静かに 2 倍になる可能性があるため、契約する前にトライアルを依頼してください。

• 通話ルーティング: 自動応答または着信グループは、各着信通話を応答するのに最も適した人に送信します。
• ボイスメールの文字起こし: メッセージはテキストとして届くため、番号をコピーするためだけに録音を再生する人はいません。
• CRM 統合: 手動入力なしで、HubSpot や Zoho などのツールでログ自体を呼び出します。
• HD オーディオ: 低帯域幅フォールバックを備えた広帯域サウンドにより、弱い接続でも会話をクリアに保ちます。
• プレゼンス ステータス: 通話を転送する前に、誰がすでに通話中であるかを確認できます。
• モバイル アプリとデスクトップ アプリ: 各人が使用するすべてのデバイスにわたって、同じ回線と履歴が追跡されます。
• 通話録音: 地域の同意法に従って、通話はトレーニング、品質チェック、紛争のために保存できます。

ビジネス向けソフトフォン: チームにとって何が変わるのか

個人用ソフトフォンは、1 台のデバイスで 1 人の通話を処理します。ビジネス ソフトフォンはチーム全体に一度にサービスを提供する必要があるため、要件が変わります。

複数の人が回線を共有すると、番号の共有、担当者間の転送、マネージャーの可視性が不可欠になります。また、一度に 5 人が電話をかけても、50 人が電話をかけても、音声はクリアでなければなりません。管理者は通話量と不在着信を確認する必要があるため、レポートも重要です。

ソフトフォンはホテルの部屋を含むどこからでも実行できるため、緊急通話には特に注意が必要です。

の FCC VoIP 911 ガイド 相互接続プロバイダーはアクティベーション前に物理アドレスを収集する必要があり、引っ越しの際には更新する必要があり、停電またはインターネットの停止中にサービスが停止する可能性があると述べています。

緊急事態に備えて予備の電話を用意しておき、遠隔地のスタッフには移動するたびに住所を更新するように伝えてください。

• 医療: フロント デスクには、適切な医療提供者への迅速な転送と、信頼できる予約リマインダーが必要です。
• 不動産: エージェントは、競合他社が最初に連絡を取る前に、新しい見込み客に迅速にコールバックする必要があります。
• 法的: オフィスでは、請求と記録のために各クライアント ファイルに関連付けられたクリーンな通話ログが必要です。
• 音声が途切れる: これは通常、帯域幅または Wi-Fi の問題であるため、有線接続に切り替えてください。
• 一方向音声: これは多くの場合、ソフトウェアが壊れているのではなく、ファイアウォールが通話をブロックしていることを意味します。
• エコー: 同じ通話中に 2 台のデバイスを開いたままにするとエコーが発生するため、余分なアプリまたはタブを閉じます。
• レポート: ダッシュボードには通話量、待ち時間、不在着信が表示されるため、管理者は忙しい時間帯に適切に人員を配置できます。

結論

ソフトフォンは、あらゆるデバイスを実際のビジネス電話回線に変えます。必要なのはアプリ、安定した接続、適切なヘッドセットだけです。そのため、非常に多くのチームがデスク ハードウェアから移行しつつあります。

これで、あるオプションがどのように機能するか、他のオプションとどのように比較するか、展開する前に何を確認する必要があるかがわかりました。ほとんどのチームは、その変化がどれほど早く効果をもたらすかに驚いています。

今週、1 つの実際の通話で 1 つのソフトフォンをテストすることから始めてください。帯域幅を確認し、緊急時の住所を確認し、同僚を 1 人招待して一緒に試してもらいます。

Ringflow は無料トライアルを提供しているため、チーム全員が新しい電話設定に取り組む前に、通話品質を聞いてルーティングを自分でテストできます。小さな試練は常に大きな約束を打ち負かします。

チームを管理している場合は、展開を 2 段階で計画します。少人数のパイロット グループから始めて、2 週間にわたって音声とルーティングに関するフィードバックを収集し、見つかったネットワークのギャップを修正します。

次に、他の全員をバッチで移動し、新しいセットアップの信頼性が証明されるまで固定電話をフォールバックとして使用します。アカウントを所有する人を 1 人指名し、更新情報に対処します。

よくある質問