Software voor videoconferenties: functies, typen en keuze

Invoering

Met videoconferentiesoftware kunnen individuen met elkaar in contact komen en samenwerken via het delen van schermen. Veel teams gebruiken videoconferenties als hun belangrijkste methode voor verkoopgesprekken, interviews, training en wekelijkse updates. Het kiezen van de verkeerde software heeft invloed op elke vergadering.

De uitdaging is om te identificeren welke functies nodig zijn en wat gewoon leuk is om te hebben. In deze gids wordt gekeken naar wat platforms voor videoconferenties te bieden hebben, naar de belangrijkste functies die u kunt vergelijken en naar het kiezen van een stand-alone of geïntegreerde oplossing om te voorkomen dat u voor ongewenste functies moet betalen.

Wat is videoconferentiesoftware?

Met videoconferentiesoftware kunnen individuen (2+) communiceren via live audio en video via internet. Zij kunnen lid worden via een link, app of browser. De software zorgt voor het verbinden van de individuen, het tonen van hun avatars en de gedeelde inhoud.

Het biedt ook eenvoudige bedieningselementen om de vergadering te beheren, bijvoorbeeld dempen, schoppen.

Met de meeste moderne oplossingen kunt u uw vergaderingen opslaan, plannen via uw agenda en aantekeningen na de oproep toevoegen. Sommige zullen worden geïntegreerd met uw bredere communicatiesysteem.

Een voorbeeld zou zijn Ringflow videovergaderingen dat deel uitmaakt van hetzelfde cloudtelefoonplatform als uw zakelijke gesprekken. Uw vergaderingen en oproepen bevinden zich allemaal op hetzelfde platform.

Wanneer u videoconferenties gebruikt, volgen uw vergaderingen een eenvoudig proces. Je plant een afspraak in je agenda, het platform maakt een link aan en je stuurt deze naar je gasten. Ze klikken op de link en nemen deel via elk apparaat dat ze hebben.

De gastheer bepaalt wie kan praten en wat er wordt getoond. Een goed platform biedt u een opname, transcriptie en samenvatting van de bijeenkomst, zodat niet-betrokkenen snel kunnen bijpraten.

Teams willen doorgaans een specifieke oplossing implementeren om de volgende problemen op te lossen:

• Onsamenhangend: Meerdere apps gebruiken met verschillende koppelingen en regels.
• Frustratie van gasten: Klanten en kandidaten willen niet downloaden.
• Gebrek aan beslissingen: Niemand noteert besluiten en wie verantwoordelijk is.
• Slechte controles: Beheerders hebben geen controle over wie kan opnemen, delen en uitnodigen.
• Geen vervolg: Er worden geen aantekeningen of opnames toegevoegd aan de klant.

Kernfuncties voor videovergaderingen om te vergelijken

Er zijn veel functies waarmee u rekening moet houden, maar de meeste zullen bij alle leveranciers vergelijkbaar zijn. Dit zijn de functies die uw ervaring naadloos of frustrerend maken.

• Maximaal aantal deelnemers: Hoeveel mensen kunnen een vergadering bijwonen. Kun je je opsplitsen in break-out rooms?
• Browser-deelname: Kunnen gasten deelnemen via de browser.
• Scherm delen: Kunt u eenvoudig een venster of volledig scherm delen zonder vertraging?
• Opname: Kun je opslaan in de cloud? Hoe lang worden ze bewaard? Wie kan bekijken?
• Transcriptie en samenvatting: Live transcriptie, actie-items en een samenvattende e-mail die aan het einde wordt verzonden.
• Agenda-integratie: Met één klik neem je deel aan een vergadering via Google Agenda, Outlook of iCal.
• Telefoon inbellen: Kunnen gebruikers inbellen als ze slecht internet hebben?
• Multiplatform: Web-, desktop- en mobiele apps. Ze zullen allemaal op dezelfde manier werken.
• Tijdstip: Zijn er tijdslimieten?
• CRM- en toolintegratie: Kunt u notities toevoegen en uw bestaande systemen opvolgen?

Laat u niet verleiden door het aantal functies. Maak een shortlist van een paar platforms en organiseer een korte vergadering om te zien welke een gemakkelijke ervaring biedt voor degenen die het nog nooit hebben gebruikt.

Het is ook handig om te noteren wie de functies gaat gebruiken. Gastheren zullen zich zorgen maken over planning, bediening en opname. Gasten zullen het gemak van deelname en heldere audio belangrijk vinden. Beheerders zijn geïnteresseerd in beveiligingsinstellingen, rapportage en kosten.

Als u een oplossing kiest die voor iedereen werkt, zal deze sneller worden toegepast.

Audiokwaliteit wordt vaak over het hoofd gezien. Hoewel een enigszins wazig beeld kan worden vergeven, zal slechte audio frustratie veroorzaken. Probeer tijdens een proefperiode deel te nemen aan een vergadering via uw laptop, telefoon en vergaderruimte, om er zeker van te zijn dat het geluid duidelijk is.

Soorten oplossingen voor videoconferenties

Videoconferenties zijn er meestal in twee varianten. Een stand-alone app die alleen vergaderingen aanbiedt. Of een geïntegreerde oplossing die deel zal uitmaken van een breder platform dat bellen, berichten versturen en klantgegevens biedt.

Het hangt er echt van af hoeveel van uw workflow zich in één systeem bevindt.

Gratis abonnementen zijn handig voor informele gesprekken. De meeste zullen echter de lengte van oproepen, deelnemers en administratie beperken. De gids voor de beste gratis apps voor videogesprekken laat je zien wat je echt kunt.

Hoe u software voor videoconferenties kiest

Het kiezen van de juiste software begint met het kijken naar het soort vergaderingen dat u heeft.

1. 1Maak een lijst van de soorten vergaderingen die u heeft. Opgesplitst in interne updates, klantgesprekken, interviews en grote vergaderingen.
2. 2Hoe groot is uw grootste bijeenkomst? Hoeveel mensen ga je hosten? Heeft u break-out rooms nodig?
3. 3Hoe komen uw gasten erbij? Als er veel klanten en kandidaten meedoen, wordt de browseroptie belangrijker.
4. 4Zorg ervoor dat het integreert met uw tools. Controleer of het integreert met uw agenda, CRM en telefoonsysteem.
5. 5Kun je opnames en notities opslaan? Waar worden ze gered? Hoe lang worden ze bewaard? Worden er samenvattingen naar uw klant gestuurd?
6. 6Controleer op beperkingen. Is er een limiet aan hoe lang de vergaderingen mogen duren? Deelnemers? Opslag? Ontbreken er functies in lagere abonnementen?
7. 7Voer een proef uit. Laat een kleine groep het platform een ​​paar weken gebruiken. Vraag hen wat de vertraging veroorzaakte.

Ringflow biedt een gratis proefperiode van 14 dagen en alle abonnementen bieden HD-video. Dit betekent dat uw team het kan proberen te gebruiken voor vergaderingen met uw zakelijke oproepen. Zorg ervoor dat met welke leverancier u ook werkt, zij een proefversie aanbieden met uw vergaderingen.

Beveiliging, privacy en toegankelijkheid

Omdat uw vergaderingen vaak klantgegevens, prijzen en persoonlijke informatie bevatten, is het de moeite waard om dit rechtstreeks aan elke leverancier te vragen. Zijn uw gesprekken gecodeerd? Wie kan meedoen? Wie kan opnemen? Waar worden ze opgeslagen? Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat uw oplossing toegankelijk is.

Het toevoegen van ondertitels en transcripties zal doven of slechthorenden helpen. Iedereen in een luidruchtige omgeving zal hiervan profiteren. Het W3C legt uit hoe je het moet maken audio- en videomedia toegankelijk.

Stel de volgende vragen aan alle leveranciers:

• Zijn uw vergaderingen gecodeerd? Bestaat er end-to-end-encryptie?
• Kunnen hosts de vergadering vergrendelen? Goedkeuring nodig om lid te worden? Gasten schoppen?
• Wie kan opnemen? Weergave? Verwijderen?
• Waar worden uw opnamen en transcripties opgeslagen? Hoe lang worden ze bewaard?
• Zijn er ondertitels beschikbaar? Op het plan dat u gaat kopen?
• Wat is de uptime-garantie? Hoe werken kredieten?

Zorg ervoor dat u dit schriftelijk ontvangt. Laat u niet misleiden door te denken dat ze dat wel kunnen, want ze zullen zelfverzekerd zijn tijdens een verkoopgesprek. De beveiligingsinstellingen helpen niet, tenzij iemand in uw team de eigenaar ervan is.

Conclusie

Als u de juiste software voor videoconferenties kiest, wordt het gemakkelijk om deel te nemen aan vergaderingen en krijgt u een duidelijk overzicht van de beslissingen. Bedenk eerst welk soort vergaderingen u het vaakst heeft. Bepaal of u een stand-alone app of een geïntegreerde oplossing wilt.

Denk na over de functies en of deze zullen worden gebruikt.

Probeer het eens! Door een korte proefperiode uit te voeren, krijgt u inzicht in de audiokwaliteit, gastervaring en opvolging. Ringflow biedt een gratis proefperiode aan, zodat u zonder risico kunt zien hoe het werkt met uw bedrijfslijn.

Veelgestelde vragen