O que é um número de telefone virtual e como funciona?

Introdução

Um número de telefone virtual é um número baseado em nuvem que não está vinculado a nenhum telefone, cartão SIM ou local de escritório. Isso é mais importante a cada ano, já que mais equipes trabalham agora remotamente, entre cidades ou entre fronteiras, e um número conectado a um telefone fixo não consegue acompanhar isso. Este guia aborda como um número de telefone virtual realmente funciona, os tipos disponíveis e como escolher o número certo para sua equipe. Ao final, você saberá exatamente qual tipo se adapta ao seu negócio, além dos detalhes de configuração que a maioria dos guias ignora.

• Um número de telefone virtual encaminha chamadas pela Internet em vez de uma linha física, por isso funciona em qualquer dispositivo conectado.
• Os tipos mais comuns são números locais, gratuitos, personalizados e internacionais, cada um adequado para um objetivo de negócios diferente.
• A configuração geralmente leva minutos, não semanas, e não requer novo hardware ou visita de um técnico.
• Vale a pena verificar detalhes de conformidade, como registro de número e precisão de localização de emergência, antes de se comprometer com um provedor.

O que é um número de telefone virtual?

Um número de telefone virtual é, em sua essência, um número de telefone que existe na nuvem, em vez de estar conectado a uma linha física ou a um único dispositivo. Você pode receber chamadas e mensagens de texto de qualquer aplicativo, telefone fixo ou smartphone com conexão à Internet. Ao contrário de um número de telefone fixo tradicional, ele não está vinculado a um local, a um cartão SIM ou a um aparelho físico. É isso que o torna útil para equipes remotas, empresas com vários locais e qualquer pessoa que queira manter um número pessoal privado, seja um fundador atendendo chamadas de suporte de um telefone ou uma equipe de vendas de dez pessoas espalhadas por três cidades.

Como os números virtuais encaminham suas chamadas

Cada número de telefone virtual funciona em VoIP, a mesma tecnologia por trás da maioria dos sistemas telefônicos comerciais modernos. Quando alguém disca seu número, a chamada viaja pela Internet como dados, em vez de por uma linha telefônica de cobre. Os servidores em nuvem do seu provedor encaminham essa chamada para onde você desejar: um aplicativo móvel, um softphone de desktop, um telefone fixo VoIP ou vários dispositivos tocando ao mesmo tempo. Você pode alterar esse destino a qualquer momento em um painel, sem trocar cartões SIM ou esperar um técnico. Para uma visão mais aprofundada de como a tecnologia subjacente lida com chamadas de ponta a ponta, consulte isto Serviço de telefone VoIP discriminação.

Tipos de números virtuais que você pode escolher

Nem todo número de telefone virtual tem a mesma finalidade. Escolher o tipo certo é tão importante quanto escolher um provedor, pois cada um resolve um problema diferente para um tipo diferente de chamador.

• Números locais: corresponder a um código de área específico, útil para construir confiança com clientes naquela região
• Números gratuitos: gratuito para quem liga, comum para suporte ao cliente e linhas de vendas
• Números personalizados: soletrar uma palavra ou frase, fácil de lembrar para marketing e anúncios
• Números internacionais: permitem que você receba chamadas de outro país sem pagar tarifas internacionais

A maioria das empresas acaba usando mais de um tipo em diferentes campanhas ou departamentos. Uma linha de suporte pode funcionar em um número gratuito, enquanto uma equipe de vendas usa números locais para aumentar as taxas de atendimento em cada região para a qual vende, e uma equipe de marketing pode adicionar um número personalizado apenas para uma única campanha publicitária para ver quantas chamadas ele realmente gera.

Números virtuais versus linhas telefônicas tradicionais

Uma linha telefônica tradicional se conecta a uma tomada física em um prédio específico, vinculada a uma operadora e a um local enquanto o contrato for válido. Um número de telefone virtual ignora tudo isso: ele fica em um servidor, não em uma rede, por isso acompanha sua empresa em vez de ficar em um escritório antigo quando você se muda ou adiciona um segundo local. As linhas tradicionais também cobram mais por equipamentos, instalação e chamadas de longa distância, enquanto um número na nuvem normalmente funciona em um plano mensal fixo, sem hardware para instalar. A desvantagem é real: um número virtual depende de uma conexão estável com a Internet, enquanto um telefone fixo continua funcionando durante uma queda de energia, desde que não seja sem fio.

Por que as empresas escolhem um número virtual para empresas

A escolha de um número virtual para empresas oferece aos proprietários uma maneira de separar chamadas pessoais e de trabalho sem carregar dois telefones. Equipes remotas e híbridas podem atender chamadas de um laptop ou aplicativo de telefone, não importa onde estejam trabalhando naquele dia, usando sempre o mesmo número de telefone virtual. Uma empresa com clientes em vários estados pode distribuir números locais em cada área, de modo que as chamadas pareçam locais mesmo quando toda a equipe está reunida em um escritório. As equipes de marketing também contam com essa configuração para rastrear qual campanha ou anúncio gerou uma chamada, já que cada número pode direcionar para seu próprio registro de chamadas e seu próprio relatório, facilitando a visualização de qual canal realmente vale a pena gastar.

Como escolher o número virtual certo para o seu negócio

Escolher um número é fácil. Escolher o tipo certo de como sua equipe realmente funciona exige um pouco mais de reflexão.

Por estrutura e localização da equipe

Uma equipe totalmente remota se beneficia mais com números que tocam em aplicativos móveis por padrão, já que ninguém fica sentado em frente a um telefone fixo. Uma empresa com várias filiais físicas geralmente mistura números locais por filial com uma linha gratuita compartilhada para consultas gerais.

Por alcance do cliente

Se a maioria dos clientes liga de uma área metropolitana, um número local cria familiaridade mais rapidamente do que uma linha gratuita, uma vez que um código de área reconhecível responde a uma pequena questão de confiança antes mesmo de a chamada ser completada. As empresas que vendem a nível nacional ou internacional geralmente recorrem a números gratuitos ou internacionais, uma vez que os códigos de área deixam de ter importância nessa escala e a consistência entre as regiões é mais importante.

Por Orçamento e Planos de Crescimento

Um único número custa pouco para adicionar, mas o rastreamento de campanha e as linhas de departamento dedicadas aumentam rapidamente se você não for seletivo sobre quais deles realmente precisa. O Ringflow agrupa o gerenciamento de números com roteamento e relatórios de chamadas, portanto, adicionar uma linha não significa adicionar uma conta de um fornecedor separado. Comece com o que você precisa neste trimestre e adicione mais conforme campanhas ou locais específicos provarem que precisam de sua própria linha.

Configurando um novo número: o que esperar

Obter um número de telefone virtual geralmente leva alguns minutos online, e não os dias que uma instalação de linha tradicional pode levar. A maioria dos provedores permite que você pesquise os números disponíveis por código de área, prefixo gratuito ou palavra-chave e, em seguida, ative aquele que você escolher imediatamente. Espere confirmar alguns detalhes comerciais básicos durante a inscrição, como o nome e endereço legal da sua empresa, uma vez que os números gratuitos, em particular, exigem registro antes de poderem enviar mensagens de texto. Se você já possui um número comercial, transferi-lo para um novo sistema normalmente leva de uma a duas semanas, uma vez que a operadora antiga e a nova precisam confirmar a transferência, portanto, mantenha a linha antiga ativa até que ela seja concluída e teste as chamadas de entrada e de saída antes de desativá-la para sempre.

Depois que estiver ativo, as regras de roteamento, as saudações do correio de voz e o horário comercial geralmente estarão a apenas alguns cliques de distância em um painel da web, e não em uma chamada de serviço. UM sistema telefônico comercial construído em torno desse tipo de flexibilidade evita muitas dores de cabeça de configuração no futuro. O Ringflow coloca o roteamento em nível de campanha sobre números como esses, de modo que uma chamada para qualquer linha chega automaticamente à equipe certa, sem necessidade de encaminhamento manual.

Confiabilidade e conformidade para verificar antes de adquirir um

Nem todo provedor lida com chamadas de emergência da mesma maneira. Confirme se seu provedor oferece suporte para roteamento de localização E911 preciso, especialmente se sua equipe trabalha em endereços residenciais que mudam com frequência. As operadoras dos EUA sinalizam cada vez mais o tráfego de mensagens de texto comerciais não registrados como spam, então pergunte se o seu provedor cuida do registro 10DLC para você ou o deixa em seu controle. UM Entrada da Wikipédia sobre números virtuais observa que, como esses números não estão vinculados a um dispositivo físico, os provedores devem manter sistemas separados para rastrear a localização em tempo real do chamador para serviços de emergência. O tempo de atividade e a qualidade da chamada dependem da sua conexão com a Internet, portanto, peça uma garantia de tempo de atividade por escrito, em vez de uma reclamação em uma página de preços, e teste a qualidade da chamada em seu escritório ou rede doméstica antes de se comprometer.

Conclusão

Um número de telefone virtual se resume à flexibilidade. Ele ignora a fiação, o hardware e os limites de mesa única de uma linha tradicional. Local, gratuito, personalizado ou internacional, cada tipo resolve um problema de negócios diferente. Saiba o que é um número de telefone virtual e qual tipo é adequado antes de se inscrever para obter um.

Seu próximo passo é simples. Combine o tipo de número com a forma como sua equipe realmente funciona e cresce este ano. O sistema telefônico em nuvem do Ringflow roteia chamadas de qualquer número para a pessoa certa, independentemente do dispositivo em que ela esteja. Escolha um número virtual para negócios adequado hoje e ajuste-o conforme sua equipe muda.

Perguntas frequentes