Introducción
El software de videoconferencia permite a las personas conectarse entre sí y colaborar compartiendo pantalla. Muchos equipos utilizan la videoconferencia como método principal para llamadas de ventas, entrevistas, capacitación y actualizaciones semanales. Elegir el software incorrecto afectará cualquier reunión.
El desafío es identificar qué funciones son necesarias y cuáles es bueno tener. Esta guía analizará lo que ofrecen las plataformas de videoconferencia, las funciones clave para comparar y la elección de una solución independiente o integrada para evitar pagar por funciones no deseadas.
¿Qué es el software de videoconferencia?
El software de videoconferencia permite a las personas (2+) comunicarse a través de audio y video en vivo a través de Internet. Pueden unirse a través de un enlace, una aplicación o un navegador. El software gestionará la conexión de las personas, mostrando sus avatares y el contenido compartido.
También ofrecerá controles simples para gestionar la reunión, por ejemplo, silenciar, patear.
La mayoría de las soluciones modernas le permitirán guardar sus reuniones, programarlas a través de su calendario y agregar notas posteriores a la llamada. Algunos se integrarán con su sistema de comunicación más amplio.
Un ejemplo sería Ringflow Reuniones en vídeo que forma parte de la misma plataforma de telefonía en la nube que sus llamadas comerciales. Todas sus reuniones y llamadas se ubicarán en la misma plataforma.
Al utilizar la videoconferencia, sus reuniones seguirán un proceso simple. Programas una reunión en tu calendario, la plataforma creará un enlace y lo envías a tus invitados. Harán clic en el enlace y se unirán utilizando cualquier dispositivo que tengan.
El presentador gestionará quién puede hablar y qué se muestra. Una buena plataforma le proporcionará una grabación, una transcripción y un resumen de la reunión para que aquellos que no estén involucrados puedan ponerse al día rápidamente.
Por lo general, los equipos querrán implementar una solución específica para superar los siguientes problemas:
- Inconexo: Usar múltiples aplicaciones con diferentes enlaces y reglas.
- Frustración del huésped: Los clientes y candidatos no quieren descargar.
- Falta de decisiones: Nadie anota las decisiones y quién es el responsable.
- Controles deficientes: Los administradores no pueden controlar quién puede grabar, compartir e invitar.
- Sin seguimiento: No se agregan notas ni grabaciones al cliente.
Funciones principales de videoconferencias para comparar
Habrá muchas características a considerar, sin embargo, la mayoría serán similares entre proveedores. Estas son las características que harán que tu experiencia sea fluida o frustrante.
- Máximo de asistentes: Cuantas personas pueden asistir a una reunión. ¿Puedes dividirte en salas de descanso?
- Unirse al navegador: ¿Pueden los invitados unirse a través del navegador?
- Compartir pantalla: ¿Puedes compartir fácilmente una ventana o pantalla completa sin demoras?
- Grabación: ¿Puedes guardar en la nube? ¿Por cuánto tiempo serán salvos? ¿Quién puede ver?
- Transcripción y resumen: Transcripción en vivo, elementos de acción y un correo electrónico de resumen enviado al final.
- Integración de calendario: Un clic para unirse a una reunión a través de Google Calendar, Outlook o iCal.
- Marcación telefónica: ¿Pueden los usuarios marcar si tienen mala conexión a Internet?
- Multiplataforma: Aplicaciones web, de escritorio y móviles. Todos funcionarán de la misma manera.
- Momento: ¿Hay límites de tiempo?
- Integración de CRM y herramientas: ¿Puede agregar notas y realizar un seguimiento de sus sistemas existentes?
No se deje atrapar por la cantidad de funciones. Seleccione algunas plataformas y organice una reunión rápida para ver cuál ofrece una experiencia sencilla para quienes nunca la han usado.
También es útil tener en cuenta quién utilizará las funciones. Los anfitriones se preocuparán por la programación, los controles y la grabación. Los invitados se preocuparán por la facilidad para unirse y el audio claro. Los administradores se preocuparán por la configuración de seguridad, los informes y los costos.
Elegir una solución que funcione para todos significará que se adoptará más rápidamente.
A menudo se pasa por alto la calidad del audio. Si bien se puede perdonar una imagen ligeramente borrosa, un mal audio causará frustración. Intente unirse a una reunión desde su computadora portátil, teléfono y sala de conferencias durante cualquier prueba para asegurarse de que el audio sea claro.
Tipos de soluciones de videoconferencia
Las videoconferencias suelen presentarse en dos variantes. Una aplicación independiente que solo ofrecerá reuniones. O una solución integrada que formará parte de una plataforma más amplia que ofrecerá llamadas, mensajería y registros de clientes.
Realmente depende de qué parte de su flujo de trabajo se encuentre en un solo sistema.
| Opción | Mejor para | Ventajas | Contras |
|---|---|---|---|
| Aplicación independiente | Solo necesito reuniones | Funciones simples. Muchos invitados sabrán cómo utilizarlo. | Diferente inicio de sesión, contacto y facturación. |
| Integrado con teléfono/UCaaS | Llamar a los clientes y luego reunirse | Un inicio de sesión y una lista de contactos. | Características menos específicas. |
| Plan gratuito | Uso personal o pequeñas llamadas informales | Sin costo | Limitaciones de tiempo, asistentes y administración. |
Los planes gratuitos son útiles para llamadas informales. Sin embargo, la mayoría limitará la duración de las llamadas, los asistentes y el administrador. la guia de la Las mejores aplicaciones de videollamadas gratuitas. te mostrará lo que realmente puedes hacer.
Cómo elegir un software de videoconferencia
Para elegir el software adecuado, empezará por observar el tipo de reuniones que tiene.
- 1Enumere los tipos de reuniones que tiene. Dividido en actualizaciones internas, llamadas de clientes, entrevistas y grandes reuniones.
- 2¿Qué tan grande es su reunión más grande? ¿A cuántas personas hospedarás? ¿Necesita salas de descanso?
- 3¿Cómo se unen tus invitados? Si se unen muchos clientes y candidatos, la opción del navegador se vuelve más importante.
- 4Asegúrese de que se integre con sus herramientas. Comprueba si se integra con tu calendario, CRM y sistema telefónico.
- 5¿Puedes guardar grabaciones y notas? ¿Dónde se salvan? ¿Por cuánto tiempo serán salvos? ¿Se envían resúmenes a su cliente?
- 6Verifique las limitaciones. ¿Existe un límite de duración de las reuniones? ¿Asistentes? ¿Almacenamiento? ¿Faltan funciones en los planes inferiores?
- 7Realiza una prueba. Consiga que un grupo pequeño utilice la plataforma durante un par de semanas. Pregúnteles qué causó los retrasos.
Ringflow ofrece una prueba gratuita de 14 días y todos los planes ofrecen video HD. Esto significa que su equipo puede intentar usarlo para reuniones con su empresa llamando. Asegúrese de que cualquier proveedor con el que vaya ofrezca una prueba utilizando sus reuniones.
Seguridad, Privacidad y Accesibilidad
Como sus reuniones suelen contener datos de clientes, precios e información personal, vale la pena preguntar directamente a cada proveedor. ¿Tus llamadas están cifradas? ¿Quién puede unirse? ¿Quién puede grabar? ¿Dónde se almacenan? También es importante asegurarse de que su solución sea accesible.
Agregar subtítulos y transcripciones ayudará a las personas sordas o con problemas de audición. Cualquier persona que se encuentre en un entorno ruidoso se beneficiará. El W3C explica cómo hacer medios de audio y video accesibles.
Haga las siguientes preguntas a todos los proveedores:
- ¿Están sus reuniones cifradas? ¿Existe cifrado de extremo a extremo?
- ¿Pueden los anfitriones bloquear la reunión? ¿Requiere aprobación para unirse? ¿Echar a los invitados?
- ¿Quién puede grabar? ¿Vista? ¿Borrar?
- ¿Dónde se almacenan sus grabaciones y transcripciones? ¿Cuánto tiempo estarán almacenados?
- ¿Hay subtítulos disponibles? ¿En el plan que vas a comprar?
- ¿Cuál es la garantía de tiempo de actividad? ¿Cómo funcionarán los créditos?
Asegúrese de recibir esto por escrito. No se deje engañar pensando que pueden hacerlo, ya que tendrán confianza durante una llamada de ventas. La configuración de seguridad no ayudará a menos que alguien de su equipo la posea.
Conclusión
Elegir el software de videoconferencia adecuado facilitará la participación en las reuniones y tendrá un registro claro de las decisiones. Empiece por considerar qué tipo de reuniones tiene con más frecuencia. Decide si quieres una aplicación independiente o una solución integrada.
Considere las características y si se utilizarán.
¡Pruébalo! Realizar una breve prueba le brindará una idea de la calidad del audio, la experiencia de los huéspedes y el seguimiento. Ringflow ofrece una prueba gratuita para que puedas ver cómo funciona con tu línea de negocio sin riesgo.
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Preguntas frecuentes
Es audio y video en vivo entre dos o más personas a través de Internet. Te unes desde un enlace, una aplicación o un navegador, y el anfitrión gestiona quién puede hablar y qué se muestra.
Comience con el número máximo de asistentes, unión mediante navegador, uso compartido de pantalla, grabación, transcripciones, integración de calendario y límites de tiempo. Luego verifica cuáles de ellos faltan en el plan que deseas.
Sí. La mayoría de los planes gratuitos limitan la duración de las llamadas, la cantidad de asistentes y los controles administrativos, por lo que se adaptan mejor a las llamadas informales.
Muchas plataformas permiten que los invitados se unan desde un navegador. Comprueba que el plan que estás comprando lo incluye.
Depende del proveedor. Pregunte sobre el cifrado, quién puede unirse y grabar, y dónde se almacenan las grabaciones, y obtenga las respuestas por escrito antes de comprar.
