Introdução
O software de videoconferência permite que os indivíduos se conectem entre si e colaborem por meio do compartilhamento de tela. Muitas equipes usam a videoconferência como principal método para ligações de vendas, entrevistas, treinamento e atualizações semanais. Escolher o software errado afetará todas as reuniões.
O desafio é identificar quais recursos são necessários e quais são bons de se ter. Este guia analisará o que as plataformas de videoconferência oferecem, os principais recursos a serem comparados e a escolha de uma solução independente ou integrada para evitar pagar por recursos indesejados.
O que é software de videoconferência?
O software de videoconferência permite que indivíduos (2+) se comuniquem por meio de áudio e vídeo ao vivo pela Internet. Eles podem ingressar por meio de um link, aplicativo ou navegador. O software gerenciará a conexão dos indivíduos, mostrando seus avatares e o conteúdo compartilhado.
Ele também oferecerá controles simples para gerenciar a reunião, por exemplo, silenciar, chutar.
A maioria das soluções modernas permitirá que você salve suas reuniões, agende através de seu calendário e adicione notas pós-chamada. Alguns serão integrados ao seu sistema de comunicação mais amplo.
Um exemplo seria Videochamadas Ringflow que faz parte da mesma plataforma de telefone em nuvem que sua chamada comercial. Suas reuniões e chamadas ficarão todas na mesma plataforma.
Ao usar a videoconferência, suas reuniões seguirão um processo simples. Você agenda uma reunião na sua agenda, a plataforma vai criar um link, você envia para seus convidados. Eles clicarão no link e ingressarão usando qualquer dispositivo que possuam.
O anfitrião gerenciará quem pode falar e o que é mostrado. Uma boa plataforma fornecerá uma gravação, uma transcrição e um resumo da reunião para que aqueles que não estão envolvidos possam se atualizar rapidamente.
As equipes geralmente desejam implementar uma solução específica para superar os seguintes problemas:
- Desarticulado: Usando vários aplicativos com links e regras diferentes.
- Frustração dos convidados: Clientes e candidatos não querem fazer download.
- Falta de decisões: Ninguém está anotando as decisões e quem é o responsável.
- Controles ruins: Os administradores não podem controlar quem pode gravar, compartilhar e convidar.
- Sem acompanhamento: Nenhuma nota ou gravação é adicionada ao cliente.
Principais recursos de videoconferência para comparar
Haverá muitos recursos a serem considerados, mas a maioria será semelhante entre os fornecedores. Esses são os recursos que tornarão sua experiência perfeita ou frustrante.
- Máximo de participantes: Quantas pessoas podem participar de uma reunião. Você pode dividir em salas de descanso?
- Ingresso no navegador: Os convidados podem entrar através do navegador.
- Compartilhamento de tela: Você pode compartilhar facilmente uma janela ou tela inteira sem atrasos.
- Gravação: Você pode salvar na nuvem? Por quanto tempo eles serão salvos? Quem pode visualizar?
- Transcrição e Resumo: Transcrição ao vivo, itens de ação e um e-mail de resumo enviado no final.
- Integração de calendário: Um clique para participar de uma reunião via Google Calendar, Outlook ou iCal.
- Discagem por telefone: Os usuários podem discar se tiverem uma Internet ruim.
- Multiplataforma: Aplicativos para web, desktop e dispositivos móveis. Todos funcionarão da mesma maneira.
- Tempo: Existem limites de tempo?
- Integração de CRM e ferramentas: Você pode adicionar notas e acompanhar seus sistemas existentes.
Não se preocupe com o número de recursos. Selecione algumas plataformas e faça uma reunião rápida para ver qual oferece uma experiência fácil para quem nunca a usou.
Também é útil observar quem usará os recursos. Os hosts se preocuparão com agendamento, controles e gravação. Os convidados se preocuparão com a facilidade de adesão e com a clareza do áudio. Os administradores se preocuparão com configurações de segurança, relatórios e custos.
Escolher uma solução que funcione para todos significará que ela será adotada mais rapidamente.
A qualidade do áudio é frequentemente esquecida. Embora uma imagem ligeiramente borrada possa ser perdoada, um áudio ruim causará frustração. Tente participar de uma reunião em seu laptop, telefone e sala de conferência durante qualquer teste para garantir que o áudio esteja nítido.
Tipos de soluções de videoconferência
A videoconferência geralmente vem em duas variações. Um aplicativo independente que oferece apenas reuniões. Ou uma solução integrada que fará parte de uma plataforma mais ampla que oferece chamadas, mensagens e registros de clientes.
Realmente depende de quanto do seu fluxo de trabalho está em um sistema.
| Opção | Melhor para | Prós | Contras |
|---|---|---|---|
| Aplicativo independente | Só preciso de reuniões | Recursos simples. Muitos convidados saberão como usar. | Login, contato e cobrança diferenciados. |
| Integrado com telefone/UCaaS | Ligar para os clientes e depois reunir-se | Um login e lista de contatos. | Recursos menos específicos. |
| Plano Gratuito | Uso pessoal ou pequenas ligações informais | Sem custo | Limitações de tempo, participantes e administrador. |
Os planos gratuitos são úteis para ligações informais. No entanto, a maioria limitará a duração das chamadas, dos participantes e do administrador. O guia para o melhores aplicativos de videochamada gratuitos irá mostrar o que você realmente pode fazer.
Como escolher um software de videoconferência
A escolha do software certo começará observando o tipo de reunião que você realiza.
- 1Liste os tipos de reuniões que você tem. Divida em atualizações internas, ligações de clientes, entrevistas e grandes reuniões.
- 2Qual é o tamanho da sua maior reunião? Quantas pessoas você hospedará? Você precisa de salas de descanso?
- 3Como seus convidados participam? Se você tem muitos clientes e candidatos ingressando, a opção do navegador se torna mais importante.
- 4Certifique-se de que ele se integre às suas ferramentas. Verifique se ele se integra ao seu calendário, CRM e sistema telefônico.
- 5Você pode salvar gravações e notas? Onde eles são salvos? Por quanto tempo eles serão salvos? Os resumos são enviados ao seu cliente?
- 6Verifique se há limitações. Existe um limite de duração das reuniões? Participantes? Armazenar? Há recursos faltando nos planos inferiores?
- 7Faça um teste. Faça com que um pequeno grupo use a plataforma por algumas semanas. Pergunte a eles o que causou atrasos.
Ringflow oferece um teste gratuito de 14 dias e todos os planos oferecem vídeo HD. Isso significa que sua equipe pode tentar usá-lo para reuniões com sua empresa. Certifique-se de que qualquer fornecedor que você escolher oferecerá um teste usando suas reuniões.
Segurança, privacidade e acessibilidade
Como suas reuniões geralmente contêm dados de clientes, preços e informações pessoais, vale a pena perguntar diretamente a cada fornecedor. Suas chamadas são criptografadas? Quem pode aderir? Quem pode gravar? Onde eles estão armazenados? Também é importante garantir que sua solução seja acessível.
Adicionar legendas e transcrições ajudará aqueles que são surdos ou com deficiência auditiva. Qualquer pessoa em um ambiente barulhento será beneficiada. O W3C explica como fazer mídia de áudio e vídeo acessível.
Faça as seguintes perguntas a todos os fornecedores:
- Suas reuniões são criptografadas? Existe criptografia de ponta a ponta?
- Os organizadores podem bloquear a reunião? Requer aprovação para ingressar? Chutar convidados?
- Quem pode gravar? Visualizar? Excluir?
- Onde suas gravações e transcrições são armazenadas? Por quanto tempo eles ficarão armazenados?
- As legendas estão disponíveis? No plano que você vai comprar?
- Qual é a garantia de tempo de atividade? Como funcionarão os créditos?
Certifique-se de obter isso por escrito. Não se iluda pensando que sim, pois eles estarão confiantes durante uma ligação de vendas. As configurações de segurança não ajudarão a menos que alguém da sua equipe seja o proprietário delas.
Conclusão
A escolha do software de videoconferência certo facilitará a participação em reuniões e você terá um registro claro das decisões. Comece considerando que tipo de reuniões você realiza com mais frequência. Decida se deseja um aplicativo independente ou uma solução integrada.
Considere os recursos e se eles serão usados.
Experimente! A execução de um breve teste lhe dará uma visão sobre a qualidade do áudio, a experiência do hóspede e o acompanhamento. Ringflow oferece um teste gratuito para que você possa ver como funciona com sua linha de negócios sem riscos.
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Perguntas frequentes
É áudio e vídeo ao vivo entre duas ou mais pessoas pela internet. Você entra a partir de um link, aplicativo ou navegador, e o anfitrião gerencia quem pode falar e o que é mostrado.
Comece com o máximo de participantes, ingresso no navegador, compartilhamento de tela, gravação, transcrições, integração de calendário e limites de tempo. Em seguida, verifique quais deles estão faltando no plano que você deseja.
Sim. A maioria dos planos gratuitos limita a duração das chamadas, o número de participantes e os controles administrativos, portanto, são mais adequados para chamadas informais.
Muitas plataformas permitem que os convidados participem a partir de um navegador. Verifique se o plano que você está comprando inclui isso.
Depende do fornecedor. Pergunte sobre criptografia, quem pode ingressar e gravar e onde as gravações são armazenadas e obtenha as respostas por escrito antes de comprar.
