ビデオ会議ソフトウェアの特徴、種類、選び方

導入

ビデオ会議ソフトウェアを使用すると、個人が画面共有を通じて互いに接続し、共同作業を行うことができます。多くのチームは、営業電話、面接、トレーニング、毎週の最新情報の主な手段としてビデオ会議を使用しています。間違ったソフトウェアを選択すると、会議に影響を及ぼします。

課題は、どの機能が必要で、何があれば便利かを特定することです。このガイドでは、ビデオ会議プラットフォームが提供するもの、比較すべき主な機能、および不要な機能への支払いを避けるためのスタンドアロン ソリューションまたは統合ソリューションの選択について説明します。

ビデオ会議ソフトウェアとは何ですか?

ビデオ会議ソフトウェアを使用すると、個人 (2 人以上) がインターネット上のライブ音声とビデオを通じてコミュニケーションできるようになります。リンク、アプリ、ブラウザ経由で参加できます。ソフトウェアは個人間の接続を管理し、アバターや共有コンテンツを表示します。

また、ミュート、キックなど、会議を管理するための簡単なコントロールも提供します。

最新のソリューションでは、会議を保存したり、カレンダーでスケジュールを設定したり、通話後のメモを追加したりすることができます。一部は、より広範な通信システムに統合されます。

例としては次のとおりです。 Ringflow ビデオ会議 これは、ビジネス通話と同じクラウド電話プラットフォームの一部です。会議と通話はすべて同じプラットフォーム内で行われます。

ビデオ会議を使用する場合、会議は簡単なプロセスに従って行われます。カレンダーで会議をスケジュールすると、プラットフォームがリンクを作成し、それをゲストに送信します。ユーザーはリンクをクリックし、所有しているデバイスを使用して参加します。

誰が話すことができるか、何を見せるかをホストが管理します。優れたプラットフォームでは、会議の記録、トランスクリプト、概要が提供されるため、参加していない人もすぐに状況を把握できます。

チームは通常、次の問題を解決するために特定のソリューションを実装したいと考えます。

• バラバラ: 異なるリンクとルールを持つ複数のアプリを使用する。
• ゲストの不満: 顧客や候補者はダウンロードを望んでいません。
• 意思決定の欠如: 誰も決定を書き留めておらず、誰が責任を負っているのか。
• コントロールが悪い: 管理者は誰が録画、共有、招待できるかを制御できません。
• フォローアップなし: 顧客へのメモや録音は追加されません。

比較すべき主要なビデオ会議機能

考慮すべき機能は数多くありますが、そのほとんどはどのベンダーでも同様です。これらは、エクスペリエンスをシームレスにしたりイライラさせたりする機能です。

• 最大参加者数: 会議に参加できる人数。ブレークアウトルームに分かれることはできますか？
• ブラウザ参加: ゲストはブラウザ経由で参加できますか。
• 画面共有: 遅延なくウィンドウまたは全画面を簡単に共有できますか。
• 録音： クラウドに保存できますか？どれくらいの期間保存されるのでしょうか？誰が閲覧できますか?
• 転写と要約: ライブ文字起こし、アクションアイテム、および最後に送信される概要メール。
• カレンダーの統合: ワンクリックで Google カレンダー、Outlook、または iCal 経由で会議に参加できます。
• 電話ダイヤルイン: インターネットの状態が悪くても、ユーザーはダイヤルインできますか。
• マルチプラットフォーム: ウェブ、デスクトップ、モバイル アプリ。すべて同じように機能します。
• タイミング： 時間制限はありますか?
• CRM とツールの統合: メモを追加して、既存のシステムをフォローアップしていただけますか。

機能の数に囚われないでください。いくつかのプラットフォームを候補リストに挙げ、簡単なミーティングを開催して、これまで使用したことのないユーザーにとってどれが簡単なエクスペリエンスを提供するかを確認します。

誰がその機能を使用するかを記録することも役立ちます。主催者はスケジュール、制御、録画に気を配ります。ゲストは参加のしやすさとクリアな音声を重視します。管理者はセキュリティ設定、レポート、コストを気にします。

誰にとっても効果的なソリューションを選択すると、そのソリューションがより早く採用されることになります。

オーディオの品質は見落とされがちです。画像が多少ぼやけても許容できますが、音声が悪いとイライラの原因になります。トライアル中にラップトップ、電話、会議室で会議に参加して、音声がクリアであることを確認してください。

ビデオ会議ソリューションの種類

ビデオ会議には通常 2 つのバリエーションがあります。会議を提供するだけのスタンドアロン アプリ。または、通話、メッセージング、顧客記録を提供する広範なプラットフォームの一部となる統合ソリューション。

実際には、ワークフローのどれだけが 1 つのシステムに含まれるかによって異なります。

無料プランは非公式な通話に便利です。ただし、ほとんどの場合、通話の長さ、参加者、管理者が制限されます。へのガイド 最高の無料ビデオ通話アプリ 本当に何ができるかを示します。

ビデオ会議ソフトウェアの選び方

適切なソフトウェアを選択するには、開催する会議の種類を検討することから始まります。

1. 1開催している会議の種類を列挙します。社内の最新情報、顧客への電話、インタビュー、大規模な会議に分割します。
2. 2最大規模の会議はどれくらいですか?何人くらいを受け入れますか？小会議室は必要ですか?
3. 3ゲストはどのように参加しますか?多くの顧客と候補者が参加している場合、ブラウザーのオプションがより重要になります。
4. 4ツールと統合されていることを確認してください。カレンダー、CRM、電話システムと統合されているかどうかを確認してください。
5. 5録音やメモを保存できますか?彼らはどこに保存されているのでしょうか？どれくらいの期間保存されるのでしょうか？概要は顧客に送信されますか?
6. 6制限事項を確認してください。会議の長さに制限はありますか?出席者は？ストレージ？下位プランにはない機能はありますか?
7. 7トライアルを実行します。少人数のグループにプラットフォームを数週間使用してもらいます。遅延の原因を尋ねてください。

Ringflow は 14 日間の無料トライアルを提供しており、すべてのプランで HD ビデオが提供されます。これは、チームがビジネス通話を伴う会議にそれを使用してみることができることを意味します。どのベンダーに依頼しても、ミーティングを使用したトライアルを提供していることを確認してください。

セキュリティ、プライバシー、アクセシビリティ

ミーティングには顧客データ、価格設定、個人情報が含まれることが多いため、各ベンダーに直接問い合わせる価値があります。通話は暗号化されていますか?誰が参加できますか?誰が録音できますか?どこに保管されていますか?ソリューションにアクセスできることを確認することも重要です。

キャプションやトランスクリプトを追加すると、聴覚障害者や難聴者にとって役立ちます。騒がしい環境にいる人なら誰でも恩恵を受けるでしょう。 W3Cが作り方を説明 オーディオとビデオのメディアにアクセス可能.

すべてのベンダーに次の質問をしてください。

• 会議は暗号化されていますか?エンドツーエンドの暗号化はありますか?
• 主催者はミーティングをロックできますか?参加するには承認が必要ですか?ゲストを蹴る？
• 誰が録音できますか?ビュー？消去？
• 録音とトランスクリプトはどこに保存されますか?どれくらいの期間保管されますか?
• 字幕は利用できますか?購入する予定のプランはありますか?
• 稼働時間保証とは何ですか?クレジットはどのように機能しますか?

これを必ず書面で受け取ってください。彼らは営業電話中に自信を持っているので、できると思い込まないでください。セキュリティ設定は、チーム内の誰かがセキュリティ設定を所有していない限り役に立ちません。

結論

適切なビデオ会議ソフトウェアを選択すると、会議への参加が簡単になり、決定事項を明確に記録できます。まずは、どのような種類の会議が最も頻繁に行われるかを検討してください。スタンドアロン アプリが必要か、それとも統合ソリューションが必要かを決定します。

機能とそれらを使用するかどうかを検討してください。

試してみてください！短いトライアルを実行すると、音声品質、ゲスト エクスペリエンス、フォローアップについての洞察が得られます。 Ringflow は無料トライアルを提供しているので、リスクなしでビジネス分野でどのように機能するかを確認できます。

よくある質問