Perkenalan
Perangkat lunak konferensi video memungkinkan individu untuk terhubung satu sama lain dan berkolaborasi melalui berbagi layar. Banyak tim menggunakan Konferensi Video sebagai metode utama panggilan penjualan, wawancara, pelatihan, dan pembaruan mingguan. Memilih perangkat lunak yang salah akan memengaruhi rapat apa pun.
Tantangannya adalah mengidentifikasi fitur apa yang diperlukan dan fitur apa yang bagus untuk dimiliki. Panduan ini akan membahas apa yang ditawarkan platform Konferensi Video, fitur utama untuk dibandingkan, dan memilih solusi mandiri atau terintegrasi untuk menghindari pembayaran untuk fitur yang tidak diinginkan.
Apa itu Perangkat Lunak Konferensi Video?
Perangkat lunak Konferensi Video memungkinkan individu (2+) untuk berkomunikasi melalui audio dan video langsung melalui internet. Mereka dapat bergabung melalui tautan, aplikasi, atau browser. Perangkat lunak ini akan mengatur koneksi individu, menampilkan avatar mereka dan konten yang dibagikan.
Ini juga akan menawarkan kontrol sederhana untuk mengelola rapat, misalnya mute, kick.
Sebagian besar solusi modern memungkinkan Anda menyimpan rapat, menjadwalkan melalui kalender, dan menambahkan catatan pasca-panggilan. Beberapa akan diintegrasikan dengan sistem komunikasi Anda yang lebih luas.
Contohnya adalah Rapat Video Ringflow yang merupakan bagian dari platform telepon cloud yang sama dengan panggilan bisnis Anda. Rapat dan panggilan Anda semuanya akan dilakukan di platform yang sama.
Saat menggunakan Konferensi Video, rapat Anda akan mengikuti proses sederhana. Anda menjadwalkan pertemuan di kalender Anda, platform akan membuat tautan, Anda mengirimkannya ke tamu Anda. Mereka akan mengklik link tersebut dan bergabung menggunakan perangkat apa pun yang mereka miliki.
Tuan rumah akan mengatur siapa yang dapat berbicara dan apa yang ditampilkan. Platform yang baik akan memberi Anda rekaman, transkrip, dan ringkasan rapat sehingga mereka yang tidak terlibat dapat segera menyusulnya.
Tim biasanya ingin menerapkan solusi spesifik untuk mengatasi masalah berikut:
- terputus-putus: Menggunakan banyak aplikasi dengan tautan dan aturan berbeda.
- Frustrasi Tamu: Pelanggan dan kandidat tidak mau mengunduh.
- Kurangnya Keputusan: Tidak ada yang mencatat keputusan dan siapa yang bertanggung jawab.
- Kontrol yang Buruk: Admin tidak dapat mengontrol siapa yang dapat merekam, berbagi, dan mengundang.
- Tidak Ada Tindak Lanjut: Tidak ada catatan atau rekaman yang ditambahkan ke pelanggan.
Fitur Rapat Video Inti untuk Dibandingkan
Akan ada banyak fitur yang perlu dipertimbangkan, namun sebagian besar akan serupa antar vendor. Ini adalah fitur-fitur yang akan membuat pengalaman Anda mulus atau membuat frustrasi.
- Peserta Maksimal: Berapa banyak orang yang dapat menghadiri rapat. Bisakah Anda membagi menjadi ruang istirahat?
- Gabung Peramban: Bisakah tamu bergabung melalui browser.
- Berbagi Layar: Bisakah Anda dengan mudah berbagi jendela atau layar penuh tanpa jeda.
- Rekaman: Bisakah Anda menyimpan ke cloud? Berapa lama mereka akan disimpan? Siapa yang dapat melihat?
- Transkripsi & Ringkasan: Transkripsi langsung, item tindakan, dan email ringkasan dikirim di akhir.
- Integrasi Kalender: Satu klik untuk bergabung ke rapat melalui Google Kalender, Outlook, atau iCal.
- Panggilan Telepon Masuk: Bisakah pengguna menelepon jika internet mereka buruk.
- Multi-Platform: Aplikasi web, desktop, dan seluler. Semua akan bekerja dengan cara yang sama.
- Waktu: Apakah ada batasan waktu?
- Integrasi CRM & Alat: Bisakah Anda menambahkan catatan dan menindaklanjuti sistem Anda yang sudah ada.
Jangan terjebak dengan banyaknya fitur. Pilih beberapa platform dan adakan pertemuan singkat untuk melihat mana yang menawarkan pengalaman mudah bagi mereka yang belum pernah menggunakannya.
Penting juga untuk mencatat siapa yang akan menggunakan fitur-fitur tersebut. Tuan rumah akan peduli dengan penjadwalan, kontrol, dan pencatatan. Para tamu akan peduli dengan kemudahan bergabung dan audio yang jernih. Admin akan peduli dengan pengaturan keamanan, pelaporan, dan biaya.
Memilih solusi yang cocok untuk semua orang berarti solusi tersebut akan diadopsi lebih cepat.
Kualitas audio sering kali diabaikan. Meskipun gambar yang sedikit buram dapat dimaafkan, audio yang buruk akan menyebabkan frustrasi. Cobalah bergabung dalam rapat di laptop, telepon, dan ruang konferensi Anda selama uji coba apa pun untuk memastikan audionya jernih.
Jenis Solusi Konferensi Video
Konferensi Video biasanya hadir dalam dua variasi. Aplikasi yang berdiri sendiri yang hanya menawarkan pertemuan. Atau solusi terintegrasi yang akan menjadi bagian dari platform lebih luas yang menawarkan panggilan, pengiriman pesan, dan catatan pelanggan.
Itu sangat bergantung pada seberapa banyak alur kerja Anda dalam satu sistem.
| Pilihan | Terbaik Untuk | Kelebihan | Kontra |
|---|---|---|---|
| Aplikasi yang berdiri sendiri | Hanya perlu pertemuan | Fitur sederhana. Banyak tamu yang tahu cara menggunakannya. | Login, kontak, dan penagihan berbeda. |
| Terintegrasi dengan Telepon/UCaaS | Menelepon pelanggan dan kemudian bertemu | Satu login dan daftar kontak. | Fitur yang kurang spesifik. |
| Paket Gratis | Penggunaan pribadi atau panggilan informal kecil | Tanpa biaya | Keterbatasan waktu, peserta dan admin. |
Paket gratis berguna untuk panggilan informal. Namun, sebagian besar akan membatasi durasi panggilan, peserta, dan admin. Panduan untuk aplikasi panggilan video gratis terbaik akan menunjukkan kepada Anda apa yang sebenarnya dapat Anda lakukan.
Cara Memilih Perangkat Lunak Konferensi Video
Memilih perangkat lunak yang tepat akan dimulai dengan melihat jenis pertemuan yang Anda adakan.
- 1Buat daftar jenis pertemuan yang Anda adakan. Dibagi menjadi pembaruan internal, panggilan pelanggan, wawancara, dan pertemuan besar.
- 2Seberapa besar pertemuan terbesar Anda? Berapa banyak orang yang akan Anda hosting? Apakah Anda memerlukan ruang istirahat?
- 3Bagaimana tamu Anda bergabung? Jika Anda memiliki banyak pelanggan dan kandidat yang bergabung, opsi browser menjadi lebih penting.
- 4Pastikan itu terintegrasi dengan alat Anda. Periksa apakah itu terintegrasi dengan kalender, CRM, dan sistem telepon Anda.
- 5Bisakah Anda menyimpan rekaman dan catatan? Di mana mereka diselamatkan? Berapa lama mereka akan disimpan? Apakah ringkasan dikirimkan ke pelanggan Anda?
- 6Periksa batasannya. Apakah ada batasan durasi pertemuan? Peserta? Penyimpanan? Apakah ada fitur yang hilang pada paket yang lebih rendah?
- 7Jalankan uji coba. Dapatkan kelompok kecil untuk menggunakan platform ini selama beberapa minggu. Tanyakan kepada mereka apa yang menyebabkan penundaan.
Ringflow menawarkan uji coba gratis selama 14 hari dan semua paket menawarkan video HD. Ini berarti tim Anda dapat mencoba menggunakannya untuk rapat dengan panggilan bisnis Anda. Pastikan vendor mana pun yang Anda pilih, mereka menawarkan uji coba menggunakan rapat Anda.
Keamanan, Privasi & Aksesibilitas
Karena rapat Anda sering kali berisi data pelanggan, harga, dan informasi pribadi, ada baiknya menanyakan langsung kepada masing-masing vendor. Apakah panggilan Anda dienkripsi? Siapa yang bisa bergabung? Siapa yang bisa merekam? Di mana mereka disimpan? Penting juga untuk memastikan solusi Anda dapat diakses.
Menambahkan keterangan dan transkrip akan membantu mereka yang tunarungu atau mengalami gangguan pendengaran. Siapapun yang berada di lingkungan yang bising akan mendapatkan keuntungan. W3C menjelaskan cara membuatnya media audio & video dapat diakses.
Ajukan pertanyaan berikut kepada semua vendor:
- Apakah rapat Anda dienkripsi? Apakah ada enkripsi ujung ke ujung?
- Bisakah tuan rumah mengunci rapat? Perlu persetujuan untuk bergabung? Tendang tamu?
- Siapa yang bisa merekam? Melihat? Menghapus?
- Di mana rekaman dan transkrip Anda disimpan? Berapa lama mereka akan disimpan?
- Apakah teks tersedia? Pada paket yang akan Anda beli?
- Apa jaminan uptimenya? Bagaimana cara kerja kredit?
Pastikan Anda mendapatkannya secara tertulis. Jangan tertipu dengan berpikir mereka bisa karena mereka akan percaya diri saat melakukan panggilan penjualan. Pengaturan keamanan tidak akan membantu kecuali seseorang di tim Anda memilikinya.
Kesimpulan
Memilih perangkat lunak Konferensi Video yang tepat akan mempermudah bergabung dalam rapat dan Anda akan memiliki catatan keputusan yang jelas. Mulailah dengan mempertimbangkan jenis pertemuan apa yang paling sering Anda lakukan. Putuskan apakah Anda menginginkan aplikasi yang berdiri sendiri atau solusi terintegrasi.
Pertimbangkan fitur-fiturnya dan apakah akan digunakan.
Cobalah! Menjalankan uji coba singkat akan memberi Anda wawasan tentang kualitas audio, pengalaman tamu, dan tindak lanjutnya. Ringflow menawarkan uji coba gratis sehingga Anda dapat melihat cara kerjanya dengan lini bisnis Anda tanpa risiko.
Siap ketika Anda siap
Siap menjalankan rapat dan panggilan dari satu platform?
Mulai uji coba gratis selama 14 hari dan uji rapat video HD di samping lini bisnis Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Ini adalah audio dan video langsung antara dua orang atau lebih melalui internet. Anda bergabung dari tautan, aplikasi, atau browser, dan tuan rumah mengatur siapa yang dapat berbicara dan apa yang ditampilkan.
Mulai dengan jumlah peserta maksimum, penggabungan browser, berbagi layar, perekaman, transkrip, integrasi kalender, dan batas waktu. Kemudian periksa mana yang tidak ada pada paket yang Anda inginkan.
Ya. Sebagian besar paket gratis membatasi durasi panggilan, jumlah peserta, dan kontrol admin, sehingga paket ini paling sesuai untuk panggilan informal.
Banyak platform yang mengizinkan tamu bergabung dari browser. Periksa apakah paket yang Anda beli menyertakannya.
Itu tergantung pada vendornya. Tanyakan tentang enkripsi, siapa yang dapat bergabung dan merekam, dan di mana rekaman disimpan, dan dapatkan jawabannya secara tertulis sebelum Anda membeli.
