O que é um softphone? Como funcionam os telefones de software (+ Guia de configuração)

Introdução

Um softphone é um aplicativo que transforma um laptop, tablet ou smartphone em um telefone comercial funcional. Você faz e atende chamadas em uma tela em vez de em um aparelho de mesa, usando sua conexão com a Internet e o número da sua empresa.

Como não há hardware para comprar ou instalar, um softphone costuma ser a maneira mais rápida de fornecer uma linha adequada a um novo contratado, a um trabalhador remoto ou a uma equipe inteira.

Este guia do Ringflow explica o que é um softphone, como uma chamada passa por ele e como ele se compara a um telefone fixo.

Você também receberá uma lista de verificação de pré-instalação, etapas de configuração, os recursos pelos quais vale a pena pagar e o que muda quando uma equipe inteira compartilha um. Leia-o antes de escolher um aplicativo, para evitar os problemas que a maioria das equipes só descobre após o lançamento.

O que é um softphone e como funciona?

Um softphone é um software que faz o trabalho de um telefone de mesa. Ele fornece um teclado de discagem, uma lista de chamadas, correio de voz e contatos em uma tela, e se conecta a um serviço de chamadas pela Internet. O nome combina software e telefone.

Qualquer laptop, tablet ou smartphone com microfone e alto-falante pode operar um, então a maioria das pessoas já possui tudo o que precisa.

Quando você faz uma chamada, o aplicativo transforma sua voz em pequenos pacotes digitais e os envia para seu provedor pela internet. O provedor então conecta você à outra pessoa, quer ela use um celular, um telefone fixo ou outro aplicativo.

A qualidade da chamada depende principalmente da sua rede e não do software, portanto, uma conexão estável é mais importante do que uma interface sofisticada.

• Discar: você toca em um número ou contato e o aplicativo envia uma solicitação de chamada ao seu provedor.
• Digitalize: sua voz é comprimida em pequenos pacotes enquanto você fala, pronta para viajar pela Internet.
• Rota: os servidores do provedor conectam a chamada ao número certo, seja ele na porta ao lado ou no exterior.
• Resposta: a voz da outra pessoa volta da mesma forma, geralmente em uma fração de segundo.
• Identificar: a chamada mostra o seu número comercial em vez do seu celular pessoal, o que mantém o trabalho e a casa separados.
• Sincronização: histórico de chamadas, correio de voz e contatos acompanham você entre seu laptop e seu telefone.
• Padrões: a maioria dos softphones usa o protocolo SIP, que permite que um aplicativo funcione com vários provedores de chamadas diferentes.

Softphone vs telefone fixo e chamadas móveis

Um telefone de mesa é conectado a uma tomada de parede ou porta de rede e permanece em uma mesa. É simples e familiar, mas todo novo contratado precisa de um aparelho, um cabo e, muitas vezes, da visita de um técnico. Mudar de escritório significa mudar de hardware.

Um softphone elimina essas etapas, porque o telefone é um aplicativo que você instala em um dispositivo que o funcionário já possui, o que economiza tempo em cada contratação.

As chamadas móveis são novamente uma escolha diferente. Ligar de um número de celular pessoal mistura trabalho e vida privada e não deixa nenhum registro compartilhado para a empresa. Em vez disso, um softphone mantém as chamadas na linha da empresa, com um registro compartilhado que a equipe autorizada pode revisar.

Se você estiver comparando sistemas telefônicos mais antigos com os de nuvem, nosso Guia PBX vs VoIP explica como os dois diferem em custo, flexibilidade e gerenciamento diário.

• Hardware: um softphone precisa apenas de um fone de ouvido, enquanto um telefone de mesa precisa de um fone, cabeamento e uma porta de alimentação ou de rede.
• Custo: uma licença de aplicativo geralmente custa menos ao longo do tempo do que comprar, enviar e consertar telefones físicos.
• Mobilidade: um softphone funciona em casa, em um hotel ou em um espaço de coworking, enquanto um telefone de mesa permanece no local.
• Atualizações: novos recursos chegam a todos os usuários de uma só vez, sem visita técnica ou download de firmware.
• Segurança: a maioria dos softphones empresariais criptografam chamadas em trânsito e exigem um login seguro, o que um celular pessoal raramente oferece.
• Confiabilidade: um telefone de mesa pode sobreviver a uma falha de laptop, enquanto um softphone depende do dispositivo e de sua internet.

Como configurar um aplicativo de softphone passo a passo

Verifique três coisas antes de instalar qualquer coisa. Você precisa de uma conexão estável, com pelo menos 100 kbps livres para cada chamada ativa. Você precisa de um fone de ouvido ou microfone que filtre o ruído de fundo. E você precisa de permissão para instalar aplicativos no seu dispositivo de trabalho.

Ignorar esta lista de verificação é o motivo pelo qual um softphone costuma ser responsabilizado pelo que é realmente um roteador fraco ou uma sala barulhenta. Cada verificação leva apenas um minuto.

Teste sua rede primeiro executando um teste de velocidade em sua mesa e novamente em um espaço compartilhado, pois uma grande lacuna prevê chamadas irregulares. Se o áudio ainda for cortado mais tarde, nosso Guia de qualidade de chamadas VoIP percorre as causas habituais.

Uma vez que o básico está bom, a maioria das pessoas conclui as etapas abaixo em menos de dez minutos, sem nada para enviar ou transferir.

• Download: instale o aplicativo no seu dispositivo, seja Windows, Mac, iOS ou Android.
• Login: use o login enviado pelo seu provedor após a inscrição, que também carrega seu número e configurações.
• Permitir acesso: diga sim quando o aplicativo solicitar o uso do microfone ou as chamadas serão conectadas sem som.
• Teste: faça uma ligação real para um colega e confirme se o áudio funciona claramente nas duas direções.
• Personalizar: defina seu identificador de chamadas, saudação de correio de voz e horário comercial antes da primeira ligação do cliente.
• Seguro: ative o login em duas etapas se o seu provedor oferecer isso, para que um laptop perdido não possa expor sua linha de negócios.

Principais recursos a serem procurados em um softphone

Nem todos os softphones são construídos da mesma forma, e as lacunas aparecem rapidamente quando uma equipe depende de um todos os dias. Um aplicativo gratuito pode fazer uma chamada, mas pode não ter roteamento, números compartilhados ou qualquer registro do que aconteceu.

Julgue uma opção pela forma como ela lida com os momentos de maior movimento, e não pela extensão de sua lista de recursos ou pelo preço de seu plano de entrada.

Ringflow inclui todos os recursos abaixo em seu próprio softphone e adiciona resumos de chamadas de IA, que a maioria dos aplicativos independentes ignora. Isso importa em dias agitados, quando ninguém tem tempo de reproduzir uma gravação para lembrar o que foi combinado.

Seja qual for o provedor que você escolher, certifique-se de que os recursos em que você confia estejam incluídos no preço do plano e não sejam vendidos como extras. Os extras podem dobrar silenciosamente o custo mensal, então peça uma avaliação antes de se comprometer.

• Roteamento de chamadas: um atendente automático ou grupo de toque envia cada chamada recebida para a pessoa em melhor posição para atender.
• Transcrição do correio de voz: as mensagens chegam como texto, então ninguém reproduz uma gravação apenas para copiar um número.
• Integração de CRM: as chamadas são registradas em ferramentas como HubSpot ou Zoho sem qualquer entrada manual.
• Áudio HD: o som de banda larga com reserva de largura de banda baixa mantém as conversas claras em uma conexão fraca.
• Status de presença: você pode ver quem já está em uma chamada antes de tentar transferi-la.
• Aplicativos móveis e de desktop: a mesma linha e história acompanham cada pessoa em todos os dispositivos que usam.
• Gravação de chamadas: as chamadas podem ser salvas para treinamento, verificações de qualidade e disputas, sujeitas às leis de consentimento locais.

Softphone para empresas: o que muda para as equipes

Um softphone pessoal atende chamadas para uma pessoa em um dispositivo. Um softphone empresarial deve atender uma equipe inteira ao mesmo tempo, e isso muda os requisitos.

Números compartilhados, transferências entre representantes e visibilidade do gerente tornam-se essenciais quando várias pessoas compartilham uma linha, e o áudio deve permanecer claro, independentemente de cinco ou cinquenta pessoas ligarem ao mesmo tempo. Os relatórios também são importantes, porque os gerentes precisam ver o volume de chamadas e as chamadas perdidas.

As chamadas de emergência requerem cuidados extras, porque um softphone pode ser executado em qualquer lugar, inclusive em um quarto de hotel.

O Guia FCC VoIP 911 diz que os provedores interconectados devem coletar seu endereço físico antes da ativação, que você deve atualizá-lo quando se mudar e que o serviço pode falhar durante uma queda de energia ou internet.

Mantenha um telefone reserva para emergências e peça à equipe remota para atualizar seu endereço sempre que se mudarem.

• Assistência médica: as recepções precisam de transferências rápidas para o fornecedor certo e lembretes confiáveis ​​de compromissos.
• Imobiliário: os agentes precisam de retornos rápidos para novos leads antes que um concorrente os alcance primeiro.
• Legal: os escritórios precisam de um registro de chamadas limpo vinculado a cada arquivo de cliente para faturamento e registros.
• Áudio instável: geralmente é um problema de largura de banda ou Wi-Fi, então mude para uma conexão com fio.
• Áudio unidirecional: isso geralmente significa que um firewall está bloqueando a chamada, e não que o software esteja quebrado.
• Eco: dois dispositivos deixados abertos na mesma chamada causam isso, então feche o aplicativo ou guia extra.
• Relatórios: os painéis mostram o volume de chamadas, os tempos de espera e as chamadas perdidas, para que os gerentes possam definir adequadamente as horas de maior movimento.

Conclusão

Um softphone transforma qualquer dispositivo em uma verdadeira linha telefônica comercial. Ele precisa apenas de um aplicativo, uma conexão estável e um fone de ouvido decente, e é por isso que tantas equipes estão abandonando o hardware de mesa.

Agora você sabe como funciona, como se compara a outras opções e o que verificar antes de implementá-lo. A maioria das equipes fica surpresa com a rapidez com que a mudança compensa.

Comece aos poucos testando um softphone em uma única chamada real esta semana. Verifique sua largura de banda, confirme seu endereço de emergência e convide um colega para experimentar com você.

Ringflow oferece um teste gratuito, para que você possa ouvir a qualidade da chamada e testar o roteamento antes de comprometer toda a sua equipe com uma nova configuração de telefone. Pequenas provações sempre superam grandes promessas.

Se você gerencia uma equipe, planeje a implementação em duas etapas. Comece com um pequeno grupo piloto, colete feedback sobre áudio e roteamento por duas semanas e corrija quaisquer lacunas de rede que encontrar.

Em seguida, mova todos os outros em lotes, mantendo os telefones fixos como alternativa até que a nova configuração se mostre confiável. Nomeie uma pessoa para possuir contas e atualizações de endereço.

Perguntas frequentes