¿Qué es un número de teléfono virtual? Cómo funciona y cómo elegir

Introducción

Un número de teléfono virtual se parece a cualquier otro número, pero no pertenece a ningún teléfono, tarjeta SIM ni oficina.

Vive en la nube y suena donde usted lo indique, razón por la cual las pequeñas empresas, los equipos remotos y los autónomos confían en uno.

Como los clientes esperan respuestas rápidas de una línea local o gratuita, un número vinculado a un teléfono de escritorio comienza a parecer un límite.

Esta guía explica qué es un número de teléfono virtual, cómo llegan las llamadas y qué tipos vale la pena considerar. También cubre los beneficios, los pasos de configuración y las comprobaciones de confiabilidad que muchos compradores se saltan hasta que algo se estropea.

Ya sea que esté agregando una segunda línea o creando un sistema telefónico completo, el objetivo es el mismo: un número que funcione de la misma manera que su equipo trabaja todos los días.

¿Qué es un número de teléfono virtual?

Un número de teléfono virtual es un número que conecta a las personas que llaman con usted a través de Internet en lugar de a través de una línea de cobre dedicada o una sola tarjeta SIM. La gente lo marca como cualquier número normal y no pueden notar la diferencia.

Detrás de escena, su proveedor recibe la llamada y la reenvía a una aplicación, una computadora o un teléfono de escritorio que usted haya elegido.

Debido a que el número está separado de cualquier dispositivo, puede conservarlo cuando cambie de teléfono, se mude de oficina o contrate personas en otras ciudades. Muchos proveedores también admiten mensajes de texto, correo de voz y grabación de llamadas en la misma línea.

Eso hace que un número de teléfono virtual sea una forma práctica de administrar una identidad comercial sin comprar hardware adicional, y requiere poca habilidad técnica para administrarlo día a día.

• No vinculado a una tarjeta SIM, un teléfono o una ubicación física de oficina
• Funciona a través de Internet, por lo que cualquier dispositivo conectado puede responder la llamada
• Puede hacer sonar una aplicación móvil, una computadora portátil, un teléfono de escritorio o varios dispositivos a la vez
• Mantiene su número personal privado cuando llama o envía mensajes de texto a los clientes
• Admite correo de voz, enrutamiento de llamadas y horario comercial desde un panel web
• A menudo incluye mensajes de texto junto con mensajes de voz en el mismo número.
• Permanece contigo cuando cambias de dispositivo, oficina o miembro del equipo
• Disponible en formatos local, gratuito e internacional para diferentes necesidades

Cómo los números virtuales enrutan sus llamadas

Cada número de teléfono virtual funciona con VoIP, que convierte su voz en paquetes de datos que viajan a través de Internet. Cuando un cliente marca, su operador pasa la llamada a su proveedor y el proveedor decide adónde va a continuación.

Esa decisión toma una fracción de segundo y la persona que llama escucha el timbre tal como lo haría en una línea tradicional, sin señales de que la llamada cruzó Internet.

Controlas el destino a través de un panel de control. Las reglas pueden enviar llamadas a una aplicación móvil durante el día, una cola de equipo durante el almuerzo y un correo de voz fuera del horario de atención.

La calidad de las llamadas aún depende de tu conexión, por lo que una red confiable es tan importante como el proveedor que elijas. Realizar pruebas en la red que realmente utiliza su equipo evita sorpresas desagradables, especialmente para el personal que trabaja desde casa con conexiones compartidas o más lentas.

• La persona que llama marca su número y su operador pasa la llamada a su proveedor.
• Su proveedor verifica las reglas de enrutamiento, como la hora del día, la persona que llama o el número marcado
• La llamada se convierte en datos y se envía a través de Internet a sus dispositivos.
• Los grupos de timbre pueden alertar a varias personas a la vez o una tras otra
• Las llamadas no respondidas pueden pasar al correo de voz, a otro equipo o a un número de respaldo
• Las aplicaciones de softphone permiten que una computadora portátil o un teléfono móvil actúen como su línea de oficina
• Los cambios de ruta entran en vigencia en minutos, sin necesidad de cableado nuevo ni visita de un técnico
• Una conexión a Internet estable mantiene el audio claro y evita que las llamadas se corten

Tipos de números de teléfono virtuales

Los números virtuales vienen en algunos tipos principales y cada uno envía una señal diferente a la persona que llama. Los números locales llevan un código de área regional y generan familiaridad, mientras que los números gratuitos comienzan con prefijos como 800 u 888 y no le cuestan nada a quien llama.

La elección es más fácil cuando comparas números gratuitos versus números locales contra sus propios clientes, volumen de llamadas y presupuesto mensual.

Los números personalizados deletrean una palabra o frase, lo que los hace fáciles de recordar en anuncios y vehículos. Los números internacionales permiten que personas en el extranjero se comuniquen con usted a una tarifa local y algunos proveedores también ofrecen números habilitados para mensajes de texto.

Muchas empresas combinan varios tipos, utilizando una línea gratuita de soporte y números locales para cada equipo de ventas regional, y luego agregan un número personalizado para una sola campaña.

• Los números locales utilizan un código de área regional y generan confianza en una ciudad específica
• Los números gratuitos utilizan prefijos como 800 o 888 y no cuestan nada a quienes llaman
• Los números personalizados deletrean una palabra o frase que los clientes pueden recordar fácilmente.
• Los números internacionales brindan a los clientes extranjeros una forma local de comunicarse con usted
• Los números habilitados para texto envían y reciben mensajes, así como llamadas de voz
• Los números departamentales dirigen las llamadas de ventas, soporte y facturación a equipos separados
• Los números de campaña muestran qué anuncio, canal o página produjo cada llamada.

Por qué las empresas utilizan un número de teléfono virtual

La razón más común es la separación. Un fundador que comparte un número de móvil personal pronto descubre que llegan llamadas de trabajo durante la cena, por lo que agregar un segundo número de teléfono comercial mantiene a los dos separados sin un segundo dispositivo.

La misma idea ayuda a los autónomos, consultores y trabajadores remotos que desean una línea profesional que permanezca privada, que pueda silenciarse fuera del horario laboral y que pueda entregarse a un colega cuando dejen el negocio.

Las empresas también ganan alcance. Una empresa con sede en una ciudad puede agregar números locales en otras para que los clientes vean un código de área familiar y un equipo remoto pueda responder desde cualquier lugar.

Debido a que cada número puede tener su propio registro de llamadas, los equipos de marketing ven qué campañas generan llamadas y cuáles no, lo que facilita mucho las decisiones presupuestarias y le ayuda a dejar de pagar por publicidad que nunca suena.

• Separe las llamadas de trabajo de las personales sin necesidad de llevar un segundo teléfono
• Parezca local en nuevos mercados agregando números con códigos de área familiares
• Permita que el personal remoto e híbrido responda desde cualquier ubicación y en cualquier dispositivo
• Realice un seguimiento de los resultados de la campaña asignando a cada anuncio o canal su propio número
• Aumente o reduzca la escala agregando o eliminando líneas, sin cableado nuevo
• Evite el costo de los teléfonos de escritorio, la instalación y el equipo telefónico en el sitio
• Proteja la privacidad del personal, ya que los clientes nunca ven sus números móviles personales.
• Mantenga una identidad empresarial coherente incluso cuando las personas u oficinas cambien

Configurar un nuevo número

Comenzar suele llevar unos minutos. Busca un número disponible por código de área o prefijo, elige uno y confirma los detalles básicos de la empresa, como su nombre y dirección. Algunos números, especialmente las líneas gratuitas que se utilizan para enviar mensajes de texto, necesitan verificación antes de poder enviar mensajes.

Elija primero el tipo de número y luego el proveedor, para no estar obligado a aceptar cualquier número que esté disponible ese día.

Si ya tiene un número comercial, normalmente puede transferirlo al nuevo proveedor en lugar de empezar de nuevo. Mantén activo el antiguo servicio hasta que finalice el traslado, ya que el tiempo depende de los transportistas involucrados.

Ringflow, por ejemplo, permite a los equipos agregar números, establecer reglas de enrutamiento y conectar aplicaciones desde un panel. Pruebe las llamadas entrantes y salientes en dispositivos reales antes de publicar el número en cualquier lugar.

• Elija el tipo de número que se adapte a sus clientes antes de comparar proveedores
• Busque por código de área, prefijo o palabra clave para encontrar un número que le guste
• Confirme los detalles comerciales con anticipación, ya que algunos números necesitan verificación
• Decida si desea transferir un número existente o comenzar con uno nuevo
• Mantenga activo su antiguo servicio hasta que se confirme que la transferencia está completa
• Establezca reglas de enrutamiento, saludos de correo de voz y horarios comerciales en el panel
• Pruebe las llamadas entrantes y salientes en dispositivos reales antes de publicar el número

Confiabilidad y cumplimiento

Un número sólo es útil si las llamadas llegan de forma clara y segura. Pregunte a los proveedores por escrito sobre las garantías de tiempo de actividad, cómo se cifran las llamadas y qué sucede si se corta la conexión a Internet.

El Guía de seguridad de VoIP del NIST explica los riesgos comunes, como las escuchas ilegales y el fraude telefónico, y funciona como una lista de verificación inicial cuando compara proveedores, así que lleve esas preguntas a cada llamada de ventas y solicite respuestas por escrito.

El cumplimiento también importa. En Estados Unidos, los proveedores de servicios VoIP interconectados deben admitir llamadas al 911, así que confirme cómo registra las ubicaciones para el personal remoto. Si planea enviar mensajes de texto comerciales desde un número local, pregunte si el proveedor maneja el registro 10DLC.

Omitir estas comprobaciones puede provocar mensajes bloqueados o llamadas de emergencia desviadas, y ambas son más fáciles de prevenir antes del lanzamiento que de reparar.

• Solicite un compromiso de tiempo de actividad por escrito en lugar de un reclamo en una página de precios
• Confirme que las llamadas y el correo de voz estén cifrados y pregunte cómo se controla el acceso.
• Consulte la asistencia del 911 y cómo el personal remoto registra su dirección actual
• Pregunte si el registro 10DLC se maneja por usted cuando envía mensajes de texto desde números locales
• Busque protección contra llamadas no deseadas, como la verificación de llamadas STIR/SHAKEN
• Active el inicio de sesión multifactor y los permisos basados ​​en roles para cada cuenta de administrador
• Pruebe la calidad de las llamadas en sus redes domésticas y de oficina reales antes de comprometerse
• Revise los registros de llamadas con regularidad para detectar tráfico inusual o cargos inesperados

Conclusión

Un número de teléfono virtual brinda una flexibilidad comercial que una línea tradicional no puede igualar. Funciona a través de Internet, sigue a su equipo en todos los dispositivos y ubicaciones, y viene en tipos que se adaptan a diferentes clientes y objetivos.

El verdadero trabajo es elegir el tipo correcto, configurarlo cuidadosamente y verificar la confiabilidad y el cumplimiento antes de que los clientes comiencen a llamar. Esas medidas toman una tarde, no una cuarta parte, y dan resultados durante años.

Empiece poco a poco. Elija un número que resuelva un problema claro, como una línea de trabajo privada o una presencia local en una nueva ciudad, y mida su desempeño.

Ringflow puede ayudarle a agregar números, enrutar llamadas y realizar un seguimiento de los resultados a medida que su equipo crece, para que la configuración de su teléfono siga el ritmo del negocio en lugar de frenarlo. Agregue más líneas solo cuando los datos las respalden.

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