リモートワークのためのユニファイド コミュニケーション: 実践ガイド

導入

リモートワークとハイブリッドワークは、単にオフィスをオンラインに移行しただけではありません。従業員がコミュニケーションに期待するものが変わりました。かつて廊下でのチャットに依存していたチームは、現在では通話、チャット、ビデオ、共有ファイルに依存しており、これらは 4 つまたは 5 つの個別のアプリにまたがっていることがよくあります。

これらのツールが連携しないと、メッセージが失われ、会議は遅れ、離れた場所にいる同僚は疎外感を感じます。ユニファイド コミュニケーションは、すべてを 1 か所にまとめることによってこの問題を解決することを目的としています。

このガイドでは、リモート ワークにとってユニファイド コミュニケーションが何を意味するのか、最も重要なツールは何か、ハイブリッド ミーティングのギャップを修正する方法について説明します。非同期の習慣、ドキュメント、バーンアウト、セキュリティについて説明し、分散チームに適したプラットフォームを選択する方法を示します。

従業員が自宅で仕事をしている場合でも、コワーキング スペースで仕事をしている場合でも、その両方で仕事をしている場合でも、同じ原則が適用されます。これらはどれも完全な見直しを必要とするものではなく、ツールと習慣について明確な選択をするだけです。

リモートワークのためのユニファイド コミュニケーションとは何ですか?

ユニファイド コミュニケーションは、UC と短縮されることが多く、音声通話、ビデオ会議、チーム チャット、メッセージング、ファイル共有を 1 つの接続されたシステムにもたらします。従業員は、個別のアプリを切り替える代わりに、1 つのディレクトリ、1 組の連絡先、および過去の会話を見つけるための 1 つの場所を確認できます。

リモートワークの場合、会話を離れることなくチャットを開始し、通話にエスカレーションし、画面を共有できることを意味します。

最新の UC のほとんどはクラウドで実行されるため、キッチンのテーブルからでも本社からでも同じように機能します。プレゼンス インジケーターは誰が対応可能かを示し、通話は人々のラップトップまたは電話への追跡を行い、すべてが 1 か所に記録されます。

目標はシンプルです。誰にも 24 時間オンラインであることを要求せずに、分散したチームを 1 つのチームのように感じさせることです。

• チームが使用するすべてのデバイスと場所にわたって 1 つのディレクトリと 1 つの連絡先セット
• すべてのユーザーが単一の接続エクスペリエンス内で音声、ビデオ、チャット、ファイル共有を行うことができます。
• 連絡したり中断したりする前に、誰が対応可能かを示すプレゼンス ステータス
• ラップトップ、デスクトップ、電話の間で従業員を追跡する通話とメッセージを、何も見逃さずに追跡します
• 検索可能な履歴により、過去の決定事項やファイルを後で簡単に見つけることができます
• 自宅、コワーキングスペース、オフィスから作業できるクラウド配信
• IT 部門がユーザーと設定を 1 か所から管理できる管理コントロール
• 旅行者と現場スタッフが同じ会話を続けるモバイル アプリ

リモート チームが依存するコア UC ツール

リモート チームでの作業のほとんどは、少数のツールで実行されます。ビデオ会議は会議室に置き換えられ、チーム チャットはデスクサイドでの簡単な質問に置き換えられ、共有ファイルは印刷された配布資料に置き換えられます。

顧客はチャット チャネルではなく電話番号に電話をかけるため、特に営業やサポートでは、ビジネス上の電話も依然として重要です。適切な UC セットアップでは、これらすべての接続が維持されます。価値は、それらがどれだけうまく接続されているかによって決まります。

リモート設定で失敗しやすいのは通話です。固定電話を持たない従業員も利用可能 ビジネスソフトフォン、ラップトップまたは携帯電話を、会社番号、ボイスメール、通話ルーティングを備えた完全なオフィス回線に変えるアプリです。

これにより、従業員がどこに座っていても、顧客との会話をプロフェッショナルに保つことができます。ヘッドセットと安定した接続を組み合わせれば、卓上電話と同等のエクスペリエンスが得られます。

• 画面共有、録画、質問用の組み込みチャットを備えたビデオ会議
• チャネル、スレッドを使用したチーム メッセージング、チームメイト間での迅速なファイル共有
• 会社番号を使用したビジネス通話、ボイスメール、コール ルーティング
• あらゆるラップトップやモバイルをオフィス回線に変えるソフトフォン アプリ
• 異なるタイムゾーンと勤務時間を尊重する共有カレンダーとスケジュール設定
• 顧客からの電話をリモートで処理するチーム向けのコンタクト センター ツール
• CRM およびヘルプデスク ソフトウェアとの統合により、通話にコンテキストが追従します
• バージョン履歴と明確な共有権限を備えた安全なファイル ストレージ

ハイブリッド会議のギャップを修正する

ハイブリッド会議は、多くの場合、その部屋にいる人々に有利です。カメラに映っている人々は、横の会話を聞き取るのに苦労し、ホワイトボードの落書きを見逃し、決して来ない沈黙を待ちます。

時間が経つにつれて、リモートの従業員は発言することが少なくなり、チームは最終的には出席する人と出席するだけの人という 2 つの層に分かれてしまいます。このギャップはコミュニケーションの問題であり、習慣や装備によって解決できます。こうした小さな変更にはほとんど費用がかかりません。

まずは簡単なルールから始めます。複数の同僚がルームを共有している場合でも、全員が自分のデバイスから参加します。これにより、すべての顔が同じサイズになり、すべての声が同じオーディオ チャネルに配置されます。

適切な室内マイク、チャットを監視するモデレーター、および共有メモ文書を追加すると、リモート参加者は他の誰と同じように簡単に参加できるようになります。

• 同じ部屋からであっても、全員が自分のデバイスで参加してフィールドを平等にします
• リモートの音声が失われないように、高品質の室内マイクとカメラを使用してください。
• モデレータを割り当ててチャットを監視し、最初にリモート参加者に呼びかけます
• 会議前に議題を共有して、参加者が事前に準備できるようにする
• 会議を記録し、他のタイムゾーンにいるチームメイトや休暇中のチームメイトに概要を送信します
• 決定事項を室内だけでなく共有ドキュメントに保存する
• 会議の時間をローテーションして、同じタイムゾーンが常に負けないようにする
• 重要な会議の前に音声とビデオをテストして、開始を妨げないようにする

書面による最新情報とドキュメント

すべての会話にライブ会議が必要なわけではありません。非同期通信により、ユーザーは自分のスケジュールに合わせて応答できるため、タイムゾーンが尊重され、集中時間を保護できます。

質問や最新情報は最初に書面で提出し、リアルタイムでの議論が必要な場合は電話でのやり取りを予約するのが良いルールです。ほとんどの意思決定は、適切な担当者からの思慮深い意見が得られるまで数時間かかることがあります。

非同期作業が情報の迷路になるのを防ぐのはドキュメントです。会議メモ、意思決定記録、短いハウツー ページは、新入社員や遠く離れたチームメイトに他のメンバーと同じコンテキストを提供します。

これは、チームが忙しいときに最初にスキップする部分なので、各種類のドキュメントの所有者と保存場所に名前を付けることを習慣にしてください。単一の検索可能なホームにより、習慣が簡単になります。

• まず更新情報を書面で送信し、実際のディスカッションのためにライブ通話を保存します
• 沈黙がメッセージの無視と誤解されないように、予想される応答時間を設定します
• 会議メモと意思決定ログを 1 つの共有された検索可能な場所に保管します
• テキストで説明するのが難しいタスクについては、短いウォークスルー ビデオを録画します。
• タイムゾーン間またはチームメイト間で作業が引き継がれる場合は、明確な引き継ぎメモを作成します。
• 各ドキュメントの所有者を指定して、何も古くならないようにする
• 古いページを定期的に確認してアーカイブし、検索が有用な状態を維持できるようにする
• スレッドとチャネルを使用して、各トピックを分散せずに 1 か所にまとめます

燃え尽き症候群の防止と常時稼働の文化

職場と自宅で同じラップトップを共有していると、一日が終わることがありません。通知は夕方に届くため、人々は仕事をしていることを証明するためにすぐに応答しなければならないというプレッシャーを感じます。

ユニファイド コミュニケーションにより、すべてのチャネルが常に ping を送信する場合は事態が悪化する可能性がありますが、ツールがチームの境界設定に役立つ場合は改善される可能性があります。違いは、プラットフォームの構成と使用方法によって決まります。

プレゼンスのステータス、計画された静かな時間、および邪魔しない設定は役に立ちますが、それらはリーダーがそれらを尊重する場合にのみ機能します。レビュー中 UCaaS分析レポート メッセージや通話が実際にいつ発生するかを示し、営業時間外のパターンを可視化します。管理者は、過労が燃え尽き症候群や退職につながる前に、基準を調整できます。

そのデータは、漠然とした過労感を、チームで話し合って一緒に解決できるものに変えます。

• 同僚が確認できるようにカレンダーとステータスに勤務時間を設定します
• スケジュールされた静かな時間を使用して、勤務時間外に通知を一時停止する
• 「邪魔しないでください」を提案ではなく実際の境界線として扱う
• すぐに返信が必要であることを示唆する深夜のメッセージの送信は避けてください。
• 勤務時間外のアクティビティを追跡し、四半期ごとにチームとパターンについて話し合う
• 連続したビデオ会議の間に休憩とリセットを奨励する
• チームが従うようにリーダーレベルで健康的な習慣をモデル化する
• コミュニケーションツールが日常にどのような影響を与えているかをチームに定期的に尋ねる

分散チーム向けの UC プラットフォームを選択する方法

長い機能リストではなく、チームが実際にどのように機能するかに基づいてプラットフォームを選択してください。オンサイトの電話ハードウェアが不要で、モバイルでもデスクトップでも適切に動作し、すでに使用しているツールに接続できるクラウド サービスを探してください。

たとえば、Ringflow は、分散した営業およびサポート チーム向けに構築されたクラウド プラットフォームで、どこからでも機能する通話、コンタクト センター ツール、AI コーチングを備えています。

リモートワークでは会社のデータがホーム ネットワークや個人のデバイスに移動されるため、セキュリティについては独自のチェックが必要です。暗号化、多要素サインイン、アクセス制御、デバイス ポリシーについて質問してください。

の NIST テレワーク セキュリティ ガイド は、リモート アクセスと個人のデバイスを保護するための実用的なフレームワークを提供し、ベンダーとの会話のチェックリストとして機能します。そのリストをすべてのベンダーに持参し、書面による回答を求めてください。

• オンサイトの PBX ハードウェアを購入したり長期間維持したりする必要がないクラウド配信
• すべてのデバイスで一貫した機能を備えたデスクトップおよびモバイル用アプリ
• 強力なセキュリティ: 暗号化、多要素サインイン、ロールベースのアクセス
• 信頼性の高い通話品質と、ネットワークとオーディオ設定の明確な制御
• CRM、ヘルプデスク、カレンダー、電子メール ツールとの統合
• チームごとの使用状況、応答時間、時間外アクティビティを示すレポート
• 無料トライアルなので、プランにコミットする前に実際のチームメンバーがテストできます

結論

ユニファイド コミュニケーションは良い習慣に代わるものではありませんが、分散したチームに良い習慣を構築するための基盤を与えます。通話、チャット、ビデオ、ファイルが 1 つの接続された場所に存在する場合、チームがどこにいても、遠隔地の同僚は参加し続け、意思決定は見つけやすくなり、顧客への応答が得られます。

ハイブリッド ギャップ、非同期迷路、常時オンのプレッシャーはすべて、それら向けに設計されたプラットフォームで管理しやすくなります。それが早期に投資する強力な理由です。

小規模から始めます。ハイブリッド会議や営業時間外のメッセージなどの問題を 1 つ選び、明確な基準と適切な設定で解決します。何が変化するかを測定し、拡張します。

Ringflow は、分散した営業およびサポート チームがどこからでも電話、ルーティング、コーチングを処理できるようにするため、場所が優れたサービスの障壁になることを防ぎます。これをうまくやっているチームは、コミュニケーションを後付けではなく、システムとして扱います。

よくある質問