¿Qué es un softphone? Cómo funcionan los teléfonos con software (+ guía de configuración)

Introducción

Un softphone es una aplicación que convierte una computadora portátil, una tableta o un teléfono inteligente en un teléfono comercial funcional. Realiza y responde llamadas en una pantalla en lugar de en un teléfono de escritorio, utilizando su conexión a Internet y el número de su empresa.

Debido a que no es necesario comprar ni instalar hardware, un softphone suele ser la forma más rápida de brindarle a un nuevo empleado, a un trabajador remoto o a todo un equipo una línea adecuada.

Esta guía de Ringflow explica qué es un softphone, cómo pasa una llamada a través de él y cómo se compara con un teléfono de escritorio.

También obtendrá una lista de verificación previa a la instalación, pasos de configuración, las funciones por las que vale la pena pagar y qué cambia cuando todo un equipo comparte una. Léelo antes de elegir una aplicación, para evitar los problemas que la mayoría de los equipos solo descubren después del lanzamiento.

¿Qué es un Softphone y cómo funciona?

Un softphone es un software que hace el trabajo de un teléfono de escritorio. Le brinda un teclado de marcado, una lista de llamadas, correo de voz y contactos en una pantalla, y se conecta a un servicio de llamadas a través de Internet. El nombre combina software y teléfono.

Cualquier computadora portátil, tableta o teléfono inteligente con micrófono y altavoz puede ejecutar uno, por lo que la mayoría de las personas ya tienen todo lo que necesitan.

Cuando realiza una llamada, la aplicación convierte su voz en pequeños paquetes digitales y los envía a su proveedor a través de Internet. Luego, el proveedor lo conecta con la otra persona, ya sea que use un teléfono móvil, fijo u otra aplicación.

La calidad de las llamadas depende principalmente de su red más que del software, por lo que una conexión estable es más importante que una interfaz elegante.

• Marcar: tocas un número o un contacto y la aplicación envía una solicitud de llamada a tu proveedor.
• Digitalice: su voz se comprime en pequeños paquetes mientras habla, listos para viajar por Internet.
• Ruta: los servidores del proveedor conectan la llamada al número correcto, ya sea de al lado o del extranjero.
• Respuesta: la voz de la otra persona vuelve de la misma manera, normalmente en una fracción de segundo.
• Identificar: la llamada muestra el número de tu empresa en lugar de tu móvil personal, lo que mantiene separados el trabajo y el hogar.
• Sincronización: el historial de llamadas, el correo de voz y los contactos te siguen entre tu computadora portátil y tu teléfono.
• Estándares: la mayoría de los softphones utilizan el protocolo SIP, que permite que una aplicación funcione con muchos proveedores de llamadas diferentes.

Softphone versus teléfono de escritorio y llamadas móviles

Un teléfono de escritorio se conecta a un conector de pared o a un puerto de red y permanece en un escritorio. Es simple y familiar, pero cada nuevo empleado necesita un teléfono, un cable y, a menudo, la visita de un técnico. Mover oficinas significa mover hardware.

Un softphone elimina esos pasos, porque el teléfono es una aplicación que se instala en un dispositivo que el empleado ya tiene, lo que ahorra tiempo en cada contratación.

Las llamadas móviles vuelven a ser una opción diferente. Llamar desde un número de móvil personal mezcla trabajo y vida privada y no deja ningún registro compartido para la empresa. En cambio, un softphone mantiene las llamadas en la línea de la empresa, con un registro compartido que el personal autorizado puede revisar.

Si compara sistemas telefónicos más antiguos con los de la nube, nuestro Guía PBX vs VoIP explica en qué se diferencian los dos en cuanto a costo, flexibilidad y gestión diaria.

• Hardware: un softphone solo necesita unos auriculares, mientras que un teléfono de escritorio necesita un auricular, cableado y un puerto de red o de alimentación.
• Costo: un puesto de aplicación generalmente cuesta menos con el tiempo que comprar, enviar y reparar teléfonos físicos.
• Movilidad: un softphone funciona desde casa, un hotel o un espacio de coworking, mientras que un teléfono de escritorio permanece fijo.
• Actualizaciones: las nuevas funciones llegan a todos los usuarios a la vez, sin necesidad de visita de un técnico ni descarga de firmware.
• Seguridad: la mayoría de los softphones empresariales cifran las llamadas en tránsito y requieren un inicio de sesión seguro, algo que rara vez ofrece un móvil personal.
• Fiabilidad: un teléfono de escritorio puede sobrevivir a un fallo de un portátil, mientras que un softphone depende del dispositivo y de su conexión a Internet.

Cómo configurar una aplicación de Softphone paso a paso

Verifique tres cosas antes de instalar cualquier cosa. Necesitas una conexión estable, con al menos 100 kbps libres por cada llamada activa. Necesitas unos auriculares o un micrófono que filtre el ruido de fondo. Y necesita permiso para instalar aplicaciones en su dispositivo de trabajo.

Saltarse esta lista de verificación es la razón por la que a menudo se culpa a un softphone por lo que en realidad es un enrutador débil o una habitación ruidosa. Cada verificación toma solo un minuto.

Pruebe su red primero ejecutando una prueba de velocidad en su escritorio y nuevamente en un espacio compartido, porque una gran brecha predice llamadas desiguales. Si el audio aún se corta más tarde, nuestro Guía de calidad de llamadas VoIP recorre las causas habituales.

Una vez que los conceptos básicos están bien, la mayoría de las personas terminan los pasos siguientes en menos de diez minutos, sin nada que enviar ni cablear.

• Descargar: instala la aplicación para tu dispositivo, ya sea Windows, Mac, iOS o Android.
• Iniciar sesión: use el inicio de sesión que su proveedor envió después de registrarse, que también carga su número y configuración.
• Permitir acceso: diga sí cuando la aplicación le solicite usar su micrófono o las llamadas se conectarán sin sonido.
• Prueba: realice una llamada real a un colega y confirme que el audio funciona claramente en ambas direcciones.
• Personalizar: configure su identificador de llamadas, saludo de correo de voz y horario comercial antes de la primera llamada de su cliente.
• Seguro: active el inicio de sesión en dos pasos si su proveedor lo ofrece, para que una computadora portátil perdida no pueda exponer su línea comercial.

Funciones clave a buscar en un Softphone

No todos los softphones están construidos de la misma manera y las brechas aparecen rápidamente una vez que un equipo depende de uno todos los días. Una aplicación gratuita puede realizar una llamada, pero puede carecer de enrutamiento, números compartidos o cualquier registro de lo sucedido.

Juzgue una opción por qué tan bien maneja los momentos ocupados, no por la extensión de su lista de funciones o el precio de su plan básico.

Ringflow incluye todas las funciones siguientes en su propio softphone y agrega resúmenes de llamadas de IA, que la mayoría de las aplicaciones independientes omiten. Eso es importante en los días ocupados, cuando nadie tiene tiempo de reproducir una grabación para recordar lo acordado.

Cualquiera que sea el proveedor que elija, asegúrese de que las funciones en las que confía estén incluidas en el precio del plan y no se vendan como extras. Los extras pueden duplicar silenciosamente el costo mensual, así que solicite una prueba antes de comprometerse.

• Enrutamiento de llamadas: un operador automático o un grupo de timbre envía cada llamada entrante a la persona mejor ubicada para responder.
• Transcripción de correo de voz: los mensajes llegan como texto, por lo que nadie reproduce una grabación solo para copiar un número.
• Integración de CRM: las llamadas se registran solas en herramientas como HubSpot o Zoho sin ninguna entrada manual.
• Audio HD: el sonido de banda ancha con un respaldo de ancho de banda bajo mantiene las conversaciones claras en una conexión débil.
• Estado de presencia: puede ver quién ya está en una llamada antes de intentar transferir una.
• Aplicaciones móviles y de escritorio: la misma línea y el mismo historial siguen a cada persona en todos los dispositivos que utiliza.
• Grabación de llamadas: las llamadas se pueden guardar para capacitación, controles de calidad y disputas, sujeto a las leyes de consentimiento locales.

Softphone para empresas: qué cambios para los equipos

Un softphone personal maneja llamadas de una persona en un dispositivo. Un softphone empresarial debe atender a todo un equipo a la vez y eso cambia los requisitos.

Los números compartidos, las transferencias entre representantes y la visibilidad del gerente se vuelven esenciales una vez que varias personas comparten una línea, y el audio debe permanecer claro ya sea que llamen cinco personas a la vez o cincuenta. Los informes también son importantes, porque los gerentes necesitan ver los volúmenes de llamadas y las llamadas perdidas.

Las llamadas de emergencia necesitan especial atención, porque un softphone puede funcionar desde cualquier lugar, incluida una habitación de hotel.

El Guía FCC VoIP 911 dice que los proveedores interconectados deben recopilar su dirección física antes de la activación, que debe actualizarla cuando se mude y que el servicio puede fallar durante un corte de energía o de Internet.

Mantenga un teléfono de respaldo para emergencias y dígale al personal remoto que actualice su dirección cada vez que se mude.

• Atención médica: las recepciones necesitan transferencias rápidas al proveedor adecuado y recordatorios de citas confiables.
• Bienes raíces: los agentes necesitan llamadas rápidas a nuevos clientes potenciales antes de que un competidor los contacte primero.
• Legal: las oficinas necesitan un registro de llamadas limpio vinculado al archivo de cada cliente para facturación y registros.
• Audio entrecortado: esto suele ser un problema de ancho de banda o Wi-Fi, así que cambie a una conexión por cable.
• Audio unidireccional: esto a menudo significa que un firewall está bloqueando la llamada, no que el software esté dañado.
• Eco: dos dispositivos que quedan abiertos en la misma llamada lo causan, así que cierra la aplicación o pestaña adicional.
• Informes: los paneles muestran el volumen de llamadas, los tiempos de espera y las llamadas perdidas, para que los gerentes puedan atender adecuadamente las horas punta.

Conclusión

Un softphone convierte cualquier dispositivo en una verdadera línea telefónica empresarial. Solo necesita una aplicación, una conexión estable y unos auriculares decentes, razón por la cual tantos equipos se están alejando del hardware de escritorio.

Ahora sabe cómo funciona, cómo se compara con otras opciones y qué verificar antes de implementarlo. La mayoría de los equipos se sorprenden de lo rápido que el cambio da sus frutos.

Comience poco a poco probando un softphone en una sola llamada real esta semana. Verifique su ancho de banda, confirme su dirección de emergencia e invite a un colega a probarlo con usted.

Ringflow ofrece una prueba gratuita, para que pueda escuchar la calidad de la llamada y probar el enrutamiento usted mismo antes de comprometer a todo su equipo con una nueva configuración del teléfono. Los pequeños ensayos siempre superan a las grandes promesas.

Si gestiona un equipo, planifique la implementación en dos etapas. Comience con un pequeño grupo piloto, recopile comentarios sobre audio y enrutamiento durante dos semanas y solucione cualquier brecha en la red que encuentre.

Luego, mueva a todos los demás en lotes, manteniendo los teléfonos de escritorio como alternativa hasta que la nueva configuración haya demostrado ser confiable. Nombra a una persona para que sea dueña de las cuentas y aborde las actualizaciones.

Preguntas frecuentes