Introducción
Un sistema telefónico empresarial es la configuración que responde, enruta y registra cada llamada que realiza o recibe su empresa. Cuando funciona, nadie lo nota.
Cuando no es así, los clientes acceden al correo de voz, el número de móvil del administrador se convierte en la línea principal y una llamada perdida se convierte en una venta perdida.
La mayoría de los equipos empiezan a pensar en una nueva configuración cuando algo falla: un traslado a una segunda oficina, un empleado que trabaja desde casa o un teléfono de escritorio que nadie puede arreglar.
Esta guía explica qué hacen estos sistemas, en qué se diferencian los tipos principales, qué funciones vale la pena pagar y cómo elegir sin comprar de más.
¿Qué es un sistema telefónico empresarial?
Conecta los números de teléfono de su empresa con las personas que los contestan. Maneja lo básico, como llamar al escritorio correcto, enviar a las personas que llaman al correo de voz y transferir una llamada entre colegas.
También maneja lo que un plan móvil personal no puede: un número principal que llama a varias personas, menús que clasifican a las personas que llaman y extensiones que llegan directamente a cada compañero de equipo.
Las configuraciones más antiguas hacían esto con hardware en un armario y un cable en cada escritorio. Los modernos funcionan en la nube, por lo que las llamadas viajan a través de Internet y el proveedor mantiene el equipo en funcionamiento.
El personal inicia sesión en un teléfono de escritorio, una computadora portátil o una aplicación móvil, y un número comercial funciona en todos ellos.
Un servicio en la nube como Ringflow Teléfono empresarial sigue este modelo: usted transfiere o elige un número, crea menús de llamadas en un editor, asigna extensiones e inicia sesión en cualquier dispositivo compatible.
Una configuración típica cubre varios trabajos cotidianos:
- Un número comercial: los clientes marcan un número sin importar quién responda
- Dispositivos conectados: Teléfonos de escritorio, portátiles y aplicaciones móviles suenan juntos
- Comunicación del equipo: las extensiones, las transferencias y el intercomunicador mantienen a los colegas conectados
- Manejo de llamadas: Los menús, las colas y el correo de voz garantizan que no se corte ninguna llamada.
- Archivos: Los registros de llamadas y las grabaciones muestran lo que sucedió en cada llamada.
Tipos de sistemas telefónicos comerciales
Estas configuraciones se dividen en tres grupos. El grupo adecuado depende de su tamaño, su presupuesto y la cantidad de miembros de su equipo que trabajan fuera de una sola oficina.
| Tipo | donde corre | Lo mejor para | Principal compensación |
|---|---|---|---|
| Local | Hardware en su edificio | Sitios que necesitan control local total | Alto costo inicial y actualizaciones más lentas |
| Basado en la nube | Proveedor de nube, con apps y teléfonos de escritorio | Equipos en crecimiento, híbridos o con múltiples ubicaciones | La calidad de la llamada depende de su conexión a Internet |
| Híbrido | Parte en tus servidores, parte en la nube | Equipos migrando a la nube por etapas | Dos entornos para gestionar por un tiempo |
Una configuración local le brinda el control más directo y sigue funcionando durante una interrupción de Internet, pero usted es dueño del mantenimiento y cada cambio pasa por un instalador.
Una configuración en la nube trata el teléfono como una aplicación, por lo que un nuevo empleado puede estar activo instalándolo e iniciando sesión. Una configuración híbrida mantiene el hardware existente en funcionamiento mientras los nuevos usuarios o ubicaciones comienzan en la nube.
Si está sopesando la primera y la segunda opción, el desglose en PBX frente a VoIP analiza costes, movilidad y fiabilidad.
Funciones del sistema telefónico empresarial que se ganan su lugar
Las listas de funciones son largas y la mayoría de los equipos utilizan solo unas pocas. Comience con las funciones que cambian la forma en que los clientes experimentan sus llamadas y luego agregue el resto a medida que el equipo crece.
- Enrutamiento de llamadas: envía cada llamada a una persona, un grupo o una cola según las reglas que usted establezca, por lo que ninguna llamada depende de un escritorio
- Asistente automático: recibe a las personas que llaman con un menú para que puedan elegir ventas, soporte o facturación sin que una persona responda primero
- Correo de voz: captura mensajes cuando nadie contesta, a menudo con una transcripción enviada al correo electrónico
- Llamadas móviles: permite al personal usar el número comercial desde una aplicación de teléfono, con un inicio de sesión en todos los dispositivos
- Integración de CRM: registra las llamadas en el registro del cliente, aunque el plan que usted compra decide qué integraciones se incluyen
- Análisis de llamadas: muestra el volumen de llamadas, las llamadas perdidas y las horas punta para que pueda contar con personal que coincida
Vale la pena echarle un vistazo a algunos extras para equipos específicos. La grabación de llamadas con búsqueda ayuda a ventas y soporte a revisar las conversaciones. Call Flip mueve una llamada en vivo desde un teléfono de escritorio a un móvil sin perderla.
Una recepcionista con IA puede responder llamadas fuera del horario de atención y capturar los detalles de los clientes potenciales. No todos los planes incluyen todas las funciones, así que verifique qué nivel incluye las que necesita antes de comparar precios.
Cómo elegir un sistema telefónico empresarial
La mejor opción es la que utilizará su equipo sin un curso de formación. Siga estos pasos en orden.
- 1Definir las necesidades del negocio. Cuente sus usuarios y ubicaciones hoy y dentro de un año, y observe dónde trabaja la gente. Si la mitad del equipo es móvil, una configuración de nube basada en aplicaciones se adapta mejor que los teléfonos de escritorio conectados a un edificio.
- 2Haga coincidir las características con los trabajos. Anota lo que debe hacer el sistema, como ruta por departamento, grabar llamadas o vincular a tu CRM, e ignora el resto.
- 3Revisa tu internet. Las llamadas en la nube dependen de una conexión estable, así que prueba tu ancho de banda durante tu hora de mayor actividad antes de cambiar.
- 4Establece un presupuesto. Mire los mínimos de asientos, las tarifas adicionales por minutos o números y lo que sucede si se va, no solo el precio mensual principal.
- 5Planifique la escalabilidad. Confirme que puede agregar usuarios y ubicaciones sin hardware nuevo ni un contrato nuevo.
- 6Conserva tu número. Confirma que tu número actual se puede transferir sin cargo adicional y pregunta cuánto tiempo lleva.
- 7Realiza una prueba. Coloque un grupo pequeño en el sistema durante un par de semanas y mida las llamadas perdidas y la calidad de las llamadas.
Ringflow ofrece una prueba gratuita de 14 días sin necesidad de tarjeta de crédito, lo que le da a un equipo pequeño tiempo para probar el enrutamiento, las aplicaciones y la calidad de las llamadas antes de comprometerse. Cualquiera que sea el proveedor que evalúe, solicite una prueba o un piloto en lugar de depender de una demostración.
Seguridad, cumplimiento y confiabilidad
La configuración de un teléfono incluye datos del cliente, información de pago y conversaciones privadas, por lo que merece el mismo cuidado que cualquier otro sistema de la empresa. Las llamadas por Internet conllevan sus propios riesgos, incluido el fraude telefónico, las escuchas ilegales y la identificación de llamadas falsificada.
El Guía del NIST sobre seguridad de VoIP Es un documento más antiguo, pero aún ofrece una útil lista de verificación basada en amenazas para los riesgos y los controles que los reducen.
Antes de firmar, pregunte a cada proveedor sobre:
- Autenticación de llamada: si las llamadas salientes llevan la certificación STIR/SHAKEN para que sea menos probable que sean etiquetadas como spam
- Consentimiento de grabación: si puede configurar solicitudes de consentimiento para que coincidan con las reglas en los estados donde opera
- Control de acceso: quién puede escuchar las grabaciones y si la reproducción está registrada
- Datos de pago: si los detalles confidenciales de la tarjeta se pueden eliminar de las grabaciones
- Conmutación por error: ¿Qué pasa con las llamadas si tu Internet o la red del proveedor tienen un problema?
- Apoyo: cómo llegar a una persona y qué horas cubren
La confiabilidad depende tanto de su propia red como del proveedor. Utilice una conexión por cable para teléfonos de escritorio siempre que pueda y tenga lista una regla de desvío móvil para emergencias.
Conclusión
Una configuración de teléfono debería hacer que su empresa sea más fácil de alcanzar y de administrar. Comience por cómo trabaja su equipo, elija el tipo que mejor se adapte y elija funciones para las llamadas que atiende todos los días, no la lista más larga en una página de precios.
Pruebe antes de comprometerse. Una breve prueba con llamadas reales le brindará más información sobre la calidad de las llamadas, el esfuerzo de configuración y el soporte que cualquier folleto. Cuando esté listo para comparar opciones, una prueba gratuita de Ringflow es un lugar de bajo riesgo para comenzar.
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Preguntas frecuentes
Es la configuración que administra las llamadas de su empresa: conecta los números de su empresa con los de su equipo, dirige a las personas que llaman a la persona adecuada y maneja el correo de voz, los menús y la grabación. Los sistemas modernos funcionan a través de Internet y funcionan en teléfonos de escritorio, computadoras y aplicaciones móviles.
Una línea normal conecta un teléfono con un número. La configuración de una empresa permite que muchas personas compartan números, usen extensiones, transfieran llamadas, mantengan colas y graben conversaciones, por lo que funciona para un equipo y no para una sola persona.
No con una configuración en la nube. Puede utilizar una computadora o una aplicación móvil, o agregar teléfonos IP de escritorio si su equipo los prefiere. Sólo los sistemas locales tradicionales requieren un servidor y cableado dedicado.
En la mayoría de los casos sí. Los proveedores generalmente pueden transferir su número actual a la nueva configuración. Pregunte si la transferencia es gratuita y cuánto tiempo lleva, y mantenga el servicio antiguo en funcionamiento hasta que esté activo el nuevo.
Cuente sus usuarios y ubicaciones, observe dónde trabajan las personas y enumere las funciones que necesita para las llamadas diarias. Luego pruebe dos o tres opciones con una prueba y compare las llamadas perdidas, la calidad de las llamadas y la facilidad de uso.
